信息化視角下檔案管理的問題與對(duì)策

［摘 要］在信息化的推動(dòng)下，檔案管理正在從傳統(tǒng)的保守存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)、互聯(lián)的服務(wù)體系，這不僅促進(jìn)了管理手段的創(chuàng)新，引發(fā)了管理主體職能的轉(zhuǎn)變，同時(shí)還帶來了諸多挑戰(zhàn)與問題。當(dāng)前，檔案信息化管理還存在檔案信息資源質(zhì)量有待進(jìn)一步提升、信息化管理與服務(wù)體系不完善以及信息安全管理水平亟須提升的問題。對(duì)此，文章從檔案信息資源體系建設(shè)、檔案管理與利用體系建設(shè)和檔案信息安全保障體系建設(shè)3個(gè)層面提出應(yīng)對(duì)策略，旨在通過理念和技術(shù)手段的創(chuàng)新提升檔案管理的整體效率和安全性，確保檔案資源的有效利用和長(zhǎng)期保存。

［關(guān)鍵詞］信息化；數(shù)字化；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.052

［中圖分類號(hào)］G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2024）20-0-03

0" " "引 言

在當(dāng)今信息化快速發(fā)展的時(shí)代背景下，檔案管理作為記錄和保存歷史資料的重要手段，正面臨前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理從傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化存儲(chǔ)，形成了一種新的動(dòng)態(tài)、互聯(lián)的服務(wù)體系。這種轉(zhuǎn)變不僅極大地提高了檔案的可訪問性和利用率，還使得檔案管理能夠更加靈活和高效地服務(wù)于社會(huì)公眾。然而，信息化也給檔案管理帶來了一系列新的問題和挑戰(zhàn)，一定程度上影響了檔案管理的效率和安全性。對(duì)此，有必要從信息化視角出發(fā)，全面分析檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)中的新特性及其面臨的主要問題，并提出應(yīng)對(duì)策略，助力檔案管理的信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型與高質(zhì)量發(fā)展。

1" " "信息化視角下檔案管理新特性

1.1" "檔案管理理念革新

傳統(tǒng)的檔案管理理念主要強(qiáng)調(diào)物理存儲(chǔ)和紙質(zhì)文件的保管，重點(diǎn)是保障檔案的安全性和穩(wěn)定性。然而，信息化帶來的理念革新使得檔案管理不再局限于保守和封閉的存檔方式，而是轉(zhuǎn)向了一個(gè)開放、互聯(lián)和動(dòng)態(tài)的信息服務(wù)體系。一方面，信息化視角下的檔案管理強(qiáng)調(diào)檔案的即時(shí)性和動(dòng)態(tài)管理［1］。檔案不再是一次存儲(chǔ)、長(zhǎng)期固定的靜態(tài)資源，而是成為需要不斷更新和維護(hù)的活動(dòng)記錄，其價(jià)值在于能夠反映信息的最新狀態(tài)，滿足實(shí)時(shí)變化的信息需求。因此，檔案管理的焦點(diǎn)從單純的保存轉(zhuǎn)變?yōu)槌掷m(xù)的更新和有效的信息流通。另一方面，信息化推動(dòng)了檔案管理從單一的保存功能向多功能的信息服務(wù)擴(kuò)展。現(xiàn)代檔案管理理念下的檔案不再僅僅是歷史的記載，而是服務(wù)當(dāng)下和預(yù)測(cè)未來的重要工具。通過分析和挖掘電子檔案中的數(shù)據(jù)，管理者可以獲得有價(jià)值的檔案信息，支持更高層次的決策。

