信息化背景下企業(yè)應收賬款管理研究

【摘要】在企業(yè)的發(fā)展進程中，賒銷作為企業(yè)拓展經(jīng)營業(yè)務活動的重要手段，應收賬款的增長難以避免。傳統(tǒng)的技術處理手段難以滿足目前企業(yè)應收賬款管理需求。文章以中小企業(yè)Z為案例分析對象，對其存在的問題及背后的原因進行剖析，并從制度建設、崗位落實、人才培養(yǎng)、信息技術等方面提出改善措施。

【關鍵詞】應收賬款；信息技術；案例分析

【中圖分類號】F275

一、引言

流動資產(chǎn)作為企業(yè)經(jīng)營業(yè)務活動的動力保障，能夠有效為各項經(jīng)營活動提供資金保障，同時良好的現(xiàn)金流能提高企業(yè)償債能力和保證企業(yè)的良好信用。在服務類中小企業(yè)中，流動資產(chǎn)的管理重點側重于應收賬款的管理，由于存在業(yè)務周期長，回款慢的特點，做好應收賬款的賬齡分析，減少壞賬率，提高資金周轉(zhuǎn)率，對于防止企業(yè)資產(chǎn)流失、優(yōu)化資源配置、提高企業(yè)經(jīng)營效益、保障企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展具有十分重要的意義[1]。

在資產(chǎn)管理的技術手段和人才要求方面，2021年財政部發(fā)布《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中指出，以數(shù)字化技術為支撐，推動會計工作與單位經(jīng)營管理活動深度融合，不斷提高會計工作服務經(jīng)濟社會發(fā)展的效能。利用大數(shù)據(jù)等技術手段，加速會計數(shù)據(jù)流通和利用，有效發(fā)揮會計信息在服務資源配置中的作用，同時為管理決策提供依據(jù)。同年，《會計信息化發(fā)展規(guī)劃（2021—2025年）》中提出，穩(wěn)步推進會計行業(yè)管理信息化建設，打通不同平臺之間的數(shù)據(jù)接口，推動企業(yè)財務數(shù)據(jù)的有效分析運用，實現(xiàn)會計職能拓展。

二、目前Z公司應收賬款管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）應收賬款增長情況分析

對Z公司2021—2023年的報表數(shù)據(jù)進行分析（見表1），可以發(fā)現(xiàn)2022—2023年應收款總額呈上升趨勢，其中應收賬款占流動資產(chǎn)的比例雖然逐年遞減，趨勢有所降低，但仍超過50%。這三項數(shù)據(jù)，表明了Z公司的營運風險較大，現(xiàn)金流不暢，資金成本較高，不利于企業(yè)未來的持續(xù)性發(fā)展。2021—2023年，應收賬款占主營業(yè)務收入總體呈上升趨勢，其中2022—2023年主營業(yè)務收入下降，但是應收賬款卻增多，表明企業(yè)的盈利能力有所下降的同時收入質(zhì)量有所下降，存在為獲得業(yè)務收入忽視客戶償債能力分析和風險的管控。

（二）應收賬款賬齡分析

對Z公司2022—2023年應收賬款的賬齡及占比進行分析（見表2），可以看出1年以內(nèi)的應收賬款相較上年有所降低，反映該公司2023年的業(yè)務收入質(zhì)量有所提高。但1年期以上的應收賬款金額2023年相較于2022年增長了54%，整體應收賬款回收周期變長，壞賬風險變大。3年以上的應收賬款數(shù)額大，該類應收賬款催收成本、機會成本大，存在侵蝕資產(chǎn)和利潤的風險?？傮w而言，該公司的應收賬款管理狀況較差，在后續(xù)跟蹤、催繳賬款等管理上需進一步加強。

三、企業(yè)應收賬款管理問題的產(chǎn)生原因

（一）企業(yè)應收賬款管理意識不足及制度缺乏

首先，在管理意識方面，目前管理者對應收賬款的風險控制意識不足，對于應收賬款的后續(xù)跟蹤和催款工作的重視程度不夠。同時由于市場環(huán)境競爭日益激烈，為獲得更多的市場份額，保證營業(yè)收入穩(wěn)定增長，加之在日常經(jīng)營活動中賒銷往往比現(xiàn)銷更具有吸引力，導致忽略了應收賬款回款風險。其次，在管理制度建設方面，缺乏針對應收賬款管理文件，制度文件是行為的準繩，造成在應收賬款的風險控制和管理流程上無章可依。第三，缺乏對客戶的信用風險評估機制，在進行業(yè)務交易時，難以對客戶資產(chǎn)、信用、能力等進行全面、深入地了解，且缺乏科學合理的信用風險評估機制，導致在經(jīng)營活動中，無法有效控制應收賬款的風險。

