信息化時代公立醫院人事檔案管理路徑探析

摘 要：公立醫院是我國深化醫療改革、推進我國醫療技術發展的主力軍，為廣大人民群眾提供了優質的醫療服務。伴隨著我國社會主義市場經濟的繁榮發展，行業競爭日趨激烈，尤其是對高端人才的競爭越發白熱化。在醫療領域，公立醫院對高端人才的需求日益迫切。因此，在公立醫院管理工作中，人事檔案管理越來越受到院方高層領導的重視。進入信息化時代，傳統的紙質檔案人工管理模式已經無法適應新時代發展的需要，亟須通過創新管理模式，對人事檔案管理開展信息化建設，以滿足時代發展要求，為公立醫院選拔、培養和聘用高端專業人才提供翔實的信息依據。文章通過對當前公立醫院人事檔案管理中應用數字化信息技術相關方面展開討論，并提出相應解決方法，以供同行參考。

關鍵詞：信息化時代；公立醫院；人事檔案管理；發展路徑

我國新醫改中一項重要的內容是要求公立醫院加快管理工作信息化進程。公立醫院人事檔案管理是醫院管理工作的重要內容之一，隨著我國醫療體制改革的不斷深入，醫院人事檔案管理逐步向科學化、規范化發展，如何依托信息技術改革傳統檔案管理方式、打造信息化檔案管理模式、充分提高醫院的管理水平、強化人力資源檔案管理成為醫院檔案管理人員當前最為急需解決的課題。隨著我國社會主義市場經濟的繁榮發展和行業競爭的日益激烈，公立醫院對高端人才的需求量也與日俱增。作為醫院選拔人才的重要部門，人事檔案管理在為醫院挑選高端人才的工作中發揮著關鍵作用。由此可見，公立醫院人事檔案管理工作在推動公立醫院健康發展、穩定國家新醫改大局中起到了舉足輕重的作用。

一、公立醫院人事檔案管理工作的重要性

在醫院的管理工作中，人事檔案管理屬于重要內容，直接關系到醫院的醫療服務水平與發展前景。作為我國醫療體系的中堅力量，隨著新醫改的不斷深化，公立醫院的各項管理工作也在隨著時代變革不斷創新發展。傳統人事檔案管理方式已經無法適應時代發展要求，在信息化時代背景下，將信息技術與人事檔案管理相融合、創新檔案管理模式、實現人事檔案管理信息化與現代化是時代發展的必然趨勢。

公立醫院人事檔案管理工作的內容繁雜，包括醫院所有在職、退休人員的個人檔案以及員工工資等各項內容。尤其是為醫院人才選拔、培養和聘用等方面更是起到了決定性作用。公立醫院只有充分認識人事檔案管理工作的重要性，加快檔案管理信息化建設進程，才能緊跟時代發展步伐，提高自身在行業中的競爭實力。

1.人事檔案管理是公立醫院選拔高端人才的依據

公立醫院為了提升醫療服務質量，完成預定醫學研究目標，會組成由不同學歷、閱歷和年齡段的專業醫學人員和配套輔助人員組成的多支醫療團隊。這種多元化團隊的構建保證了醫院的服務質量和行業競爭力。人事檔案管理部門在醫院團隊搭建中起到了關鍵性作用。通過從內部在職人員人事檔案資料整理與歸納、在社會上搜集高端人才以及匹配人員和崗位等諸項工作中都活躍著人事檔案管理人員的身影。經由人事檔案管理部門收集、整理的高端人才檔案資料，為醫院提供了重要的信息支持，讓醫院在團隊組建時真正做到有的放矢、知人善用，組建一支由精兵強將組成的醫療隊伍。

2.人事檔案是員工薪酬制定的重要依據

公立醫院員工的薪酬制定有嚴格的標準，且會有所調整。根據人事部門檔案記錄內容，會有討論、調整、確定三個階段。其中，人事檔案記錄的員工學歷、工作經歷是前期制定薪酬的基礎，而隨著員工工作能力的表現、所取得成績或工作失誤等會調整薪酬，最終的確定則是根據人事檔案記錄員工的月度、季度以及年度表現確定相應的職務和薪酬。由此可見，人事檔案是公立醫院確定員工薪酬的重要依據。

3.人事檔案是公立醫院培養人才的重要依據

公立醫院在對人才引進的同時，更加重視人才培養工作。如何在眾多員工中挑選所需人才并重點培養，要依靠人事檔案的資料作為重要依據。人事檔案管理部門按照員工的學歷、工作經歷及工作中的表現將員工按層次劃分，并結合員工在工作中的具體表現，所提供的檔案資料有效確保了醫院在選拔和培養人才方向上的正確性。

二、信息化時代公立醫院人事檔案管理工作存在的問題

1.人事檔案管理缺乏統一制度

檔案管理在公立醫院中主要劃分為檔案和人事檔案兩大部分，其中檔案大多是記錄醫院基礎建設、科研項目發展、臨床醫學實驗及病患病例等，而人事檔案則是記錄了醫院在職及離退休人員的人事關系。不同的檔案類型由不同部門管理，沒有統一的管理制度和管理方式。醫院人事檔案管理制度落后，會影響檔案管理信息化建設的進程。

