人才流動背景下醫院人事檔案管理策略研究

摘 要：隨著我國社會現代化發展速度持續加快，人才流動的范圍和數量也顯著增加，給企事業單位的人事管理工作帶來諸多挑戰，特別是針對醫療機構的人事檔案管理，面臨著眾多管理難題。人事檔案管理工作是維護醫院穩定經營發展的關鍵手段之一，可以為醫院的各項經營發展決策奠定信息依據。但從實際角度分析，雖然多數醫院意識到了人事檔案管理的重要性，也相應采取了一系列管理措施，但其體現的成效卻并不顯著，普遍存在一些尚未完善的問題。基于此，文章針對人才流動背景下醫院人事檔案管理開展研究，深入分析人才流動對醫院人事檔案管理提出的新要求以及存在的問題，并在此基礎上提出幾點科學、有效的管理策略，以期為相關工作人員提供參考。

關鍵詞：人才流動；醫院管理；人事檔案管理

中圖分類號：R197.322 文獻標識碼：A

人事檔案是指醫院人力資源部門以有關政策標準為基礎記錄各類數據信息的一種文字資料，其內容不僅切實滿足醫院的人事檔案制度標準，還能夠為醫院審核以及考察干部等工作提供精準、真實的信息依據。當前，受市場經濟變化快以及競爭激烈等因素的影響，各級醫院人才流動現象持續加劇，不僅給人事管理造成了眾多難題，還大幅提高了醫院的人才流失概率。因此，為有效保證各級醫院的可持續發展，助力醫院真正實現人才建設目標，相關管理者應對人事檔案管理工作給予高度重視，精準把握人才流動這一時代機遇，主動革新自身的管理理念與模式，積極將科學先進的信息化、數字化技術融入人事檔案管理工作中，并深層探索人事檔案價值，正確領悟人事檔案對醫院可持續發展的必要性，制定科學、高效、合理的人事檔案管理體系，以有效提高醫院人事檔案的管理水平以及檔案資源的利用效率。

一、人才流動對醫院人事檔案管理提出的新要求

在以往的發展趨勢中，醫療行業一直屬于穩定性以及可靠性相對較高的行業，醫務人員也通常聚集在固定醫療衛生機構，其人才結構極為穩定，人事檔案管理也比較簡單，普遍是借鑒事業單位的人事檔案管理理念與模式，也不會產生較大的問題。但依照現階段的實際情況分析，各級醫院都在面臨人才流動頻次及流動量不斷增加的問題，且醫院的人才流入與流出也逐漸頻繁。因此，針對人才流動背景下的醫院人事管理工作提出了以下新要求。

第一，醫院檔案管理部門應拓寬自身的社會化視野，正面應對和掌握人才流動頻繁的情況，并分別于人才流入與流出后做到不完全棄檔，而是將有關資料予以封存處理或是不斷更新人才檔案信息，確保人事檔案資料的完整性以及時效性。

第二，醫院檔案管理部門需要時刻關注人才流入的各種現象，務必積極拓寬檔案信息資源采集途徑，以此為醫院人力資源部門及時掌握和評估人才實況提供便利條件。

第三，檔案管理部門還需要注意非競爭性人才的流動情況，全面、詳細地掌握其流動信息服務與信息合作狀態以及受上級衛生行政部門調配、醫聯體內正常人才流動的實況。醫院檔案管理部門均應該和人才以及人才接收單位建立檔案資源共享機制，實現檔案信息的全方位流通，進而有效提高人事檔案的利用效率。

二、醫院人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理理念存在滯后性與局限性

在新時代背景下，各級醫院的醫療服務標準逐漸提升，服務隊伍也持續壯大，在醫院的日常經營發展中便會產生眾多人事數據信息，該部分數據信息均屬于人事檔案的寶貴資源，可以為醫院的人事檔案管理以及可持續建設奠定堅實的信息基礎，所以，醫院人事檔案管理工作極為關鍵。但是，從實際角度分析，當前多數醫院的人事檔案管理普遍存在尚未完善的問題，各項管理工作和制度標準也并未真正落實到位，甚至還頻繁出現檔案信息丟失、檔案記錄遺漏、被惡意篡改與損毀等情況，而導致上述現象發生的主要原因之一，便是人事檔案管理人員并未對該項工作給予高度重視，遵循的人事檔案管理原則與標準均存在嚴重的滯后性和局限性，未對人事檔案管理有著深刻且正確的認識，導致醫院不具備完善的人事檔案管理體系，人事檔案也無法充分發揮價值。加之醫院的人才流動頻繁，產生的人事信息眾多，久而久之，便使得醫院的人事檔案管理工作效率一直得不到有效提高，嚴重限制了醫院的可持續發展的腳步。

