三甲醫院人事檔案信息化實踐探析

摘 要：信息化不斷深入醫療領域，作為醫院人力資源管理中的人事檔案管理也在不斷地加快發展的步伐，醫院對人事檔案管理的工作也提出了相應的要求。文章結合三甲醫院人事檔案管理工作的實際情況，分析在醫院檔案管理信息化過程中遇到的主要問題，并提出了具有針對性的合理化建議。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化；流程優化

中圖分類號：G271；G272；G273 文獻標識碼：A

一、研究問題的提出與意義

三甲醫院的人事檔案管理是人力資源管理的一部分，是三甲醫院人力資源管理水平的一個衡量標準。人事檔案管理做好了可以提升三甲醫院人力資源管理的質量，人事檔案不僅能為三甲醫院在教學、科研等方面提供服務，還可以直接服務于個人本身的利益，不管是在再就業、考博、升學還是出具現實表現、辦理退休和入團入黨等，審核都要以人事檔案中的材料作為重要依據。因此，人事檔案管理對人力資源工作的效率影響具有重要的意義。

二、三甲醫院人事檔案管理信息化的現實情況

1.醫院人事檔案管理的現狀以及存在的問題

（1）人事檔案交接過程中的手續不嚴密，重視度不夠。人事檔案管理人員大多是人事科的工作人員，而非專職檔案人員，在其調崗或者離崗時，移交檔案的手續沒有按照程序辦理，沒有認真檢查、核對與清點，許多該簽字的沒有簽字，導致檔案材料在數量和內容等方面界限不清，責任不明。有些工作人員認為，檔案交接是一項很簡單的事情，只是將材料從一個人的手中轉到另一個人的手中，過程隨意，他們認為醫療、科研和教學才是醫院的重心，醫院管理工作的重點是如何提高醫療水平，改善病區環境，為病人提供優質的服務，而往往忽視了人事檔案管理的重要性，存在醫院人事檔案管理硬件設施不夠完善，檔案管理人員也缺乏相應培訓等問題。

（2）人事檔案管理人員對檔案材料的收集、更新和補充滯后。應當歸檔的材料不能得到準確、及時的補充，如業績考核、職稱考評或者繼續教育等方面的材料沒有及時歸檔，使得人事檔案資料不全，存檔的材料不能真實地反映本人現實情況。

（3）人事檔案管理人員對檔案的重要性認識不足。人事檔案管理人員基本上是人事科的工作人員，而非專業的檔案管理人員，大多是兼職管理檔案，其受時間和專業的限制，很少能夠有機會參加相關專業的培訓，對檔案管理相關專業的新技術、新知識不能及時掌握。因此，不但職工本人，而且連人事檔案管理人員都未意識到人事檔案的重要性，常常導致對于該歸檔的材料沒有及時歸檔、補充和更新，使得人事檔案因缺少材料而不完善。

（4）人事檔案管理方式落后。人事檔案基本上是由人事科工作人員兼職管理。在工作的過程中存在諸多問題，比如沒有單獨的計算機和檔案管理軟件可以利用，就連最基本的查閱人事檔案信息也只能采用人工查找，檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不夠理想。

三、醫院開展人事檔案信息化管理的優勢

1.提高存檔材料的準確性

傳統的人事檔案管理往往需要花費大量的時間和人力收集和存儲檔案，在收集和存檔的過程中往往還容易出現一些錯誤，導致人事檔案材料缺失，降低了人事檔案材料的準確性。信息化管理采用計算機登記錄入，一方面，可以對所錄入的信息用公式糾錯，超出正常值的數據可以設置提醒標紅；另一方面，相當于拷貝了一份記錄，在校對資料的時候可以有一個參照，從而提高工作的準確性。

2.大幅節省查閱檔案資料的時間，使查閱工作具有時效性

傳統的人事檔案管理模式經常會因為查找的檔案信息范圍太大而需要耗費大量的時間和精力，有時候還會出現明明知道存有檔案材料，但是卻無法順利找到的現象，而且大多數醫院沒有專門的人事檔案管理人員，人事檔案管理工作是由人事科的工作人員兼任，由于平時工作繁忙，根本無法及時歸檔，時間長了就忘記了，全部依靠人工查找，根本無法快速、高效地完成查閱工作。計算機技術提供了檢索功能，只要當初收集資料時做好登記，就會知道哪些資料歸檔了，哪些資料還未歸檔，目標明確，縮小了檢索范圍，提供了非常便捷的途徑，可以迅速地完成檔案的查閱。同時，也方便統計醫院人員信息，為單位發現、培養、使用人才以及為干部的任命、人才配置、考核評優和晉升等提供更加準確、可靠的信息依據。

