淺析提高人事檔案管理公共服務效能的策略

摘 要：隨著經濟的快速發展和公共服務體系的不斷完善，社會各界對人事檔案管理公共服務能力的要求日益提升。盡管部分人事檔案管理部門已采取多項改善措施，但當前服務效能仍顯不足，難以滿足廣大民眾日益增長的需求。文章基于人事檔案公共服務的準確定位，深入剖析了當前檔案公共服務現狀及其存在的不足之處，針對這些不足，文章提出了相關策略，通過技術創新與管理優化，推動人事檔案管理公共服務向更高效、更便捷和更安全的方向發展，以更好地滿足社會需求，提升民眾的滿意度。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；公共服務效能

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

長期以來，我國對人才培養的戰略地位給予了高度重視，積極構建多元化人才吸引與集聚機制，并緊密結合國內外發展態勢與人才工作實際，發表了一系列重要論述，為人才事業發展指明了方向。人事檔案管理機構應敏銳捕捉信息技術發展的契機，勇于革新傳統管理模式與服務手段，拓寬服務路徑，促進檔案信息的互聯互通與資源共享，確保每位檔案持有人能夠充分享有其檔案信息的知情權與使用權，從而全方位提高人事檔案管理服務的效能與水平。

一、人事檔案管理公共服務的定位

人事檔案管理公共服務在現代社會核心定位于全面服務流動人員群體，這一群體廣泛涵蓋了畢（結）業生、就業轉失業者、外埠進京落戶者、復退軍人、農轉非勞動力以及所有因特定需求需管理或利用個人檔案的個人。這些檔案作為個人成長與經歷的全面記錄，詳盡地反映了個人的學歷層次、政治立場、道德品質、學習工作經歷、專業技能、工作業績、法律遵守情況以及家庭背景和社會關系等關鍵信息，是個人職業規劃與生活決策中的重要參考依據。人事檔案管理公共服務的宗旨是通過持續優化檔案管理流程與革新服務模式，為人才的自由流動搭建便捷的橋梁，進而促進人力資源的高效配置與合理流動。在當前國家發展戰略的指引下，該服務積極響應政策號召，致力于提供高效和便捷的檔案服務解決方案，以穩定就業市場、優化營商環境，為社會經濟的持續發展貢獻力量。為確保檔案信息的真實性與完整性，人事檔案管理公共服務全面完善檔案內容，為流動人員的職業發展奠定堅實基礎。該服務受到黨委組織部門、檔案主管部門、財政部門及人力資源和社會保障部門等多方監管與指導，通過政策制定、經費支持和業務監督等多元化手段，共同維護人事檔案管理公共服務的規范性、有效性與權威性。

二、人事檔案管理公共服務面臨的困境

1.檔案管理人員的綜合素養不高

在人事檔案管理公共服務實踐中，人員綜合素養偏低是因為多層面的認識不足與資源投入匱乏所致。部分單位對人事檔案管理的核心價值缺乏深刻理解，未能將其視為推動組織發展與人才戰略實施的關鍵，導致管理層面的輕視與忽視。這種態度上的偏差，阻礙了檔案管理工作的深入實施，間接影響了檔案管理隊伍的構建與發展。由于管理層對人事檔案管理的重要性認識不足，未能給予足夠的資源與支持，包括專業人員的配置與培訓等。有的單位人事檔案管理工作由非專業人員甚至臨時工承擔，缺乏必要的專業知識、技能與經驗，難以勝任復雜而細致的檔案管理工作。這種人員配置的不合理，降低了檔案管理工作的效率與質量，限制了檔案管理人員專業素養的提升空間，形成了惡性循環。綜合素養不高還體現在其服務意識與創新能力的欠缺上。由于缺乏系統的培訓與學習機會，他們難以跟上時代發展的步伐，未能及時掌握先進的檔案管理理念與技術手段。在提供公共服務時，會因能力不足而無法滿足用戶的多樣化需求，影響了人事檔案管理公共服務的整體效能與社會認可度。

2.檔案管理缺乏規范化

規范化管理關乎檔案資料的完整性、準確性和可追溯性，是衡量一個單位管理水平和服務質量的關鍵指標。一個健全且行之有效的檔案管理制度，能夠為檔案管理人員提供清晰明確的操作指南，確保從檔案的收集、整理、分類、編目、存儲到檢索、利用以及銷毀等全生命周期中的每一個環節都能按照既定的規范執行，從而有效避免信息遺漏、錯誤分類或非法訪問等風險，保障檔案信息的安全性與價值最大化。現實中部分單位在檔案管理制度建設方面存在明顯短板。有的單位尚未構建一套全面覆蓋、細致入微的檔案管理制度體系，導致在實際操作中缺乏統一的標準和流程。有的單位雖已有相關制度，但往往過于籠統、缺乏可操作性或未能與時俱進，面對新出現的檔案管理挑戰顯得力不從心。這種制度層面的滯后與不足，影響了檔案管理工作的規范性和效率，阻礙了檔案信息的共享與利用，限制了檔案價值的充分發揮。推動檔案管理規范化，需要不斷完善和優化檔案管理制度，確保制度的科學性、合理性和可操作性，為檔案管理工作提供堅實的制度保障，確保檔案管理工作在規范化、標準化的軌道上持續健康發展，為經濟社會發展和人民群眾提供更加優質、高效的檔案服務。