（二）崗位責任未落實，專業(yè)人員缺乏

應收賬款的管理是一項專業(yè)且復雜的工作，在應收賬款的管理上涉及事前的客戶信用度分析，事中的動態(tài)跟蹤，事后的催款及壞賬管理[2]。因此，需要專業(yè)人員進行管理，然而中小企業(yè)中由于人力資源有限，機構設置簡單，缺乏專業(yè)的部門和人員對應收賬款進行全面系統(tǒng)的管理。在經(jīng)營活動中涉及的人員，如銷售人員通常只負責銷售業(yè)務，發(fā)生應收賬款；辦公人員負責借款和沖賬業(yè)務報銷；財務人員負責應收賬款的核算等基礎性工作。沒有專門的部門和人員對應收賬款進行全過程管理，在人員崗位職責內(nèi)容設置不明晰，管理責任無法落實到具體個人，導致監(jiān)管力度不足。

（三）存在信息壁壘，賬款清查不到位

應收賬款涉及的單位、個人信息多，且信息變動性和復雜性高。傳統(tǒng)的信息管理手段難以滿足日益增長的應收賬款管理需求，在以往的信息存儲方式上多采用人工錄入Excel表的方式，后面雖然上線了業(yè)務管理系統(tǒng)，但是由于資金、人力的限制，目前的業(yè)務管理系統(tǒng)的功能主要停留在合同的信息存儲和業(yè)務流程審批功能上。

業(yè)務管理系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)尚未聯(lián)通，業(yè)務信息與會計信息之間存在壁壘，導致應收賬款的清查工作不到位，在清查頻率上，未做到應收賬款的定期清查，通常是年度審計時進行應收賬款的清查。同時清查工作的深度不夠，由于財務數(shù)據(jù)只有賬齡，業(yè)務數(shù)據(jù)只有公司，且系統(tǒng)數(shù)據(jù)不連通，無法一一對應，無法為后續(xù)催收工作的開展提供準確依據(jù)。

（四）績效考核制度缺失

公司在人員績效的考核過程中重視收入的增加，當期利潤的實現(xiàn)，在成本的管理中，卻忽視了資金的機會成本。因此，銷售人員在進行業(yè)務擴展時，忽略了客戶的信用能力，使得營業(yè)收入賬面數(shù)值雖然增多，但是實際上回款資金卻增長不多。綜上，在進行銷售績效考核時，應將項目應收賬款作為考核因素之一，賦予一定的權重，采取“誰銷售誰負責跟蹤”的方式從而提高催收效率，提高員工風險控制意識。

四、完善應收賬款管理體系

（一）增強應收賬款風險意識，建立管理制度

在應收賬款的管理頂層設計上，首先要加強應收賬款風險管理意識，隨著市場競爭愈發(fā)激烈，擴大業(yè)務的過程中難免會增大應收賬款的數(shù)額。將應收賬款的風險控制在合理范圍內(nèi)，減少壞賬十分重要。在內(nèi)部管理制度上，應建立應收賬款管理制度，明確應收賬款的事前、事中、事后的全過程管理流程，強化銷售人員及相關人員對應收賬款風險點的認知。在機構人員設置上，由于應收賬款涉及單位多、周期不一、數(shù)額大，應設置專門的崗位協(xié)同銷售部門與財務部門，做好應收賬款的管理。

（二）優(yōu)化業(yè)務流程，建立全過程管理

應收賬款的動態(tài)管理應從優(yōu)化事前管理、完善事中控制、加強事后考核三個方面進行。

優(yōu)化事前管理，設置信用管理崗位，參照應收賬款的5C分析法（品質(zhì)、還款能力、資本、抵押、經(jīng)營條件），針對不同的客戶類型建立不同的客戶評價模型，制定相應信用政策。以Z公司為例，客戶群主要分為事業(yè)單位、公司、個人三種類型。在進行業(yè)務銷售時，針對個人客戶，由于追溯難度大，且涉及金額通常較小，應采用現(xiàn)收銷售。針對公司企業(yè)，可從公司的資產(chǎn)負債結構、盈利情況、行業(yè)發(fā)展環(huán)境、歷史交易習慣等方面進行模型建立，通過分析設定合適的賒銷年限。針對事業(yè)單位，由于通常是政府采購合同，信用較好，在進行模型建立時，可從財政預算趨勢、單位發(fā)展規(guī)劃、歷史付款時限等方面進行分析，制定合理的收賬程序。