2.人才流動后的檔案交接工作不完善

在我國人事檔案管理制度體系的要求和規范下，針對各級單位的人才流動，其原用人單位均應該根據相應的制度標準，把流動人才人事檔案轉交至新用人單位，若是流動人才還未明確新用人單位，則可以把人事檔案予以封存處理或轉移到負責人事檔案管理的當地行政機構。流動人才本人無法持有以及交接檔案，而是在流動期間由新舊用人單位開展人事檔案的自主交接。但是，站在實際角度分析，大部分醫院針對人事檔案管理，普遍都在應用傳統且存在滯后性的事業單位管理模式，除醫院領導以外，檔案管理部門普遍不會自主交接流動人才的人事檔案，只有人才有特殊需求并向醫院檔案部門遞交申請，檔案管理人員才會把相應的人事檔案移交至人才所在地的公共就業機構或人才服務行政機構，新用人單位才可以得到人事檔案資料。該種人事檔案交接情況不僅存在交接效率低下的問題，還極易誘發檔案管理風險，導致人事檔案信息的真實性和全面性無法保障，甚至極易產生部分檔案遺失等問題。

3.人事檔案資源利用效率較低

當前，多數醫院在獲取人事檔案編制信息時都存在不完整以及不詳細的情況。因為每位人才的職業生涯都不是一成不變的，各個階段都會產生差異性人事檔案信息，只有全面、詳細的記錄醫院員工人事檔案信息才能切實滿足相關政策標準，助力醫院的可持續發展。但是，全面記錄員工的人事檔案正遭遇眾多難題的困擾，如檔案信息不集中，分散在醫院的各個部門科室，檔案生成量持續提高等，使得醫院的信息采集和整合工作難度顯著提高。例如，有些醫院的人事檔案管理人員不具備較強的責任意識，對檔案管理工作方法和要求也未形成深刻且正確的認識，加之相關業務不熟練，不僅嚴重降低了人事檔案管理效率和質量，還使得檔案的利用價值被明顯弱化，從而在極大程度上阻礙了醫院綜合管理水平的提高。

三、人才流動背景下醫院人事檔案管理策略

1.積極革新人事檔案管理理念

第一，在人才流動背景下，各級醫院務必深刻意識且正確認識人才流動常態化的含義與特點，并站在客觀角度綜合審視人才流出現象。同時，醫院的人事檔案管理人員還要全面、精準地掌握現階段業界的人才流動實況，深層次認識到人才流出后依舊有回流的概率，在人才流出后務必妥善保管好流出人才的人事檔案信息。

第二，人事檔案管理人員需要綜合考慮時代背景下的人才流入實況以及變化趨勢，精準把握機會及時拓展人才檔案的信息獲取渠道。不僅如此，管理人員還應該正確看待現階段社會招聘比重增加的現象，依照社會招聘形式以及理念，積極完善和改進招聘人才檔案信息的獲取方法，并把相應的方法科學實踐至已有員工以及流出人才的人事檔案管理工作中，切實保護檔案信息安全。

第三，醫院人事檔案管理人員還需要精準掌握人才流動中的合作關系以及價值，增強檔案服務意識。檔案管理人員需要深刻意識到，部分人才流動屬于服務醫聯體內部合作的范疇，醫院檔案管理人員應事先完成檔案交接、檔案信息服務等工作，以此有效提高醫院的人事檔案管理效率。

2.建立健全人事檔案交接步驟與標準

第一，各級醫院應嚴格遵守我國相關部門頒布并實施的人事檔案管理法律法規與政策文件，高效開展針對現有人事檔案的接收、轉交、服務等規范化工作，大力管控和監督人事檔案的查閱服務以及全部檔案流動情況，并基于此明令禁止出現人事檔案被泄露、遺失、篡改等現象。

第二，制定極具規范性、標準性的醫院人才流動人事檔案轉檔制度。在該制度建設階段，相關人員需要綜合考慮線上線下的檔案轉遞工作，科學簡化人事檔案的轉遞申請、移交、接收等工作步驟，并基于此詳細且全面地界定各工作步驟的監督記錄要求，以此讓新舊用人單位之間有效提高人事檔案交接效率。

