“一動力三循環”管理模式在公立醫院文書檔案管理中的應用

摘 要：“一動力三循環”管理模式借鑒了心臟運作和人體生命系統的管理原則，通過團隊協作作為動力源，構建了創新環、決策環和目標環三大環節，推動檔案科學化和規范化管理。在實際應用中，該模式不僅提高了文書檔案管理的效率和準確性，還提高了醫院的整體管理水平，為公立醫院實現健康可持續發展提供了重要的管理理論和實踐指導。

關鍵詞：一動力三循環；公立醫院；文書檔案；檔案管理

彼得·德魯克在《管理——任務、責任、實踐》中曾說過，管理是一種工作，它有自己的技巧、工具和方法；管理是一種器官，是賦予組織以生命、能動、動態的器官；管理是一門科學，一種系統化的并到處適用的知識。同時，管理也是一種文化。這段話深刻揭示了管理在組織中的重要作用和多維性質。在公立醫院的文書檔案管理中，應用“一動力三循環”的管理模式，能夠有效提高檔案管理的效率和質量，從而為醫院的整體運營提供堅實的保障。“一動力”即團隊作為核心動力，通過協作和奉獻精神，推動檔案管理工作順利開展；“三循環”指的是創新環（技術—管理—規范）、決策環（政策—人文—制度）和目標環（患者服務），通過共同作用，確保檔案管理的高效性、安全性和便捷性。系統化的管理模式使公立醫院能夠在文書檔案管理中實現科學化、規范化和人性化的有機結合。

一、公立醫院文書檔案管理現狀分析

文書檔案具有涉及面廣、內容豐富、文體格式規范統一以及形成材料多樣性的特點，文書檔案的歸檔管理工作就是指將本單位收集的處于零亂狀態和需要進一步條理化的檔案實施科學、合理的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。然而，當前文書檔案存在數據冗余、信息不對稱和保存效果較差的問題。

1.檔案管理數據冗余

檔案數據是管理的基礎，只有全面收集數據，才能開展文書檔案信息管理工作。但是，目前公立醫院仍是不同部門獨立管理和維護檔案，同一份信息很容易被重復錄入，如病歷中的基本信息和檢查結果，收集起來十分困難。當檔案信息需要更新時，由于不同部門的操作不同步，部分部門信息更新，而有的部門信息沒有更新，數據出現了不一致，難以核對。文書檔案記錄較為分散，在查詢相關信息時，查詢者必須綜合不同部門或不同時間段的信息，合并檔案的過程不僅耗費大量的時間，還很難保證記錄完整的信息。這些重復的信息占用了大量的存儲空間，也增加了檔案管理的人力成本。

2.檔案管理信息不對稱

在對檔案信息實施歸檔時，要鑒定相關的文件，確定本單位文件的歸檔范圍。公立醫院設有多個部門，如臨床科室、財務部門以及藥品管理部門等，醫務人員需要通過多個環節和多個渠道才能獲取所需信息，過程煩瑣且易出錯，管理信息的不對稱影響了歸檔工作的效率和質量。患者的病情變化和用藥情況等關鍵信息如果不能及時更新，就可能導致醫生在診療過程中做出錯誤判斷，影響患者的治療效果。

3.檔案保存效果相對較差

根據檔案需求和國家檔案局《歸檔文件整理規則》的規定，公立醫院的文書檔案保存通常分為永久、定期30年及定期10年三種，但由于醫院檔案過多，在實際操作中并沒有嚴格按照要求對不同類別文書檔案實行保存。部分醫院在文書檔案的存儲條件方面未能嚴格執行規范要求，如濕度、溫度控制不足或者存放環境存在灰塵、蟲害等問題，影響了文書檔案的長期保存效果。由于醫院文書檔案管理人員對于老舊檔案的更新和修復工作重視程度不足，造成部分文書檔案在保存過程中出現損壞或丟失的情況，影響了其完整性和可用性。

二、“一動力三循環”模式在文書檔案管理中的具體應用

“一動力三循環”這一創新管理模式的靈感來源于心臟是如何工作以及人體生命系統的管理規律。心臟是人體的引擎，通過4個心腔日夜不停地收縮和舒張，讓血液按照一定方向流動，經過人體的肺循環、腦循環和主要循環，驅動各個臟器正常運轉，維持生命活動。深耕心胸外科30多年的曹華從中產生了靈感，巧妙運用管理仿生學，模擬人體生命系統的管理規律，提出“一動力三循環”醫療質量管理模式，以醫療團隊為動力源，并構建了分別對應肺循環、腦循環和主要循環的創新環、決策環和目標環。以具有“團結—協助—奉獻”精神的團隊為管理動力源，通過創新環“技術—管理—規范”，在決策環“政策—人文—制度”的指引下最終為目標環提供安全、便捷與舒適的服務。

