風(fēng)險(xiǎn)管控視域下個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案規(guī)范化管理研究

摘 要：新時(shí)代背景下，滿足人民群眾日益增長的保險(xiǎn)需求，是保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。隨著商業(yè)保險(xiǎn)市場的不斷發(fā)展，優(yōu)質(zhì)保險(xiǎn)產(chǎn)品供給不斷擴(kuò)大，個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理面臨監(jiān)管趨嚴(yán)、標(biāo)準(zhǔn)趨高、難度趨升的風(fēng)險(xiǎn)管控困境。如何實(shí)現(xiàn)全生命周期的規(guī)范化管理，有效防范風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，成為研究的重要課題。本文以國有企業(yè)個(gè)人保險(xiǎn)代理人管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，通過問題分析、實(shí)踐總結(jié)，提出風(fēng)險(xiǎn)防范和管理建議，探索規(guī)范化管理新路徑、新方法，提升檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案，風(fēng)險(xiǎn)管控，國有企業(yè)，規(guī)范管理

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2024.24.016

0 引 言

根據(jù)國家金融監(jiān)督管理總局《保險(xiǎn)代理人監(jiān)管規(guī)定》，保險(xiǎn)代理人是指根據(jù)保險(xiǎn)公司的委托，向保險(xiǎn)公司收取傭金，在保險(xiǎn)公司授權(quán)的范圍內(nèi)代為辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)或者個(gè)人，包括保險(xiǎn)專業(yè)代理機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)兼業(yè)代理機(jī)構(gòu)及個(gè)人保險(xiǎn)代理人[1]。保險(xiǎn)專業(yè)代理機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)兼業(yè)代理人機(jī)構(gòu)一般屬于法人機(jī)構(gòu)，與保險(xiǎn)公司一并屬于監(jiān)管對象，保險(xiǎn)公司不直接參與其個(gè)人保險(xiǎn)代理人的管理。個(gè)人保險(xiǎn)代理人一般為保險(xiǎn)公司的外勤制人員，不直接與公司簽署正式勞動(dòng)合同，簽署保險(xiǎn)代理人委托合同，受保險(xiǎn)公司委托進(jìn)行展業(yè)并向受托方收取傭金，是保險(xiǎn)業(yè)較為特殊的用工方式。

規(guī)范做好個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理工作，是規(guī)范保險(xiǎn)代理人的經(jīng)營行為，充分保障投保人、被保險(xiǎn)人、受益人的合法權(quán)益，維護(hù)市場穩(wěn)定的重要保障。隨著國家監(jiān)管體系的逐步完善，監(jiān)管部門愈發(fā)關(guān)注個(gè)人保險(xiǎn)代理人的檔案管理工作[2-3]，更加側(cè)重于風(fēng)險(xiǎn)管控、前端管控、全生命周期管控。相較于傳統(tǒng)的法人機(jī)構(gòu)保險(xiǎn)從業(yè)人員，個(gè)人代理人的日常管理所面臨的風(fēng)險(xiǎn)壓力更加突出。如何規(guī)范合規(guī)開展個(gè)人保險(xiǎn)代理人的檔案管理工作成為新時(shí)代人身險(xiǎn)保險(xiǎn)公司面臨的重要課題。

