財務共享模式下電子會計檔案管理

【摘要】財務共享模式下電子會計檔案是一次管理變革、流程再造，不僅重新劃分地區公司財務人員和財務共享中心檔案管理人員職責權限，而且降低了集團公司財務管理成本，提高了工作效率。文章探討了在財務共享模式下，電子會計檔案管理的特點，研究分析了電子會計檔案的優劣和存在的問題，并提出了加強電子會計檔案管理的措施。

【關鍵詞】財務共享；電子會計檔案；檔案管理

【中圖分類號】F275

隨著集團公司業務規模的不斷擴大和管理的精細化，會計檔案總量整體呈增長態勢。在大數據和人工智能時代的背景下，增值稅專用發票、財政票據等外部原始單據的電子化，以及企業內部銷售日報、出入庫單等原始單據的電子化，使得集團公司會計檔案電子化率逐年攀升。集團公司與時俱進，運用財務共享服務中心管理電子會計檔案，不僅可以全面承接地區公司共享業務，也可以釋放出地區公司在財務會計處理中的工作量和會計檔案管理中的工作量，有效提升會計基礎工作水平。目前，集團公司采用會計檔案集中管理模式管理電子會計檔案。

一、財務共享模式下電子會計檔案管理的特點

（一）由屬地化管理向集中化管理轉變

紙質會計檔案屬地化管理，原始單據由地區公司管理，會計憑證由共享中心制作，地區公司自行完成原始單據與會計憑證匹配及后續裝訂成冊等工作，存在人力難以釋放的問題，且隨著電子會計檔案快速推行和公司業務規模的不斷擴大和管理的精細化，會計檔案總體規模龐大，地區公司檔案管理資源整體存在庫房緊張且分布不均，管理水平參差不齊的情況，部分單位還存在外租庫房現象。

集中化管理在推進檔案資源集約化管理的同時，還能進一步提升會計基礎工作效率，有利于共享中心完整承接共享業務。會計檔案集中化管理由財務共享服務中心的檔案管理部門進行會計檔案的統一管理，地區公司只需按規定把檔案寄送到財務共享服務中心，財務共享服務中心掃描紙質檔案形成電子化會計檔案，統一歸檔管理會計檔案。

（二）由紙質化檔案向電子化檔案轉變

傳統的會計檔案以紙質單據為載體，需要財務人員序號，匹配憑證與附件，按照順序裝訂成冊，消耗了大量的人力成本、裝訂過程中的辦公成本、取得紙質票據的成本。

隨著增值稅專用發票、財政票據等外部原始單據的電子化，以及企業內部銷售日報、出入庫單等原始單據的電子化，在電子會計檔案快速推行，電子歸檔冊數顯著攀升的大環境下，會計檔案由傳統的紙質化檔案向電子化檔案轉變，電子化檔案節約了成本，不需要再打印電子票據，取得較好經濟效益和社會效益。財務共享模式下會計檔案以電子化方式保存，一是財務共享模式下會計信息從取得、報銷、審核、生成、傳遞、歸檔均為電子化方式。二是非電子化的紙質單據也會集中寄送到財務共享中心，由其掃描形成電子檔案歸檔便于隨時查閱。

（三）由定期存檔、信息滯后向實時更新、信息高效轉變

傳統的會計檔案以月度為單位，每月定期裝訂成冊歸檔，無法實現數據和信息的實時更新，存在信息滯后，財務管理人員分析數據，需要翻閱大量資料，花費大量的時間和精力，不僅工作質量、工作效率得不到提高，而且需要耗用大量人力。

財務共享模式下電子會計檔案從取得到歸檔的全生命周期管理都是電子化方式，且財務共享系統與合同管理系統、財務核算系統、物料等系統關聯，便于信息及時更新，保證了財務共享云中的電子會計檔案信息的實時性和有效性，當企業管理人員需要分析數據時，可以運用圖文識別等先進信息技術對電子會計檔案進行合理、科學的匯總和分析，有利于管理人員及時獲得資料，做出科學合理決策。

