高校學生檔案電子化安全管理及信息保護策略探究

［摘 要］學生檔案電子化是高校檔案管理的重要方式，能夠有效提升學生檔案管理效率，降低人力成本與資金成本，提高高校檔案歸檔、管理及利用的實效性，發揮學生檔案在教育教學與學生管理工作中的優勢，推動高等教育高質量發展。文章首先闡述高校學生檔案電子化的優勢，然后介紹高校學生檔案電子化管理要求，接著分析高校學生檔案電子化存在的安全管理與信息保護問題，最后提出高校學生檔案電子化安全管理及信息保護對策，以期幫助高校維護學生檔案信息的安全。

［關鍵詞］學生檔案；電子化；安全管理；信息保護；高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.20.054

［中圖分類號］G647.24 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）20-0-03

0" " "引 言

《中華人民共和國檔案法》指出，各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。隨著信息技術的快速發展，高校學生檔案電子化已成為提升檔案管理效率和便利性的關鍵舉措，不僅能夠以數字歸檔、整合及應用的方式，豐富學生檔案管理工作的內涵，還能滿足高校數字化轉型與信息化建設需求，使高校各項教育、管理、科研及服務工作有序開展。然而，高校在學生檔案電子化過程中面臨著數據安全與信息泄露等方面的挑戰，急需制定科學合理的應對策略。

1" " "高校學生檔案電子化的優勢

檔案數字化轉型關乎檔案工作的現代化發展，能夠為社會經濟高質量發展提供檔案信息支持。深入推進學生檔案工作全領域數字化變革，高校需要將檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，采用技術手段及管理舉措確保電子檔案程序規范、來源可靠、要素合規，并按照相關主管部門要求，定期移交電子檔案，確保電子檔案符合數據安全、網絡安全及信息保密等規定［1］。《中華人民共和國檔案法實施條例》在第五章檔案信息化建設中，對各單位推進檔案信息化建設工作提出了具體要求，同時為高校學生檔案電子化工作指明了方向。通常來講，學生檔案是指在學生管理活動中形成的，記錄與反映學生個人經歷、學習成績、德才能績、在校表現的，以學生為單位保存的歷史記錄。推動學生檔案電子化，不僅能夠響應國家政策號召，還能推進高校檔案管理工作的信息化建設與數字化轉型。其一，提高管理效率。通常來講，傳統學生檔案管理方式是手動錄入與存儲的，容易出現檔案丟失、信息錯誤及查詢煩瑣等問題。而推進學生檔案電子化，則能實時收集、處理、存儲學生檔案數據，提高學生檔案管理的質量與效率，并且學校可以通過電子檔案系統，快速、準確、高效地查詢學生信息，為教學、決策、評估及各類管理活動提供支持。例如，在學生檔案系統的支持下，學校能夠通過學生姓名、日期、關鍵詞等快速檢索學生檔案，提高檔案信息查詢的效率與準確性［2］。其二是保護學生隱私。傳統的學生檔案管理工作存在信息泄露風險，容易出現學生信息被他人非法利用的情況。而推進學生檔案電子化管理，則能通過權限設置、信息加密等方式，確保只有經過授權的人員才能訪問學生檔案，以此降低學生檔案信息泄露風險，提高學生檔案信息的安全性，從而保護學生隱私。其三，提高檔案利用質量。在大數據時代，學生檔案電子化具有鮮明的特征，能夠被廣泛應用到教育、教學、管理及社會活動等領域。通常來講，學生檔案是一種具有權威性、可靠、真實的“原生信息資源”，使用人越多，其價值越高。但學生檔案包含的數據相對分散，難以被廣泛全面應用。而在電子化改革中，人們可以利用大數據技術發掘學生檔案的數據價值，將學生檔案數據充分應用到各項教育管理與服務工作中。

2" " "高校學生檔案電子化管理要求

2.1" "學生檔案電子化的形成與確認

高校學生檔案電子化建設，要求檔案管理者采取各類技術手段與管理舉措，確保檔案形成時間、活動、形成者可確認，檔案形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等程序可靠及安全。為此，高校檔案管理者應在學生檔案形成過程中，明確檔案形成時間、相關負責人，確定檔案的負責人與創建者，以此為學生檔案管理工作的持續優化、問責與規范化建設，奠定堅實的基礎，提供可靠的保障［3］。