2.檔案管理人才隊伍建設滯后

信息化時代的到來，各行各業對信息技術的應用已經得到普及。人事檔案管理作為檔案行業的重要組成部分，也隨著時代發展在管理模式中大量采用了信息技術。但在公立醫院中由于檔案管理沒有統一制度，管理人員素質也存在著不同的差異，缺乏扎實的檔案專業基礎知識和熟練掌握信息技術已經成為公立醫院人事檔案管理人員的軟肋。公立醫院需要加強對人事檔案管理人員的多方面培訓，組建專業管理團隊，才能更好地適應時代發展，滿足時代要求。

3.人事檔案利用率不足

人事檔案的價值在于檔案的利用率。由于人事檔案具有的安全性和私密性，影響了檔案的利用率，也讓對高端人才有需求的企業在查詢檔案時受到一定的限制。公立醫院在尋找所需人才時受到了此方面的影響，人事部門在為醫院選拔、聘請人才時沒有足夠的人事檔案資料可供參考。由此可見，人事檔案利用率不足成為影響人才自由流動的主要因素。

4.檔案信息化建設缺少統一標準和規范

全國公立醫院數量眾多，受地方財政和自身實力因素的影響，不同醫院在檔案信息化建設中的進程也各不相同，導致在醫院檔案信息化建設中無法形成統一的標準和規范。

5.醫院人事檔案數據安全保護措施不足

在醫院人事檔案信息化建設過程中，必須做好檔案數據的安全保護工作，這是一項十分嚴肅而又重要的工作。檔案信息化過程既要確保檔案信息的可靠性和完整性，又要保證檔案數據的安全隱秘性，防止檔案信息被泄露。但目前對大多數醫院來說，檔案數據化建設才剛剛起步，相關的數據安全保障措施制度不完善、設備設施不完備，是當前公立醫院急需改進的方面。

三、公立醫院人事檔案管理信息化建設的重要性

公立醫院人事檔案管理信息化建設是時代發展的要求，是必然趨勢。傳統紙質人工管理方式因其時間、人工成本較大以及查詢、轉交速度慢、檔案易破損及丟失等問題，已經無法滿足信息化時代的要求。以計算機、互聯網為主的信息技術在人事檔案管理工作中的應用，將大容量存儲、快速搜索、查閱及快捷傳遞等優勢持續促進醫院現代化發展。

1.提高公立醫院檔案管理工作效率

通過將紙質檔案轉化為電子文檔，并以計算機、云空間和網絡平臺等信息技術為支撐，可以安全、快捷地將所需檔案文件快速存儲、轉交和查閱，比傳統人工管理方式更加高效、便捷。

2.提高人事檔案利用率及信息獲取速度

人事檔案在公立醫院的運營發展中起到了關鍵作用。其中具體表現在人事檔案管理部門可以定期給醫院提供所需人員相關資料信息，給相關科室、部門選聘人才提供參考。在信息化時代背景下開展人事檔案信息化建設，各種信息、數據查詢和資料的轉交會通過網絡和計算機快速完成，可以大幅縮短檔案查詢和調閱的時間，為醫院在尋找、選拔和培養人才過程節約大量時間和人力成本。

3.促進公立醫院員工考核的公平、公正性

傳統紙質人事檔案管理受人為因素影響較大，不僅會出現檔案丟失和破損，還容易出現檔案內容被篡改的現象。而信息化檔案管理模式不僅存儲安全可靠，還具有公開透明的特性，在員工考核和升遷過程中，每個人的具體表現通過數據可一目了然，避免了人為因素的干擾，有力保障了公立醫院對員工考核的公平和公正性。

四、公立醫院人事檔案管理信息化建設路徑

1.制定科學、合理、完善的制度

無規矩不方圓。制定科學、合理、規范以及完善的制度是公立醫院人事檔案管理工作的首要任務，也是做好各項工作的關鍵。從檔案資料收集到歸檔保存、借閱查詢到轉交，包括保密工作，每一個環節都是獨立但又互有交集，鑒于人事檔案管理工作環節較多，細化每一環節的工作標準、規范工作流程及明確每一項工作原則是做好人事檔案管理工作的基礎。制定相應環節科學、合理的工作制度，讓人事檔案管理人員在工作中有章可循，為公立醫院的發展提供更好的服務。

