基于檔案利用視角下高校檔案資源共建體系研究

摘 要：檔案資源建設是高校做好檔案利用工作的前提和基礎。文章基于檔案利用的視角，梳理高校檔案資源建設現狀及原因，分析構建高校檔案資源共建體系的必要性和原則。文章提出了將前端控制和后端反饋相結合，即“收”“管”相結合，服務于“用”，建立多方聯動的高校檔案資源體系，旨在從工作體制機制、檔案資源質量管控、人力資源互補、知識交融、治理效能優化等多維度，推動高校檔案事業高質量可持續性發展。

關鍵詞：高校；檔案；資源；共建

檔案資源建設是高校做好檔案利用工作的前提和基礎。目前，伴隨國家檔案事業現代化發展的步伐，高校檔案事業發展處于大有可為的重要戰略機遇期，同時也面臨著嚴峻挑戰，對檔案資源建設工作提出了更高的要求。本文將檔案的“收”“管”相結合，服務于“用”。從檔案資源建設的現狀出發，將前端控制理論和后端反饋調節理論相結合，提出后端檔案管理部門提前介入指導前端相關歸檔部門工作，從源頭上豐富館藏數量、提升館藏質量，通過知識交融、資源互補、人才交流、實踐交互和強化互通，以共建方式達到全方位檔案資源建設的目的，規范高校檔案資源體系，高質量支撐檔案利用服務體系。

一、高校檔案資源建設現狀及原因剖析

1.歸檔意識薄弱

通過調研發現，在當前的檔案管理工作中歸檔人員存在思想模糊、認知不足以及歸檔工作拖延、滯后等情況。一是由于檔案價值的體現具有隱蔽性和滯后性的特點，工作人員未能及時意識到檔案資源在高校建設與發展中的參考和憑證作用及其文化價值，造成信息遺漏或信息缺失等問題；二是在實際工作流程中往往以事項的行政職能完畢為結束點，而忽視了最后一步的歸檔工作，隨著時間的推移，歸檔工作出現累積與滯后的情況，從根本上影響了檔案資源體系的建設。

2.檔案收集方式被動

目前，各高校采用的歸檔方式雖各有不同，但大多數仍為“誰形成、誰整理、誰立卷”的模式，檔案管理部門作為最后一環，僅體現了保管的工作職能。未能充分體現在歸檔事項與歸檔范圍方面的主動權，在整理標準的審核權上存在不足，在檔案收集過程中交流不充分，未能落實指導的工作職責，在檔案資源建設上未能及時全面做到應歸盡歸，出現“收”“管”脫節分離，檔案收集被動化的狀況。

3.檔案資源難以滿足利用需求

一是檔案資源建設不全面，有限的檔案資源在檔案編研過程中無法展開年度橫向與事項縱向等多維度對比，從而切割了檔案之間的連續性和關聯性，影響檔案利用工作的開展，很難全面體現檔案的服務屬性；二是檔案收集不齊全等帶來的館藏資源量少，直接導致檔案利用率低與利用面窄，加之存在檔案資源開發力度低與開發形式單一等情況，使得館藏資源的價值難以被挖掘，也就難以滿足利用者的多樣化需求。

4.檔案人才短缺

伴隨檔案工作對現代化的需求，檔案人才培養和隊伍建設仍存在短板，此現象在高校中表現尤為突出。首先，檔案專職管理人員配備不足，人員結構不平衡。在現有的法律法規中均未明確表述高校專職檔案管理人員的數量要求，高校檔案工作人員配比數無法得到保證，年齡和學歷結構等無法滿足工作需求，與高校高質量發展不相匹配；其次，高校各歸檔部門的檔案員多為兼職人員，專業知識匱乏。同時，因崗位變動等原因造成人員流動性大，導致工作銜接不順暢與不到位，檔案不能及時歸檔，容易出現丟失等情況。

二、構建高校檔案資源共建體系的必要性

1.豐富檔案信息資源的客觀需要

高校檔案資源共建體系的建設能夠打破各部門間的信息壁壘，通過內外部聯動的方式促進資源的互聯互通與共享利用。一方面，推動檔案資源的齊全完整；另一方面，也能將檔案置于更大的信息群中，構建檔案信息與外部信息的聯系，深入挖掘檔案價值。同時，檔案資源的擴充也能反作用于資源共建體系的建設，形成良性循環。

2.提高檔案利用服務能力的必然需求

豐富館藏資源是提供高質量檔案利用服務的基礎。一方面，建設覆蓋面廣泛、內容豐富、形式多樣、結構優化和系統完整的檔案資源，全面記錄高校發展歷程，有助于提高信息化能力，有效滿足師生及校友對檔案信息和檔案文化的需求，提升檔案服務的便捷化；另一方面，通過數據治理等現代化方法來深層次挖掘加工檔案信息，發揮檔案為學校各項事業發展提供重要信息資源的作用，通過檔案的開發利用更好地體現檔案的服務價值。

