大數(shù)據(jù)視閾下提高檔案管理效率策略探析

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，不僅對檔案管理提出了新要求新標(biāo)準(zhǔn)，還更加注重檔案管理效率的提高。要求檔案管理人員要結(jié)合時代發(fā)展的特征不斷調(diào)整和優(yōu)化檔案管理方法，通過采取強(qiáng)有力的措施確保檔案管理達(dá)到理想的目標(biāo)，為檔案事業(yè)良好發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。文章對相關(guān)的內(nèi)容展開了探討和分析，以期能夠為提高檔案管理效率提供可供參考的意見。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)視域；檔案管理；效率提升；優(yōu)勢；策略

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，信息化社會呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)類型多樣化、數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍廣和處理速度快等特點(diǎn)，在很大程度上改善了檔案管理的模式。對于檔案管理人員而言有必要抓住時代賦予的機(jī)遇，加大在檔案管理中對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高信息技術(shù)應(yīng)用的水平和能力，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢

首先，有助于充分地利用檔案資源。引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理人員實現(xiàn)了逐步完善檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的，便于檔案資源的收集和整理，關(guān)鍵在于能夠深入挖掘檔案資源的潛在價值，在充分體現(xiàn)檔案價值的同時，還能夠提高檔案資源的使用效率。檔案管理人員可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)整合檔案資料，并將其上傳到信息系統(tǒng)，為檔案資料的檢索、調(diào)取提供了便利，只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞就能在短時間內(nèi)搜集到所需的檔案資料，除了能夠提高工作效率外，還大幅提升了用戶的滿意度；其次，有助于實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)。在新的發(fā)展時代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)逐漸被淘汰，需盡快完成檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的目標(biāo)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，快速掃描、識別和整理檔案資料，既能夠確保檔案管理的精度，又能提升檔案管理的時效性。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)⒏鱾€部門的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，從而構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中分門別類地存儲檔案，極大地提升了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，從根源上避免了遺漏檔案信息的情況，促使檔案管理向著現(xiàn)代化、數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變。檔案工作人員能夠?qū)⑷康臋n案信息展開數(shù)字化處理，并將其保存在安全性極高的系統(tǒng)化平臺當(dāng)中，做到在降低檔案破損率的同時，提高查詢工作的效率。

二、基于大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理效率的具體策略

1.構(gòu)建云端儲存系統(tǒng)

現(xiàn)階段，檔案管理人員在開展檔案管理工作時已經(jīng)認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)起到的積極促進(jìn)作用，為了能夠進(jìn)一步增強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，有必要構(gòu)建云端儲存系統(tǒng)，提升檔案資料的存儲空間，以便在系統(tǒng)中存儲海量的檔案信息資料。在工作過程中會產(chǎn)生各種類型的檔案資料，這些檔案資料數(shù)量非常龐大，要有充足的存儲空間才能存放，一旦存儲空間有限，勢必會影響檔案資料的完整性，且很容易導(dǎo)致部分檔案資料遭受損壞。

由此可見，構(gòu)建智能化的管理系統(tǒng)很有必要，需通過大數(shù)據(jù)建立云端儲存空間，為后續(xù)大數(shù)據(jù)技術(shù)合理利用提供基礎(chǔ)。在建立的過程中要先將所有檔案資料信息通過合適的網(wǎng)絡(luò)語言統(tǒng)一整理到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，既能夠?qū)n案開展動態(tài)化管理，又能確保檔案資料的安全性，一旦數(shù)據(jù)丟失或是被損壞，能立即啟用云端數(shù)據(jù)庫。需要注意的是，為了確保云端存儲系統(tǒng)構(gòu)建的有效性，應(yīng)先加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，尤其是加強(qiáng)對這方面的資金投入，積極購買先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施和軟件，完成檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、歸類以及存檔等工作內(nèi)容。總之，與以往的檔案存儲方式相比，云端存儲優(yōu)勢明顯，在有效處理文字信息的同時，還能夠處理和存儲視頻、圖片以及音頻等檔案資料，擴(kuò)大了存儲的范圍。基于此，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合本單位發(fā)展需求建立云端存儲系統(tǒng)，為檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性提供保障。