1 檔案管理面臨的風(fēng)險(xiǎn)與困境

1.1 缺少行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指引

原銀保監(jiān)會2020年5月印發(fā)的《中國銀保監(jiān)會辦公廳關(guān)于落實(shí)保險(xiǎn)公司主體責(zé)任加強(qiáng)保險(xiǎn)銷售人員管理的通知》（銀保監(jiān)辦發(fā)〔2020〕41號）規(guī)定，保險(xiǎn)公司應(yīng)督促各級分支機(jī)構(gòu)建立健全銷售人員檔案，全面反映銷售人員基本情況、從業(yè)培訓(xùn)情況、獎(jiǎng)懲情況、銷售能力資質(zhì)分級情況等[4]。2024年3月1日起施行的《保險(xiǎn)銷售行為管理辦法》（國家金融監(jiān)督管理總局令2 0 2 3年第2號）[5 ]第四十一條規(guī)定，保險(xiǎn)公司、保險(xiǎn)中介機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立檔案管理制度，妥善保管業(yè)務(wù)檔案、會計(jì)賬簿、業(yè)務(wù)臺賬、人員檔案、投保資料以及開展可回溯管理產(chǎn)生的視聽資料、電子數(shù)據(jù)等檔案資料，明確管理責(zé)任，規(guī)范歸檔資料和數(shù)據(jù)的保管、保密和調(diào)閱程序。

除監(jiān)管規(guī)定外，國家標(biāo)準(zhǔn)GB、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA系列目前均未有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，缺少個(gè)人保險(xiǎn)代理人文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、整編方式方法、歸檔移交程序規(guī)范、電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件歸檔接口規(guī)范等。現(xiàn)有部門規(guī)章中，關(guān)于個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理工作大多是原則性規(guī)定，在企業(yè)實(shí)際操作過程中面臨無法直接落地的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 行業(yè)管理缺乏有效實(shí)踐

金融機(jī)構(gòu)是服務(wù)國家實(shí)體經(jīng)濟(jì)的“主力軍”和維護(hù)金融穩(wěn)定的“壓艙石”，建立以人民為中心的保險(xiǎn)發(fā)展理念正成為當(dāng)下各保險(xiǎn)公司發(fā)展的根本動(dòng)力，加強(qiáng)自身風(fēng)險(xiǎn)管理是應(yīng)有之義。公開資料顯示，目前保險(xiǎn)市場主體由于檔案管理不善受到了監(jiān)管部門行政處罰，如管理不規(guī)范、收集不齊全、保管不規(guī)范、利用不規(guī)范等，面臨風(fēng)險(xiǎn)管理隱患。

保險(xiǎn)公司作為市場化程度較高的法人機(jī)構(gòu)，在參與檔案管理工作時(shí)更加注重經(jīng)營效率，關(guān)注投入產(chǎn)出比，個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案投入資源不足，風(fēng)險(xiǎn)管控存在薄弱環(huán)節(jié)。由于個(gè)人保險(xiǎn)人檔案管理渠道來源眾多（如團(tuán)險(xiǎn)渠道、個(gè)險(xiǎn)渠道、銀保渠道、綜金渠道等），且保險(xiǎn)公司規(guī)模、層級，以及管理理念、模式的差異，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一、規(guī)范程度不同、質(zhì)量參差不齊，缺乏有效的行業(yè)管理實(shí)踐，檔案管理工作仍處于摸索階段，業(yè)務(wù)實(shí)踐面臨無序風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 行業(yè)發(fā)展趨勢的形勢要求

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的迅猛發(fā)展，保險(xiǎn)業(yè)的檔案管理也面臨著巨大挑戰(zhàn)。以電子文件、流媒體為主要形式的新型載體檔案成為行業(yè)主流，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案管理模式，也改變了傳統(tǒng)雙套制、雙軌制的管理思路。但是現(xiàn)階段由于監(jiān)管部門、行業(yè)部門缺乏有效的制度指引，如何應(yīng)對未來不可控的管理風(fēng)險(xiǎn)也成為當(dāng)前急需破解的難題。

新修訂的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用[6]。另外，國家檔案行政部門組織開展的電子檔案單套制試點(diǎn)工作，單套制管理也愈發(fā)成為行業(yè)未來發(fā)展趨勢。隨著無紙化辦公的逐步推廣以及政府信息公開的力度不斷加大，監(jiān)管部門也在不斷推送個(gè)人保險(xiǎn)代理人在線離入司、電子執(zhí)業(yè)證等電子化管理，不斷減少紙質(zhì)載體的產(chǎn)生，這些也都迫切需要保險(xiǎn)市場主體加大個(gè)人保險(xiǎn)代理人電子檔案探索實(shí)踐，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理。