完善事中控制，加強合同管理，合同是企業(yè)催收應收賬款最有法律效力的依據(jù)，根據(jù)業(yè)務量和合同金額，合理制定付款時限與完工進度。對于金額大分期付款的項目，要定期進行應收賬款的對賬，確保雙方在應收賬款數(shù)額，還款期限等方面認可一致。定期清查應收賬款，跟蹤客戶經(jīng)營狀態(tài)，建立預警系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)部部門之間保持信息暢通，定期進行應收賬款清查。例如，財務部門定期出具賬齡分析報告，客戶服務部門負責客戶關系維護，跟蹤客戶經(jīng)營、財務、行業(yè)市場狀態(tài)，是否具有持續(xù)盈利能力。賬齡分析報告、市場經(jīng)營狀況、信用報告三項綜合分析，便于進行風險預警，評估企業(yè)還款能力，動態(tài)調(diào)整催款計劃。

強化事后管理，合理制定催收程序。針對逾期賬款，在進行催收時要考慮催收成本、催收時效等因素。對于逾期時間短的客戶可采用電話或者郵件催款方式；對于逾期時間長的需業(yè)務人員上門催款；對于逾期時間長，且多次催款無效，則采用詢證函。在賬務處理上，做好應收賬款的壞賬準備計提工作，避免虛增資產(chǎn)，提高財務報表的準確性和客觀性；對于確實無法收回的應收賬款，經(jīng)批準審核可以進行壞賬核銷處理。

（三）完善會計基礎數(shù)據(jù)，做好管理基礎工作

目前，Z公司的會計工作中對應收賬款核算時，對于應收賬款的信息僅以應收賬款的年度為標識，如2022年應收賬款。使得在清查應收賬款時，只能看到賬齡和款項類型，難以查清應收單位和款項性質(zhì)，導致后續(xù)催收工作難度加大。財務數(shù)據(jù)作為管理工作的基礎，會計信息的全面性和可靠性對后續(xù)工作十分重要。在進行應收賬款的核算時，可通過輔助信息提高數(shù)據(jù)的全面性和準確性，如發(fā)票時間、對應公司等。

（四）明確崗位職責，落實人員責任

為推動應收賬款管理工作順利開展，在管理制度中須明確部門人員的崗位職責，落實人員責任。財務部門需要協(xié)同管理部門、業(yè)務部門進行應收賬款的管理政策和流程制定。做到應收賬款及時入賬、核銷、調(diào)整，保證賬款的準確性和完整性，提供應收賬款的賬齡結構和逾期信息。業(yè)務部門提供客戶信用評估相關材料，跟進客戶賬款，解決客戶支付問題，提供銷售預測和客戶反饋信息，負責賬款征收?？蛻舴詹控撠熖幚砜蛻糇稍兒屯对V，維護客戶關系，協(xié)助解決支付糾紛和爭議，協(xié)助業(yè)務部門進行賬款的征收。管理部門提供客戶支付歷史和賬務明細等信息，協(xié)助財務部門核實賬款情況，確保應收賬款管理工作有序進行。

明確部門崗位職責，在人員的績效考核中引入應收賬款因素項目，促進應收賬款及時回款。在應收賬款的考核上主要考核三個方面：一是賬齡結構和逾期率，考核應收賬款的賬齡結構，確保不良賬款的比例控制在合理范圍內(nèi)，監(jiān)測逾期賬款的比例和金額。二是考核客戶信用評估的準確性和有效性，分析客戶支付行為和信用風險，及時調(diào)整客戶信用策略和措施。三是催收效率和成本控制。評估催收效率和成本，確保催收成本控制在合理范圍內(nèi)。建立問責機制，在應收賬款管理上采用“誰銷售誰負責”，對于回款周期短的銷售人員給予一定績效獎勵，對回款速度慢且壞賬風險大，涉及金額多的業(yè)務銷售人員扣除部分績效。

（四）利用信息手段打造智能化信息平臺

目前，在信息手段上，應收賬款數(shù)據(jù)依靠人工錄入業(yè)務系統(tǒng)進行簡單地記錄，缺乏分析工具和數(shù)據(jù)管理平臺。在客戶的信用管理上，可利用crm客戶管理軟件，錄入客戶的基本信息、屬性、業(yè)務需求等信息，便于進行客戶信用評估[3]。在業(yè)務進行期間，更新客戶信息動向，并在系統(tǒng)中設置溝通時點便于業(yè)務人員及時跟進。在業(yè)務完成后，記錄客戶付款記錄和方式，優(yōu)化后續(xù)客戶體驗。在發(fā)票管理中，可利用稅務電子發(fā)票系統(tǒng)來實現(xiàn)發(fā)票開具、發(fā)送和管理。實現(xiàn)快速生成和傳送，同時減少紙質(zhì)發(fā)票，降低成本和環(huán)境影響。