2.創(chuàng)新檔案管理方法

目前，部分單位的檔案管理方法比較陳舊，存在對大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用不足的問題。雖然，事業(yè)單位已經(jīng)逐步開始將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，但是由于長期受傳統(tǒng)管理方法的影響，部分管理人員一時間很難轉(zhuǎn)變思想，過于依賴以往的管理方法，導(dǎo)致檔案管理的活力和動力不足，且在管理中缺乏靈活性，很難達(dá)到理想的管理效果。因此，改變檔案管理的方法迫在眉睫，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的特征進(jìn)一步提高檔案的檢索能力和處理能力，徹底解決檔案管理效率低下的問題。

首先，借助技術(shù)分類存儲檔案資料。以往紙質(zhì)檔案管理占比較多，不僅耗費(fèi)存儲空間，保存難度還比較大，最為重要的是需要大量時間去尋找所需的檔案資料，檔案信息檢索流程比較復(fù)雜，很難在短時間內(nèi)精確查到相關(guān)的檔案信息。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠輕松解決這一困境，在有效分類管理檔案資源的前提下，能夠加快檔案檢索的速度，提高檔案數(shù)據(jù)檢索的能力。

其次，實現(xiàn)檔案資源的全數(shù)字化管理。考慮到以往檔案管理方式落后，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的全自動化目標(biāo)，確保電子文件全歸檔，在保證檔案管理服務(wù)水平的基礎(chǔ)上，更好地應(yīng)對管理中遇到的各種難題和挑戰(zhàn)。重點(diǎn)在于要加強(qiáng)檔案資源的掃描工作，在必要的情況下可以采取業(yè)務(wù)外包、設(shè)備引進(jìn)等方式來完成紙質(zhì)檔案的掃描工作，以此來對增量檔案數(shù)字化處理，真正將檔案管理的“升級換代”工作執(zhí)行到位。此外，還應(yīng)發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，快速、有效地處理檔案數(shù)據(jù)，推動檔案庫向著“知識庫”“智庫”等方向轉(zhuǎn)變。需要強(qiáng)調(diào)的是，有必要借助該平臺深度檢索數(shù)字檔案，需逐步對平臺的功能加以完善，從而達(dá)成流程自動化、格式標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)。在轉(zhuǎn)型階段要致力于增強(qiáng)安全管控，應(yīng)用充分?jǐn)?shù)字加密、云加密等技術(shù)，為檔案資源的安全使用提供保障。

3.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的安全管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然為提高檔案管理效率做出了貢獻(xiàn)，但同時也帶來了諸多安全問題和隱患，增加了檔案資料被泄露的風(fēng)險。檔案資料會涉及員工的隱私問題，一旦忽視了相關(guān)的安全管理工作，未能有效加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，可能會導(dǎo)致重要數(shù)據(jù)資料被泄露，給員工帶來一定的損失。再加上，在系統(tǒng)使用的過程中很容易存在安全漏洞，數(shù)據(jù)被篡改、未經(jīng)授權(quán)的訪問問題時常發(fā)生，會不利于檔案資料的準(zhǔn)確性。此外，在檔案數(shù)據(jù)的處理過程中也存在一定的風(fēng)險，一旦操作不當(dāng)，很有可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者是被破壞，不僅損害相關(guān)人員的利益，還會導(dǎo)致事業(yè)單位的利益受到損害。因此，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的安全管理意義重大。除了要完善大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用環(huán)境外，還需構(gòu)建風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，旨在有效防范各類安全隱患，確保大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中得以高質(zhì)量應(yīng)用。其核心在于要建立健全保密機(jī)制，通過該機(jī)制的構(gòu)建來增強(qiáng)對檔案資料的保護(hù)。具體而言，需要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防御體系，切實保障檔案資料的安全性。事業(yè)單位需盡快構(gòu)建網(wǎng)上安全模型，目的在于能夠形成良好的安全防御體系，以此來有效檢查各類安全問題，既能夠保證定期查殺病毒，又能避免系統(tǒng)遭受攻擊和入侵，有效保管檔案資料，為檔案資料完好保存提供保障。

檔案管理人員一定要明確系統(tǒng)安全的價值，不僅能夠完成自動的定期升級，還能夠在一定程度上消除安全缺陷，通過定期檢測病毒，保證系統(tǒng)正常、安全運(yùn)行。此外，一旦網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定或者是發(fā)生故障以后，能夠依據(jù)預(yù)定的路徑發(fā)出警報，提供有價值的信息，能夠妥善處理各類故障。

