高校檔案數字化服務外包“五注重”“五到位”的實踐探索

摘 要：近年來，在政策利好、技術進步和需求增長等多重因素疊加的影響和推動下，我國檔案數字化服務外包市場迎來了前所未有的發展機遇，市場容量也保持了快速增長態勢。高校檔案數字化是新時代檔案事業發展的現實需要，也是貫徹落實《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的必然要求。本文以高校檔案數字化服務外包為例，從檔案數字化服務外包的謀劃、考察、培訓、監督和驗收五個方面，提出推動高校檔案數字化服務外包全過程管理，利用第三方專業技能，助力高校檔案數字化管理提檔升級，為高校教育事業發展提供檔案支持和服務。

關鍵詞：檔案數字化；服務外包；五注重；五到位

概述

檔案數字化涉及計算機技術、掃描技術、光學字符識別（OCR）技術、數字影像獲取（含錄音、錄像）技術、數據庫管理系統、多媒體處理技術和數據存儲技術等，將不同媒介的檔案轉換為數字化信息是一項專業性、技術性極強的工作。因此，檔案管理機構需要發包給第三方專業機構協助開展檔案數字化。檔案數字化服務外包是指某一機構將不屬于國家法律法規限制范圍內的檔案，外包給其他機構利用計算機技術將發包方的檔案由模擬信號轉化為數字信號的處理與服務過程。2023年，我國檔案信息化市場規模約為150億元，其中檔案數字化行業市場規模突破了70億元，在政策利好、技術進步和需求增長等多重因素疊加的影響和共同推動下，我國檔案數字化服務外包市場迎來了前所未有的發展機遇，市場容量也保持快速增長態勢。為進一步規范檔案數字化服務外包，2020年4月2日，國家檔案局出臺《檔案服務外包工作規范》（以下簡稱《工作規范》），從檔案服務外包合同主要參考條款、檔案數字化服務、檔案管理咨詢服務、檔案整理服務、檔案保管服務和檔案銷毀服務等方面，就檔案服務外包工作規范做出了詳細的規定，使檔案數字化服務外包工作更加規范化與標準化。

近年來，隨著高校辦學規模的不斷擴大，高校檔案數量和規模呈現出快速增長態勢。高校歸檔范圍包括黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基建類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類等十余種。為認真貫徹《檔案法》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，進一步做好推進檔案數字化，高校積極開展檔案數字化服務外包，利用第三方專業力量，協助做好檔案數字化。高校將不屬于國家法律法規限制范圍內的檔案，外包給第三方專業機構進行數字信號處理與服務。其中高校為發包方（以下簡稱“發包方”），第三方專業服務機構為承包方（以下簡稱“承包方”）。發包方作為檔案數字化服務的發起者，要加強檔案數字化服務外包的組織領導，細致謀劃檔案數字化的各項工作，為高校檔案數字化工作開好頭、起好步、打好基礎。

1 注重組織領導，工作謀劃到位[1]

1.1 成立外包領導組織

根據《高等學校檔案管理辦法》《工作規范》《檔案數字化外包安全管理規范》（以下簡稱《管理規范》）等規范和要求，發包方成立檔案數字化服務外包（以下簡稱“外包”）工作領導小組。領導小組由發包方主要負責人或者分管檔案工作負責人任領導小組組長，教務處、檔案室、辦公室及其他相關科室負責人為成員。強有力的外包領導組織及人員的組成，使外包領導小組的工作職責權限進一步明確，并承擔著整個檔案數字化外包工作的領導、監督和檢查等工作職能。

1.2 制定外包指標體系

根據《管理規范》的要求，在正式對外發包之前，發包方需要結合高校檔案的實際，確定數字化外包檔案范圍，并根據檔案數字化管理的現實要求，提出檔案數字化外包管理要求和技術指標，包括縮微膠片、紙質檔案、錄音錄像檔案和紙質檔案縮微數字化等技術指標。發包方還要制定檔案數字化招標文件，包括預算金額等發包項目基本情況、投標人的資格要求、提交投標文件截止時間、開標時間及地點等內容，并做好檔案服務外包合同審定，如檔案數字化外包模式、服務報酬、知識產權歸屬、驗收標準和后續服務等。

1.3 提供外包作業場所

根據《管理規范》《工作規范》等要求，檔案數字化外包作業場所應是專用加工場地，能夠作為檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描和圖像處理等工作區域。辦公場所應配備可覆蓋全部場地的防火、防水和視頻監控等安全設施設備。配備和管理檔案數字化所需的專業設施設備，設施設備要能夠滿足數字化工作需要。發包方要根據這些要求，提供獨立、可封閉的數字化加工場所，配備視頻監控設備及專用儲物箱柜等。辦公場所需要由發包方提供，并按照“以我為主”原則，做到全流程、全要素可查可控。

