基于人工智能的檔案檢索與利用研究

摘 要：人工智能技術能夠顯著提升檔案管理的效率和精確性，對檔案管理模式產生了一定的影響。文章探討了人工智能技術在機關事業單位檔案管理中的運用及其影響，詳細分析了機關事業單位檔案資料的特征、意義以及目前檔案管理體系所面臨的機遇與挑戰，體現了人工智能技術在檔案管理中的重要性。人工智能技術的原理及其在檔案管理中的融合創新，關鍵是智能化檔案利用模式的構建和提升，并根據廈門大數據管理局的案例，探討了人工智能在檔案分類、編目、鑒定、保管與服務中的具體運用。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；檔案利用；機關事業單位

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

伴隨著信息技術的不斷發展，人工智能技術在各行各業得到廣泛應用。機關事業單位檔案管理作為信息管理不可或缺的一部分，其管理模式和利用方式也要自主創新，明確人工智能和檔案管理的相關概念，強調人工智能是通過模擬人類智能過程，完成機器學習、自然語言處理以及計算機視覺技術，而檔案管理涉及檔案收集、梳理、鑒別、存放和利用等環節。近些年，世界各國學者對人工智能在檔案管理中的運用展開了廣泛的科學研究。有研究證明，人工智能技術應用于檔案分類、數據抓取和數字化處理方面具有獨特優勢。根據人工智能算法，能夠自動檢索和科學分類檔案內容；自然語言處理技術可以有效地解決大量文本信息，提升檔案信息搜索的準確性。

一、機關事業單位檔案管理概述

1.機關事業單位檔案的特點與價值

機關事業單位檔案管理是公共事業管理不可或缺的一部分，設計工作運行過程中檔案的系統化、標準化管理。檔案記載了單位的日常活動及歷史重大事件，是管理決策、法律憑據和傳統文化的載體。紙質檔案的特點為原始、真實及形式多樣，其中包含行政部門、人事部門、財務等業務范疇，通過文字等方式全方位展示。檔案的長久保存使之成為單位歷史文化的寶貴資源，為決策提供依據，具有重要的法律效力，維護單位的利益。隨著時代的進步，應注重檔案管理工作的規范化和信息化管理，以有效保護和利用寶貴的信息資源。

2.現有檔案管理體系與流程

檔案管理體系是保障事業單位檔案資料齊全、精確、系統和安全的重中之重，由檔案主管部門負責，遵照詳盡的管理規定，包含檔案搜集、梳理、歸檔、存放和利用等各個環節，有序存放，并附上清晰目錄，有利于查找。并采取保障措施，保證檔案的安全性，提供便捷的查詢閱覽服務，該管理體系確保了檔案的高效管理和利用。

3.檔案管理面臨的挑戰與機遇

機關事業單位的檔案管理面臨設備設施落伍、信息維護能力不夠的考驗。多數部門的信息設備沒有及時更新，紙質檔案管理效率不高，存在信息被泄露的風險。與此同時，伴隨著信息技術的發展，機關事業單位檔案管理部門信息保護能力不足也威脅著檔案安全，面臨黑客入侵和信息被泄露的風險。但同時，信息技術的發展也為檔案管理增添了新的發展機遇，必須積極主動面對挑戰，提升信息建設與信息安全防護。

信息技術的發展和智能化管理工具的運用給機關事業單位的檔案管理帶來了機遇。電子檔案管理系統提高了查找利用率，數字化技術簡化了紙版管理工作，提高了便捷性和準確性。利用人工智能技術能夠快速、準確地梳理和科學分類以及查找檔案資料，提高了事業單位整體的管理效率，帶來了科學高效的工作方式，推動了檔案管理的現代化。

二、人工智能技術在檔案管理中的應用基礎

1.人工智能技術的基本原理與發展

人工智能技術的原理是模擬人類智能行為表現的思想過程，賦予計算機系統執行繁雜任務能力。該方法集機器學習、深度學習、自然語言處理和機器視覺等多學科于一體。機器學習作為人工智能技術的關鍵技術之一，推動計算機系統自動學習和優化數據信息。在檔案管理工作中，其優化算法適用于文檔的智能分類和檢索，提升了處理能力和精確性。深度學習作為機器學習的一個分支，通過模擬人類大腦神經網絡能夠處理更為復雜的方式和關系。在檔案管理中，深度學習技術可以檢測和提取文檔中的關鍵信息，完成智能檢索的推薦。自然語言處理技術使計算機能夠理解與處理人類的語言。