（四）由個性化向流程化、標準化轉變

傳統的會計檔案由財務人員手工進行定期的整理、歸檔，因地區公司眾多，每個公司根據管理需求，會計檔案管理都有自己的特點。

在財務共享模式下，電子會計檔案的管理有一套統一的、標準化的流程，無論是電子會計檔案在報銷、審核、移交、成冊的權限配置，還是流程設置，都按標流化和流程化操作，有效降低了人為判斷標準不統一帶來的管理上的“漏點”和“堵點”。目前，集團公司采用會計檔案集中管理，從會計檔案投遞、傳輸、歸檔，地區公司、共享運營中心各司其職，按照標準的流程體系執行。

二、財務共享模式下電子會計檔案的優劣

（一）共享檔案資源，挖掘數據潛力

紙質檔案的查閱，需要按照流程提交紙質申請，按照檔案借閱的規定來查找、借閱會計檔案，如果不同人員想查閱同一份會計檔案，不能同時查閱，不利于工作效率提升。財務共享模式下電子會計檔案可以實現跨區域調閱，多人同時在線查閱，打通了查閱檔案的空間范圍、時間范圍，降低檔案借閱、檢查中附件丟失及人為破壞風險，只需申請賦權就可以查閱檔案，而且可以利用大數據工具分析電子會計檔案，利用檢索能力進行快速定位檢索，最大可能挖掘數據潛力，提高工作效率。

（二）節約管理成本，提高工作效率

財務共享模式下電子會計檔案節約了紙張使用、庫房占用、人力資源耗用等各環節的成本，在電子會計檔案管理下，會計原始憑證和記賬憑證是影像化的，共享系統中不管是影像信息，還是單據編號信息與FMIS系統各記賬憑證關聯，通過記賬憑證可聯查附件影像，并且財務共享模式下電子會計檔案，打通了FMIS系統、ERP系統、合同管理系統、檔案管理系統等系統之間的壁壘，各系統之間可以實現單據自動、精準匹配、交互利用，實現會計檔案從“前端產生-財務核算-檔案管理”全生命周期的電子化閉環管理，省時省力，此外，還可以降低儲存成本和人力資源成本，因不需要裝訂會計憑證，地區公司不需要花費人力資源去匹配憑證與附件，節約了地區公司大量的人力資源、庫房占用甚至租用庫房的情況，地區公司財務人員更加注重管理工作，只需把會計資料寄送到財務共享中心，由共享中心人員掃描檔案，財務共享模式下電子會計檔案是一次管理變革、流程再造，提高了工作效率。

（三）標準化程度高，管理安全可控

財務共享模式下電子會計檔案有一套標準化流程，從流程設置到權限配置，會計檔案的審核、成冊、移交等環節，都有嚴格的標準和要求，有效減少了人為判斷標準不統一帶來的管理上的“漏點”和“堵點”。檔案管理的流程化、規范化，使其安全性、保密性更高，也可以利用數智化智能技術，降低電子會計檔案篡改、損毀、丟失的風險。

三、財務共享模式下電子會計檔案存在的問題

（一）數據安全性存在挑戰

財務共享模式下，計算機是電子會計檔案的存儲媒介，只有保證網絡環境和計算機設備的安全，才能保障電子會計檔案的安全。目前，隨著大數據、云平臺等智能化技術水平的飛速發展，網絡病毒逐年上升，攻擊性也越來越強，一旦遭受到網絡病毒的侵蝕、網絡中斷、系統故障或者運維保障不力，都會引發電子會計檔案毀壞、破壞、丟失、盜竊的風險。

（二）檔案交叉操作流程長

在財務共享模式下，電子會計檔案的管理涉及各地區公司、財務共享中心會計檔案管理人員、檔案移交人員等，會計檔案的形成過程，涉及掃描、審核、制證、稽核、歸檔、傳遞等流程，容易出現職責劃分不清，原來的屬地管理與現在的財務共享模式下管理交叉操作的情況，對企業內控管理提出了新的挑戰。

（三）缺乏高素質檔案管理人才

財務共享模式下，電子會計檔案管理者素質參差不齊，一是會計管理人員重視核算、報表、分析，輕視會計檔案管理基礎工作，導致企業管理層不重視會計檔案管理人才的培養；二是電子會計檔案管理既需要懂財務也需要懂計算機維護的復合型人才，而會計檔案管理者往往只懂會計，不懂計算機維護、網絡安全維護等技能，缺乏電子會計檔案管理經驗，一旦遇到電子會計檔案系統故障等問題，就會造成電子會計檔案數據丟失、毀壞、破壞等風險，給企業帶來經濟損失。