2.2" "學生檔案的合規性與追溯性

《中華人民共和國檔案法實施條例》規定，檔案全過程管理應符合我國相關法律法規的規定，確保可追溯和準確記錄，且內容、結構、背景信息和管理過程信息等構成要素應符合規范要求。在數字化時代，無論是電子檔案形成、歸檔、使用，還是移交，都要符合數據安全、網絡安全及信息保密相關的國家法規。基于此，在學生檔案電子化建設視域下，高校檔案管理者必須嚴格遵循相關法規，確保學生檔案管理具有合規性與合法性。

2.3" "學生檔案電子化的安全維護與監測

在推進傳統紙質檔案電子化、信息化、數字化建設過程中，高校檔案管理者應定期監測電子檔案的安全性、可用性、真實性等，確保電子檔案在保存、移交、應用過程中具有實用價值。為此，高校檔案管理者應深入監測、評估學生電子檔案的可讀性、完整性，以及是否被非法篡改或入侵，并進行定期更新與維護，以確保學生檔案具有長期的實用價值［4］。

2.4" "學生電子檔案的存儲與備份

高校要定期開展傳統載體檔案的電子化工作，包括傳統紙質檔案掃描、識別、轉換等步驟，確保電子檔案成果的準確性、有效性，采用縮微膠片、光介質、磁介質等載體進行檔案存儲，并確保硬件系統與存儲設備滿足安全性的要求。另外，高校要制定數據共享標準，提升電子檔案共享水平，確保電子檔案資源實現跨部門、跨層級、跨區域共享。在此過程中，高校檔案管理者應結合學生檔案移交的特點與實際情況持續優化檔案共享標準，確保檔案格式具有一定的兼容性。

總之，高校學生檔案電子化建設應滿足檔案的形成與確認、管理系統的安全性與可靠性、檔案的合規性與追溯性、檔案的安全監測與維護、檔案的存儲與備份，以及傳統檔案的電子化與共享等多方面要求和標準，從而保障學生電子檔案能得到充分應用，進而為高校制定各項決策工作奠定堅實基礎。

3" " "高校學生檔案電子化存在的安全管理與信息保護的問題

3.1" "學生檔案電子化安全管理的問題

電子檔案安全管理通常涉及電子檔案信息的保護和管理，通過防止電子檔案被非法訪問、篡改或損壞確保檔案信息的完整性、真實性和機密性，從而提升檔案數據的實用性。在安全管理過程中，高校面臨著數據、系統與操作等方面的問題。首先是數據安全問題。高校學生電子檔案大多是以數據形式進行存儲，容易出現數據泄露、損壞和丟失的風險［5］。其中，數據泄露風險容易導致學生個人信息被濫用，誘發身份盜竊或詐騙等問題；數據損壞或丟失則可能導致重要檔案信息永久性丟失，對學生的學業及未來發展造成不利影響；而數據損壞與丟失風險，則會導致重要數據永久性損失，影響學生的職業發展與學業成長。其次是系統安全問題。系統安全問題主要指檔案信息系統出現漏洞，因被黑客攻擊，導致計算機系統出現穩定性、安全性等方面問題，進而威脅到學生檔案數據的安全性、長期性及完整性。最后是管理與操作問題。通常來講，高校學生檔案管理多以人工方式進行，容易出現誤刪除、誤修改等人為操作失誤，這會嚴重影響檔案信息的完整性，進而出現數據受損、丟失等現象。另外，部分高校的學生檔案管理工作缺乏必要的訪問控制和審計機制，無法保證檔案的機密性和完整性。

3.2" "學生檔案電子化信息保護的問題

電子化信息保護是指在網絡技術和電子數據處理過程中，對信息的安全性、完整性和可用性進行保護的一系列措施。信息保護是檔案安全管理的重要組成部分，主要關注學生檔案在電子化過程中的安全性。但受多方面因素影響，高校檔案管理者普遍面臨著隱私泄露、權限管理及數據傳輸等方面的挑戰。首先是隱私泄露問題。學生的姓名、學號、家庭住址、電話號碼等信息通常會被錄入電子信息系統，如果檔案泄露，便會導致學生的檔案信息被利用，如成為不法分子進行詐騙、身份盜竊等犯罪活動的工具，給學生的財產安全，甚至是人身安全帶來極大威脅。其次是權限管理問題。部分高校檔案管理系統的權限設置不夠嚴謹，容易出現敏感信息被擴散和泄露的情況，如部分高校設置的權限過于寬松，導致普通人員都能夠接觸到重要信息，給高校開展各項管理工作埋下了隱患［6］；部分高校設置的權限過于嚴格，影響了正常的信息共享與工作流程，不利于及時制定科學合理的發展決策。最后是數據傳輸問題。在檔案數據的網絡傳輸中，部分高校并未采取必要的加密舉措，使得學生數據容易被第三方惡意截獲，降低了檔案的機密性和完整性。