第三，科學打造檔案交接期間的人事檔案內容填充與優化機制。對于人事檔案交接期間流動人才獲取的新職稱、新學歷、新科研成果、新獎勵與處罰等信息，需要新用人單位的人事檔案管理部門承擔上述內容的填充編制職責，要求嚴格根據相應的規范標準，并于監管部門的約束管控下完成相應的檔案資料的填補完善工作，有效提升和保證人事檔案信息的時效性與精準性。

3.科學提高人事檔案資源利用率

第一，妥善完成人事檔案數據信息采集工作。人事檔案管理工作中的信息獲取、整合、鑒定、歸檔等均屬于核心工作，檔案管理人員務必對其予以嚴格管控。具體來講，人事檔案管理負責人應該嚴格履行自身的管理職責和義務，完善檔案信息的實時獲取工作，并基于此高效處理各類資料，編制出健全完善的人事檔案。同時，應該依照人事檔案的類型與特征，制定出具有針對性的管理措施，確保檔案信息能夠第一時間被獲取和應用，以此為人力資源部門落實相應工作貢獻檔案支持。不僅如此，為切實提升人事檔案資料的質量，管理人員在開展信息獲取工作期間，必須落實全面嚴謹的核實與檢查，確保檔案信息具備相應的利用價值。此外，檔案管理人員還需要依照檔案智慧化管理特性，主動應用信息化、數字化技術，科學完善醫院人事檔案管理體系，提高其信息化建設與管控水平，讓人事檔案資料以及管理工作更具價值，進而切實推動醫院的可持續發展，助力醫院實現檔案管理目標。

第二，合理制定科學完善的人事檔案利用制度。醫院相關負責人在制定人事檔案利用制度階段，應該綜合考慮信息安全以及應用等多元化標準和需求，并基于此制定出具有針對性的檔案資料保護方案。首先，應重視人事檔案資料利用階段的安全性。可以通過制定管理制度，清楚界定和掌握檔案借調人的資格，加大檔案調閱管理力度，全力保障信息安全，助力醫院科學規避檔案信息被泄露、遺失以及篡改等風險；其次，應該依照人事檔案管理環境展開深層剖析，基于網絡安全制定出高效的管理方案，并依托專業人員的規范標準操作，顯著降低檔案管理風險，提升檔案安全。

4.規范建檔，依法管檔

第一，各級醫院需要積極制定針對內部的人事檔案管理制度，通過統一管理標準和規范，嚴格約束工作人員以及部門的職責權限與工作行為，以此有效加強醫院內部的人事檔案管理工作。

第二，嚴謹細致地審查醫院外部檔案質量，務必保證與職工切身利益有關的檔案信息無任何差錯。具體來講，各級醫院可以利用公函、電話等方式向人才原單位核實和查詢人才信息實況，進而有效保證人才檔案資料中的學歷證明、工作待遇、技術水平、專業能力、科研成果等信息，具有較強的全面性、時效性以及精準性。

第三，醫院人事檔案負責人應形成正確的管理責任意識，并于日常管理工作期間養成自主學習的習慣，積極掌握有關檔案管理的法律法規與政策內容。同時，人事檔案管理人員還應該深刻意識到人事檔案管理對醫院可持續發展的作用，將醫院工作特性視為基礎，打造出基于各部門科室、機構以及個人的緊密協作關系。不僅如此，還應該高度關注并有效提高人事檔案管理部門獲取、鑒定、歸檔以及儲存檔案資料的能力，以此保證每一項檔案管理工作均被落到實處，并能夠充分體現其價值。此外，醫院管理人員還需要不斷整改和更新人事檔案內容，確保其檔案資料時刻具備真實性，為醫院提高人事檔案管理水平與快速實現可持續發展建設目標創造良好條件。

四、結語

綜上所述，人事檔案管理是醫院綜合管理體系中的重要組成部分，能夠有效推動醫院的可持續發展，助力醫院實現管理目標。人才流動是現代社會發展的主要趨勢之一，為保證醫院的建設效果，基于人才流動背景應積極加強醫院人事檔案管理。因此，各級醫院與相關管理者應對人事檔案管理給予高度重視，精準把握人才流動這一時代機遇，主動革新自身的管理理念與模式，積極將科學先進的信息化、數字化技術融入人事檔案管理工作中，并深層探索人事檔案價值，正確領悟人事檔案對醫院可持續發展的必要性，制定出科學、高效、合理的人事檔案管理體系，以此有效提升醫院人事檔案管理質量與效率，促進醫院真正實現可持續發展的目標，為我國社會的現代化發展奠定堅實基礎。

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作者單位：山東省煙臺市福山區人民醫院作者簡介：李明珠（1972—），女，漢族，山東煙臺人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。