在信息傳遞上，由于業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)相互獨立，平臺之間信息互不相通，且數(shù)據(jù)格式不一致，導致業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)割裂，難以完成應收賬款分析。在財務系統(tǒng)應收賬款輔助信息和業(yè)務系統(tǒng)中，應收賬款的記錄字段設置盡量一致，便于后續(xù)數(shù)據(jù)比對分析。針對不同平臺的數(shù)據(jù)，可利用ETL工具對不同平臺的數(shù)據(jù)進行清洗、轉(zhuǎn)換和整合。ETL工具是一類用于數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的軟件工具，被廣泛應用于數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)倉庫構建和業(yè)務智能等領域。通過開發(fā)共享數(shù)據(jù)接口，將稅務電子平臺開票數(shù)據(jù)傳輸至業(yè)務系統(tǒng)中，與業(yè)務系統(tǒng)中業(yè)務單號進行對應。在業(yè)務系統(tǒng)中可開發(fā)銀行流水的導入功能，定期將收費信息填入業(yè)務系統(tǒng)。再建立關聯(lián)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)用戶信息、收費數(shù)據(jù)、開票數(shù)據(jù)、業(yè)務單號四個數(shù)據(jù)的關聯(lián)，從而完成業(yè)務單、開票信息、收費信息、用戶信息的互相關聯(lián)，完善業(yè)務管理信息。

在數(shù)據(jù)分析上，常用工具有Excel、power BI等軟件。對于中小型企業(yè)，考慮到成本和數(shù)據(jù)體量，可采用Excel或者ACCESS進行數(shù)據(jù)分析，將業(yè)務信息管理系統(tǒng)中的業(yè)務信息與財務系統(tǒng)中的應收賬款明細賬導出后，進行關鍵字匹配和分析?？梢岳脭?shù)據(jù)透視表、公式計算等完成應收賬款賬齡、占比、逾期天數(shù)等分析。

（五）加強培訓，提高人員專業(yè)素質(zhì)

財務人員作為應收賬款的管理者，是應收賬款工作的重要依托。在人才的培養(yǎng)上，企業(yè)需加強復合型會計信息化人才培養(yǎng)[4]。企業(yè)可為員工提供風險控制、應收賬款管理、信息化技術等方面的培訓機會。在技術手段的學習上，可由軟件平臺開發(fā)人員進行技術培訓，便于企業(yè)人員快速上手，并厘清系統(tǒng)邏輯。在日常的工作進程中，企業(yè)可以通過開展交流會，讓財務人員、業(yè)務系統(tǒng)管理人員、技術人員進行需求溝通，讓信息更通暢，系統(tǒng)更完善。

五、結論與展望

本文以服務類中小型企業(yè)Z公司為案例分析對象，通過對Z公司近三年的應收賬款情況進行橫向和縱向分析，梳理出Z公司在應收賬款管理工作上存在的問題，并剖析背后產(chǎn)生的原因。本文以應收管理理論研究為基礎，結合企業(yè)應收賬款管理需求、會計發(fā)展規(guī)劃、信息化技術現(xiàn)狀以及工作經(jīng)驗，提出制度建設、流程再造、崗位職責梳理、平臺建設等措施搭建應收管理體系框架，在信息技術的運用上可采用客戶管理關系軟件、ETL、EXCEL等工具，從而在日常工作中能及時發(fā)現(xiàn)問題并進行分析。通過數(shù)據(jù)分析和報告生成，管理層可以更加準確地了解客戶付款行為、欠款風險等情況，從而制定更加科學的管理策略，以提升管理效率、降低風險、提升客戶服務水平，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

主要參考文獻：

[1]瞿治.中小企業(yè)應收賬款風險控制策略研究[J].現(xiàn)代營銷（上旬刊），2024（05）：79-81.

[2]石楚楚.大數(shù)據(jù)智能化財務共享下建筑企業(yè)的應收賬款風險管理探析——以X公司為例[J].國際商務財會，2024，454（04）：44-49.

[3]閆勁松，張云濤.大數(shù)據(jù)技術在應收賬款管理中的應用研究[J].科技資訊，2023，21（20）：252-256.

[4]潘瑞瑞，范昕，朱晨曦等.大智移云時代企業(yè)資產(chǎn)管理重心和財務人員的應對能力[J].財務與會計，2020（14）： 60-63.

責編：夢超