同時，還可以備份檔案，以便發(fā)生突發(fā)事件時重要檔案資料不會丟失。需要注意的是，為了建立內(nèi)外網(wǎng)的安全屏障，有必要優(yōu)化防火墻系統(tǒng)，并合理的劃分權(quán)限，全面提升檔案資料的安全性。

4.提高檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力

檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者，如果相關(guān)管理人員水平不達(dá)標(biāo)，很難取得理想的管理成效。現(xiàn)階段，單位現(xiàn)有的檔案管理人員水平能力有限，尤其是不能熟練使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在操作中經(jīng)常會出現(xiàn)失誤，在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)技術(shù)作用的發(fā)揮，也不利于檔案管理工作高效率開展。具體體現(xiàn)在檔案管理工作人員無法熟練操作相關(guān)的信息技術(shù)、缺乏專業(yè)知識儲備、受到傳統(tǒng)工作思維的影響等，導(dǎo)致其無法快速提高檔案信息化管理的效率。同時，部分事業(yè)單位的管理者也沒有引進(jìn)專業(yè)人才或是開展相關(guān)培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案工作人員存在身兼數(shù)職的情況，最終造成惡性循環(huán)。

在當(dāng)前信息爆炸的時代，對檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理人員應(yīng)掌握更多知識和技能，不僅要有較高的業(yè)務(wù)水平、管理能力及科學(xué)合理的服務(wù)意識，還需要積極順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，全面提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力。

應(yīng)注重提升檔案管理人員的綜合技能水平，尤其要提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能力。

首先，制定有針對性的培訓(xùn)方案。培訓(xùn)工作能否高質(zhì)量開展的關(guān)鍵在于培訓(xùn)方案的科學(xué)性，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)有人員的基本情況，明確培訓(xùn)的方向和內(nèi)容，多組織以大數(shù)據(jù)技術(shù)為主題的培訓(xùn)活動，目的在于培養(yǎng)出更多高素質(zhì)的檔案管理人員。此外，要多舉辦以“信息技術(shù)應(yīng)用”“檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型”為專題的培訓(xùn)活動，打造創(chuàng)新型、領(lǐng)軍型人才隊伍。需要著重強(qiáng)調(diào)的是，培訓(xùn)時不能一味地灌輸理論知識，而是要將理論和實際結(jié)合起來，除了要多學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識以外，還需重點(diǎn)把握大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵內(nèi)容，使其在實際工作中能夠主動應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。

其次，要注重網(wǎng)絡(luò)安全教育。針對當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)用到的數(shù)字化檔案管理平臺以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)軟件、設(shè)備設(shè)施等普及安全防護(hù)知識，確保單位檔案管理網(wǎng)站和平臺的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息被泄露的情況，逐步增強(qiáng)檔案管理人員的安全防范意識，提升檔案管理人員運(yùn)用管理軟件的規(guī)范性。總之，單位需要開展繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，確保全體檔案管理人員能夠具備良好的專業(yè)素養(yǎng)。應(yīng)基于現(xiàn)代管理制度的標(biāo)準(zhǔn)建立全新的崗位教育培訓(xùn)規(guī)劃，要求全體檔案管理人員均需參與一系列學(xué)習(xí)活動，使其不僅能夠掌握專業(yè)理論知識，還可以熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。

三、其他需要注意的事項

在提高檔案管理效率的過程中除了要落實好以上幾方面的工作外，還需要著重關(guān)注檔案信息管理體系的構(gòu)建，通過優(yōu)化管理流程、業(yè)務(wù)流程等環(huán)節(jié)，全方位優(yōu)化檔案管理的有效性。