（四）檔案管理制度不健全

財務共享模式下，電子會計檔案存在制度不健全情況，某些企業電子會計檔案的審核、歸檔、交付、保管、銷毀等沒有明確的制度規定，在移交時間、歸檔范圍、保管期限上沒有制度支撐，會增加內控風險、安全隱患。

四、財務共享模式下加強電子會計檔案管理的措施

（一）強化電子會計檔案安全管理

只有不斷完善電子會計檔案安全管理制度，定期維護升級軟硬件設施，監控會計檔案數據，才能有效解決數據安全性帶來的問題。一是財務共享服務中心建立環境安全的電子會計檔案室，選擇耐火、耐濕、耐腐蝕、耐蛀、耐磨損的存儲材料來儲存電子會計檔案，并安裝監控、防盜等設備，一旦遇到突發事故，可及時提醒管理人員，采取有效措施解決問題；二是定期維護升級軟硬件設施，完善數據保存系統，定期備份電子會計檔案數據至云端，一旦遇到自然或人為災害，可短時間內恢復電子會計檔案數據，保障企業經濟利益；三是安裝殺毒軟件、建立高安全性防火墻、定期進行病毒查殺，監控會計檔案數據是否存在修改、毀損的情況；四是加強電子會計檔案管理人員的保密培訓，系統設置賬戶與密碼，訪問電子會計檔案需要設置權限，不斷提高管理者的安全保密意識。

（二）健全電子會計檔案內控制度

財務共享模式下，電子會計檔案管理使地區公司財務人員和財務共享中心檔案管理人員職責發生變化，需要建立嚴格的內部控制制度，識別風險、抵御風險，避免出現交叉操作，職責模糊不清的情況。一是建立嚴格的內部控制制度，有效進行風險識別和風險管控，在電子會計檔案的掃描、審核、制證、稽核、歸檔、傳遞的全生命周期管理過程中，嵌入RPA自動化的審計監督檢查，可以有效提示風險，防范風險，完整地監督管理體系的嵌入，是電子會計檔案安全性和可靠性的有效保障；二是要避免人工干預電子會計檔案的生成，單據傳遞過程中，不允許非提單人修改信息，并且明確領導的審批權限，不得超金額跨業務審批，完善監督職責；三是內控人員定期抽樣檢查和反饋，保證電子會計檔案管理系統數據的真實性、一致性、完整性。

（三）增強檔案管理人員綜合能力

財務共享模式下電子會計檔案管理應當與時俱進，需要培養高素質復合型人才，才能更好地適應大數據、云平臺環境下信息化的快速發展，電子會計檔案管理人員不僅需要熟悉檔案管理知識、會計知識，還要具備一定的計算機網絡知識。一是加強電子會計檔案管理人員的培訓，包括財務共享系統、FMIS系統、檔案管理系統、軟件維護技能的學習，通過培訓能更快融入信息化的管理工作，解決電子會計檔案管理工作中遇到的常見問題，提高電子會計檔案管理效率和效果；二是學習電子會計檔案管理相關制度和網絡安全、系統維護等專業知識，會識別日常風險，解決基本的操作流程；三是企業領導還需重視檔案管理人員培養，將電子檔案管理納入到績效考核范圍。

（四）完善電子會計檔案管理制度

財務共享模式下的電子會計檔案管理應當在不違背相關法律法規，不違背內部管理制度的前提下，企業根據自身實際情況，因地制宜科學合理地制定電子會計檔案管理制度。一是要明確電子會計檔案的歸檔范圍、保管期限等明細條款，整理標準、移交時間等問題制定具體的制度規定，只有建立完善的電子會計檔案管理制度，才能有章可循，按照制度辦事；二是確定歸檔內容、范圍、移交、保存、備份、查詢、借閱、銷毀等細則，做好財務共享中心檔案部門與業務部門的溝通，劃分責任權屬，落實崗位責任，讓電子會計檔案能夠在安全、完整、準確、真實的環境下完成成冊、移交、接收、保管；三是與時俱進，定期修訂電子會計檔案管理制度，對相關制度進行補充修訂，逐漸完善。

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責編：吳迪