探析照片檔案的數字化管理與利用

隨著數字化的蓬勃發展，人們的日常生活方式發生著極大的改變，各行各業也都在積極尋求數字化轉型之路。照片檔案是檔案信息資源體系中的重要構成元素，其以直觀、生動的視覺傳達方式提高了信息的傳播效率，使畫面的表現力得以長久地留存，有助于確保檔案的完整性和真實性。但是從以往的工作實踐來看，人工管理的方式不僅難以跟上數字化時代的發展腳步，也很難深入挖掘出照片檔案資源的內在價值。因此，本文將對照片檔案數字化管理與利用進行探析，以期讓更多的人了解我國照片檔案管理數字化發展的方向和現狀。

一、照片檔案概述及當前照片檔案管理的現狀

照片檔案是以靜止攝影影像為主要方式的、有保存價值的歷史記錄。相較于以文字形式記載的檔案和錄像等其他動態影像檔案，照片檔案注重以簡潔明快、主觀強烈的視覺呈現方式，迅速而直觀地傳達出蘊含的信息，展示所記錄對象的客觀真相和具體特征，這種效果往往是其他記錄方式無法達到的。因此，照片檔案在眾多檔案類型中獨樹一幟。當前，由于照片在表現力方面的獨特性，其逐漸被社會各行各業及各類人群廣泛應用，成為檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分。然而，傳統的照片檔案管理存在一些弊端，其整理方法和運用策略仍需不斷改進。

首先，相關信息缺失。當前照片檔案管理面臨照片與底片分離或缺乏相應的文字描述等問題，其導致的信息缺失問題給信息保存工作帶來了困擾，阻礙相關工作的順利推進。其次，由于照片檔案通常采用相冊或者卷筒紙等方式存儲，會占據檔案庫房較大的儲藏空間。再次，由于照片檔案的存放位置各異，部分照片盡管內容具有緊密的關聯性，但受到尺寸規格差異的影響不得不被分開存放，從而喪失了敘事的連續性，同時也給保存和查找工作帶來了一定的不便。最后，將照片經過系統性的整理歸檔后，在需要調用某一特定照片的情況下，若是依憑傳統的查找方法往往需要耗費大量時間和精力，而且，手動翻閱各類紙質檔案保存袋的方法可能對檔案進行二次破壞，影響檔案存儲工作的正常開展。

二、照片檔案數字管理的優勢

照片檔案數字管理的實質是利用先進的信息技術處理設備，如計算機、掃描儀以及打印機等操作工具，同時運用光盤存儲、拷貝備份等多元方式，對照片檔案進行有效、便捷且安全的數字化管理與利用。相較于傳統的照片檔案管理模式而言，這種新興的數字化管理方法具有明顯的優越性。

一方面，照片檔案的數字管理使照片檔案的完整性與持久性得到有效提升。隨著照片檔案數字化管理模式的引入，檔案部門能夠運用多種數字化存儲載體妥善處理照片檔案，例如，復制存檔、光盤刻錄以及影音存檔等，使得照片檔案的完整性與持久性得到了極大的保障，同時也進一步提高了檔案管理工作的效率。

另一方面，照片檔案的數字管理使檢索查找更便捷，照片檔案調閱利用更高效。然而，當照片檔案實施數字化管理之后，由于在歸檔前已經對所有照片進行詳細的分類和標記，因此只需要在檔案系統的檢索功能欄輸入相應的主題名稱、分類編號以及檔案編號等關鍵信息進行搜索查詢，便可迅速找到所需的照片。這種高效的查詢方式使得使用者可以隨時隨地對照片進行查閱、打印等操作，大幅提升了照片檔案的利用便捷度及工作效率。

綜上所述，運用數字化手段管理照片檔案，不僅有助于提升工作質量和成效，同時也有利于照片檔案的妥善保存和有效利用。因此，在實際工作中，應當積極推廣并應用數字化技術，以實現照片檔案的全面數字化管理，進一步提高照片檔案的利用率。