1.2" "檔案管理手段創(chuàng)新

在信息化視角下，檔案管理手段的創(chuàng)新反映了技術(shù)的進(jìn)步，表明檔案管理方式的重大轉(zhuǎn)變。首先，信息化推動(dòng)了檔案收集的自動(dòng)化和智能化。傳統(tǒng)的手動(dòng)收集和分類方法耗時(shí)且易出錯(cuò)，而現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)利用高級(jí)掃描技術(shù)和光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)，可以快速將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮痈袷剑⑦M(jìn)行自動(dòng)分類和標(biāo)簽化，大大提高了數(shù)據(jù)輸入的速度和準(zhǔn)確性。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)設(shè)備的集成，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)采集成為可能，從而使檔案信息更加全面和即時(shí)。其次，檔案的存儲(chǔ)和備份方式得到了創(chuàng)新。利用云計(jì)算技術(shù)，檔案不再受物理空間的限制，可以實(shí)現(xiàn)安全的在線存儲(chǔ)和快速的數(shù)據(jù)恢復(fù)［2］。云服務(wù)提供了彈性可伸縮的存儲(chǔ)解決方案，支持大數(shù)據(jù)量的處理，并且能夠保障數(shù)據(jù)的高可用性和容災(zāi)能力。最后，信息化大大提升了檔案檢索的效率和精準(zhǔn)度。通過建立復(fù)雜的索引系統(tǒng)和利用先進(jìn)的搜索算法，檔案管理系統(tǒng)能夠支持多條件查詢，實(shí)現(xiàn)快速準(zhǔn)確地檢索所需檔案。

1.3" "檔案管理主體信息化

第一，檔案管理人員的角色正在從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源管理者和數(shù)據(jù)分析師。在這一轉(zhuǎn)變過程中，檔案工作者的工作重心由原先的物理文檔管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)電子數(shù)據(jù)的處理與分析。他們不僅要管理存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的電子檔案，還要通過數(shù)據(jù)分析工具挖掘這些檔案數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。第二，傳統(tǒng)的檔案機(jī)構(gòu)也在向信息資源管理中心轉(zhuǎn)型［3］。在過去，檔案部門主要負(fù)責(zé)物理檔案的保管與歸檔工作，隨著電子檔案和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案機(jī)構(gòu)的管理焦點(diǎn)已經(jīng)從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到電子檔案及其管理系統(tǒng)上。這一轉(zhuǎn)變不僅影響了檔案管理的方法和工具，還改變了檔案機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)模式和服務(wù)范圍。信息化的推進(jìn)使得檔案機(jī)構(gòu)必須具備處理和管理大量電子數(shù)據(jù)的能力，也使得檔案部門逐步成為一個(gè)高度信息化的技術(shù)部門。

2" " "信息化視角下檔案管理的問題

2.1" "檔案信息資源建設(shè)手段滯后

一方面，由于掃描設(shè)備質(zhì)量參差不齊，以及操作人員技能水平不一，很多掃描后的檔案圖像和文本清晰度不高，存在信息缺失的情況。同時(shí)，由于手寫或歷史文獻(xiàn)的破損對(duì)OCR技術(shù)的準(zhǔn)確率影響較大，很多在過去使用低分辨率OCR處理的文檔時(shí)常出現(xiàn)誤識(shí)率高的情況，影響了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。另一方面，元數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確、不完整。在數(shù)字化檔案管理過程中，正確記錄元數(shù)據(jù)便于檔案后續(xù)開發(fā)與利用。然而，元數(shù)據(jù)的收集往往依賴人工輸入，輸入錯(cuò)誤、遺漏或者標(biāo)準(zhǔn)不一致等問題頻發(fā)，這直接影響檔案信息的檢索效率和使用價(jià)值［4］。

2.2" "檔案信息化管理與服務(wù)體系不完善

第一，現(xiàn)有的檔案信息化系統(tǒng)缺乏靈活性和擴(kuò)展性，難以適應(yīng)快速變化的技術(shù)環(huán)境和不斷增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)需求。設(shè)計(jì)的系統(tǒng)未能充分預(yù)見未來的發(fā)展需求，這使得其被更多用于數(shù)字化資源的簡(jiǎn)單收集與歸檔，無法進(jìn)行更深層次的數(shù)據(jù)開發(fā)與利用。第二，檔案信息化服務(wù)的覆蓋面不廣。盡管進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但許多檔案資源仍未能向公眾開放，檔案部門服務(wù)大眾的方式和渠道都較為單一。

