新時代事業單位人事檔案服務功能研究

摘 要：人事檔案在事業單位人才選拔、培養、考核和管理等方面發揮著至關重要的作用，事業單位人事檔案服務模式是影響事業單位管理水平和服務能力的關鍵。新時代，經濟飛速發展，人事制度改革深入，信息技術在檔案管理中的應用擴大了人事檔案服務的空間。事業單位人事檔案服務面臨開發利用、管理模式、服務意識和動力問題等方面的挑戰。為了適應新時代的發展需求，事業單位人事檔案管理需要采取一系列對策，通過創新方式、建章立制、轉變觀念和監督激勵等措施優化服務。

關鍵詞：檔案服務；人事檔案資源體系；人才評價機制；數字化；檔案開發

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》將檔案利用服務能力水平提高列入任務之一，明確推動檔案信息資源的開放共享、創新檔案利用方式、提升檔案服務效率和質量、滿足人民群眾對檔案信息的需求等具體要求。干部人事檔案作為教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，也是維護干部人才合法權益的重要依據[1]。隨著社會經濟的發展，人事制度改革的深入，新時代黨的組織路線的提出，對干部人事檔案工作提出了更高要求，事業單位干部人事檔案的管理和利用直接關系到黨的組織路線的貫徹執行。干部人事檔案工作核心在于利用，強化人事檔案服務功能，提高人事檔案利用的效率，成為健全人才評價機制、優化人才隊伍的基礎。

1 人事檔案與人事檔案服務功能

《干部人事檔案工作條例》強調，干部人事檔案工作必須“服務廣大干部人才，服務黨的建設新的偉大工程，服務新時代中國特色社會主義偉大事業”。在新時代背景下，事業單位重視干部人事檔案服務功能，對促進個人發展、優化單位管理、維護社會公正和推進社會進步具有不可替代的作用[2]。

1.1 干部選拔的科學化支撐

事業單位干部人事檔案是由組織人事等有關部門在黨的干部政策指導下，培養、選拔和任用干部等工作中形成的，記載了個人相關經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現和工作實績等內容，通過對干部人事檔案的全面審核，可以確保選拔任用工作的公正性和準確性，提高選拔任用的水平，促進人才資源的優化配置。其一，人事檔案作為記錄干部基本信息、工作經歷、教育背景和獎懲情況等內容的重要文件，能夠為選拔任用提供全面、客觀的依據。選拔任用工作人員可以通過查閱人事檔案，了解干部的綜合素質和能力水平，確保選拔任用的科學性和準確性。其二，人事檔案中的考核評價結果和民主評議意見等內容，有助于反映干部的工作表現和群眾基礎，為選拔任用提供重要參考。其三，人事檔案還記錄了干部的廉潔自律情況，對于加強干部監督管理、防止用人上的不正之風具有積極意義。人事檔案為全面歷史辯證地評價干部提供翔實的檔案信息，而且是維護干部人才合法權益的重要依據。

1.2 從嚴治黨的制度化體現

《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是黨的重要執政資源。對干部人事檔案進行全面、嚴格的管理，有效發揮其服務功能，這不僅是對干部個人誠信的檢驗，還是對黨的組織路線和干部政策執行的重要保障。干部人事檔案不僅是選人用人公信力的重要抓手，還是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，通過對干部人事檔案的嚴格審核和管理，可以確保干部選拔任用的公正性和透明度，從而有效地落實從嚴治黨的要求。干部人事檔案在日常管理中，包括檔案的收集、審核、保存和利用等各個環節，需要嚴格遵守政治紀律和政治規矩，保證干部人事檔案的規范性和嚴肅性，通過制度化的檔案管理，可以更好地服務于黨的建設新的偉大工程，推動全面從嚴治黨向縱深發展[3]。

1.3 服務大局的戰略性謀劃

新時代，人才在綜合國力競爭中占據的地位日益重要，事業單位干部人事檔案服務工作已經成為服務黨和國家工作大局的重要組成部分，是實現人才強國戰略和推動事業單位可持續發展的關鍵，推動干部人事檔案管理不斷創新和完善，可以為黨和國家選拔和培養高素質、專業化的干部隊伍提供堅實支撐。其一，人事檔案詳細記錄著干部的教育背景、專業技能、工作經驗和培訓情況，有助于單位了解干部的專業能力和發展潛力，從而為其提供更加精準的職業規劃和培訓機會；其二，通過分析人事檔案中的數據，事業單位可以識別出隊伍中的人才缺口和專業短板，進而制定相應的人才引進和培養策略，推動單位整體素質的提升；其三，人事檔案還能用于績效評估和晉升決策，確保選拔任用過程的客觀公正，激勵干部不斷提高自身業務水平和管理能力，更好地服務于國家治理體系和治理能力現代化的大局。

