重特大事件檔案全周期收集研究

摘 要：地震具有突發性、破壞性等特點。地震檔案收集工作面臨著時間緊、任務重、數量大等現實問題，需要建立事前、事中、事后全周期地震檔案收集工作機制，適應新時代檔案管理工作需要。本文以《關于加強重特大事件檔案工作的通知》為研究背景，首先分析了地震檔案的主要種類，提出做好地震檔案收集的現實必要性，并以全周期為視角，提出事前、事中、事后做好地震檔案收集的具體舉措，具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：地震檔案；重特大事件檔案收集；全周期

概述

為進一步做好自然災害、事故災難、公共衛生事件等突發事件檔案工作，2022年，中辦、國辦聯合出臺《關于加強重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》），為收集、保管、利用重特大事件檔案提供有力指導。我國是一個多地震國家。早在3000多年前，《竹書紀年》中便有“夏帝發七年，泰山震”的記載。隨著陸續開展的地震應急救援、防震減災科普、預防工程等各項工作，產生更多的地震檔案資料[1]。記錄重特大時間的歷史檔案，成為決策者的重要參考[2]。完整是對檔案管理工作的前提和基礎，也是做好檔案工作的一項基本要求。地震檔案收集工作的質量直接影響著檔案的完整性以及后期地震檔案管理和利用效益。《通知》中從7個方面就重特大事件檔案收集提出具體要求，包括檔案收集責任制、收集要求，建立檔案收集情況評估及移交機制[3]。地震具有突發性、破壞性等特點，地震檔案收集工作面臨著時間緊、任務重、數量大等現實，需要建立事前、事中、事后全周期地震檔案收集工作機制，適應新時代檔案管理工作需要。

1 地震檔案的主要種類

重特大事件檔案（自然災害類）是指自然災害防控過程中產生的重要材料，專門記載和描述災害發生經過，包括自然災害發生時地、影響范圍、損失、抗災救災等內容的全部文字、聲像資料，為救災減災工作提供重要歷史借鑒。根據《機關檔案管理規定》《重特大事件檔案管理規定》《生產安全事故檔案管理辦法》《中國檔案分類法地震檔案分類表》等相關規定，可以將地震檔案劃分為三類。

1.1 黨政公文類

黨政公文類檔案主要是指黨委政府在應對處置地震災害過程中，以黨委政府名義簽發的公文類文書材料，是地震檔案的重要組成部分。以地震災害為例，地震災害發生后，黨和國家領導人、各級領導做出的重要批示、指示、講話等。地震局、應急管理部簽發和頒布的決議、決定、通知，成立的地震應急處置領導小組，制定的具體處置方案以及情況處置通報等文件。

1.2 專門類

地震抗災減災過程中產生、具有專業性質類的檔案，如地震監測與預測預報類、地震管理類、地震對策類、設備儀器類、地震應急處置類、地震工程基建類等等。地震專門檔案能夠全面、系統地反映應對處置工作全過程，包括紙質、電子、實物等載體。地震處置報告及領導批示；地震抗災減災報告；地震現場勘查報告及現場勘查材料；傷亡人員名單；地震抗災減災工作簡報；與地震處置工作有關的會議記錄以及與地震災害相關、具有收集價值的實物類檔案資料。

1.3 聲像類

地震災害重特大事件發生后，反映地震災害及處理處置的過程、破壞后果的照片、錄音錄像等聲像檔案是最貼近、真實的歷史記錄，也是直接反映地震抗災減災的過程，具有重要收集價值。

2 地震檔案收集的現實必要性

地震檔案資料收集是做好地震檔案管理工作的前提和基礎，也是利用檔案資源宣傳抗震知識、做好抗災減災、服務經濟社會高質量發展的現實需要。因此，做好地震檔案收集工作有其重要的現實性和必要性。

2.1 做好地震檔案管理工作的需要

地震檔案收集屬于檔案工作的重要組成部分，有針對性地開展重特大事件檔案收集管理研究，能夠進一步厘清地震檔案收集范圍、整理標準和規范要求，細化分類方法和檔號結構以及檔案信息化建設，提升檔案管理效率。做好地震檔案收集工作，有利于豐富地震檔案資源，優化檔案資源結構，提升檔案管理工作質量，推動檔案管理部門更加完整、準確、全面地構建檔案資源體系建設，實現地震檔案資源應收盡收，應管盡管。

2.2 做好地震抗災減災工作的需要

地震檔案材料的收集歸檔是地震部門日常工作的重要組成部分。地震檔案收集管理工作不同于常規性檔案工作，但又需要納入常規工作的籌備范疇，既要加強地震檔案收集管理研究，分析其特點和規律，又要做好地震檔案后續利用工作的研究，建立突發事件檔案管理信息系統，提升檔案利用效率。檔案管理部門作為部門文獻信息服務主體，為地方或部門預防或應對重特大事件決策提供可靠且十分寶貴的信息支撐。地震檔案全面記錄了地震從其發生、發展、處置、恢復秩序的全過程得歷史記錄，通過這些文獻信息記錄的分析、對經驗教訓的總結以及警示未來等均具有重要的現實意義，能夠為應急管理部門快速、準確地做出決策提供參考和依據。

