新時代背景下會展企業成本管理路徑探索

摘 要：近幾年來，由于政策、市場和產業集群等諸多因素的作用，我國會展業開始呈現多樣化的發展趨勢，但隨著會展行業的快速發展，會展產業內逐漸呈現供大于求的狀況，使會展企業之間的競爭變得更加激烈，總體發展速率在緩慢下降。會展企業要想獲得更大的經濟效益和持續發展，就需要加強對自身成本的控制。本文首先介紹了新時代背景給會展企業成本管理帶來的積極作用。其次，分析了新時代背景下會展企業成本管理的問題，如財務管理體系存在局限、成本預算和控制不到位、數據采集和分析不全面、供應鏈管理帶來了新挑戰、人才綜合能力有待提高等。最后，從引進新的財務管理工具與技術、建立靈活的成本預算和控制機制、建設科學合理的數據采集系統、搭建完善的供應鏈合作伙伴網絡、優化人才培養與管理體系五個方面，提出了新時代背景下會展企業成本管理路徑，希望通過本文的研究能為同行業相關企業提供借鑒。

關鍵詞：新時代背景；會展企業；成本管理；路徑

引言

會展業是市場經濟的一個組成部分，以其獨特的外溢效應為各個產業提供服務，無論是輻射或虹吸作用，都可以為當地工業經濟帶來良好的收益。我國會展業起步比較晚，但是由于產業集聚、市場需求等原因，會展業得到了快速發展。這一點可以從產業門類上表現出來，其展覽數量和規模都在迅速增長，許多城市都將目標放在建設會展城市上。根據數據，目前國內已有8000多家會展組織，所涵蓋的行業越來越廣泛，已成為行業中最新產品、技術和服務的主要展示平臺，其投入與支出也在迅速增加。在舉辦展會時，在場地租賃、搭建展臺、宣傳等方面都要投入較多成本，在創意、設計、管理和服務等方面，人力消耗也較大。近年來，隨著國家高質量發展的需求，會展產業呈現多樣化的發展趨勢，但增速卻在不斷下降，使得會展企業競爭越來越激烈，同時，由于展會運作過程的復雜性，使得成本控制變得更加困難。所以，在會展企業中，如何有效控制好成本，使其在運營中取得良好效果，是亟待解決的問題。

一、新時代背景下會展企業成本管理帶來的積極作用

（一）降低了營銷成本

首先，在新時代背景下，企業可通過多種新方式、新途徑準確地找到目標顧客，從而降低廣告成本，提升市場營銷效率。其次，在新時代背景下，由于數字經濟的迅猛發展，企業網上宣傳和線下活動能夠較好地結合，讓會展企業可以更好地與潛在顧客展開交互與交流，提高顧客參與程度和忠誠度。另外，數字經濟也為會展企業提供了虛擬展示、網上展示等服務，降低了實際營銷成本，并擴展觀眾群體，提升市場營銷效率。

（二）提高供應鏈管理效率

首先，在新時代背景下，使用數字技術和web平臺，使會展企業能與供應商展開全面的信息溝通和交流，有效拓展信息獲得渠道，降低信息獲取成本。其次，新時代背景下，各項技術引進和應用能為企業及時開展供應鏈數據監測提供技術支持，使企業制定更符合自身發展的供應鏈，從而減少物流費用與庫存費用。

（三）減少場地租賃成本

傳統會展活動要租用較大的場地，這也是各大會展企業的一項主要開支。但利用數字化技術與網絡平臺，會展企業無需租用實物場館就能進行網上展示與虛擬展示，這極大地減少場地的租用費用。同時，由于新時代背景下，虛擬現實、AR等技術的出現，為展商與參觀者提供了虛擬展示與交流方式，從而節約大量的場館租金[1]。

二、新時代背景下會展企業成本管理的問題

（一）財務管理體系存在局限

首先，傳統財務管理系統已難以適用新時代背景下企業財務管理的需求，其主要功能集中于信息收集、財務信息處理方面，難以實現對各項數據的高效分析，導致企業在開展各項業務活動過程中，沒有可靠的數據分析做支撐，無法對成本投入有清晰全面的認識和了解，也無法形成對成本效益的有效評估。其次，傳統財務管理系統無法做到對實時數據的及時分析，只能對以往歷史數據展開分析整理，難以適應新時代背景下日益變換的市場環境及壓力劇增的企業經營，對成本控制難以提供有效數據，企業無法及時作出正確決策[2]。