2 新時代事業單位人事檔案服務功能的影響因素

新時代對干部人事檔案工作提出了更高的要求，全國干部人事檔案工作會議強調要全面提升新時代干部人事檔案工作的質量和水平，更好地服務廣大干部人才，事業單位干部人事檔案管理工作正在朝著科學化、制度化和規范化的方向發展，但仍面臨著一系列的變化和挑戰。

2.1 檔案開發不足，阻礙有效利用

人事檔案因其全面性、保密性和動態性等特點，在管理和開發利用方面面臨一些挑戰。人事檔案內容的全面性要求記錄工作人員的主要經歷、政治面貌和品德作風等個人情況，檔案材料繁多且復雜。真實性的要求使得人事檔案審核工作必須全面把控，防止作假，增加了管理難度。保密性的要求又限制了檔案信息的共享和流通，影響了檔案的開放利用。動態性意味著人事檔案需要隨著工作人員經歷的變化而不斷更新，要求管理工作必須持續和及時，都對人事檔案的開發提出了更高的要求。在當前的業務實踐中，“重保管、輕利用”的現象普遍存在，部分事業單位的人事檔案管理仍然停留在一般的檔案接收、保存層面，缺乏對檔案在人才選拔、評估和發展中作用的充分認識，人事檔案管理工作中存在著重視保密而忽視檔案利用的問題，檔案服務開發意識差，導致人事檔案的利用價值低，功能弱化。

2.2 管理模式落后，降低服務效果

人事檔案工作要求真實準確、全面規范、鮮活及時，傳統人事檔案管理模式以紙質檔案為主，依賴人工操作進行收集、整理、存儲和借閱，檔案資料物理存放、手動檢索，檔案信息只能有限共享，檔案服務流程與人員實際利用需求不平衡。信息化時代，傳統紙質檔案的管理方式已經無法適應檔案高質量管理服務的要求，造成管理效率低下、檔案安全風險較高、信息更新不及時、檔案利用不便等問題，無法為人員提供所需的檔案服務途徑。如，將紙質材料作為記錄的唯一形式，不能立體、綜合地反映干部的整體情況。紙質載體查找不便，降低利用效率。忽視對職稱信息、科研成果等方面的動態記錄，更新不及時。管理工作創新動力不足，人事檔案審查制度不完善，管理模式落后，影響服務功能發揮。

2.3 服務意識不強，影響利用體驗

隨著新公共服務理論的提出，事業單位人事檔案管理應服務于公共利益，關注公眾權益，整合信息資源，提供優質的檔案信息服務。這要求事業單位人事檔案管理不僅限于傳統的檔案接收和保存，而要主動服務。對檔案管理的重要性認識不足、檔案管理人員專業素質不高、管理流程不規范等都是服務意識不強的體現，服務意識的缺失可能導致人事檔案管理工作不能有效地服務于單位的選人用人、管理決策等方面，影響檔案的完整性和可靠性。比如，部分單位人事檔案管理與服務提供的文件與現代信息技術發展存在匹配偏差，服務流程與人員實際利用需求不平衡，無法為人員提供所需的檔案服務途徑。

2.4 激勵保障不足，制約創新發展

《干部人事檔案工作條例》明確要求，要選用政治素質高、保密意識強、工作認真負責的人員進行干部人事檔案管理，對人員素質提出了高要求，也明確要求單位給予相關人員激勵保障。干部人事檔案工作機構（含干部人事檔案工作崗位）負責干部人事檔案的查（借）閱、檔案信息研究等利用工作，責任重大。但在實踐中，不少事業單位在人事檔案管理工作中缺乏有效的激勵機制，導致管理人員的工作積極性和創新性不強。缺乏科學合理的績效考核體系，也無法做到為相關人員制定個性化的人才培養計劃，個人成長緩慢。在人事檔案管理方面的資金和資源投入有限，管理設施不完善，影響人事檔案服務功能的有效發揮。

3 新時代事業單位人事檔案服務功能優化對策

3.1 創新方式，檔案開發利用嚴規范

人事檔案的利用應嚴格遵守程序，創新利用方式，提高利用效能。比如，除了傳統的身份證明、資歷審核等功能，還可以探索檔案信息的深度開發，如職業生涯規劃、績效評價等增值服務，為事業單位及其員工提供更多元的支持。堅持主動用檔、有效用檔，嚴格規范工作流程，為干部聘用定級、學歷提升、職稱評審和提拔任用等環節提供全生命周期的檔案服務，做到“入有來源，出有去向，查有記錄”。提供一站式服務窗口，簡化查檔手續，縮短辦理時間，提高工作效率。定期舉辦檔案利用講座和咨詢服務，主動幫助檔案利用者更好地理解和使用檔案資源。積極推進人事檔案的電子化和數字化，建立完善的電子檔案管理系統，利用人工智能、大數據等技術，開發智能檢索和推薦系統，根據使用者的查詢習慣和需求，提供個性化的檔案信息服務，提高檔案檢索速度和利用率。