2.人工智能技術在檔案管理中的應用前景

人工智能技術在檔案管理領域有著廣闊的應用前景，主要表現在智能分類與查找、自動識別與修復、數據統計分析與挖掘和安全防范措施等方面。依靠自然語言處理和機器學習算法，人工智能技術能夠實現檔案的智能分類與高效查找。通過識別檔案中的關鍵詞與主題，完成自動存檔和檢索創建，顯著提高檔案管理的效率和精確性。深度學習技術的應用能夠識別和修復檔案中損壞與模糊的部分，提升檔案的完整性和易讀性，對保護寶貴檔案和歷史文獻至關重要。人工智能技術還能夠詳細分析和挖掘檔案信息，根據自然語言處理和文字挖掘獲取信息與知識，為決策分析提供堅實的基礎。在安全方面，人工智能技術通過實時監控系統和異常檢測算法及時發現和解決潛在的安全威脅，保證檔案數據的安全。

3.人工智能技術對檔案管理的影響

人工智能技術對檔案管理具有長遠而廣泛的影響。通過自動化處理和編目檔案，人工智能技術明顯提高了檔案管理的效率。利用圖像識別技術和文本挖掘技術，將自動檢索檔案中的關鍵信息自動編目，不僅降低了編目的工作量和差錯率，還提高了檔案管理的準確性和時效性。人工智能技術提高了檔案的查找和利用率。人工智能技術能夠自動檢索檔案中的內容，完成檔案的智能分類、存檔和檢索，快速、準確地搜索所需要的檔案，提高檔案的利用率。

除此之外，在檔案管理方面，根據人工智能算法鑒別和恢復檔案里損壞和模糊不清的部分，提高檔案的完整性和易讀性。人工智能技術的引入推動了傳統檔案管理模式的轉變，檔案管理實現自動化和智能化，檔案管理人員要不斷適應和掌握這些新技術，以提高檔案管理方法的專業性和效率。

三、基于人工智能技術的檔案利用模式研究

1.傳統檔案利用模式的局限性

在機關事業單位中，傳統檔案應用方式通常是手工查找和紙質檔案借閱。但伴隨著信息技術和數字技術的不斷發展，這個模式的局限性日益凸顯，如檢索效率低已成為一個突出的問題。因為依靠人工檢索紙質檔案，在檔案數量龐大的前提下尋找所需檔案既費時又費力。紙質檔案的借閱還受時間和空間的限制，需要在一定的時間和地點借閱，嚴重影響檔案的使用率和便捷性。紙質檔案的存儲需要大量的物理空間，并定期維護保養，增加了各種成本。傳統的檔案信息利用模式難以開展部門協作和跨組織共享，限制了信息的高效流通和利用。紙質檔案在借閱和傳輸過程中還存在遺失和損壞的風險，無法跟蹤和修復。

2.人工智能技術在檔案利用中的創新應用

人工智能技術在機關事業單位檔案利用方面展現出了明顯的融合創新，大幅提升了檔案的管理效率、利用效率及使用價值。依靠自然語言理解和機器學習算法，搭建高效率的智能檢索系統，準確理解用戶的意圖，快速、精準定位有關文件，進一步提高查找的效率和準確性。利用人工智能技術，政府部門能夠實現檔案的智能分類、梳理和存檔，不但緩解了檔案工作人員的壓力，而且確保了檔案分類的準確性和一致性。人工智能技術也可以根據用戶的歷史查詢和閱覽數據信息，詳細分析用戶的需求，提供個性化的檔案推薦服務。

在大數據挖掘與分析層面，人工智能技術能夠深層次分析大量的檔案數據信息，探索有用的信息，給予單位管理層強有力的支持。在檔案安全防護層面，人工智能技術能夠通過實時監控和異常檢測算法及時發現和預處理系統中的安全威脅，保證檔案數據的完整性與可靠性。

3.智能化檔案利用模式的構建與優化

在機關事業單位，構建和優化檔案利用模式至關重要，是提高效率、保障數據安全以及提升服務質量的重要方式，單位應夯實信息化基礎設施建設，配置高性能的計算機系統以及穩定可靠的網絡與大容量存儲設備。紙質檔案通過掃描、OCR識別等技術，可以高效地轉換為數字信息內容，并且通過清理、去重和規范化等預處理流程，保證檔案數據的準確性和一致性。依靠自然語言處理和人工智能算法，可以搭建準確理解管理人員查詢意圖的智能檢索系統，并根據行為模式和習慣提供個性化的檔案推薦服務。對檔案數據的充分挖掘與分析，能夠揭示數據間的相互關系和發展方向，為事業單位的戰略決策提供依據。還應大力實施嚴格的數據密鑰管理和加密技術，保證檔案數據在傳輸、存儲以及審核過程中的安全性，有效防范數據被泄露和非法訪問的風險。一是持續創新技術，以適應不斷變化的數據處理需求；二是加強員工培訓，提升檔案管理人員的信息化素養；三是不斷完善信息反饋機制，及時收集反饋意見和建議，持續優化系統的穩定性和提高服務水平。