1.4 代理人流動(dòng)性較大難管控

個(gè)人保險(xiǎn)代理人相較于代理機(jī)構(gòu)來說更加難以管控。首先，個(gè)人保險(xiǎn)代理人流動(dòng)性大，個(gè)體的能力學(xué)歷水平、專業(yè)背景、展業(yè)能力、誠信水平、品行狀況等不同，綜合素質(zhì)參差不齊，基層的管控力度不夠，離標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理目標(biāo)有差距。部分人員可能會多次離司，若時(shí)間較長，早期的檔案可能已銷毀，工作連續(xù)性不夠。其次，隨著在線離入司、電子執(zhí)業(yè)證的發(fā)展，對于個(gè)人保險(xiǎn)代理人的電子材料的收集審核工作也帶來較大挑戰(zhàn)，如個(gè)人學(xué)歷情況、工作經(jīng)歷情況、征信情況、獎(jiǎng)懲情況等基礎(chǔ)信息，需要多個(gè)內(nèi)外部平臺、人員或機(jī)構(gòu)的配合，標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理難度較大。

1.5 專業(yè)檔案管理人員的缺失

專業(yè)檔案的管理一般需要相應(yīng)的專業(yè)隊(duì)伍，由于保險(xiǎn)公司基層的內(nèi)勤人員配備較少，日常審核工作壓力較大，對個(gè)人保險(xiǎn)代理人文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、安全等方面審核不嚴(yán)，檔案管理質(zhì)量較低。此外基層內(nèi)勤人員檔案素養(yǎng)普遍不高，缺少針對性、實(shí)操性的歸檔手冊或指引，對于檔案管理工作的重視程度普遍不高，檔案管理質(zhì)量參差不齊。同時(shí)，基層內(nèi)勤人員變動(dòng)頻繁，還需承擔(dān)著業(yè)務(wù)指標(biāo)壓力，相關(guān)激勵(lì)舉措不多，基層人員開展檔案工作較為困難，面臨較大的人員管理風(fēng)險(xiǎn)。

2 應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)管控的有效舉措

新修訂的《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施條例》，均明確規(guī)定了企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)本單位檔案工作，履行檔案工作主體責(zé)任，保障檔案工作依法開展[6]。個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案是人身險(xiǎn)保險(xiǎn)公司檔案的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)納入公司全宗檔案管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)推進(jìn)、壓實(shí)責(zé)任、合規(guī)管理。要從防范風(fēng)險(xiǎn)管理的角度，不斷加大應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的有效舉措，持續(xù)鞏固提升檔案管理質(zhì)量。

2.1 明確管理職責(zé)，防范管理風(fēng)險(xiǎn)

一是要建立管理體制。嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施條例》以及監(jiān)管相關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，建立符合公司實(shí)際的檔案管理體系，明確檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范、工作標(biāo)準(zhǔn)。二是要明確管理責(zé)任。檔案部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，牽頭研究制定個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范；業(yè)務(wù)部門按照管理職責(zé)，分別梳理相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)并加強(qiáng)宣貫、推動(dòng)落實(shí)；信息部門提供科技賦能，提升檔案信息化管理水平，逐步推動(dòng)單套制、線上化管理；基層機(jī)構(gòu)明確專人負(fù)責(zé)，規(guī)范做好本機(jī)構(gòu)個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案的管理工作，定期向檔案部門移交保管。三是要強(qiáng)化制度落實(shí)。考慮到個(gè)人保險(xiǎn)代理人流動(dòng)性強(qiáng)，要強(qiáng)化檔案管理制度的執(zhí)行情況檢查，建立檔案獎(jiǎng)懲、督促機(jī)制，推動(dòng)收、管、存、用全生命周期管理。

2.2 規(guī)范工作流程，防范操作風(fēng)險(xiǎn)