首先，優(yōu)化管理流程設(shè)計。檔案管理屬于單位管理的一項重要內(nèi)容，只有保證了檔案管理的有效性，才能為各項管理工作的開展提供充足的資料信息。事業(yè)單位要明確檔案管理的重要地位，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化管理流程，細(xì)致地規(guī)劃安排相關(guān)工作。具體而言，應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位管理特點(diǎn)和需求，做好相關(guān)的工作，在明確工作目標(biāo)后，還需要合理界定各種影響因素。檔案管理信息化工作理應(yīng)與日常的檔案管理工作結(jié)合起來，并對比以往的工作方法，從而構(gòu)建一種新的工作模式。為了確保信息化建設(shè)的成效，有必要對各種管理因素展開界定，重點(diǎn)在于結(jié)合現(xiàn)狀詳細(xì)規(guī)劃各類管理活動。一般情況下可以將其分為四大類，即檔案收集、檔案鑒定、檔案整理和檔案歸類等，這四類工作都是單獨(dú)的環(huán)節(jié)，在此基礎(chǔ)上重新設(shè)計歸檔管理工作。在操作的過程中先是要收集和歸檔，之后依據(jù)實際情況分類歸檔，最后實現(xiàn)對檔案資料統(tǒng)一管理的目的。

其次，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程設(shè)計。事業(yè)單位的檔案管理活動，隨著檔案從紙質(zhì)形式到電子形式的轉(zhuǎn)變，相關(guān)的檔案操作過程將會發(fā)生很大的變化。因此，在構(gòu)建檔案信息化管理體系的過程中，必須適當(dāng)優(yōu)化相關(guān)的業(yè)務(wù)流程。檔案管理業(yè)務(wù)流程可以分為三個層面：搜集和歸類、建立電子檔案以及對電子檔案展開高效的識別和整理。第一，各部門員工利用內(nèi)部的管理制度，將業(yè)務(wù)工作記錄下來，自動識別系統(tǒng)會對工作痕跡展開整理、統(tǒng)計，通過技術(shù)鑒定判定其性質(zhì)展開分類，并將其存檔；第二，在信息化檔案管理中，檔案管理人員對檔案展開了更多的歸類，重點(diǎn)是優(yōu)先級和價值判定。將價值較高且急需處理的檔案資料按單元分類，不具價值且已過期的檔案歸集到另一個單元；第三，對具有各種價值特征的電子檔案展開分類，其重點(diǎn)是確定價值各異的檔案保存的時限，并根據(jù)其價值大小和保管期限對其展開周期性清理。有了這一設(shè)計，檔案管理人員可以更加高效地查詢檔案。需注意的是，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過自動化和規(guī)范化管理，實現(xiàn)單位檔案管理的多維度控制。通過對檔案流程的可視化和自動化管理，可以更好地實現(xiàn)檔案管理的追蹤和控制。通過自動化掌握檔案的變更信息，如調(diào)整、歸檔以及借閱信息等，可以提升檔案流程的規(guī)范性，減少管理誤差。

最后，事業(yè)單位檔案信息化管理離不開先進(jìn)的信息技術(shù)投入，需要加大對信息技術(shù)的資金投入，使其符合信息化時代的要求。單位應(yīng)建立檔案管理大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺，將紙質(zhì)檔案信息錄入專門的系統(tǒng)平臺，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)檔案的利用價值。并且，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，對全部的檔案展開系統(tǒng)性分析以及整理，做好安全管理工作。此外，還應(yīng)重視保密培訓(xùn)，要求全體工作人員樹立保密意識，采用分級管理、數(shù)據(jù)加密等方式增強(qiáng)檔案信息的保密性。

四、結(jié)束語

綜上所述，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提高單位檔案管理效率很有必要，相關(guān)單位應(yīng)積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來逐步完善檔案管理工作體系，通過使用新的管理理念和方法開創(chuàng)檔案管理新局面，以免檔案管理工作處于被動狀態(tài)，全面推動各項檔案工作高效率、高質(zhì)量完成。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭媛媛.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].蘭臺內(nèi)外，2024（05）： 34-36.

[2]林英鑾.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析[J].中國管理信息化，2023，26（24）：176-178.

[3]郭 琳.新時代事業(yè)單位檔案管理中存在問題及困境的應(yīng)對策略研究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（28）： 37-39.

[4]單 芳.新形勢下的事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革實踐[J].蘭臺內(nèi)外，2023（28）：55-57.

[5]陳富彬.大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的措施[J].四川勞動保障，2023（06）：23-24

作者單位：莒縣疾病預(yù)防控制中心

作者簡介：董建芹（1981—），女，漢族，山東日照人，本科，館員，研究方向：檔案管理。