三、照片檔案的數字化管理

（一）照片檔案數字化制備方式

在照片檔案向數字化轉型升級的大趨勢下，采用掃描技術是最具效率及實用價值的手段之一。此法主要是通過平板掃描儀、底片掃描儀等專業化的掃描儀器，將照片檔案轉化為數字化形式。例如在實際操作過程中，檔案管理人員通過運用底片掃描儀，將底片直接進行掃描并轉換成高質量的數字圖像文件，進而保存在電腦中，這種方式不僅能夠有效降低使用成本，還能保證色彩的還原度和表現力。

（二）數字化掃描的關鍵參數設定

為了能夠將照片檔案成功地掃描輸出并形成高品質圖像，就必須對照片檔案數字化掃描的關鍵參數進行精確的設定。其中，分辨率的設定應該基于圖像的品質、存儲設備的容量以及掃描所需的時間等多方面進行考量，一般建議將分辨率設置為800dpi，這樣就能在保證圖像質量的前提下，最大化地利用有限的儲存空間，并縮短掃描時間。色彩位數也是極其關鍵的一環，為了確保原照片的色彩能夠得到真實且完整的再現，掃描儀最好選用具有24位色彩位數的機型。灰度級是衡量圖像中灰度層次是否豐富的重要標準，對黑白照片而言，可以選擇256級灰度圖像模式，而對于彩色照片，24位真彩模式更為適宜。遵循上述原則，能確保掃描圖像完整度更高、色彩表現力更強，從而為照片檔案的存儲和利用夯實基礎。

（三）照片檔案的數字化存儲格式

當前，數字化處理之后所產生的照片檔案，會有多種不同的存儲格式可供選擇。一方面，為了滿足照片檔案管理以及利用方面的實際需求，通常會使用國際上廣泛認可的標準格式，例如JPEG、GIF以及TIFF等等。另一方面，從確保照片檔案真實性以及滿足其龐大存儲需求的角度出發，通常會選用TIFF和JPEG格式，其具備較高的壓縮比率，在存儲過程中不會出現失真的情況，從而為后續的利用提供可靠的保障。

（四）針對照片檔案的修復工作

鑒于有些照片檔案由于存放時間過長，在保管過程中可能會出現各式各樣的損壞以及污染狀況，或由于當時攝影設備和技術水準所限，照片存在著諸如紅眼現象、曝光不足等不同程度的瑕疵。因此，在修復過程中，可以選擇使用Photoshop軟件進行修復，在確保照片真實性及完整度不受影響的基礎之上，適當地優化完善照片檔案的整體品質，使其能夠在最大程度上保持原貌。與此同時，相較于傳統的紙質檔案圖片，照片檔案在清晰度方面的要求顯然更為嚴格，在對其進行數字化處理時，必須兼顧照片效果與圖像真實性的雙重需求，以期達到最佳的視覺呈現效果。

（五）構建完善的照片檔案數據庫

在通過數字化方式創建的詳細目錄數據與相應的照片圖像文件實現精確匹配和關聯之后，將檔案信息導入檔案管理系統的數據服務器端口，從而構建出一個科學且嚴謹的照片檔案數據庫。在此過程中，需要對目錄信息進行逐項確認和核實，確保每一張圖像文件的名稱、頁碼等相關信息能與目錄數據中所記錄的檔號以及頁碼保持完全一致且無任何誤差，只有這樣才能構建起一個系統化、規范化的照片檔案數據庫，進而為廣大用戶提供更加便捷的檔案服務。