從風(fēng)險(xiǎn)防控視域出發(fā)，要進(jìn)一步加強(qiáng)專業(yè)檔案的管理流程，注重日常管理與專項(xiàng)管理相結(jié)合，通用流程與個(gè)性流程相結(jié)合的原則，有效防范操作風(fēng)險(xiǎn)。

一是要規(guī)范編制個(gè)人保險(xiǎn)代理人歸檔范圍和檔案保管期限表。結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際編制，系統(tǒng)梳理個(gè)人保險(xiǎn)代理人入司、在司、離司各階段形成的文件材料（涵蓋全生命周期管理流程），并根據(jù)不同文件材料的保管價(jià)值制定檔案保管期限，分為永久、30年、10年。個(gè)人保險(xiǎn)代理人電子檔案的歸檔范圍和檔案保管期限與紙質(zhì)載體檔案保持一致。有條件的機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案分類方案、檔案歸檔范圍和檔案保管期限表“三合一”工作開展。

二是要明確檔案分類方法。由于國家檔案行政主管部門印發(fā)的《國家基本專業(yè)檔案目錄》未涉及個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案，建議結(jié)合實(shí)際明確分類：一是納入人身險(xiǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，作為業(yè)務(wù)檔案一并管理；二是作為專門的一類，納入公司檔案分類體系中。無論選擇哪種分類方法，都需與公司總體檔案分類體系保持一致，并科學(xué)編制檔號，納入公司檔案全宗管理。

三是規(guī)范檔案整理方法。從實(shí)踐來看，個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案的整編可以通過“卷”“件”融合的方式管理。紙質(zhì)載體部分，由于代理人變動(dòng)頻繁，宜按“件”的方式進(jìn)行分類整編、歸檔移交；電子載體部分，可以通過組“件”的方式實(shí)現(xiàn)規(guī)范整編，建立互見關(guān)系。賦予唯一標(biāo)識ID，按照其入司、在司、離司的時(shí)間流程，建立個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案案卷。按照GB/T 11822[7]、GB/T 9705[8]研究制定符合個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案整編的檔案著錄表單、裝具規(guī)范，規(guī)范整編、裝盒。

四是要建立檔案移交接收機(jī)制。嚴(yán)格落實(shí)檔案集中管理，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，建立常態(tài)化檔案移交接收機(jī)制。檔案部門加強(qiáng)個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案的歸檔質(zhì)量審核，注重前端指導(dǎo)把關(guān)，對于不符合歸檔要求、整編要求的檔案及時(shí)退回調(diào)整完善，確保歸檔質(zhì)量；統(tǒng)籌開展個(gè)人保險(xiǎn)代理人電子檔案元數(shù)據(jù)方案的編制，確保電子檔案歸檔齊全、完整、可用、安全。業(yè)務(wù)部門要規(guī)范整編，定期向檔案部門移交保管；做好電子檔案歸檔階段的“四性”檢測，與紙質(zhì)載體檔案、檔案數(shù)字化副本同步歸檔移交。

五是要規(guī)范檔案借閱利用流程。檔案部門要按照檔案行業(yè)規(guī)范、監(jiān)管規(guī)定要求，妥善保管個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案，確保檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)的絕對安全。建立個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案借閱利用制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，按規(guī)定提供檔案借閱利用服務(wù)。個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案利用開發(fā)時(shí)，應(yīng)當(dāng)履行好開放利用鑒定、到期檔案價(jià)值鑒定等工作。涉及保密管理事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)采取相關(guān)安全保密舉措。

2.3 強(qiáng)化科技賦能，防范技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

一是推動(dòng)線上化管理。推動(dòng)檔案收、管、存、用從傳統(tǒng)線下管理逐步過渡至線上化管理，加大業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，推動(dòng)區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、AI技術(shù)的廣泛探索與應(yīng)用（如AI檔案借閱與自動(dòng)化審核、區(qū)塊鏈檔案異質(zhì)異地備份、檔案開發(fā)利用與大數(shù)據(jù)挖掘等）。二是加強(qiáng)線上風(fēng)險(xiǎn)管控。將制度風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、流程風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、硬件風(fēng)險(xiǎn)等納入檔案管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測模塊，進(jìn)行統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)管控和預(yù)警，提升綜合風(fēng)險(xiǎn)防范水平。三是推動(dòng)單套制試點(diǎn)。根據(jù)個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案線上化管理趨勢，加大電子檔案單套制管理實(shí)踐，逐步減少紙質(zhì)載體檔案，加大元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、“四性”檢測內(nèi)容、歸檔接口規(guī)范等研究，進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)科前沿應(yīng)用，提升信息化管理水平。

