地勘單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及應對策略

［摘 要］隨著社會發(fā)展和人才競爭加劇，地勘單位干部人事檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)。文章首先分析地勘單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀，存在檔案管理制度不健全、管理手段落后、管理人員素質參差不齊、檔案利用價值不高、檔案安全意識不足等問題，然后針對這些問題提出完善檔案管理制度、推進檔案管理信息化、加強檔案管理人員培訓、提升檔案利用價值、增強檔案安全意識等應對策略。這些策略旨在推動地勘單位干部人事檔案管理工作向規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，為單位持續(xù)發(fā)展和人才隊伍建設提供有力支持。

［關鍵詞］地勘單位；干部人事檔案管理；現(xiàn)狀及對策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.068

［中圖分類號］F426.1 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

隨著社會的快速發(fā)展和人才競爭的加劇，地勘單位干部人事檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。干部人事檔案是地勘單位人才管理的重要依據(jù)，關系到單位選人、用人的準確性和公正性。近年來，隨著地勘單位規(guī)模的擴大和人才流動的加劇，干部人事檔案管理工作面臨著諸多挑戰(zhàn)。

1 地勘單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不健全

目前，部分地勘單位在干部人事檔案管理環(huán)節(jié)暴露出一些問題，即缺乏一套系統(tǒng)、完善的管理制度。這一缺陷直接導致檔案管理工作在實踐中呈現(xiàn)出較大的隨意性和不規(guī)范性，嚴重威脅到檔案信息的準確性、完整性和安全性。由于缺乏統(tǒng)一的管理標準和流程規(guī)范，檔案管理人員在處理檔案時往往憑個人經(jīng)驗或習慣行事，使得檔案歸類、存儲、借閱等環(huán)節(jié)存在混亂現(xiàn)象。這種隨意性和不規(guī)范性不僅影響了檔案管理工作的效率和質量，還會給單位帶來潛在的法律風險和人才管理隱患［1］。

1.2 檔案管理手段落后

一些地勘單位在檔案管理過程中仍固守傳統(tǒng)方式，未能充分利用現(xiàn)代信息技術手段提升管理水平。這種傳統(tǒng)方式不僅信息化水平較低，導致管理效率低下，而且紙質檔案本身也容易受到自然因素（如潮濕、火災）及人為因素（如誤操作、盜竊）的影響，使得檔案的安全性和完整性受到嚴重威脅。特別是在需要頻繁查閱、更新檔案的情況下，紙質檔案管理方式的局限性更為突出，不僅耗費大量人力物力，還容易因操作不當造成檔案損壞或丟失。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊

部分地勘單位在檔案管理人員配置上存在問題，這些管理人員往往缺乏檔案管理的專業(yè)知識和技能，甚至沒有接受過專業(yè)的干部人事檔案管理培訓，難以勝任復雜、精細的檔案管理工作。同時，由于部分管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，缺乏責任心和敬業(yè)精神，往往會導致檔案歸類不準確、信息錄入不完整、檔案借閱不規(guī)范等一系列問題，嚴重影響檔案管理質量。這些問題不僅給單位日常的人才管理工作帶來不便，還會對單位的長期發(fā)展和人才戰(zhàn)略規(guī)劃產(chǎn)生負面影響［2］。

1.4 檔案利用價值不高

一些地勘單位在干部人事檔案管理方面存在明顯不足，導致檔案信息的完整性和時效性受到嚴重影響。這些問題主要體現(xiàn)在信息記錄不完整、更新不及時等方面，使得干部人事檔案無法真實、全面地反映個人的學歷、工作經(jīng)歷、業(yè)績等重要信息。在選拔任用和職稱評審等關鍵環(huán)節(jié)，這些不完整、不及時的檔案信息將大大降低其參考價值和利用效果，甚至導致決策失誤或不公平現(xiàn)象。

1.5 檔案安全意識不強

在地勘單位的干部人事檔案管理實踐中，檔案安全意識缺失問題較為突出。部分管理人員未能深刻理解檔案保密與完整的重要性，這種疏忽容易引發(fā)檔案遺失、毀損或信息外泄，給單位和個人造成難以彌補的損失。同時，部分地勘單位在檔案保存與防護方面的投入不足，缺少必要的專業(yè)存儲設施和保護舉措，導致檔案易受火災、水患等自然災害的破壞［3］。