3.2 建章立制，檔案歸檔保管高標準

制度建設是治本之策，根據《干部人事檔案工作條例》的要求，事業單位應完善分級負責、集中管理的體制，確保政策統一、相互銜接、有機配合。建立健全與新時代相適應的管理制度，打造硬件設施齊全的標準化庫房，細化完善查（借）閱、歸檔、轉遞和保管保密等干部人事檔案制度，覆蓋檔案的收集、整理、保存、利用和審核等環節，保證檔案轉遞接收無縫隙。堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”原則，在檔案簽收入庫前，嚴格審核檔案材料的規范性和完整性，指導協助新進人員及時查缺補漏。重點審核干部“三齡兩歷”等關鍵信息，對其出生年月、參加工作時間、入黨時間、工作經歷及學歷學位認定無誤后，出具干部人事檔案專審表簽字入檔。確保檔案材料認定真實準確，杜絕“帶病上崗”。

3.3 轉變思想，檔案業務服務重主動

隨著信息技術的發展，干部人事檔案的數字化管理成為趨勢，不僅提高了檔案管理的效率和安全性，還促進了信息的共享和利用，為事業單位的現代化管理提供了支持。增強檔案工作人員的專業素質和服務意識，一要強化黨性教育和業務培訓。通過黨性教育，幫助管理者樹立正確的價值觀和職業道德觀，增強服務大局意識，通過深入學習，管理者能夠更好地理解和貫徹黨的方針政策，從而在工作中更好地服務于黨和人民的事業，業務培訓則提升了他們的專業能力和工作效率，助力檔案工作者在人事檔案服務工作中主動作為，為組織人事工作提供有力支撐。二要打造人事檔案數字化服務平臺。《檔案法》鼓勵事業單位利用現代科技手段，加強檔案數字化處理、存儲和傳播，這意味著事業單位在人事檔案管理中將更多地采用電子化手段。將檔案信息化列入日常工作的內容，利用大數據、互聯網+等技術，打通部門間的壁壘，建設系統完備的干部人事檔案信息化管理體系。比如，建立干部人事檔案管理系統，實現檔案的數字化和在線閱覽功能，通過明確檔案整理、存放和查缺程序標準，將干部任免、轉任等材料信息納入數字臺賬，構建了干部信息“大數據庫”，增強人事檔案服務的實效性。

3.4 考核激勵，檔案人才隊伍強保障

提升事業單位人事檔案的服務水平，建立健全的激勵保障機制至關重要。一要建立科學合理的績效考核體系，績效考核體系應與事業單位人事檔案高質量發展的戰略目標和方向相一致，全面反映檔案工作者的工作表現、質量、效率和服務水平等，并在考慮事業單位公益屬性的基礎上，制定履職和創新創優指標，細化分解為具體要點，將檔案利用服務不滿意等問題列入負面清單。二要建立激勵機制，堅持黨管檔案，提升對人事檔案管理的重視程度，將績效考核結果與績效獎金、晉升和發展機會、培訓和發展等掛鉤，激發檔案管理者的工作動力和積極性。三要建立監督反饋機制，設立專門的監督小組或指定專人負責監督檔案管理工作，定期檢查檔案的完整性和規范性，確保所有流程得到遵守，鼓勵員工提出改進建議和報告違規行為，確保監督反饋渠道暢通，對于發現的問題及時整改。

結語

黨中央高度重視干部人事檔案工作，事業單位人事檔案管理在新時代下扮演著越來越重要的角色，事業單位人事檔案服務功能的優化離不開管理理念的更新、技術手段的應用、管理流程的優化、法規政策的適應和安全保障機制的強化，檔案相關部門要提升檔案管理工作的整體水平，為事業單位人事檔案服務高質量發展提供有力支撐。

參考文獻

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[2]楊舒然.關于高校人事檔案服務功能的影響因素分析及強化對策探討[J/OL].知識經濟，2020（19）：128+149.DOI：10.15880/j.cnki.zsjj.2020.19.081.

[3]薛其剛，隋治森.全面從嚴治黨視角下加強干部人事檔案管理的思考——基于對《干部人事檔案工作條例》新舊條例的對比分析[J].中共濟南市委黨校學報，2020（02）：72-77.

作者簡介：孫麗麗（1975—），大學學歷，青島市即墨區潮海街道辦事處館員，研究方向：檔案管理。