3.有利于查閱人事檔案材料轉入轉出和資料歸檔的記錄

職工檔案的轉入和轉出應在電腦上建立excel表并及時登記。對由于歷史原因造成的，確實已經不能補充或者不可能再收集到的檔案資料，應先調查分析產生的原因，再將其記錄在excel統計表中，以后只要利用excel的搜索功能，便能很容易地查找到需要的資料信息，比起傳統的手工查找能夠節省大量的時間和精力，人事檔案整理的工作效率可以得到顯著的提高。

為了提高醫院整體的人力資源管理水平，我院開展人事檔案管理工作時嚴格遵守國家有關的法律法規，按照國家衛健委、廣東省委組織部以及廣東省檔案局等上級主管部門的嚴格要求，進一步完善了人事檔案管理制度，加強對人事檔案管理工作的重視，努力提高人事檔案管理信息化的水平。

2002年4月至2017年4月，借閱人事檔案365卷，平均每年24卷；交接人事檔案543卷，平均每年36卷；收集、鑒定、歸檔材料427件，平均每年28件。隨著我院員工逐漸增多，人事檔案利用業務數量也隨著大量增長，如果完全依靠傳統的手工紙質版記錄，那么在查閱檔案的時候肯定困難重重，從2017年5月起，在完成人事檔案收集、歸檔、整理和保存等日常工作后，已經開始由原來的接收、轉遞材料只有紙質版記錄，而歸檔材料沒有記錄，增加到有紙質版記錄的同時，還應用電子表格錄入接收歸檔的檔案材料。2017年5月至2020年5月，錄入接收材料之后并按照姓氏首字母排列歸檔，在整個改進的過程中發現，比起原來沒有電子記錄接收歸檔信息，查找資料的效率得到了明顯提高，比如有聘用制員工辭職，需要取回存放的后續學歷檔案，就可以很快查出有沒有接收這份檔案，什么時間接收的，再按照姓氏查找就可以很快地找出這份檔案材料。在實際工作中發現，還可以依據實際情況調整工作步驟與程序，使過程更加完善。

在人事檔案的管理工作中，主要分為人事檔案交接、借閱、收集、鑒定、歸檔、整理和清點等幾個部分。我院2017年5月以前接收以及轉遞材料只有紙質版記錄，歸檔材料沒有記錄，到2020年5月，3年的時間里新交接人事檔案110卷，平均每年36卷，與之前基本沒有變化；借閱人事檔案1367卷，平均每年456卷，與2002年4月至2017年4月這15年總的借閱量平均數相比急劇增加；收集、鑒定和歸檔材料1652件，平均每年551件，與2002年4月至2017年4月這15年總的收集、鑒定和歸檔平均數相比也是急劇增加。清點歷年歸檔材料927件。2017年5月開始運用電子表格錄入信息到現在，在查閱檔案資料的過程中，效率得到了明顯的提高。同時，還能夠更加充分地利用人事檔案信息，為醫務人員后續學歷認證、考博升學以及勞資福利調整等多方面提供了更優質的服務。因為醫院的員工較多，為了更明顯地提高查閱檔案的效率，所以從2020年6月起，對檔案管理的程序做了一定的調整，使過程更具科學性，更加完善。將檔案室的檔案柜實行排序，標明第幾號檔案柜第幾排序號，接收一份材料鑒定完畢后，先按照姓氏首字母排列，記錄排放在檔案柜的柜號及序號，再錄入電子表格，在查找檔案時能夠更加方便、快捷，查找的信息也會更加準確。

2017年5月以前的工作程序

2017年5月至2020年5月的工作程序

2020年6月至今的工作程序

從2020年6月到2020年12月31日，短短半年時間新交接人事檔案39卷，借閱人事檔案853卷，收集、鑒定和歸檔材料644件。

我院的人事檔案管理工作制度依據國家的相關規定而制定，并按照中共廣東省委組織部的要求，及時更新信息。在完善制度的同時，醫院還加強了制度的落實及執行，并提供咨詢服務工作，為職工答疑解惑。同時，明確了人事檔案管理人員要積極收集干部任免、培訓及考察考核等反映個人工作、學習的材料。要求有關職能部門要主動并及時將新形成的資料交給人事科。本單位形成干部檔案資料的有關職能科室，應在形成正式材料后的一個月內交給人事科。干部檔案管理部門應對形成干部檔案材料的有關部門做好督促工作。