（二）成本預算和控制不到位

在經過了幾年高速發展之后，整個會展產業已經從粗放發展轉向了精細管理。但在新時代背景下，會展企業在成本核算與控制中依然存在許多問題。首先，會展企業在實行費用預算時，缺少科學的方法與手段，無法對每筆費用實行精確的估計與評價。其次，成本管理過程過于依賴人為經驗和主觀判斷，沒有科學依據和數據分析做支撐，給成本管理帶來相當大的不確定性，同時也不能及時發現并解決這些問題。在這種情況下，所制訂的成本費用管理方式缺乏針對性，造成所有業務和環節的管理方式與管理需要不相適應。

（三）數據采集和分析不全面

在新時代背景下，會展企業收集和分析信息仍然有許多限制，對成本管理造成嚴重影響。首先，對會展企業來講，需要搜集的信息數據龐雜繁多，如財務、市場、顧客等，因此收集過程較為繁雜，所耗費的時間也相對較多。其次，會展企業缺少數據分析的專門技術與工具，不能快速、準確地處理海量數據，影響會展企業成本管理的有效性[3]。

（四）供應鏈管理帶來新挑戰

會展企業供應鏈是一個涉及多個環節和多個參與方的復雜流程。這就需要會展企業在做好成本管理的同時，要充分考慮各種因素，并與合作伙伴保持良好的溝通和配合。在新時代背景下，會展企業要將關注點傾向于供應商及合作伙伴，但是實際運作中卻經常忽視，造成供應商評估、合同協商等多個方面出現問題，對成本管理極為不利。

（五）人才綜合能力有待提高

會展行業擁有大量高素質人才，他們涉及會展策劃、展示、場地管理、接待等各個領域。因此，人力成本較高，但就目前人力資源整體現狀來看，部分員工存在工作時間無序、低效、綜合能力不高等問題。同時，會展企業在人事上也出現過度臃腫的現象，一些職位出現重疊，造成人力費用的巨大消耗。一些企業在工作時間管理上存在嚴重的隨意性，工作時間延誤、曠工、經常加班等，嚴重影響企業生產力。部分工作人員由于綜合能力欠缺，無法保證工作質量和進度，致使企業經營成本增加，也導致人力資本投資和生產之間的不平衡[4]。

三、新時代背景下會展企業成本管理的路徑

（一）引進新的財務管理工具與技術

在新時代背景下，為了最大程度優化成本管理，必須引進新的財務管理工具與技術。其中，隨著信息技術的快速發展和普及，在會展企業實施成本管理的過程中，可利用云計算技術、人工智能等，對財務數據實行統一管理與共享，以此改善數據處理效率。

首先，云計算技術能在云服務器上存儲企業財務信息，使企業能夠實施遠程訪問，并根據使用需求及時更新升級。企業能通過云計算技術，對企業財務數據及時更新，并實現共享，也能解決以往傳統技術環境下人工錄入的繁瑣，有效降低人工操作造成信息錯誤等問題出現的概率。

其次，會展企業采用人工智能技術能夠提升財務管理的有效性。人工智能技術是最近幾年出現的新技術，因其能有效模仿人類行為和思維邏輯，而快速成為各行業、各領域引進和應用的新技術。會展企業采用人工智能技術不僅能夠及時發現并自動化處理財務數據中存在的問題，還能對未來市場行情做到精準預測，為企業制定正確決策、開展有效的成本控制提供依據。

最后，通過大數據對會展企業目前成本管理模式展開分析，能夠快速查找其中存在的不足，并結合多項影響因素優化成本管理。比如，會展企業能夠依據大數據分析技術對參展企業支付情況展開分析，從分析結果中了解企業利潤變化幅度較大的問題，并提出解決該問題的有效策略，有效降低會展企業經營成本。

（二）建立靈活的成本預算和控制機制

首先，在新時代背景下，由于外部市場環境及行業發展已經發生了天翻地覆的變化，因此，傳統靜態預算方式難以有效監測和估算企業預算成本。會展企業要做到有效應對新時代下的各種不確定因素，就需要采用滾動預算模式，根據環境及條件變化，對成本預算及時調整，保證其更加精準，為后續準確規劃奠定堅實基礎。