四、人工智能技術在機關事業單位檔案管理中的應用

1.人工智能技術在檔案分類與編目中的應用

在事業單位檔案管理中，人工智能技術的實際應用正在逐漸推進，尤其在檔案資料分類和編目工作上。人工智能技術能夠自動識別檔案內容、自動分類和歸檔。在這個過程中，人工智能技術不僅提升了分類的準確性，還大幅提升了響應速度，降低了人工分類的復雜和偏差。在編目方面，通過圖像識別技術和文本挖掘技術自動檢索和提取文件中的關鍵信息，如文章標題、日期或創作者等，實時編目。自動化技術不僅提升了編目效率，還減少了人工編目的差錯率，使檔案信息更加準確。人工智能技術也可以根據歷史分類成果和結果標準通過自主學習，逐步完善分類模型，提升分類的準確性和適應能力，不斷學習和優化能力，人工智能技術在檔案管理中的運用具有更廣闊的前景。

2.基于人工智能技術的檔案鑒定與保管策略

在機關事業單位檔案管理方面，人工智能技術的引入對檔案鑒定和存放策略產生了深遠影響，檔案評定不再依靠傳統的人工審核和經驗分析。深度學習和模式識別技術能夠實時分析文檔內容和背景信息，更有效地評估檔案信息的使用價值、真實性和完整性。運用自然語言處理技術，能夠快速識別檔案中的關鍵信息，協助評估工作人員迅速分辨，從而大幅提升了評估工作的效率和精確性。人工智能技術的應用大大減輕了人工審核的負擔，減少了人為誤差和偏差，提高了檔案鑒定的科學性和客觀性。

在檔案存儲方面，人工智能技術發揮了重要作用。傳統的紙質檔案易受到溫濕度、蟲害和時間等因素的影響，導致檔案老化或損毀。而借助人工智能技術，能夠對海量檔案數據進行數字化收集和整理，避免紙質檔案的損壞問題。通過大數據分析和云存儲技術，檔案可以在安全可靠的環境中長期保存，并可以實現多維度和遠程訪問。人工智能還可以實時監控存儲環境，檢測溫濕度變化等因素，從而提前預警，防止檔案遭受損害。人工智能能夠根據檔案的重要性、保存期限等信息自動分類和排序，確保檔案的高效管理。基于人工智能的自動化檔案管理系統，不僅提高了檔案存儲的精確度，還減少了人工干預的需求，避免了人為的疏忽和失誤。在檔案的閱覽管理方面，人工智能技術同樣發揮了巨大作用。

通過智能搜索和語義理解，人工智能能夠快速定位客戶所需的檔案，并提供精準的檢索結果。同時系統還能夠對檔案的流通進行全程監控，保證檔案在借閱、歸還過程中的安全性，確保檔案信息的完整性和保密性，防止檔案丟失或泄露。

3.人工智能在檔案服務中的實際應用案例

在機關事業單位檔案管理方面，以廈門大數據管理局檔案管理系統為例，該單位引入人工智能技術，提升檔案服務質量。該系統能夠智能地剖析用戶的查詢用意，并從大量檔案信息中快速搜索有關信息。只需用戶簡單地提出問題，系統就可清晰地提供所需的檔案，大幅提升了檔案查看的效率和用戶感受。該系統還搭載了智能推薦功能。系統可以根據歷史查看記錄和訪問個人行為，利用協同過濾算法與內容推薦算法，主動推送有關的檔案，進一步提升了檔案服務的個性化與智能化程度。為確保檔案的安全性，系統還引入了基于人工智能的安防監控機制。根據對瀏覽行為表現與系統日志的實時監控，利用異常檢測算法技術及時發現和解決潛在的安全風險，保證檔案的安全與完整。

五、結論

本研究深入探討了人工智能技術的原理及其在檔案管理工作中的應用前景，闡述了其對于檔案管理的深刻影響。在檔案利用模式層面，科學研究對比了紙質模式與智能模式的差別，闡述了人工智能在構建檔案利用模式中的關鍵作用。未來，伴隨著人工智能技術的不斷發展，在檔案管理中的運用將更為廣泛和深入。期待檔案管理工作能夠更加智能化與高效化，更好地服務機關事業單位與公眾，推動檔案事業創新性發展。

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作者單位：青島市城陽區教育和體育局

作者簡介：紀莉莎（1979—），女，漢族，山東青島人，本科，館員，研究方向：檔案。