三、三甲醫院人事檔案管理信息化所面臨的問題

1.對人事檔案管理信息化的重視程度不夠

對人事檔案管理信息化不夠重視，不能及時完成人事檔案管理相關的信息化工作。按照我院相關制度，在人事檔案完成交接、借閱、收集和歸檔后應完善相關的電子臺賬工作。2017年5月之前，因為長期以來的習慣，在完成人事檔案交接、借閱和收集歸檔的過程中，未完善電子臺賬，甚至連紙質版記錄也不齊全，致使后續的檔案查閱和利用等工作效率低下，難以為相關部門以及職工個人提供快速、高質量的檔案查閱利用服務。

2.人事科檔案管理人員流動性大，影響了人事檔案工作的效率

人事檔案材料大多由各相關職能部門負責收集后再上交人事科，由于人事工作繁忙，人事檔案管理工作經常由人事科同事輪流承擔，這就需要對新人開展必要的相關培訓，使得重復培訓，耗時耗力。后經過我院領導批準，給予人事檔案管理工作人員固定崗位，以便能夠順利開展人事檔案的歸檔及信息化管理工作。

3.人事檔案管理制度落實不到位，沒有嚴格執行

人事科職員因為平時工作繁忙，不能積極收集干部任免、培訓和考察考核等新形成的材料，未能將新形成的資料及時補充到干部人事檔案中。個人在拿到相關歸檔材料時，如進修結業證、進修鑒定表等，也沒有意識把新材料上交人事科歸檔。有時候因為時間倉促，沒能在人事檔案完成交接、借閱、收集或者歸檔后完善相關的電子臺賬工作。

四、三甲醫院人事檔案信息化建設舉措及建議

1.提高對人事檔案管理信息化的重視，提高管理水平與利用效率

人事檔案管理信息化是實現檔案事業跨域發展的有力抓手。推進人事檔案數字化是我院發展的必然，醫院領導也逐漸意識到人事檔案管理信息化的重要性，人事檔案管理信息化建設得到了應有的重視。

從將近9年的工作數據對比中發現，借閱檔案的次數和收集歸檔的材料數量急劇增加，交接檔案的數量增加不明顯，表明我院人員流動變化不大，但檔案利用的頻率提高了，歸檔資料的數量也增加明顯。從數據對比中可以看出，檔案利用是體現人事檔案價值的主要途徑，歸檔材料的增多也表明了員工以及各個相關職能部門對人事檔案關注意識的增強。人事檔案包含履歷表、考核鑒定材料以及職稱學歷等方面的內容，理應得到相應的重視，應最大限度地發掘人事檔案材料的利用價值，為職工提供更優質、更高效的檔案利用服務，加快我院人事檔案管理信息化進程。

2.加強對現有人員的專業知識培訓

為了實現人事檔案管理信息化、規范化管理，可以考慮引進相關專業的人才。人事檔案管理工作通常由人事科職員擔任，由于工作繁忙，經常不能接受最新的檔案管理方面的業務培訓，科室應合理安排時間讓其參加定期的專業培訓，及時更新檔案管理知識，使檔案管理人員認識到人事檔案的重要性，盡最大可能滿足人事檔案管理工作的需求，不斷優化人事檔案收集、歸檔等工作程序。

3.完善人事檔案管理制度，提高制度執行水平，制度化、規范化和科學化地開展人事檔案管理工作

明確人事檔案管理人員應積極收集干部任免、培訓和考察考核等新形成的材料。有關職能部門要主動并及時地把新形成的個人檔案資料上交人事科歸檔。本單位設立干部檔案材料的有關職能科室，應在形成正式材料后的一個月內把材料主動交至人事科歸檔。干部檔案管理部門應督促相關部門及時將應歸檔的材料送交人事檔案室歸檔。還應強調在人事檔案完成交接、借閱、收集和歸檔后，完善相關的電子臺賬工作。

在實際操作中，醫院引入了人事檔案專項審核系統，將人事檔案材料信息集中管理、開發和利用。

五、總結

總之，三甲醫院人事檔案管理信息化是一項完整的工作，對我院人力資源管理起到積極的促進作用。應以信息時代高科技技能手段為抓手，逐漸改變傳統的人事檔案管理模式，將信息技術引入人事檔案管理的日常工作中，為我院的人力資源發展做出積極貢獻。

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作者單位：汕頭大學醫學院第二附屬醫院

基金項目：汕頭市科技項目“醫院人事檔案信息化管理方法優化”（課題編號：汕府科〔2020〕58號-51）。

作者簡介：尹聲聲（1985—），女，漢族，云南昆明人，碩士研究生，館員，研究方向：人事檔案管理。