2.加強工作人員的專業培訓，組建專業管理團隊

人事檔案管理是一項對工作人員專業技能要求較高的工作，尤其是進入信息化時代，除了要求工作人員具備扎實的檔案管理專業知識外，還要求熟練掌握人力資源、信息技術等專項技能。公立醫院人事檔案管理人員最初是由各科室和院辦等部門抽調而來，大多數未經過檔案管理的專業培訓。醫院領導層在認識到人事檔案管理工作的重要性后，一是要加強對現有員工專業技能的培訓，尤其要關注員工檔案相關法律法規的學習，讓員工知法、守法。此外，進入信息化時代，人事檔案管理開展信息化建設，要求工作人員能夠熟練掌握各項信息技術，醫院應加強員工信息技術的培訓，尤其是對各種計算機辦公軟件的應用；二是公立醫院要將高素質專業檔案管理人才納入人才引進計劃。尤其要重點引進既熟悉檔案管理工作，又熟練掌握信息技術的綜合型人才，組建醫院專業的管理團隊；三是要鼓勵員工多出去學習與考察，以吸收外界先進管理經驗，開闊眼界，加強人事檔案管理工作模式的創新。

3.加大專項經費投入

進入信息化時代，加快公立醫院管理信息化建設是新醫改的重要內容之一。作為公立醫院管理工作的重要組成部分，醫院要加大對人事檔案管理信息化建設專項資金的投入，加強信息化基礎建設。首先，要設立獨立的人事檔案管理辦公室，劃分辦公、儲藏和臨時查閱三個區域；其次，采購信息化設備實施，包括計算機、打印、復印一體機和掃描儀等硬件設備設施及配套軟件，并加強網絡建設，做好人事檔案信息化的基礎設施建設；最后，要重視信息化設備的日常維護和定期檢查，尤其是網絡安全，要安排專人負責，避免出現人事檔案網絡泄密情況。

4.公立醫院要重視檔案數據庫資料的及時更新

人事檔案信息化建設的重要基礎是信息數據庫建設。尤其是人事檔案數據庫的建立，為醫院選拔、聘用人才提供了便捷的信息支持。人事檔案具有真實性、完整性和時效性。當今社會人才競爭日益加劇，人才流動越發頻繁，公立醫院出現人員變動也在所難免。人事檔案管理部門要注重與醫院各科室、部門的及時溝通，一旦發生人事變動，要及時更新人事檔案數據庫內容，確保醫院人員資料數據實時更新，從而有效保障醫院人事數據的完整性和真實性。此外，人事檔案數據庫的及時更新，有助于提高人事檔案的利用率，充分發揮人事檔案的社會價值。

5.公立醫院要始終將檔案安全、保密工作放在首位

公立醫院作為我國醫療事業的主力軍和中堅力量，匯集了大量的高端專業人才，肩負著攻堅醫療難題的重任。公立醫院檔案管理工作內容繁雜，除了醫療課題研究、大量臨床試驗數據以及病患資料外，還有眾多高端人才的人事檔案資料。這些檔案資料需要嚴格保密、禁止外泄。因此，公立醫院在開展信息化建設過程中，始終要將檔案安全、保密工作放在首要位置，避免造成不可估量的損失。第一，公立醫院上至管理層領導，下至員工，要樹立檔案安全與保密意識。醫院要通過內部網站與宣傳板報等形式開展檔案安全宣傳，讓保密意識扎根于廣大員工心中。第二，在醫院，要普及《檔案法》《保密法》等法律法規的學習，尤其是檔案管理部門人員在工作中做到有法可依、有章可循。第三，明確檔案管理各流程的崗位職責，尤其是檔案保管、復制和轉交等重要環節，必須由專人負責。對玩忽職守給醫院帶來嚴重損失的，要嚴肅處理。第四，根據檔案內容及性質，劃分保密級別，對密級檔案要由專人負責保管，并設置訪問權限，嚴禁無權限人員隨意調閱、復制檔案內容。第五，公立醫院要重視網絡安全體系建設。在信息化建設中，計算機和網絡是最基礎的兩項信息技術。自網絡技術誕生至今，網絡安全問題一直是大眾關注的熱點。檔案管理信息化最大的特點是將原有的紙質文件轉化為電子文檔，并保存于計算機存儲空間，此舉不僅節約了大量人力、物力和時間成本，還可以通過網絡快捷傳遞和轉移檔案。但由于檔案的真實性和完整性，極具社會價值和經濟價值，往往會引起不法分子的窺視，導致不法分子通過網絡盜竊機密檔案的情況層出不窮。首先，公立醫院可以通過先進的殺毒軟件、設置防火墻，并安排專人實時更新和維護，發現有不法分子入侵，及時報警。其次，醫院要組建一支具有責任心和保密意識，且具有豐富網絡技術的專門維護網絡安全的團隊，防止不法分子通過網絡漏洞竊取機密檔案，有效保障公立醫院檔案的安全。

五、結束語

在信息化時代背景下，公立醫院加強人事檔案信息化建設，不僅可以有效降低人工和時間等管理成本，避免人為因素產生的工作失誤，還能夠確保醫院持續健康發展。同時，公立醫院人事檔案管理信息化建設是一項長期與系統性的工作，不可能一蹴而就，針對當前醫院人事檔案管理工作和信息化建設過程中出現的問題，醫院管理人員要有針對性地改進和完善措施，不斷提高公立醫院人事檔案的管理水平。

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作者單位：濱州醫學院附屬醫院

作者簡介：張立美（1975—），女，漢族，山東惠民人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理及人事檔案管理。