信息時代文書檔案管理的思考

摘 要：數字化賦能檔案治理已成為文書檔案管理的新方向，借助大數據等技術文書檔案價值得到進一步彰顯。但是現代化的檔案管理意識有待提升、檔案治理新模式尚未真正建立起來、信息化管理技術應用水平不高等問題還很突出。按照信息時代發展潮流，要以“三合一”制度建設為新目標，著力提高檔案建檔規范化水平。強化過程管理，助推歸檔文件整理的規范程序。強化“雙套制”模式，提升文書檔案管理效果；有“智”更有“質”，推動文書檔案的共享利用。

關鍵詞：信息時代；文書檔案；治理模式

文書檔案作為機關檔案管理的基石，記錄了經濟、文化、社會、民生等發展，在提升社會管理效能、服務群眾生活方面發揮著至關重要的作用。當前，檔案信息化建設加速推進，文書檔案管理的模式發生了根本性轉變，要順應時代變革，提高文書檔案治理的水平。

1 信息賦能文書檔案管理的新優勢

1.1 文書檔案應用價值提升

目前，機關和企事業單位的文書檔案信息化建設已取得階段性成效，越來越多的單位文書檔案向著信息化管理應用的實現大步邁進，提升了文書檔案利用的效果。傳統文書檔案管理模式工作效率低。通過圖譜識別、語音識別等技術手段助力文書檔案資源整合，大大提高工作效率。同時，還可以將檔案資源融入各類數據庫的資源系統。

1.2 文書檔案共享價值提升

信息化條件下文書檔案管理的重心在由“保管”到“使用”“共享”方向轉變。通過文書檔案電子化共享平臺，打破檔案查詢的空間限制，便捷化成為文書檔案利用的新業態。信息技術也能夠實現從查詢者需求出發，開展精準服務的新模式和改變過去的閱覽、展示和咨詢等被動工作模式。

1.3 文書檔案安全性提升

文書檔案安全是檔案事業的根基，必須強化紅線意識。隨著經濟社會的發展，文書檔案管理面臨的風險因素日益增多，保密性和隱私問題更加凸顯。傳統的文書管理只靠封條保密，容易出現檔案被泄密或遺漏。通過數字化賦能，引入密碼、人臉識別、指紋與防火墻技術和數字化備份等信息安全相關技術手段加密檔案信息，極大提高了檔案的保密安全性。

2 信息時代文書檔案管理的困境

2.1 現代化的檔案管理意識有待提升

檔案收集工作是做好文書檔案管理的基礎，但在實際管理工作中，部分單位的人員缺乏檔案意識，對需要整理移交的檔案資料收集不及時、工作相對被動。對必須歸檔的文件資料未能做到及時集中管理，一旦保管不當遺失，則會造成不可彌補的損失。在移交環節，需要單位檔案管理工作人員催促、提醒、索要才進行工作，主動意識較差，質量難以保證，不利于對文書檔案的高效管理。

2.2 檔案治理新模式尚未真正建立起來

有效的制度化管理是做好新時代文書檔案的基礎。目前，總體來看文書檔案管理制度建設還停留在傳統階段。隨著社會分工的細化，文書業務檔案數量增多且利用率越來越高，但大多數單位文書檔案管理制度未把新增業務檔案納入歸集范圍。指導性的機關文書檔案管理制度的缺乏，造成檔案資料收集不齊全、管理不系統、資料凌亂等問題。

2.3 文書檔案信息化管理技術應用不高

隨著現代信息技術的應用，文書檔案信息化管理趨向越來越明顯。雖然現代信息技術已廣泛應用于檔案管理，但文書檔案信息化還缺乏完善的管理服務平臺，導致大量的數據化文書檔案資源處于沉睡狀態。同時，文書檔案共享平臺建設相對滯后，檔案資源互聯互通困難重重，檔案服務有效供給不足，無法實現檔案價值的最大化。

2.4 文書檔案現代化支持保障體系不完善

一是資金投入不足。相比傳統管理方式，在信息化條件下，事業單位財政需要投入更多的資金用于信息化軟硬件設備的購買、定期維護和設備升級，資金高投入難以維持。二是很多單位檔案管理的門檻低、學歷要求不高，人員年齡總體偏大、信息化觀念無法適應新時代的要求，且有時身兼數職，阻礙了文書檔案信息化工作的進一步開展和高效管理。

