淺談大數(shù)據(jù)背景下如何做好事業(yè)單位電子信息檔案管理工作

摘 要：在當前數(shù)字化和信息化快速發(fā)展的背景下，電子檔案管理的規(guī)范與實踐正逐漸成為保障檔案信息安全、提高檔案管理水平的關鍵環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子信息檔案代替，既方便了檔案資源的后期維護和利用，又促進了檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。在這一時代背景下，如何抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，實現(xiàn)管理檔案工作的網(wǎng)絡化、電子檔案管理的良性循環(huán)，成為各級企事業(yè)單位檔案管理部門普遍關注的話題。基于此，本文就大數(shù)據(jù)在電子信息檔案管理中的應用展開詳細探討，并提出具體的創(chuàng)新策略，希望能夠為檔案管理行業(yè)提供可操作性強的方法，促進電子信息檔案管理整體水平的提高。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子信息檔案管理

就當前情況來看，檔案管理模式已經(jīng)進入信息化時代，許多事業(yè)單位已經(jīng)借助大數(shù)據(jù)對本部門的檔案進行長效監(jiān)管，這種檔案管理模式即有利于檔案管理效能的提升，也有利于檔案管理的進一步利用與開發(fā)。因此，事業(yè)單位通過建立網(wǎng)絡大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、建設數(shù)據(jù)檔案室等多種形式，提升事業(yè)單位檔案整體管理的網(wǎng)絡數(shù)字化水平。事業(yè)單位應該從管理實際出發(fā)，與時俱進地推進信息化建設的步伐。檔案管理所涉及的信息范圍相對廣泛，檔案有可能隨時被訪問和使用。在大數(shù)據(jù)背景下，必須探尋全新的管理方法，有效促進電子信息檔案管理水平的提高，更好地發(fā)揮檔案為社會服務的功能。

1 大數(shù)據(jù)時代網(wǎng)絡科技化的發(fā)展對檔案信息化影響

隨著信息技術的創(chuàng)新和不斷完善，大數(shù)據(jù)技術已經(jīng)成為檔案管理的重要技術支撐。在檔案管理領域，電子信息化模式逐漸取代了傳統(tǒng)的手工模式，檔案管理的信息化水平逐漸提高，不僅有效提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，還為企事業(yè)單位的未來發(fā)展提供了較為全面的依據(jù)。

1.1 增強檔案管理工作的效率

在大數(shù)據(jù)背景下，計算機相關技術發(fā)展迅速，極大地促進了電子信息檔案管理的工作效率。借助計算機技術，檔案管理人員原本繁雜的工作量得到了大大減輕，工作效率有了質(zhì)的飛躍。這是信息技術在檔案管理領域發(fā)展應用的必然結果，也是當前檔案管理發(fā)展的必然要求，同時也為檔案管理的未來發(fā)展指明了方向。

1.2 增強檔案資料的安全性與穩(wěn)定性

在電子信息檔案的保存過程中，通過相關信息技術的應用，檔案資料的保密性得到增強。在對一些檔案材料進行保存時，可以通過設置存檔密碼來增加存檔數(shù)據(jù)的安全系數(shù)。在查找檔案材料時，可以使用智能查找工具，從大量檔案材料中快速識別目標文件，這樣既能提高查找檔案材料的速度，又減少了其他檔案材料的暴露，大大增強了檔案資料的安全性與穩(wěn)定性。

1.3 增強檔案管理的標準化和規(guī)范化

采用電子形式檔案，可以通過計算機來制定統(tǒng)一的標準體系，實現(xiàn)檔案管理的智能化，從而促進檔案管理工作更加標準化和規(guī)范化，在提升工作質(zhì)量的同時，大大減輕工作人員的工作負擔。

1.4 為查漏補缺檔案資料提供便利

在大數(shù)據(jù)時代，信息技術的應用極大地便利了電子信息檔案的查閱和歸檔。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時代，在對檔案資料進行查閱和管理時，需要投入較大的人力和精力對檔案資源進行裝卷、拆卷、查閱和核實，一旦工作人員責任心不夠強，操作流程不規(guī)范，很容易造成檔案資源出現(xiàn)紕漏。通過應用電子信息檔案，管理人員只需借助計算機就可以對相關檔案材料進行檢索，及時調(diào)閱出相關的檔案資料，當有新的檔案數(shù)據(jù)需要補充時，還可以對檔案資料進行及時的補充，這為檔案管理工作的查漏補缺提供了較為便捷的渠道，極大地提升了檔案管理水平。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子信息檔案管理亟待解決的主要問題