其次，要嚴格執行資金事前申報、事中和事后核查制度。對各個崗位資金要求和審批限額進行限定，并對各個崗位職權實行詳細的劃分，使會展企業內部資本運用更加規范。

最后，在會展企業中，要注重全面預算管理系統，使其覆蓋企業所有營業收入和支出，提高企業經營的生命力。

（三）建設科學合理的數據采集系統

對于會展企業來說，數據是進行成本管理的基礎。數據采集系統是企業獲取信息的主要途徑，其高效可靠的運行方式直接關系企業的運營決策與發展。數據采集系統是對大量商務數據實行采集、整理和存儲，為企業提供客觀準確的信息基礎。在此基礎上，企業決策者能夠更好地了解市場變化、消費者行為和企業內部經營狀態，為后續做出正確決策奠定基礎。

首先，明確所需資料需求及用途，并選擇合適的數據采集方式與途徑。為了保證連續高效地工作，必須定期對采集系統進行監控和更新。在新時代，信息化技術快速發展并應用于會展企業發展過程中，因此，未來數據收集應結合新技術，如云計算、人工智能等。其次，通過引進自動化數據采集裝置及軟件，實現對數據的實時采集與處理。該裝置及軟件能協助會展企業進行快速收集、整理資料，降低人工作業造成的誤差及耗時。最后，通過與供應商及合作者的交流，使展會企業了解更多產業資訊，從而充實和優化數據采集系統。同時，通過與其他企業的信息共享，可以更好地把握產業動態，了解行業和市場需求，增強競爭能力。

（四）搭建完善的供應鏈合作伙伴網絡

在新時代背景下，會展企業要想更好地開展成本管理，就必須與整個供應鏈上的各個環節密切合作，共同努力，實現對成本的有效控制。首先，為了保證企業能夠獲得更有利于自身發展的服務，需要與供應商及合作伙伴之間構建穩健、可靠且長期合作的合作關系。其次，會展企業根據以往合作伙伴資料，如價格、品質等，建立對應的供應商檔案。對新進項目與歷史記錄及時對比，對引起波動的根源展開全面的分析，然后再將缺陷補上，這樣才能達到高效地控制。最后，企業必須對商品平均市場價格做到清楚了解，對目標產品價格要明確，購買過程中要結合多個因素及時調整，最大限度降低成本投入。同時，會展企業必須嚴格控制采購費用，以便更好地執行成本管理[5]。

（五）優化人才培養與管理體系

在新時代背景下，以各種創新化的培訓方式培養有較強理論功底和較強實踐經驗的復合型人才。重視隊伍建設，引入業界專家、企業高層管理人員，使人才業務素質和實際經驗得到持續提升，保證人才培養質量。同時，要通過制定合理的人才配備規范，制定績效評價體系，優化人才結構，使企業人力資本投資效益最大化。此外，還可以與高校和科研機構開展合作，開展相關研究和交流，如通過與海外高校、企業、行業團體的交流與合作，引進先進的思想和方法，有效地提高企業成本管理水平。

結語

綜上所述，在新時代背景下，會展企業有效管理成本，以獲得最佳運營效益的方式已成為其生存和成長的關鍵。在新時代背景下，企業在落實成本管理方面依然存在諸多問題，如傳統財務管理系統局限性較大、數據采集系統不完善等，都對成本管理工作造成了嚴重影響。為此，在瞬息萬變的市場環境下，會展企業要把握發展機會，就必須做好成本控制。應通過財務管理新工具、新技術，加強和完善數據采集系統等方式，提升會展企業成本管理成效。

參考文獻：

[1]李娟.會展企業成本管控問題及優化對策[J].商展經濟，2023（23）：40-43.

[2]崔潔.數字經濟背景下會展企業的成本管理路徑分析[J].中國會展（中國會議），2023（22）：60-62.

[3]劉凱.會展企業的成本控制中存在的問題及對策研究[J].中國會展（中國會議），2023（18）：100-102.

[4]沈維彩.會展企業的成本控制問題與對策[J].中國會展（中國會議），2023（14）：74-76.

[5]翁志東.企業成本管控研究——以會展企業為例[J].大眾投資指南，2020（08）：181-182.

作者簡介：彭艷玲（1982.01—），女，滿族，北京人，本科，會計師，研究方向：成本管理。