1.計劃階段

文書檔案的管理工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統計和開發利用等環節，在計劃階段，團隊要通過外驅力發揮動力源作用，明確不同環節的工作內容和工作目標。從醫院檔案管理模式、流程以及目標等方面實施深入分析，緊密結合創新環、決策環和目標環三個方面的管理內容，提高檔案管理計劃效果。

（1）設立檔案管理的目標

深入貫徹“一動力三循環”管理模式，在計劃中明確“為了誰”“誰來做”和“怎么做”，建立明確的檔案管理目標。在公立醫院團隊中，每個管理職責的確定都承載著提升服務質量和患者滿意度的重任。在管理前，對醫院工作人員開展培訓，講述“一動力三循環”管理模式在檔案管理中的具體應用。“一動力三循環”管理模式中的“團結、協作、奉獻”精神是醫院文書檔案管理中的核心精神，醫院要重點關注管理團隊的技術水平和工作模式，并給予相應的人文關懷，提高團隊的凝聚力和向心力，使團隊始終向著更好的方向發展。

文書檔案管理目標環為“完整—便利—實用”，為了能夠實現目標環，動力環、決策環與創新環要開展密切的配合，通過彼此協作使工作人員能夠利用更便利的方式得到完整的檔案信息，增強信息的實用性。

對于醫院而言，不同部門的工作團隊為了共同的目標協同合作，是醫院的“動力源”因此，動力源的過程可以概括為“細致—協作—奉獻”。醫院文書檔案管理是醫院動力源不可或缺的一環，只有保證擁有完整的文書信息，才能為患者提供更好的服務。

（2）制定檔案管理的標準和流程

公立醫院可以依托“一動力三循環”模式，制定和實施科學合理的文書檔案管理標準和流程，以數據質量、信息安全和工作效率作為檔案管理的標準。數據質量是文書檔案管理的基礎，公立醫院所有錄入的醫療信息必須準確無誤、完整可靠，才能確保醫療決策的科學性和有效性；信息安全是文書檔案管理的重中之重，要建立完善的信息保護體系，通過管理訪問權限、數據加密和安全備份等措施，保障患者隱私和醫院數據的安全性。團隊是動力源，團隊機制和精神推動才能保障檔案管理順利開展。現代醫院檔案管理已經向著數字化、智能化方向發展，利用信息技術手段優化流程、提高效率已成為必然趨勢。醫院檔案管理團隊需要緊跟技術進步，選擇和實施適合自身情況的信息系統和軟件，提高管理效率。

2.執行階段

（1）應用信息技術實施檔案管理

“一動力三循環”模式在創新環中強調了技術的重要性。現代信息技術的快速發展為醫療檔案管理提供了強大支持，使得傳統的紙質檔案逐步向電子化、智能化轉變成為可能。因此，在執行過程中，工作人員不能墨守成規，要積極引入信息技術，優化檔案管理流程，提高工作效率和數據安全性，實現數據驅動的高效醫療服務。

通過建立電子檔案管理系統，醫院可以實現檔案信息的快速檢索和更新，大幅縮短醫療人員獲取患者信息的時間，提高工作效率。利用電子檔案的網絡存儲和云計算技術，確保信息能夠得到長期保存和安全備份。借助數據分析和人工智能技術，幫助醫院對大量的醫療數據實施深度挖掘，從中獲取有價值的醫療信息和趨勢分析，為臨床決策提供科學依據。智能化的檔案管理系統還能根據醫院特定的需求和患者健康狀況，提供個性化的服務和管理建議，為醫療團隊和患者提供更加精準和貼心的醫療支持。通過數據加密、訪問控制和審計跟蹤等技術手段，電子檔案管理系統能夠有效防范數據被泄露和非法訪問風險，保護患者的個人隱私，建立高度安全的檔案管理環境，增強患者對醫院的信任感，幫助醫院建立良好的品牌形象和社會聲譽。

（2）自動化檔案歸檔和分類

以“文號”形式形成的文件，在文件形成部門應歸入文書檔案。通過光學字符識別（OCR）技術和自動標簽識別建立自動化檔案歸檔系統，將紙質文檔快速轉換成電子格式，并自動歸檔到相應的電子檔案系統中。引入機器學習和自然語言處理技術，識別并歸檔不同類型的醫療文件，如檢查報告、病歷記錄以及處方等，確保每一份檔案都能夠快速定位和檢索。利用自動化檔案歸檔和分類系統與醫院的其他信息系統實現無縫對接，實現數據的共享和交換。集成不同部門和系統的數據流，幫助醫院實現跨部門、跨系統的信息共享和協作，進一步提升醫療服務的整體效能和協同能力，促進醫院內部各業務流程的協調，優化醫療資源的配置和利用效率，為患者提供更加高效和個性化的醫療服務體驗。