2 注重全面了解，招標考察到位

根據《檔案服務外包工作規范：檔案數字化服務》規定，發包方要對承包方進行篩選，篩選要按照合法、安全與可控原則，在實際篩選檔案數字化服務外包公司時可以從多個方面對競爭人進行考察、評審，把好入口質量關和能力關。

2.1 承包人資格證明

承包方檔案資質等級證書；通過承包方提供的營業執照副本、股權結構證明文件復印件、法定代表人身份證復印件、高管人員身份文件或證明文件復印件，了解承包方的經營范圍、股權結構、法人代表身份和實控人身份，檢查其是否符合《采購法》《檔案法》等相關規定；檔案數字化服務許可文件或證件復印件、從業人員職業資格證、涉密檔案數字化加工資質證書復印件等。了解承包人的技術能力、員工素質；開戶許可證復印件、社保繳納證明復印件、征信查詢記錄及營業額、利潤額等了解承包人的財務狀況。

2.2 承包人業績證明

檔案數字化外包承包人自身質量保證體系；近3年或5年來，檔案數字化服務外包的業績及業主的評價意見，如服務合同復印件等。承包人對擬競爭內容擬采取的組織、技術保障等措施，以及達到的安全、經濟指標等。承包人所提供的商業信譽承諾書或聲明函，包括近3年或5年有無有效投訴、行政處罰等。參與類似檔案數字化服務外包的業績等證明材料。

2.3 承包人風險管控

檔案數字化服務外包面臨著實體、信息、環境及管理等安全風險[2]。檔案數字化外包始終要堅持“安全第一、預防為主”的原則[3]，檔案數字化外包服務承包人的風險管控能力也是招投標前考察的一項重要內容。根據《管理規范》，承包方要制定并執行檔案數字化安全保密制度，以及其他操作規范和管理制度。首先是資質審核。即承包方有無承接檔案數字化加工業務、有無國家保密機構頒發的“國家秘密載體印制資質”，以及是否在檔案機構進行了備案。其次是方案審核。就承包人提供的人員資質及項目實施方案進行審核，工作人員有無犯罪記錄，項目有無簽訂保密協議等。再次是風險審核。所謂風險審核就是指過往業務中有無安全風險等不良記錄。

3 注重業務素能，溝通培訓到位

根據《工作規范》，在承包方篩選與確定之后需要簽訂承包合同，并按照合同約定履行。因此，在項目正式實施前，發包方與承包方進行良好的溝通，進一步細化外包合同的履行條款和要求。同時，發包方有針對性地組織內部各業務部門培訓，做好檔案數字化的各項準備工作，為后期配合和協助承包方開展檔案數字化工作打下良好基礎。

3.1 注重雙向溝通

檔案數字化服務外包的承包方確定后，要與其保持良好的溝通，就合同中約定的檔案數字化數量、范圍、完成時限，以及檔案工作體系設計、檔案管理方案設計、檔案開發利用方案設計、信息化方案設計和培訓服務等進行經常性溝通，發包方根據高校檔案管理的最新要求，以及檔案行政主管部門的相關規定及時向承包方傳達，使檔案數字化工作始終與時俱進，與時代發展相適應。同時，發包方在溝通過程中也要積極聽取承包方的意見與建議，承包方擁有豐富的檔案數字化工作經驗、先進的檔案數字化技能，承包方的合理性意見與建議要及時吸收，作為進一步優化、完善檔案數字化的重要內容。

3.2 開展業務培訓

承包方及檔案數字化服務合同的簽訂。發包方要及時組織高校各業務部門學習，加強與相關內設處室的溝通，針對檔案數字化服務的內容、范圍和要求等，進一步提升高校各科室檔案資料收集的質量和水平[4]。高校還要組織學校內部檔案管理人員的針對性培訓，以檔案數字化外包服務為契機，邀請承包方為高校檔案人員開展業務知識培訓，加強高校檔案人員做好檔案數字化標準、規范和要求等業務知識的學習，不斷提高檔案管理的能力和水平。

3.3 做好后勤保障

高校檔案數量大、類型多。高校檔案數字化服務外包工作量大、內容多、專業強、周期長，一次服務外包短則數月，長則一年，在此過程中，發包方要為承包方提供良好的后勤保障，讓承包方舒心、安心地開展檔案數字化工作，高質量的后勤保障直接影響到檔案數字化服務外包效果的質量。主要從組織、經費、人員和安全等方面提供有力保障。比如，將檔案數字化工作納入校委會重要議事日程，成立專班專門推動。將檔案數字化所需經費列入高校預算，爭取上級支持。高校專門安排1-2名檔案人員與承包方點對點對接，做好全過程協調保障。安裝防盜網、防磁柜等，強化外包服務場所管理，確保安全。