2.3" "檔案信息安全管理水平亟須提升

當(dāng)前，檔案信息安全管理面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。一方面，隨著信息化的深入推進(jìn)，檔案信息的存儲(chǔ)與傳輸越來越多地依賴電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，黑客攻擊、病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露等事件時(shí)有發(fā)生，對(duì)檔案信息的安全構(gòu)成了極大威脅［5］，信息安全風(fēng)險(xiǎn)顯著增加。另一方面，管理層面存在諸多漏洞，如缺乏完善的安全管理制度、操作不規(guī)范、人員安全意識(shí)薄弱等，這些都可能成為檔案信息安全隱患。此外，技術(shù)更新迅速，但檔案信息安全管理技術(shù)的應(yīng)用和更新相對(duì)滯后，無法有效應(yīng)對(duì)新的安全威脅。

3" " "信息化視角下檔案管理的策略

3.1" "檔案信息資源體系建設(shè)

第一，檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)。檔案信息資源數(shù)字化是構(gòu)建檔案信息資源體系的基礎(chǔ)，主要目標(biāo)是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，以便更高效地存儲(chǔ)、管理和檢索。可選用高分辨率的掃描設(shè)備和先進(jìn)的OCR技術(shù)，確保準(zhǔn)確轉(zhuǎn)錄文本內(nèi)容，提高圖像信息的保存質(zhì)量。對(duì)于每份數(shù)字化文檔，都應(yīng)通過專業(yè)軟件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保每一頁(yè)的圖像和文字都達(dá)到預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)。此外，需要為每份電子檔案標(biāo)注詳盡的元數(shù)據(jù)，如文檔標(biāo)題、作者、創(chuàng)建日期、關(guān)鍵詞、存儲(chǔ)位置等，便于后續(xù)的數(shù)據(jù)管理和檢索。

第二，檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。應(yīng)根據(jù)檔案的類型和使用頻率來設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，合理規(guī)劃數(shù)據(jù)模型和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。在數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)選擇上，可以結(jié)合使用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（如MySQL、PostgreSQL）和非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（如MongoDB、Cassandra）來處理不同類型的數(shù)據(jù)需求。一般而言，結(jié)構(gòu)化的文檔記錄適合運(yùn)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)管理，非結(jié)構(gòu)化的文檔記錄則需要進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理。檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案信息資源設(shè)計(jì)模塊化的數(shù)據(jù)庫(kù)。在安全性上，可通過實(shí)施嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問控制和加密措施，確保敏感信息的安全。同時(shí)，還要實(shí)施分層的數(shù)據(jù)備份策略，包括實(shí)時(shí)備份和遠(yuǎn)程備份，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。

第三，檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)旨在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程訪問和多點(diǎn)共享。對(duì)此，應(yīng)建立穩(wěn)定且安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使得內(nèi)部和授權(quán)的外部用戶都能夠高效、安全地訪問電子檔案。在網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)計(jì)上，推薦采用分布式架構(gòu)，以增強(qiáng)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和容錯(cuò)能力。同時(shí)，可使用先進(jìn)的數(shù)據(jù)傳輸安全技術(shù)，如虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（Virtual Private Network，VPN）和安全套接層/傳輸層安全（Secure Socket Layer/Transport Layer Security，SSL/TLS）加密，以確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全。

3.2" "檔案信息管理與利用體系建設(shè)

第一，建立統(tǒng)一的管理平臺(tái)。在平臺(tái)系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)方面，應(yīng)將系統(tǒng)分解為多個(gè)功能模塊，如數(shù)據(jù)采集模塊、存儲(chǔ)管理模塊、檢索服務(wù)模塊和用戶交互模塊。每個(gè)模塊之間通過標(biāo)準(zhǔn)化的接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和功能調(diào)用。同時(shí)，系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)支持高并發(fā)訪問和數(shù)據(jù)的高可用性。通過引入分布式數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和負(fù)載均衡機(jī)制，有效處理大量用戶的同時(shí)請(qǐng)求，確保系統(tǒng)的響應(yīng)速度和穩(wěn)定性。另外，利用冗余設(shè)計(jì)和故障切換技術(shù)，增強(qiáng)系統(tǒng)的容錯(cuò)能力，確保在出現(xiàn)硬件故障或網(wǎng)絡(luò)問題時(shí)系統(tǒng)仍能正常運(yùn)行。在數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化方面，所有檔案信息進(jìn)入平臺(tái)之前，必須按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和編碼。設(shè)計(jì)統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)格式、文件命名規(guī)則以及分類編碼系統(tǒng)，且符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63-2017）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等規(guī)定。在數(shù)據(jù)集成方面，平臺(tái)需要具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)融合能力，能夠處理不同來源和不同格式的檔案數(shù)據(jù)。對(duì)此，可應(yīng)用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和映射工具，實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)源之間的無縫對(duì)接和數(shù)據(jù)同步。此外，還應(yīng)引入數(shù)據(jù)清洗和質(zhì)量控制機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和信息檢索提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