（六）照片檔案的著錄

照片檔案實施數字化管理的核心在于信息的著錄。檔案著錄，即通過一系列精細化的收集、核實、分析以及組織等流程，最終達到確認檔案內容，同時揭示其上下文關系以及生成這些圖片資料的文件系統中的各類信息的目的，最終會形成關于所展現主體、組成要素等詳細精準的表達。在編錄工作中，通常會將同一類別中的多張照片作為一個條目進行著錄，而在這個過程中，需要高度重視三個關鍵性要素，以便在編寫每條記錄的時候，可以根據實際需求來選取相應的信息元素進行詳細描述。首先，關于照片的相關背景資料，其中涵蓋了照片的歸屬方、拍照日期以及保存期限等諸多要素；其次，針對照片本身內容的描述，包括但不限于主題名稱、關鍵詞以及核心內容等多維度的信息；最后，照片的結構部分也是不可忽視的環節，其重點在于著錄的級別、內容以及范疇等層面，主要表現為檔案編號、年份及流水號等相關信息。詳細精確的著錄條目能對照片檔案中的潛藏信息進行挖掘，使照片檔案管理、檢索利用等工作過程中更為高效便捷，從而提升照片檔案管理與利用的整體水平。而在設置好條目名稱后，檔案管理者要將各類別照片條目的詳細信息編制成Excel表格，以便進一步提高檢索速度和利用成效。另外，檔案管理人員應將照片檔案的分類列表和相應文件導入到檔案管理系統中，并確保分類列表中條目名稱，與照片檔案元數據兩者能夠保持統一，這一工作極大地簡化了照片檔案的收集整理流程，為照片檔案的管理和利用奠定堅實基礎。

（七）推進數字化照片檔案的安全管理

隨著數字化技術的日益成熟，其在照片檔案管理中也得到了有效運用，并極大地提升了照片檔案管理的效率和質量。然而，這種新型的管理模式也在其具體實施過程中逐漸暴露出了安全風險問題，在一定程度上導致照片檔案資源無法得到有效開發，以至于利用率偏低。因此，要將數字化照片檔案存儲的安全問題放在首要位置，例如，進一步加大對檔案備份、軟件系統安全以及防火墻設置等方面的防護力度，提高數字化照片檔案管理的安全性，為檔案利用效率的提升夯實基礎。

一方面，為了確保照片檔案的安全性，可以將光盤作為照片檔案的備份載體。在實際開展工作中，應優先選用只讀光盤來充當存儲媒介，并在其根目錄下附上光盤內容、刻錄具體時間以及目錄結構等關鍵信息的說明文檔。除此之外，在將光盤放入盤盒后，還要在其上面標注好相關的信息，并嚴格把控光盤存放環境。

另一方面，還要加強對檔案管理系統的安全管理，制訂檔案管理系統操作流程和使用規范，定期對檔案管理系統進行系統優化升級，并做好數據的備份工作。通過制訂相應的安全訪問機制，對系統中的檔案進行相應訪問權限的設定，并定期升級和維護檔案管理系統的軟硬件防火墻等安全設備。使照片檔案資源免受不必要的侵害，安全性更高。另外，如果用戶想要對照片檔案進行下載或瀏覽時，要事先進行申請，當申請通過后才可以進行相應的操作，而當查閱期限到了之后，其所具有的一系列權限將會自動失去效用，這樣照片檔案信息資源的安全性將得到更好的保障。

（八）照片檔案數字化的輸出利用方式

在照片檔案數字化利用的過程中，檔案使用者可以根據自身的需求選擇不同的輸出方式。首先，在檔案管理系統中，可以利用檢索功能，通過輸入主題、編號或攝影師等關鍵詞，迅速而精確地查找到符合要求的照片檔案文件，并以在線瀏覽的方式實現對照片檔案信息的利用。其次可以通過光盤等移動設備輸出檔案信息，其便于攜帶，使用者可以在讀取設備的幫助下隨時查閱。最后，可以通過打印的方式呈現。例如，可以將已完成數字化處理的照片進行輸出打印，強調對畫面的展示。

四、結語

綜上所述，當前的數字信息化蓬勃發展，將照片檔案進行全面而深入的數字化處理以及高效利用，已然成為一種時代發展的必然趨勢，同時也是充分挖掘和發揮其潛在價值的重要手段。因此，作為檔案管理領域的從業者，必須高度重視并積極投入照片檔案數字化管理與利用的實踐工作中，通過采取一系列行之有效的措施，大幅提升照片檔案管理與利用的效率及擴大覆蓋面，從而推動整個照片檔案管理與利用工作向更深層次、更高水平邁進。

（作者簡介：陳莉娟，女，本科，明溪縣婦女兒童活動中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）