2.4 推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)管理，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

一是開展標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)研究。通過總省聯(lián)動(dòng)、業(yè)務(wù)部門檔案部門協(xié)同的方式，深入基層開展個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理研究，推動(dòng)形成標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程和管理要求，逐步固化相關(guān)流程，明確管理要求。二是加大標(biāo)準(zhǔn)化手冊編制。針對各機(jī)構(gòu)不同的管理情況，分級分類編制個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊，明確每個(gè)業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)、要求，以及處理的規(guī)范、時(shí)效等相關(guān)要求，供基層工作人員使用。三是加大業(yè)務(wù)宣導(dǎo)與監(jiān)督檢查。協(xié)同培訓(xùn)部門制作標(biāo)準(zhǔn)化課件和培訓(xùn)材料，進(jìn)行統(tǒng)一的宣導(dǎo)培訓(xùn)，構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、流程的操作規(guī)程，減少個(gè)性化的處理需求，逐步加大業(yè)務(wù)前端管控，有效提升檔案管理效果。

2.5 加強(qiáng)人員配置，防范人員風(fēng)險(xiǎn)

一是明確崗位職責(zé)。針對目前基層人員少、流動(dòng)大、管理難等困難，科學(xué)制定個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理崗位職責(zé)，明確崗位人員所必備的業(yè)務(wù)技能，明確機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)結(jié)合保險(xiǎn)代理人管理情況配備對應(yīng)的專兼職檔案員，加大崗前培訓(xùn)、在崗管理、離崗審核，推動(dòng)崗位工作責(zé)任制的有效落實(shí)。二是加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)。將個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理所需的崗位條件、業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等納入基層內(nèi)勤人員入職培訓(xùn)，納入機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)考核指標(biāo)，納入保險(xiǎn)代理人崗位職責(zé)，加大不同機(jī)構(gòu)之間經(jīng)驗(yàn)交流和崗位輪訓(xùn)，不斷提升基層專兼職檔案員的管理技能。三是開展技能競賽。結(jié)合“6·9”國際檔案日廣泛開展檔案知識競賽、技能大賽等，實(shí)現(xiàn)以學(xué)促干、以干踐行、以行增效。

3 風(fēng)險(xiǎn)防范和管理建議

通過建章立制、明確責(zé)任、統(tǒng)一流程、標(biāo)準(zhǔn)管理，開展個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案“收管存用”全生命周期的有效實(shí)踐探索，在業(yè)內(nèi)具有一定參考意義。進(jìn)入新時(shí)代，面對“強(qiáng)監(jiān)管”的要求，要更加注重風(fēng)險(xiǎn)防范、科技賦能，提升檔案管理效能。

3.1 遵循監(jiān)管規(guī)定，合規(guī)管理

一是要遵循監(jiān)管規(guī)定。“強(qiáng)監(jiān)管”的高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，是扎實(shí)開展好個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理工作的重要遵循，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守，有序?qū)崿F(xiàn)監(jiān)管要求與行業(yè)規(guī)范的融合管理、理論與實(shí)踐的融合管理，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。二是要落實(shí)檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。應(yīng)當(dāng)積極開展個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案的探索實(shí)踐，遵循文件管理全生命周期理論，堅(jiān)持問題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向、結(jié)果導(dǎo)向，推動(dòng)行業(yè)規(guī)范的具體應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理。三是要完善公司檔案管理制度。根據(jù)監(jiān)管部門《保險(xiǎn)銷售行為管理辦法》，建立健全個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理制度體系，做好與檔案管理制度、行業(yè)規(guī)范的銜接，確保檔案管理責(zé)任明確、歸檔范圍準(zhǔn)確、整編要求明晰、歸檔程序流程規(guī)范、保管利用規(guī)則完善、責(zé)任追究明確等。