3 信息時代文書檔案管理優化路徑分析

3.1 以“三合一”制度建設為新目標，著力提升檔案建檔規范化水平

“三合一”制度是規范和指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度[1]。推行該制度是提高機關文書檔案管理和信息化水平，更好發揮檔案工作價值，使檔案服務面更加廣泛、服務內容更加優化的有力抓手，對于促進新時代機關文書檔案高質量發展具有重要作用。要按照國家檔案局《關于全面推行機關檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》要求，推動制度落實。一要加強領導、規范程序。各單位要充分認識全面推行“三合一”制度的重要性，將此項工作作為推進本單位檔案工作規范化管理的重要方面，強化組織保障措施，高質量完成編制工作。二要細化舉措，明確重點。要根據《機關檔案管理規定》等業務規范要求，全面把握機關工作的重點和業務規范，要將文書檔案作為重中之重，科學地開展編制工作。

3.2 努力強化過程管理，助推歸檔文件整理的規范程序

歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等，使之有序化的過程。在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用整理流程。具體來說，紙質文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。與之相對應，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉換、元數據收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數據包組織、存儲等。一般要求在整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質文件與電子文件整理的通用流程，亦即歸檔文件整理的一般要求[2]。同時，隨著時代發展，文書檔案的整理需要以下幾點：一要做好發文處理程序中的核稿、印刷、存檔工作，在對文稿的核稿過程中，根據要求認真核稿，并逐一修正。二要做好文件的平時歸卷工作，加強對文件的日常管理，防止散失堆積，提供平時的借閱利用，為年終立卷歸檔打好基礎。三要文書檔案整理做到紙質檔案和電子檔案協調一致、高度統一。把歸檔管理要求前置，在公文形成或者流程環節進行規范管理，提升管理效果。在歸檔環節，要深入細致地做好電子檔案和紙質檔案的雙收集，做到目錄一致、文件匹配。根據單位實際，確定紙質檔案和電子檔案的保管重點，明確策略方法，保證二者整理的協調一致。

3.3 逐步強化“雙套制”模式，提升文書檔案管理效果

紙質檔案具有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但其信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的弱點，使其難以適應不斷進步發展的現代化信息社會[3]；電子檔案具有體積小、信息量大、檢索迅捷等優勢，但其文字無個人字跡特征、無文件形成過程中的稿本特征，同時，電子文書檔案具有可轉載性，容易導致內容失真或者文件全部丟失的風險。根據檔案“雙套制”管理要求，紙質檔案和電子檔案同處于存儲和可利用的狀態，要把紙質檔案和電子檔案放在同等重要位置。一要切實做好紙質檔案的收集整理。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》，每年應按照國家檔案局8號令《歸檔文件整理規則》進行收集、整理紙質文書檔案。二要逐步建立電子檔案管理平臺，規范標準，實現有序推進。三要實現紙質文件和電子文件的相互轉換。紙質文件和電子文件的相互轉換包含兩層含義：第一是紙質檔案的全文數據化。第二是將永久類的電子檔案紙質化。

3.4 有“智”更有“質”，推動文書檔案共享利用

“檔案共享利用服務民生”是檔案部門轉變服務方式、更好地服務單位職工科研生活的重要舉措。一要建立電子檔案應用共享平臺。在內部局域網服務器上開辟數據檢索區，按不同檔案門類的業務類別建立檔案目錄，目錄下按發生時間存放相關電子檔案資料。共享平臺按角色等設置查訪權限，以供自行查詢所需資料，促進整體工作效率的全面提高[4]。二要有序做好軟硬件設備的更新換代。信息技術更迭加快，數字化進程加速推進，檔案管理模式日新月異，信息化為文書檔案管理賦予了強勁動能。文書電子檔案管理要不斷適應新技術的發展，有序進行“復制”和“遷移”，更好地適應新技術的要求。在此過程中，要對相關數據機構和內容加以保存，提升檔案兼容度。三要搭建業務檔案和文書檔案綜合管理服務平臺。傳統檔案的歸集、保管、使用等具有相對滯后性，電子檔案具有同步性。要加強業務檔案和文書檔案綜合性管理，搭建數據化管理平臺，逐步實現業務電子化與電子文書檔案全流程形成、管理與使用。