3.推動高校高質量發展的現實需求

檔案記錄和反映了學校創立、建設和發展的歷史全過程，是評估和衡量辦學質量、管理水平以及編史修志的重要依據。檔案工作是學校重要的基礎性工作，是推進依法治校、促進科學決策和提高辦學治校水平的必要條件，是開展教學、科研和管理工作的重要參考，是保護學校和師生合法權益、維護學校歷史真實面貌的重要工作，對高校的發展具有不可估量的作用。檔案信息資源是檔案工作作用發揮的基礎，豐富的檔案資源能夠充分發揮檔案情報價值的作用，能夠有效地為高校教育管理、人才培養及學科研究提供服務，為領導層決策提供充分的信息數據支撐，全方位提高高校各項工作水平，推動高校的高質量發展。

4.建設高校文化育人體系的內在需要

高校檔案是一所學校發展歷史和精神品格養成的歷史再現與信息記載，蘊含了豐富的文化資源，是校園文化的物質依據。高校校園文化是高校歷史文化的積淀，是高校檔案內在精神的外化形式。高校檔案以育人為本職，以傳承校園精神為己任。作為一種特殊的教育資源，高校檔案資源共建體系的構建能為高校文化建設與高校記憶留存提供豐富的原始材料，圍繞立德樹人根本任務，充分發揮檔案“存史、資政、育人”作用，為高校文化育人體系建設提供堅實基礎。

5.提高高校檔案治理水平的必然需要

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》要求，“全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能”是在繼承和發展檔案的資源體系、利用體系和安全體系建設的基礎上，首次提出檔案治理體系建設，并將其作為“四個體系”建設之首。在高校檔案工作中，治理體系主要指保障檔案工作順暢有效開展的制度規范，使高校檔案工作朝著法治化、網絡化、智能化和精細化等方向穩步開展。高校檔案資源共建體系的建設，能夠進一步加強“收、管、用”全流程管理，全員全過程依規范互動式參與，拓展檔案資源范圍，提高檔案檢索效率，擴寬檔案利用面，從而進一步提高檔案治理水平和治理效能。

三、構建高校檔案資源共建體系的原則

1.完整性與系統性相結合的原則

檔案的“收”重于完整性，檔案的“整”重于系統性，完整性和系統性貫穿于檔案的全生命周期過程。檔案以完整為前提，在完整的基礎上遵循一定的標準和規定開展系統整理，形成完整、系統、有序的檔案管理體系。在檔案的資源建設過程中，更應重視其綜合考慮，分析其內在聯系，確保檔案完整保存并形成系統性。例如，由各部門協同辦理事項，除注重事項本身系統性外，還要注重完整性的收集；再如，基礎性和常規性事項除注重完整性外，還要注重其縱向的年度連續性等。

2.后端需求和前端控制相結合的原則

從檔案價值利用關系時效性上看，檔案的利用服務往往是分期展開，短期的利用在前端歸檔部門體現，長期利用在檔案館終端體現，由于利用時段的差異導致對歸檔范圍認知上存在偏差，這樣就出現斷層現象。為了檔案利用服務的全面性體現，基于利用服務需求理論的視角，需將兩者相結合，有效溝通，將前端和終端反映的信息充分融合后，反饋到實際的歸檔過程中，才能保證在資源建設的前期準備中滿足“應歸盡歸、應收盡收”的要求。

3.職能化與特色化相結合的原則

檔案資源建設由歸檔部門的職能決定，職能相關的檔案有明確的歸檔范圍、歸檔期限等要求，關注度高，有延續性，規范性歸檔即可。但是，特色化檔案雖更具有保存價值，卻往往因不在明確的歸檔范圍內，屬于其他歸檔事項，容易被忽視，甚至被遺忘而未歸檔。因此，在歸檔的過程中，檔案專業人員需與檔案形成部門展開必要的交流和引導，遵循智能化和特色化相結合的原則，謹慎鑒別，以防漏歸、少歸現象的發生。

四、構建高校檔案資源共建體系路徑探索

1.建立檔案“承包責任制”工作體系

高校檔案資源共建體系的建設需要轉型升級當前檔案工作體系。從“收、管、用”三方面入手將檔案管理工作前置，檔案專職管理人員深入歸檔部門指導相關工作，保證檔案的齊全完整，達到豐富檔案信息資源，科學、高效管理檔案資源的目的，從而使檔案管理部門能夠有序開發檔案資源，并有針對性地分析用戶需求，主動服務與精準服務，讓“收”與“管”融合，共同為“用”提供基礎。