4" " "高校學生檔案電子化安全管理及信息保護對策

4.1" "加強學生檔案電子化安全管理

首先是加強數據安全保護。構建數據備份與恢復機制，有利于實現學生檔案的長期保存，保證學生檔案數據安全。為此，檔案管理者應定期組織檔案備份工作，確保學生成績記錄、個人信息等關鍵數據的可讀性與完整性，避免出現因數據中心故障而導致數據丟失等現象。同時，檔案管理者還應建立詳細、科學的數據恢復機制，以確保數據的安全性及可靠性。譬如，當故障出現后，管理者應明確恢復步驟，確定恢復時間與明確恢復內容等。其次是提高系統安全性。高校檔案管理者可利用專業的安全掃描工具定期檢測檔案管理系統，以及時發現并修補可能存在的系統漏洞，并構建安全風險識別機制，及時識別系統中的薄弱環節和潛在的安全隱患，從而采取科學的手段消除各類漏洞或風險。最后是規范管理與操作。高校應制定科學的學生檔案電子化管理制度，明確檔案電子化管理的各項責任、工作流程和安全要求，基于實際檔案管理情況持續優化各操作環節。另外，高校應制定科學的操作規范手冊，構建專門的培訓體系，以幫助檔案管理者熟練掌握正確的檔案管理操作步驟，提高其檔案信息處理效率，通過減少人為失誤現象提高檔案安全管理質量。

4.2" "加強學生檔案電子化信息保護

首先，加強隱私保護。在學生檔案電子化信息保護方面，高校必須對檔案中的敏感信息進行脫敏處理，即將身份證號、手機號等信息中的部分數字或字母，用特定的符號“*”代替，以此隱匿學生的真實信息，提高隱私保護質量。同時，高校應構建科學合理的隱私保護機制，通過制定保護制度，明確規定學生信息的收集、使用、存儲和共享標準，以此確保學生的檔案信息得到有效、科學的利用。其次，加強權限管理。高校需要根據不同人員的崗位職責和工作需求，為其分配不同的訪問權限，使教師或檔案管理者只能訪問經過授權的信息，以此提高學生檔案信息的保密性與安全性。為實現更精細的權限管理，高校應定期審查并評估員工的訪問權限，在員工離職或轉崗時及時收回他們的權限，以此避免信息泄露問題發生。最后，提高數據傳輸的安全性。高校應采用超文本傳輸安全協議和安全文件傳送協議等進行數據傳輸，確保數據在傳輸過程中不會被篡改或截獲，以此提高學生檔案數據的安全性、可靠性與實效性。如果條件允許，高校可以借助相關數據或技術手段，對傳輸過程中的數據進行安全性、完整性檢驗，以此確保檔案數據在移交或共享中具有較高的穩定性、精準性與可靠性。

5" " "結束語

學生檔案電子化是高校檔案管理工作開展數字化轉型、信息化建設，賦能智慧校園建設的重要方式，同時是響應國家對檔案信息化建設要求的現實表征。在檔案電子化過程中，高校檔案管理者要結合數據環境與信息系統要求優化管理機制，健全監督體系，制定科學合理的規范與標準，提高學生檔案的安全性，確保學生檔案被廣泛應用到高校發展與辦學的不同環節，從而充分發揮電子檔案的優勢，進而助推高校的現代化發展。

主要參考文獻

［1］高黎.高職院校學生檔案管理融入校園智能管理的路徑研究：以四川水利職業技術學院為例［J］.四川水利，2024（2）：181-183.

［2］靖楠.價值期待視域下高校大學生思想政治教育的期待實現和期待滿足策略研究［J］.黑龍江教師發展學院學報，2024（4）：36-40.

［3］常佳.智慧檔案建設模式下高校學生黨員檔案管理的路徑研究［J］.辦公室業務，2024（1）：65-67.

［4］趙妍.從集中統一到分層協同：論高校研究生檔案管理模式的嬗變［J］.秘書之友，2024（1）：32-35.

［5］梁珍珍.職業教育改革背景下中職學生學籍檔案價值體現與利用研究［J］.蘭臺內外，2023（33）：79-81.

［6］李淑華，華英.高校聲像檔案的建立、收集與利用［J］.長春金融高等專科學校學報，2005（4）：63-64.