4 信息時代文書檔案管理保障措施

4.1 加強組織領導

信息時代，文書檔案管理已經從傳統的紙質管理轉向數字化和網絡化管理，為保障文書檔案的安全性和有效性，加強組織領導是必不可少的保障措施之一。首先，建立檔案管理機構。檔案管理機構應當按照職能分工，明確管理部門、業務部門和支持部門的職責，建立健全組織機構，實行科學管理，提高工作效率。具體來說，管理部門負責檔案管理的規劃、組織和監督，業務部門負責檔案管理的具體工作。其次，明確各部門、崗位的職責。建立科學的文書檔案管理制度，明確各部門、崗位的職責和工作流程，實現各項工作有條不紊地進行。第三，建立健全檔案管理決策機制。檔案管理領導體制應當以主管部門為核心，建立科學的決策機制，提高決策的科學性、規范性和透明度。可以建立檔案管理委員會或者鑒定專家委員會，制定文書檔案管理的方針、政策、標準、規范和制度。

4.2 完善文書檔案管理制度機制

隨著信息技術的飛速發展，文書檔案管理已經逐漸實現數字化和網絡化，這對于文書檔案的管理和利用提出了更高要求。首先，需要制定文書檔案管理規定和制度。制定文書檔案管理規定和制度是規范文書檔案管理的基礎，它是實現檔案管理制度化、規范化、科學化的重要手段。文書檔案管理規定和制度應當包括檔案管理的基本原則、標準、流程和要求等內容，以確保文書檔案管理的全面、規范和有效。其次，需要明確文書檔案管理的標準和流程。為了確保文書檔案管理的規范和有效，需要明確文書檔案管理的標準和流程。具體來說，需要制定檔案分類和編目標準、檔案鑒定和審查標準、檔案保管和利用標準、檔案借閱和復制標準等，以確保文書檔案管理的規范性和標準化。同時，需要明確文書檔案管理流程，包括檔案保存、整理、借閱、歸檔和銷毀等流程，以確保文書檔案管理的流程化和標準化。再次，需要規范文書檔案的保存、利用、借閱和銷毀等方面的工作。文書檔案的保存、利用、借閱和銷毀是文書檔案管理的重要內容，需要規范化和標準化。具體來說，需要制定檔案保存和利用制度、檔案借閱和歸還制度、檔案銷毀和清理制度等，以確保文書檔案管理的規范和有效。最后，需要建立檔案管理的監督機制。檔案管理的監督機制是確保文書檔案管理的有效性和規范性的保障措施之一[5]。具體來說，需要建立檔案管理的監督機構，制定監督措施和方法，建立監督檔案管理的考核和評價制度，以確保文書檔案管理的規范、有效和可持續發展。

4.3 加強文書檔案管理人才隊伍建設

信息時代的文書檔案管理工作不僅需要先進的技術手段和管理制度機制，還需要具備高水平的人才隊伍作為支撐。首先，需要加強人才培訓，提高檔案管理人員的專業素質和技能。當前，文書檔案管理工作已經實現數字化和網絡化，文書檔案管理人員需要掌握先進的技術手段和管理理念。因此，通過加強培訓，以提高檔案管理人員的專業素質和技能。具體來說，可以通過開展專業培訓班、技術交流、實踐經驗分享等方式，提高檔案管理人員的技術水平和專業素質。其次，建立人才激勵機制，引導檔案人員扎根檔案一線建功立業。要暢通人才晉升渠道，打破檔案人才晉升通道，激發檔案人員工作積極性和主動性。人才評價、激勵是建立優秀人才隊伍的基礎。具體來說，可以通過制定人才選拔標準和流程、建立人才評價體系、制定激勵政策等方式，吸引和留住優秀的檔案管理人才。同時，還可以通過設置崗位晉升和薪酬激勵機制，提高檔案管理人員的職業發展空間和薪酬待遇。最后，需要提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理工作需要具備較高的綜合素質，包括組織協調能力、溝通協調能力、創新能力等。因此，需要注重提高檔案管理人員的綜合素質。具體來說，加強檔案人才培養機制建設，可以通過與主管部門、高校、兄弟單位合作，采取跟班學習與培訓班等形式，提升檔案人員內功，更好適應時代發展。

參考文獻

[1] 彭玉.機關實行三合一制度應注意“七忌七宜”[J].中國檔案，2022（10）：58-60.

[2] 丁德勝，張紅.《歸檔文件整理規則》整理原則、流程與一般要求（之二）[J].檔案天地，2017（10）：13-15.

[3] 張棟.也談檔案的“雙套制”管理模式[J].黑龍江檔案，2012（03）：44.

[4] 張艷麗.淺談檔案信息電子化[J].科技信息，2009（23）：330+246

[5]貟曉燕.信息化背景下文書檔案管理工作的創新[J].陜西檔案，2023（1）：58-59.

作者簡介：周鳳羽（1983—），博士學位，中國科學院西安光學精密機械研究所檔案主管，研究方向：檔案管理與檔案信息化。