3.封閉式檔案管理

當前，我國人事檔案管理模式深陷封閉式困境，極大地限制了檔案利用人員應享有的服務范疇與權利保障。多數檔案管理部門仍固守計劃經濟時代的陳舊框架，未能與時俱進地認識到檔案主體——檔案人所應享有的基本權利，如知情權與使用權，從而導致檔案管理實踐未能真正踐行以人為本的理念。在這種封閉的管理模式下，無法自由查閱自己的檔案內容，侵害了其合法權益。更有甚者，有的檔案管理人員濫用職權，擅自篡改檔案內容，違背了職業道德，嚴重侵害了檔案人的隱私與利益。封閉式檔案管理的弊端在于對個人權益的侵害，更在于它阻礙了檔案管理服務的現代化進程與效能的提升。隨著社會服務需求的日益增長，傳統的封閉式管理模式已難以滿足時代發展的需要，應打破封閉壁壘，推動人事檔案管理向開放化、法治化和服務化轉型，共同構建一個人人享有知情權、使用權，且權益得到充分保障的現代人事檔案管理服務體系。

4.缺乏信息化管理

隨著科技的迅猛發展和全球信息化浪潮的推動，各行業均通過數字化轉型實現了工作流程的革新與效率的大幅提升。在人才選拔、任用、評價及歷史記錄保存等重要的人事檔案管理領域，信息化建設卻顯得步履維艱，其滯后狀態拖累了檔案管理效率的提升，極大地影響了公共服務的質量與覆蓋范圍。傳統的手工操作模式負擔沉重，效率低下，易因人為因素導致信息錯誤與遺漏，威脅到檔案信息的準確性與完整性。例如，檔案歸檔時的筆誤、分類時的混淆或者檢索時的耗時查找等，都直接影響到檔案信息的準確性和及時性，進而影響到人事決策的科學性和公正性。同時，這種模式難以滿足現代社會對高效、即時服務的需求，限制了服務效率與質量的提升。信息孤島現象與共享難題也阻礙了檔案資源的有效流通與整合，限制了人事檔案管理服務的社會化、開放化進程。因此，加速人事檔案管理的信息化轉型已成為破局的關鍵，通過引入先進技術與管理理念，構建智能化檔案管理系統，實現檔案信息的全面數字化、高效處理與安全利用。

三、提高人事檔案管理公共服務效能的策略

1.提升檔案管理人員的綜合素養

在當前知識經濟與數字化并進的背景下，檔案管理不再是簡單的資料歸集與保存，而是轉化為一項集專業性、技術性和服務性于一體的綜合性工作。面對專業人才短缺的現狀，單位應將檔案管理人才隊伍建設納入組織發展的戰略規劃。在人才招聘環節，精準把握行業需求，利用現代網絡平臺的廣闊資源，吸引具備扎實檔案管理理論基礎、豐富實踐經驗及良好信息素養的優秀人才。加強與同行業單位的交流合作，通過人才互訪、項目合作等方式，實現資源共享、優勢互補，共同推動檔案管理水平的整體提升。

人才引進之后，應構建一套完善的培訓體系，涵蓋檔案管理基礎理論、信息技術應用等多個維度，確保檔案管理人員能夠緊跟時代步伐，不斷更新知識結構，掌握最前沿的管理技術與方法。比如通過舉辦培訓班、研討會等形式，定期為檔案管理人員提供學習交流的平臺，促進經驗分享與技能提升。鼓勵檔案管理人員參加行業認證考試，如檔案專業職稱評定、信息安全管理認證等，以認證促學習，以學習促提升。還可以組織多樣化的交流活動，如檔案管理經驗分享會、創新實踐案例展示等，為檔案管理人員搭建展示自我、交流思想的舞臺，激發他們的工作熱情與創造力。營造尊重檔案的良好氛圍，引導員工在日常工作中給予檔案管理更多的支持與配合，形成全員參與、共同推進檔案管理的良好局面。從多個方面入手，全方位提升檔案管理人員的專業素養與綜合能力，為組織發展提供堅實的人才保障與智力支持。