2.形成全程“跟進式監督”工作模式

檔案是一種極具價值的信息資源，通過流程再造，讓檔案管理部門逐步完善檔案工作流程，不再局限于后端的審核，要在前端控制的基礎上，全程跟進式監督檔案運行的各個環節，明確主體責任，建立科學、合理的工作流程和工作模式，促進檔案工作順利開展，更好地發揮檔案價值，為國家檔案資源體系建設服務。

3.構建人才“交叉復合型”培養機制

當前，高校檔案工作人員在一定程度上存在“閉門造車”的問題，未能及時更新專業知識和其他相關領域知識，在“互聯網+”背景下，檔案“數據化”離不開信息技術的支撐。因此，高校檔案館要具備開放性思維，以未來發展需求為導向，以“交叉復合型”人才培養為目標，加強學術交流與學習，利用高校資源開展交叉學科學習，重構知識結構，提升專業素養。

五、構建高校檔案資源共建體系的意義

1.有利于健全檔案工作體制機制

增強高校檔案館統籌謀劃和指導協調能力，增加部門與檔案館的協同，加強各級檔案機構履職能力建設。通過明確職責，理順關系，強化部門協同，鼓勵、引導與規范全員參與檔案事務，有利于全面建立和落實檔案工作責任制，細化檔案移交接收流程、明確檔案移交接收要求，健全檔案的價值鑒定和評估機制，確保有重要保存價值的檔案依法有序及時進館，有利于優化檔案工作檢查考核機制，建議各部門將檔案工作納入年度考核內容。

2.有利于加強檔案資源質量管控

在共商共建中，推進檔案標準化建設，全面、有效地落實檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限三合一制度，規范建檔工作，提升歸檔文件質量。落實檔案的執法工作，加大檔案的監督力度，推動檔案工作融入各項業務全流程，有序開展監督檢查檔案規范化管理，提高內部治理水平，為檔案的數字化建設和有效服務利用提供扎實的基礎數據支撐。

3.有利于檔案人力資源互補

高校檔案資源共建體系的構建需要高校各部門的共同合作，而人力資源是組織運行的關鍵要素，人與人之間技能、知識、經驗等方面的差異能夠在組織中形成互補。通過構建檔案資源共建體系，暢通人力資源流動和人才交流渠道，按照取長補短的原則，更合理地配置人力資源，通過相互促進和支持，從而在一定程度上獲得更大的專業優勢，以提高工作效率，達到更好的工作效果。

4.有利于檔案知識相互交融

當前，各部門兼職檔案員及其他人員還存在檔案意識薄弱、檔案知識缺乏等問題。通過構建檔案資源共建體系，可以增強各部門工作人員的檔案意識，提升對檔案的關注度和興趣度，從而豐富檔案知識。在此基礎上，將檔案知識和其他領域知識相互融合，從而找到知識要素之間的內在邏輯聯系，打破傳統觀念里的知識壁壘，消解沖突問題，更好地促進知識交融，探尋學科交叉的可能性。

5.有利于優化改善檔案治理效能

高校檔案資源共建體系的建設能夠提高師生對檔案管理工作的重視程度，也能夠促進檔案管理流程更加科學有效，加強檔案工作在高校高質量發展中的助推作用。構建高校檔案資源共建體系，借助技術、知識、人才等相互融合，為探索檔案治理新模式提供多方面的支撐，從檔案管理體制、檔案標準規范、檔案人員配置等方面完善檔案管理工作，不斷優化檔案治理體系，提升檔案治理效能。

六、結語

綜上所述，通過將前端控制和后端反饋相結合，融入檔案資源建設中，解決制約檔案資源建設中的觀念障礙、制度缺陷、技術瓶頸和人才短板等不利因素，拓展檔案資源收集范圍，著力全方位收集學校發展的檔案材料，做好相關材料歸檔和檔案接收、征集和整理工作，建立健全高等教育發展記憶工程，增強檔案資源質量保障意識，壓實檔案資源質量保障的責任，完善檔案資源質量保障體系，形成檔案資源質量保障文化，推動高校檔案事業高質量可持續性發展。

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作者單位：常州大學

基金項目：江蘇省高校檔案研究會項目“高校檔案資源共建體系研究”，項目編號jsgdf2023-40；2024年度江蘇省高校哲學社會科學研究項目：高校校史資源開發及其文化育人路徑研究（項目編號2024SJYB0933 ）。

作者簡介：常愉（1981—），女，漢族，遼寧葫蘆島人，碩士，副研究員，主要從事高校檔案管理與研究。