2 地勘單位干部人事檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 完善檔案管理制度

首先，地勘單位在推進干部人事檔案管理工作時，需要建立健全檔案管理制度。這一制度的建立不僅是為了滿足日常管理的需要，還是為了保障檔案信息的準確性、完整性和安全性，從而為單位的選人、用人提供有力支撐。具體而言，檔案管理制度應明確檔案管理的職責分工，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責，形成完整的工作鏈條。與此同時，制度還應詳細規(guī)定檔案管理的流程，包括檔案的收集、整理、歸檔、借閱、更新等環(huán)節(jié)，確保每一步操作都有章可循，避免出現(xiàn)混亂和失誤。其次，檔案管理制度還應制定明確的工作標準，對檔案信息的完整性、準確性、更新頻率等方面提出具體要求。這些標準的制定應結合地勘單位的實際情況和人才管理需求，既要保證檔案信息的全面性和真實性，又要考慮管理工作的可行性和效率。通過建立健全干部人事檔案管理制度，地勘單位可以確保檔案管理工作的規(guī)范性和有序性，有效提高檔案管理水平，為單位的持續(xù)發(fā)展和人才隊伍建設奠定堅實基礎［4］。最后，隨著信息技術的快速發(fā)展，地勘單位在建立檔案管理制度時，應充分考慮信息化管理的需求，將現(xiàn)代信息技術手段應用于檔案管理中，推動檔案管理向數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。這樣不僅可以提高檔案管理的效率和質量，還可以增強檔案信息的可查詢性和可利用性，為單位的人才管理工作提供更有力的支持。因此，地勘單位在建立健全干部人事檔案管理制度的同時，還應積極推進檔案管理信息化建設，不斷提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.2 推進檔案管理信息化

推進地勘單位干部人事檔案管理信息化，不僅是技術進步的體現(xiàn)，還是管理理念和效率的重大革新。其變革對于提升管理效能、確保關鍵信息安全與完整性具有重要意義。為了實現(xiàn)這一目標，地勘單位需要采取一系列切實有效的措施。首先，構建完備的信息化管理系統(tǒng)。在此過程中，地勘單位必須引進技術前沿的檔案管理軟件，確保其功能覆蓋電子檔案整個生命周期，從錄入、存儲，再到檢索、利用，都要做到無縫銜接。通過數(shù)據(jù)備份與恢復功能，防止因各種意外導致數(shù)據(jù)丟失，從而確保檔案的永續(xù)保存。其次，為了增強檔案管理實效性，地勘單位要對現(xiàn)有紙質檔案進行全面數(shù)字化處理。通過高精度掃描和識別技術，將這些珍貴的檔案資料轉換為電子檔案，不僅便于長期保存，還能有效提高查詢和利用的效率。再次，在數(shù)字化過程中，地勘單位必須對檔案信息進行嚴格校對和審核，確保其真實性和準確性。在此基礎上，進一步提升檔案管理人員信息化素養(yǎng)。以定期組織專業(yè)信息化培訓的方式，使其熟練掌握和運用先進的信息技術進行檔案管理；增強信息安全意識，確保每一份電子檔案都能得到妥善保管。最后，地勘單位要通過制定完善的信息化管理制度，明確電子檔案的歸檔標準和管理流程，建立嚴格的信息安全機制，防止信息泄露和非法訪問。此外，進一步加強與其他部門溝通與協(xié)作，保證人事、財務等相關部門能及時、準確地提供檔案信息，實現(xiàn)信息的共享與互通。與此同時，地勘單位還要持續(xù)優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)，根據(jù)實際需求不斷調(diào)整和完善，使其更加符合地勘單位的特點，從而進一步提高管理效能［5］。

2.3 加強檔案管理人員培訓

為了提高地勘單位檔案管理人員專業(yè)能力，確保檔案管理工作的順利進行，必須重視并加強檔案管理人員培訓工作。在此過程中，地勘單位需要對檔案管理人員現(xiàn)有能力和知識水平進行全面評估，以便更精確地了解他們的培訓需求。根據(jù)評估結果，地勘單位可為每位檔案管理人員量身定制培訓計劃，確保培訓內(nèi)容既符合其實際需求，又能有效提升其專業(yè)技能。除了傳統(tǒng)的檔案管理理論知識，地勘單位還應增加與實際工作緊密相關的實踐課程，如地質資料分類、整理、歸檔等。這有助于檔案管理人員更好地理解和運用所學知識，提高工作效率。通過引入更多互動教學方式，如小組討論、案例分析等，激發(fā)檔案管理人員的學習興趣和積極性，從而能進一步加深工作人員對檔案管理知識的理解，培養(yǎng)其團隊協(xié)作和問題解決能力。同時，在培訓過程中，地勘單位需要建立完善的反饋機制，及時收集檔案管理人員的意見和建議，以便對培訓內(nèi)容和方式進行調(diào)整與優(yōu)化。為了確保培訓成果，地勘單位還應該建立嚴格的考核機制，對檔案管理人員的學習成果進行定期評估；鼓勵檔案管理人員在實際工作中運用所學知識，通過實踐來不斷鞏固和提升檔案管理技能。簡單而言，通過優(yōu)化培訓計劃、豐富培訓內(nèi)容、引入互動教學方式、建立反饋機制和考核機制等措施，地勘單位可全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，為檔案管理工作的順利開展提供更為堅實的人才保障［6］。