2.完善檔案信息管理程序

針對干部人事檔案的獨特性與敏感性，應量身設計信息化管理系統，提升人事檔案管理公共服務效能。該系統集成了用戶友好的交互界面，讓操作變得直觀便捷，融入數據安全技術，構建信息防護網，確保每一份檔案都得到最高級別的保護。系統的可擴展性為未來功能的迭代升級預留了充足空間，能夠靈活應對各種復雜多變的工作場景和需求。在構建干部人事檔案數據庫的過程中，采用結構化存儲方式，對檔案信息開展精細化分類與整理，使得信息檢索變得迅速而準確。通過強大的查詢引擎，用戶可以輕松實現跨類別、跨時間段的綜合查詢，大幅提高信息獲取的效率與精度。為保障數據安全，實施嚴格的訪問控制策略，采用多因素認證技術，確保只有經過授權的人員才能訪問系統。運用先進的加密技術加密處理電子檔案，防止數據在傳輸與存儲過程中被非法竊取或篡改。建立定期的安全審計與備份機制，對電子檔案開展全方位的安全檢查與數據恢復演練，確保在遭遇突發事件時能夠迅速恢復數據，保障業務的連續性。緊密結合單位實際情況，制定科學、實用的管理制度，確保制度設計的合理性與可操作性。通過明確責任與約束機制，有效規范管理人員及領導者的行為，增強檔案管理的公信力與權威性。隨著信息技術的不斷進步與移動互聯網的普及應用，積極探索利用新技術手段實現干部人事檔案的移動辦公與遠程訪問。開發移動應用、優化網絡架構等方式打破地域限制，提升檔案管理的靈活性與便捷性。同時，引入智能化技術，如人工智能、大數據分析等，進一步提高檔案管理的智能化水平，降低運營成本，推動檔案管理邁向高科技智能化的新時代。

3.重視公共服務平臺建設

在提高人事檔案管理公共服務效能中，重視并強化公共服務平臺的建設能夠深化檔案信息的價值挖掘，提升民眾獲取信息的便捷性與滿意度，充分滿足社會各界的多元化需求。構建綜合性的檔案信息服務與應用平臺，利用數字化技術的優勢，實現人事檔案的全面數字化管理，降低傳統紙質檔案管理帶來的高昂成本，提高工作效率。通過整合各類檔案信息資源，打造一個集查詢、瀏覽等功能于一體的檔案信息服務網站，打破時空限制，讓民眾能夠隨時隨地通過互聯網訪問所需信息。還應注重用戶體驗，設計直觀友好的界面，簡化操作流程，確保不同年齡層、不同技術水平的用戶都能輕松上手。拓寬服務渠道，實現公共信息的透明化、公開化，積極探索多元化的服務模式，如開設在線咨詢服務、建立某信公眾號或小程序等，以更加靈活多樣的方式向公眾傳遞檔案信息。在公開信息的過程中，要嚴格遵守相關法律法規，確保信息的真實性、準確性和完整性，同時尊重個人隱私，避免泄露敏感信息。通過引入先進的信息安全技術，如數據加密、訪問控制和防火墻等，構建全方位的安全防護體系。檔案權限管理作為保障檔案安全性的重要環節，其實施必須嚴謹、細致。檔案管理部門應根據管理人員的崗位性質、職責范圍及安全需求，精心規劃不同的權限層級，確保每位用戶只能訪問其職責范圍內的檔案信息。建立完善的權限復審機制，定期復查和調整權限設置，防止權限配置不當或濫用情況的發生。引入操作日志機制，詳細記錄每一次檔案操作的時間、執行者及具體行為，為后續的責任追溯提供有力支持。

4.研發線上服務系統，逐步完善功能模塊

在數字化轉型的背景下，傳統人事檔案管理的手工模式已難以滿足現代社會對高效、精準服務的需求，全面數字化轉型成為提升服務效能與適應時代的關鍵。深度融合先進信息化技術，構建高效、安全和智能的線上服務系統，革新管理流程。在研發過程中，堅持“以用戶為中心”的設計理念，通過不斷迭代與優化，確保系統能夠無縫對接用戶的日常操作，降低學習成本，提高檔案使用效率。注重系統的可擴展性設計，預留接口與空間，以便未來根據業務需求快速添加新功能或模塊。融入高標準的安全架構設計，采用先進的加密技術保護數據傳輸與存儲過程中的每一個環節。建立嚴格的訪問控制機制，確保只有授權用戶才能訪問相關數據，還要定期進行安全審計與漏洞掃描，及時發現并修復潛在的安全隱患。建立完善的數據備份與恢復機制，確保在遭遇自然災害、技術故障等意外情況時，數據能夠迅速恢復，保障業務的連續性。構建干部人事檔案數據庫是基礎，通過OCR識別、智能分類等技術實現檔案全面數字化，確保數據準確無誤。系統賦予強大的查詢、統計與分析能力，支持多維度快速檢索，提高了服務響應速度與質量。數據安全與隱私保護通過數據加密、訪問控制和定期審計等措施，建立了嚴格的數據使用與共享規范，防止未授權的訪問或信息被泄露。

四、結語

在新時代背景下，檔案管理部門需跟隨時代步伐，以強烈的責任感為動力，積極探索新興技術，通過提升信息化應用水平顯著增強檔案管理效能。這一轉變是對技術進步的回應，更是對檔案管理使命的深刻認識與強化。面對時代的變遷，人事檔案信息管理機構需不斷創新管理模式與制度框架，全面提升其公共服務能力。

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作者單位：包頭市人力資源服務中心

作者簡介：陳燕（1976—），女，漢族，內蒙古包頭人，本科，科員，研究方向：檔案專業。