2.3 服務經濟社會發展的需要

地震檔案詳細記錄地震發生前、發生時、發生后應急處置的舉措措施，全面體現了地震應對全過程及經驗教訓，匯總分析地震檔案，形成應對該類事件處置一般性認知和規律性總結，有利于同類事件的應對與處置，最大限度地減少事件危害及不良影響，為經濟社會高質量發展提供服務。做好地震檔案收集，進一步豐富了館藏檔案資源結構，還能夠為抗災減災宣傳、推動經濟社會發展提供諸如檔案查詢、檔案證明以外的多種形式的服務。例如，以地震檔案為載體，拍攝專題抗災減災宣傳片，有利于提升廣大社會公眾的防災意識，提高社會檔案意識，營造全社會重視檔案工作的良好氛圍。

3 地震檔案收集對策——基于全周期理論

3.1 事前：常態化收集管理，重在建機制

3.1.1建立議事協調機制。根據《關于加強重特大事件檔案工作的通知》《重特大事件檔案管理規定》的要求，建立健全突發事件應對活動檔案收集工作機制，“同時接受上級主管部門和同級地方檔案行政管理部門的監督和指導，并按照有關歸檔要求匯交重要檔案數據”。應建立由地震部門、檔案主管部門等組成的地震檔案收集管理議事協調機制，定期召開一次例會，統一思想認識，確立協商機制，搭建機構保障。

3.1.2壓實部門責任機制。在地震部門與檔案主管部門的共同牽頭下，明確各相關參與部門檔案工作的責任，將檔案收集管理工作作為日常突發事件應急演練的重要內容之一，既要明確責任主體，又要壓實壓緊責任，還要注重提高落實責任的能力和水平。在地震檔案收集過程中，辦公室、相關部門、臨時機構各負其責。

3.1.3完善檔案標準規范。根據《關于加強重特大事件檔案工作的通知》等規定，要制定地震檔案管理細則，包括文件材料的歸檔、檔案的管理、重特大事件檔案歸檔范圍和保管期限表等。在此基礎上，要進一步細化地震檔案歸檔范圍、保管期限劃分、分類方法等等，進一步完善地震檔案收集標準規范。

3.1.4出臺檔案操作指南。操作指南以地震應對處置檔案收集歸檔和管理流程為主線，包括總則、收集管理體制、歸檔范圍與保管期限表、收集歸檔管理前端質量控制、檔案收集、鑒定與整理，檔案存儲、保管、利用和處置，元數據管理，檔案收集管理過程中安全保密等等。

3.1.5明確檔案全宗歸屬。地震檔案應明確處置時檔案收集的歸屬與流向，確定檔案全宗歸屬。臨時機構形成的檔案在該機構撤銷時移交。

3.1.6建立日常演練機制。地震檔案收集工作時間短、任務重、責任大，收集管理的檔案數量多，既要打牢基礎，也需要做好日常演練。具體來說，要重視專業人才隊伍建設，抽調專門人員組成收集管理隊伍，保持人才隊伍的相對穩定性。設置專門收集管理場所，并配置計算機、檔案架柜等必要的軟硬件設施設備。編制檔案收集管理突發事件應急預案，包括處置程序、物資保障、適用范圍等。開發專門的檔案管理應用系統平臺，提升檔案收集管理信息化水平，實現數字檔案資源模塊化管理。

3.2 事中：應急型收集管理，重在抓落實

3.2.1加強業務指導。地震發生后，檔案管理部門要同步進入現場，了解地震發生的情況，評估可能生成的檔案類型、數量、規模，涉及的主要責任單位和主體，并主動召集地震、檔案、媒體等部門議事協商溝通會，說明檔案收集管理的意義、方法和要求。明確相關單位做好應急處置過程中檔案收集管理工作，制訂歸檔計劃。檔案主管部門或地震管理部門要深入重點目標單位，在檔案鑒定、歸檔范圍、數字化等業務環節進行業務指導。

3.2.2規范材料形成。應對處置地震文件材料是檔案收集的源頭，要切實規范重特大事件文件材料形成，明確地震檔案形成和歸檔責任主體（見表2）。

在確定文件材料形成要求后，要及時組成責任主體及其人員就文件材料形成和留存開展業務培訓。并將文件夾、文件盒、文件材料等相關物資準備與應急處置物資同準備、同使用。應急處置階段重心放在了人員搶救和財產保護方面，事件處置留存文件人員較少。要指定專人負責處置時形成的文件材料留存，確保做到文件材料“日形成”“日留存”。