2.4 提升檔案利用價值

人事檔案信息的完整性、準確性和時效性，對于地勘單位在人才管理、選拔任用以及職稱評審等方面具有至關重要的意義。為了確保人事檔案信息的這三大要素得到充分保障，地勘單位必須致力于完善檔案信息的收集、整理和更新機制。首先，在信息收集方面，地勘單位應建立多渠道、全方位的信息收集體系，確保能夠全面、準確地獲取干部人事的各類信息。這包括但不限于個人簡歷、學歷學位、工作經(jīng)歷、業(yè)績成果等關鍵信息，還應注意收集個人的思想品德、社會關系等方面的信息，以便對干部進行全方位的評價。其次，在信息整理方面，地勘單位應建立科學、規(guī)范的信息整理流程，對收集到的各類信息進行分類、歸檔和編碼，確保檔案信息條理清晰、易于查詢。此外，地勘單位還應定期對檔案信息進行梳理和審核，及時發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤信息，確保檔案信息的準確性和權威性。最后，在信息更新方面，地勘單位應建立動態(tài)的信息更新機制，及時將干部人事的最新信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保檔案信息的時效性。這要求人事檔案管理人員與相關部門保持密切溝通，及時了解干部人事變動情況，如職務晉升、崗位調(diào)整、獎懲情況等，以便及時更新檔案信息。通過完善干部人事檔案信息的收集、整理和更新機制，地勘單位可以確保檔案信息的完整性、準確性和時效性得到全面提升。這將大大提高干部人事檔案在人才選拔、職稱評審等方面的利用價值，為單位的持續(xù)發(fā)展和人才隊伍建設提供有力支持，促進地勘單位干部人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化，推動單位整體管理水平的提升。

2.5 增強檔案安全意識

在地勘單位中，干部人事檔案的安全管理非常重要，其直接關系到單位內(nèi)部信息的保密性，涉及個人隱私權和國家安全的重大問題。為了確保檔案的完整性和機密性，地勘單位必須采取一系列綜合性措施，從而構建一套全面而嚴密的檔案安全管理制度。同時，制定周密的檔案管理規(guī)范，詳細闡述檔案的分類標準、歸檔程序、借閱規(guī)定、復制要求以及銷毀流程等各個環(huán)節(jié)的具體操作步驟和責任歸屬。通過制定這些規(guī)范，地勘單位檔案管理人員可以明確自身的職責范圍，嚴格按照既定流程進行操作，以期最大限度地降低人為操作失誤和疏忽的可能性。首先，在檔案存儲方面，地勘單位應加大資金投入力度，積極引進先進的存儲設備和技術手段。舉例而言，地勘單位可以設置具備防火、防水和防塵功能的專用檔案柜，并配備溫濕度調(diào)控系統(tǒng)，以確保檔案能在適宜的環(huán)境中得到妥善保存。在此基礎上，地勘單位還需要定期對檔案進行全面檢查與整理，及時發(fā)現(xiàn)并處理存在的安全隱患。其次，在檔案的傳輸和使用過程中，嚴格的監(jiān)控機制必不可少。檔案借閱和復制必須遵循嚴格的審批流程，并詳細記錄借閱和復制的相關信息。在檔案傳輸時，地勘單位應采用先進的加密技術，以確保檔案內(nèi)容在傳輸過程中不被非法截取或惡意竄改。最后，為了有效預防檔案的丟失、損壞或泄密，地勘單位還應從物理安全和網(wǎng)絡安全兩方面著手加強防護。在物理安全層面，采用安裝監(jiān)控攝像設備和報警系統(tǒng)等手段來確保檔案室的安全性；在網(wǎng)絡安全層面，建立健全防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，以防范潛在的黑客攻擊和病毒侵入。

3 結束語

地勘單位干部人事檔案管理工作是單位人才管理的重要環(huán)節(jié)，關系到單位的持續(xù)發(fā)展和人才隊伍建設。針對當前存在的干部人事檔案管理問題，地勘單位應積極采取有效策略，完善檔案管理制度，推進信息化管理，加強人員培訓，提升檔案利用價值，為單位健康發(fā)展和人才戰(zhàn)略實施提供有力支持。與此同時，地勘單位還應關注干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，不斷探索適應新時代要求的檔案管理模式和方法，推動干部人事檔案管理工作邁上新臺階。

主要參考文獻

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［2］易春麗.基于地勘單位改革的人事檔案管理探討［J］.辦公室業(yè)務，2021（3）：137-138.

［3］黃心穎.關于加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考：以地勘單位為例［J］.現(xiàn)代商業(yè)，2019（19）：94-95.

［4］郭欣.新時代轉型升級中地勘單位檔案管理模式探討［J］.甘肅科技，2020（8）：94-95，93.

［5］易春麗.地勘單位人事檔案信息化管理策略［J］.蘭臺內(nèi)外，2022（5）：4-6.

［6］劉洋.大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及改善策略［J］.黑龍江檔案，2021（2）：88-89.

［收稿日期］2024-03-15

［作者簡介］易菲菲（1987— ），女，廣東廉江人，經(jīng)濟師，

主要研究方向：人力資源管理。