4 注重督查檢查，監督指導到位

根據《工作規范：總則》的規定和要求，高校作為發包方“應當對合同的執行情況進行全過程、全方位的監控”，要加強整個檔案數字化服務外包的監管。

4.1 健全管理制度規定

高校作為發包方，把檔案數字化服務外包安全風險防范作為一項重要工作抓實抓細，與承包方共同健全檔案數字化安全管理規章制度，進一步細化檔案數字化安全操作規范，在《檔案法》《檔案法實施條例》《工作規范》《管理規范》的基礎上，進一步健全在檔案數字化中涉及的人員、場所、設備、過程、驗收、交付及后續管理全過程的規定和要求，以嚴格的規章制度保障發包方監督檢查于法有據、落到實處。

4.2 落實管理制度要求

嚴格實行“管理員、保密員、審計員”“三員分離”機制，構建“人防、物防、技防”“三防體系”，按照工作計劃分批調檔，檔案交接過程做到全程監督、全程記錄。出庫檔案專人專柜保管，每日入庫（柜），嚴禁在工位上留存過夜。加工完畢的檔案及時歸還入庫。同時，網絡技術人員輪流進行每日安全巡查，嚴格實行檔案數字化過程中移動存儲介質、刻錄設備使用“五有”，即有登記、有審批、有記錄、有保管和有銷毀，確保相關規章制度和操作規范得到切實貫徹和執行。

4.3 探索管理制度創新

檔案數字化服務外包是一項專業性較強的工作，除了依靠發包方的監督檢查外，還要積極探索新的監管模式，如依靠檔案行政主管部門協調，實行第三方檔案數字化外包監理，建立檔案服務外包工作監管機制，協助發包方加強與承包方的管理協調，實行“自管式”“代管式”“單管式”“全管式”檔案數字化服務外包監理[5]，重視質量控制和進度控制。

5 注重效果質量，驗收整改到位

根據《工作規范》，高校檔案發包包括“規劃與審批—承包方篩選與確定—合同簽訂—合同執行與監督—評估與改進”五個步驟，檔案數字加工任務完成不是工作的重點，要緊緊圍繞質量效果，做好檔案數字化驗收整改，確保檔案數字化服務外包項目按時按質順利完成。

5.1 做好驗收前準備

根據《紙質檔案數字化規范》的要求，發包方與承包方要對數字圖像、元數據、檔案目錄數據等檔案數字化成果進行驗收，驗收前要做好各項準備工作。包括檔案數字化成果數量的統計，如門類、全宗、分類和著錄等數量。打印歸檔文件目錄，及時進行目錄數據、原文數據備份，要使檔案目錄數據轉換成XML、EXCEL等格式，掃描件命名要規范，在完成前期各項準備工作之后，由承包方撰寫申請報告（包括項目介紹、開展情況、完成情況和驗收計劃安排，并要有負責人簽字，加蓋承包方公章），及時提交發包方，為檔案數字化驗收做好前期各項準備工作。

5.2 落實驗收中任務

檔案數字化服務外包驗收包括發包方和承包方，其中發包方驗收，主要是根據檔案數字化特點和需求，根據驗收標準、要求，組織驗收小組對承包方提交的檔案數字化驗收材料進行審查，對照驗收標準和要求進行實地檢查，并根據檢查結果，填寫驗收報告，最終提出具體的驗收意見。如驗收過程中存在的問題或者不合格項，還需要承包方進行整改，并組織復檢，確保檔案數字化滿足要求。檔案數字化驗收分為階段性驗收和最終成果驗收，前者主要針對的是在檔案數字化加工過程中監控數字化工作的進度和質量，確保每個階段符合預定的標準和要求。包括手動隨機抽取數據進行檢查，也可以利用加工系統自帶的抽檢功能進行數據檢查。終驗通常需要邀請專家或第三方機構參與，并填寫《檔案數字化驗收登記表》，由參與驗收人員及專家簽字確認。在組織開展檔案數字化驗收過程中，針對發現的問題，如數據問題、管理制度問題等要持續進行優化評估，不斷改進檔案數字化工作方式，提升檔案數字化工作的質量和水平。

參考文獻

[1]李春生.檔案數字化服務外包應做好“五到位”[N].中國檔案報，2023/7/27（3）.

[2]張忠良.淺談高校控制檔案數字化服務外包安全風險的措施[J].檔案管理，2020（4）：121+123.

[3]郭俊霞.檔案數字化服務外包風險管控研究[J].檔案管理，2020（6）：91-92.

[4]劉秋華.淺談高校館藏檔案數字化服務外包——以武漢大學為例[J].蘭臺世界，2020（1）：52-54.

[5]呂玉潔，吳湘華，向禹.確定性需求驅動的檔案數字化加工監理模式構建與適用性分析[J].檔案學研究，2018（1）：107-112.

作者簡介：楊雪蓮（1971.7—），大學學歷，山西水利職業技術學院副研究館員。