第二，推動(dòng)檔案服務(wù)多元化。一方面，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)模式。檔案管理部門不僅要提供基本的查詢和借閱服務(wù)，還應(yīng)主動(dòng)出擊，通過舉辦檔案展覽、講座和研討會(huì)等，增加公眾對(duì)檔案工作的了解和興趣。同時(shí)，通過多種渠道宣傳檔案的重要性，如利用博客和在線論壇等平臺(tái)發(fā)布檔案知識(shí)和新聞，增強(qiáng)檔案意識(shí)，開展在線問答和咨詢服務(wù)，讓公眾能夠隨時(shí)通過電話、郵件或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的無縫接入和響應(yīng)。另一方面，搭建技術(shù)驅(qū)動(dòng)的檔案服務(wù)體系。以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，全面優(yōu)化檔案的數(shù)字化管理和服務(wù)流程。構(gòu)建和升級(jí)檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化管理。通過實(shí)現(xiàn)檔案信息的一鍵搜索和快速檢索，大幅提高檔案工作的效率和服務(wù)的及時(shí)性。

3.3" "檔案信息化安全保障體系建設(shè)

第一，實(shí)施綜合的技術(shù)安全措施。首先，應(yīng)用加密技術(shù)。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)實(shí)施端到端的加密措施。對(duì)于存儲(chǔ)中的檔案數(shù)據(jù)，采用高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)（Advanced Encryption Standard，AES）進(jìn)行全盤加密，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)設(shè)備中即使被非法訪問，也無法被讀取。對(duì)于數(shù)據(jù)傳輸，應(yīng)使用SSL/TLS協(xié)議，保護(hù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全。對(duì)于特別敏感的數(shù)據(jù)，還可以考慮使用硬件安全模塊（Hardware Security Module，HSM）來管理密鑰，進(jìn)一步增強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性。其次，部署網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施。在網(wǎng)絡(luò)層面，部署企業(yè)級(jí)防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)（Intrusion Detection System，IDS），以監(jiān)控進(jìn)入和離開網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)流。同時(shí)，配置防火墻規(guī)則，只允許特定類型的網(wǎng)絡(luò)流量進(jìn)入檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)區(qū)域。另外，定期更新IDS的攻擊簽名數(shù)據(jù)庫(kù)，以偵測(cè)和阻止最新的網(wǎng)絡(luò)攻擊和異常行為。最后，實(shí)現(xiàn)安全監(jiān)控和實(shí)時(shí)警報(bào)。信息化建設(shè)程度較高的檔案管理部門可以利用安全信息和事件管理（Security Information and Event Management，SIEM）系統(tǒng)，集中監(jiān)控所有安全相關(guān)日志，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用程序的日志。SIEM系統(tǒng)中應(yīng)配置實(shí)時(shí)警報(bào)功能，對(duì)異常行為如未授權(quán)訪問嘗試、異常下載活動(dòng)等進(jìn)行即時(shí)通知。

第二，強(qiáng)化信息安全管理。首先，完善訪問控制策略。應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的工作角色和職責(zé)分配相應(yīng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，實(shí)施基于角色的訪問控制（Role-Based Access Control，RBAC）。所有訪問控制措施應(yīng)通過身份驗(yàn)證機(jī)制加以強(qiáng)化，如采用多因素認(rèn)證（Multi-factor Authentication，MFA）方法，確保只有驗(yàn)證后的用戶才能訪問敏感的檔案信息。其次，嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，責(zé)任到人；配備或培訓(xùn)合格的網(wǎng)絡(luò)管理員，禁止員工非法操作。最后，組織定期的安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，增強(qiáng)全體員工的安全意識(shí)。

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