3.2 壓實(shí)管理責(zé)任，規(guī)范管理

一是要明確管理體系。明確個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案的管理部門，有效解決多頭管理、無人管理的困境，檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息部門加強(qiáng)橫向溝通，同時(shí)要加強(qiáng)縱向協(xié)作，不斷建立符合業(yè)務(wù)需要的檔案管理體系，明確相應(yīng)檔案管理責(zé)任。二是要壓實(shí)管理責(zé)任。嚴(yán)格落實(shí)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則，將個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理情況納入機(jī)構(gòu)管理職責(zé)、納入相關(guān)人員崗位職責(zé)、納入績效考核指標(biāo)體系、納入檔案管理制度與流程，多措并舉、多管齊下，共同推動(dòng)個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案的規(guī)范管理。

3.3 強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控，安全管理

一是要注重風(fēng)險(xiǎn)管理。要高度重視內(nèi)控管理，將個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理納入總體風(fēng)險(xiǎn)管理體系、納入崗位風(fēng)控體系、納入內(nèi)控建設(shè)體系，通過制度約束、系統(tǒng)約束、流程約束、規(guī)則約束等方式，加強(qiáng)內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)防范管理，有效防范風(fēng)險(xiǎn)。二是要強(qiáng)化科技賦能。將檔案信息化建設(shè)納入公司總體信息化建設(shè)體系，開發(fā)建設(shè)個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案管理模塊、電子檔案歸檔模塊等，推動(dòng)電子檔案有序管理，提升信息化管理水平。三是要推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化管理。結(jié)合基層管理實(shí)際和業(yè)務(wù)實(shí)操需要，經(jīng)廣泛調(diào)研、梳理總結(jié)，逐步搭建標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程、制定標(biāo)準(zhǔn)化工作手冊、持續(xù)優(yōu)化管理模式，不斷提升標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

3.4 發(fā)揮檔案價(jià)值，有效管理

一是要安全保管檔案。應(yīng)當(dāng)建立健全科學(xué)的檔案保管設(shè)施設(shè)備，采取有效安全防護(hù)舉措，加強(qiáng)人防、物防、技防一體的防護(hù)體系建設(shè)，妥善做好檔案安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全。及時(shí)有效開展災(zāi)備體系建設(shè)、應(yīng)急管理體系建設(shè)，推動(dòng)電子檔案的長期保存，確保電子檔案安全。二是要妥善開發(fā)利用。采取多種方式開發(fā)利用，及時(shí)總結(jié)開發(fā)利用案例，積極推廣應(yīng)用，充分發(fā)揮行業(yè)示范作用。不斷挖掘基層先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化成果轉(zhuǎn)化，有效助力基層展業(yè)，充分發(fā)揮檔案價(jià)值。

4 結(jié) 語

進(jìn)入“強(qiáng)監(jiān)管”時(shí)代，個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案工作面臨著制度風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)、流程風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等風(fēng)險(xiǎn)隱患也在一定程度上制約著保險(xiǎn)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，影響著國家金融事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)自覺強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，多措并舉推動(dòng)個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理，有效防范風(fēng)險(xiǎn)。在風(fēng)險(xiǎn)管控視域下，提出了相關(guān)建議，具有一定的參考意義。但是針對不同類型、性質(zhì)、體量的保險(xiǎn)市場主體，如何做到個(gè)人保險(xiǎn)代理人檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化、分級分類管理，還需作進(jìn)一步研究探討。

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作者簡介

陳杰，碩士研究生，研究方向?yàn)槠髽I(yè)檔案管理、檔案信息化建設(shè)。

（責(zé)任編輯：張瑞洋）