3.2.3主動介入收集。地震發生后，應對處置具有很強的時效性，不能一味被動地等待相關單位整理再移交。一方面，地震處置時間長，失去時效性；另一方面，地震處置任務重，難免因遺漏或鑒定不當而導致歸檔材料未及時收集。因此，一旦發生地震，地震部門或檔案主管部門要立即成立專門的檔案材料收集領導小組，做好責任分工，主動去一線收集檔案，確保重特大事件應對處置檔案收集的全面性與完整性。檔案主管部門可指派專人負責現場拍照、錄音或采集視頻。對黨政領導人、社會各界參與情況進行詳細信息記錄，并開展檔案征集活動。

3.2.4做好補充收集。地震應對處置時間緊、任務重，現場文件材料形成和留存難以做到完整充分，還要進行必要的補充收集。補充收集的渠道有媒體、見證人口述及社會其他群體。其中，媒體信息采集包括新聞宣傳權威部門的新聞報道、通知通告播發；某信、某博、某音等社交媒體拍攝的現場珍貴畫面等，這些都是應對處置記錄的必要補充。征集的方式有發布征集公告、定向收集。口述信息，主要是指重特大事件應對處置的見證者、離退休人員的口述檔案或口述歷史，此類信息采集應按照《口述史料采集與管理規范》。與一般的搶救性口述史料不同，地震應對處置口述信息時效性要求更高，可同步或待事件處置后及時開展。社會征集檔案方式有：捐贈、寄存、收購、征購等。

3.3 事后：社會化收集管理，重在提質效

在重特大事件應對處置檔案移交至檔案館，作為眾多館內檔案組成部分之一，回歸至社會化管理，這一環節更加注重的是做好管理提質增效，解決以往重管輕用問題，發揮重特大事件檔案作用、實現檔案價值。

3.3.1夯實基礎：做好常態化管理。要“加強重特大事件檔案資源深度開發，形成一批可借鑒、可復制的典型案例，為現實工作提供服務”，為地震部門應急處置提供借鑒參考。為此，地震部門或檔案管理部門要在地震檔案收集管理工作結束后，及時復盤，總結經驗，查擺不足，夯實地震檔案收集管理基礎。例如，要進一步強化人員業務培訓，根據地震檔案收集管理業務的要求，做好檔案人員培訓，尤其是信息化技能培訓，掌握最新的分類方法、歸檔標準和要求。完善基礎設施，如添置計算機、購置掃描儀，做好數字信息采集，等等。健全管理制度。結合地震檔案收集管理需要，進一步完善地震檔案收集要求、檔案查詢檢索流程、價值鑒定及銷毀規則等。

3.3.2注重實效：提高專業化水平。要從質量、效率和效果三個方面，切實提升地震檔案收集管理專業化水平。從質量方面來說，就是要嚴格按照《重特大事件檔案管理規定》《歸檔文件整理規則》等相關規定和要求，采用年度、機構（問題）、保管期限等分類項相結合的方法進行分類，做到層次分明，便于保管和利用，確保歸檔的質量和水平。從效率方面來說，就是要加強地震檔案應用系統建設及其優化升級，提高信息化管理的能力和水平。分別建立國家級數據總庫、重特大事件檔案省/市/縣級數據庫、各單位/系統重特大事件檔案數據庫，積極推進地震檔案數字化工作，按照存量“數字化”、增量“電子化”的原則，加快推進地震檔案數字化，既要將歷年保存的檔案進行數字化，又要做好每年新增檔案的數字化，并將數字檔案信息錄入專題數據庫。再次是從效果方面來說，就是要把相關的規定應用到地震檔案收集管理的具體實踐中，不斷提高檔案管理的規范化、標準化和專業化水平。

3.3.3強化利用：注重全方位利用。深度開發地震檔案是提高檔案利用質量和效率的重要途徑，為進一步做好地震大事件檔案資源深度開發和利用，需要做到：重特大事件檔案查詢利用實行特事特辦，簡化查詢檢索利用審核流程，在“符合保密規定的前提下”滿足應開放盡開放、應利用盡利用，簡化審批手續。做好地震檔案編研工作，擴大收集范圍，將地震檔案按照時間匯編，如處置規章制度、處置方式方法等，形成匯編型檔案編研成果，豐富地震檔案資源。

參考文獻

[1]劉敏娟，張瑞芳.探析新形勢下地震檔案利用服務價值提升的途徑[J]山西地震，2023（2）：54-56.

[2]唐長樂，張曉慶.面向公共決策的重特大事件檔案專題知識庫構建研究——以地震檔案為例[J]檔案與建設，2024（2）：88-94.

[3]蔡盈芳.著力強化重特大事件檔案收集工作——《關于加強重特大事件檔案工作的通知》解讀之三[J]中國檔案，2023（3）：12-13.

作者簡介：王靜（1980.4—），大學學歷，南陽市防震減災中心館員，主要從事防震減災檔案管理研究。