3.檢查階段

（1）定期審查檔案管理的效果

在醫院檔案管理的檢查階段，定期審查檔案管理的效果是確保服務質量和風險管理的重要環節。按照“一動力三循環”管理模式的理念，審查不僅是對過去工作的總結和評估，還是發現問題、改進流程以及優化服務的關鍵機制。只有通過有效的審查，醫院管理團隊才能及時發現潛在的問題，采取合理的解決方案，降低醫療服務和檔案管理的各種風險。從決策環的“政策—人文—制度”三個方面入手，多維度、全面評估和提高檔案管理的效率和質量。建立明確的審核政策，考察醫院是否有明確的檔案管理政策和規定，是否符合國家法律法規和醫療行業的標準。政策的合規性和實施情況直接影響到檔案管理的規范性和穩定性，通過審查發現檔案管理執行中存在的漏洞和不足之處，及時實施修訂和完善。從人文角度審查檔案管理效果，關注員工的培訓和意識水平。員工是檔案管理工作的核心，直接影響檔案管理的質量和效率。通過審查評估員工對檔案管理政策的理解和執行情況，是否存在操作上的誤區或者不規范的行為，為員工提供必要的培訓和指導，讓員工明白團結、協作以及奉獻的重要性，從而提高其檔案管理的專業水平和工作效率。還應建立健全檔案管理制度，明確文件的歸檔、存儲、訪問權限控制、更新和保密措施等方面的規定和流程。審查能夠幫助發現制度執行中存在的問題和瓶頸，及時調整和優化制度，確保檔案管理工作能夠順利實施，并符合醫院長期發展和服務提升的需求。

采用多樣化的方法審查檔案管理效果，并利用調查、問卷和座談等方式收集更多客觀與真實的檔案文書管理數據，從多方面了解管理效果，只有這樣才能確保管理效果反饋的真實性，從而更好地總結管理過程中產生的各項問題，不斷改進，攻克醫院的難點和重點問題。通過良好的檔案文書管理方法深化醫院內部機制改革，提高醫院的綜合競爭實力。

（2）發現問題并實施調整

根據“一動力三循環”的管理模式，在檔案管理中要把握主要矛盾，抓重點、抓中心以及抓關鍵，不忽視次要矛盾的解決，統籌兼顧，并針對發現的問題實施調整。在調整過程中，醫院應當重點關注主要矛盾的解決，即直接影響醫療服務質量和患者安全的核心問題。例如，針對數據錄入準確性不高的問題，可以加強培訓和技術支持，提升操作人員的技能和意識；對于檔案信息存儲和訪問效率低下的情況，可以優化系統架構和流程設計，提高信息檢索的速度和準確度。同時，也不能忽視次要矛盾的解決。次要矛盾雖然影響程度較低，但也可能在長期累積下影響整體效率和服務水平。在解決問題和調整過程中，醫院管理團隊需要平衡資源和精力，通過統籌兼顧的管理模式來應對復雜環境的能力，促進醫院檔案管理工作順利開展，并提升服務質量。

通過“一動力三循環”實施文書管理，利用PDCA管理理論增強反饋機制的反饋效果。PDCA管理理論會對醫院檔案文書實施整體的檢查處理分析，通過檢查形成標準，雖然可行性較高，但是在檢查過程中十分容易產生慣性思維，操作模式過于機械化。醫院每天都會更新大量的文書，文書的規律在不斷變化，在應用“一動力三循環”實施文書管理的過程中，不能忽視人的創造性。在“一動力三循環”中，創造是質量的核心，醫院檔案管理團體不能墨守成規，創新檔案管理模式，將“走出去”“引進來”“為我用”完全落實，從而給管理團隊更多提高自我能力的機會，確保管理團隊能夠良好應對任何復雜的文書管理重難點工作，從而提高檔案管理效率和管理質量。

三、結束語

“一動力三循環”管理模式是一種借鑒心臟運作規律和人體生命系統的管理原則，強調了團隊協作的重要性，提升了管理的科學化和效率。在公立醫院文書檔案管理中，該管理模式的成功應用標志著醫院管理模式的重要轉變和創新，為醫院管理者提供了一種全新的思維方式和操作框架。通過建立“一動力三循環”的管理體系，醫院能夠實現臨床、醫技、護理、行政和后勤等多方面的醫療檔案信息統一管理，推動檔案管理工作規范化、科學化和高效化開展，從而優化醫療服務流程，提升服務質量，使公立醫院能夠有效應對日益復雜和變化的醫療環境挑戰。

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作者單位：福州大學附屬省立醫院

作者簡介：孔凡麗（1986—），女，布朗族，云南臨滄人，碩士研究生，副研究館員；研究方向：檔案管理。