2.1 分散的管理模式制約數(shù)據(jù)的完整性

以前的檔案電子信息工作管理模式落后，工作方式分布不均。分散的方式管理在凸顯檔案的分類管理方面雖然發(fā)揮著明顯作用，但是并不便于檔案信息的全面查閱。當工作人員想獲得更為全面的信息時，就必須來回奔波于不同的部門去收集相關數(shù)據(jù)，在此過程中不可避免地會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整、損壞甚至是丟失的情況。

2.2 傳統(tǒng)的查詢手段增加精準化查詢目標的難度

網(wǎng)絡科技新時代的到來，伴隨著大數(shù)據(jù)技術的積極應用和廣范推行，致使檔案電子信息化數(shù)值的增加。為應對具大的檔案資源，以前手工錄入的方法已經(jīng)顯得捉襟見肘，必然投入更多的人力，增加了現(xiàn)有管理檔案人員的工作難度，容易給檔案管理人員帶來負面情緒，引起日常工作的松懶。長久以來，難以完成全方位、全渠道和精確化的檔案管理目的，違反了檔案電子信息化管理的初心。

2.3 檔案信息知識庫不健全

大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案信息化管理，不僅打破了原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存和管理方式，還使檔案的管理逐步系統(tǒng)化。事實證明，單一的檔案錄入很難滿足現(xiàn)階段檔案管理的需要，還需要建立一個系統(tǒng)的檔案信息知識庫，但現(xiàn)階段國內(nèi)事業(yè)單位檔案信息庫數(shù)據(jù)還沒有完全建立，很多數(shù)據(jù)缺失，所以沒有辦法展開很好的檔案管理工作。當需要相關數(shù)據(jù)時，沒有辦法及時獲取。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案電子信息化管理模式的構想

3.1 檔案信息資源建設

檔案現(xiàn)代化資源創(chuàng)新發(fā)展

在大數(shù)據(jù)背景下，廣大事業(yè)單位要依靠大數(shù)據(jù)時代科技的發(fā)展，積極增強檔案資源創(chuàng)新的發(fā)展。在這個更新發(fā)展過程中，要利用好以紙式文獻資料開發(fā)運用為主的發(fā)展方式，增強檔案記載、信息化檔案特色及檔案資源的發(fā)展。信息化檔案工作的開展，要依據(jù)各類人員特點，給予相適應的政策支持，以此開發(fā)利用好各自的工作職能。要想到檔案相關單位的實際工作資源限制，完成以電子信息化檔案為主要目的的管理檔案模式，一方面要達到信息檔案人工錄入數(shù)據(jù)的精準性，另一方面要達到原始檔案文獻的查找要求。對于各個單位信息化檔案的查找要求，應當建立檔案信息傳遞、共享責任制，即在傳遞和共享的過程中，詳細記錄信息傳輸方和獲取方的信息，開啟信息傳輸獲取的臉部驗證功能，以此來保證負責人信息的準確性。因此，在這種大背景下，國家檔案局出臺第22號令：《電子檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。《電子檔案管理辦法》是貫徹實施《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》，確保電子檔案管理工作依法依規(guī)開展的重要舉措，標志著我國電子檔案管理工作邁入新階段。對推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化具有重要意義。

3.2 檔案數(shù)據(jù)庫建設

大數(shù)據(jù)背景下，信息利用者對檔案信息資源開放性的需求越來越高，因而加強檔案資源數(shù)據(jù)庫的構建顯得越來越重要。作為檔案資源管理體系的職能部門，應該積極建設電子信息檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案電子數(shù)據(jù)化取之于為民，用之于民，保證自動更新數(shù)據(jù)的準確性。要在不斷更新檔案新能源開發(fā)利用提升的基礎上創(chuàng)建新的信息化檔案庫，可以滿足各個文化層次百姓的要求。在保存檔案信息化原始材料時，要加強與相關業(yè)務部門的銜接，一方面發(fā)揮檔案信息化的時代性優(yōu)點，另一方面開發(fā)檔案信息化的服務權限，因而達到百姓的多元化要求。

3.3 多種類型檔案材料的收集整理

分布不均的檔案材料不利于受眾的查詢需求，大大削弱了檔案的社會化服務功能，因而加強對檔案材料的收集整理與再加工顯得十分重要。面對大量的信息化檔案材料，檔案管理人員要增強對檔案材料的重組能力。如果能盡量收集海量的檔案資源，依靠信息化技術，從大量的檔案材料中獲取有價值的資源，進行深度加工，以此為企事業(yè)單位檔案信息化管理提供一定的利用渠道。此項工作面對分布不均的各個檔案部門的信息資源，可用各單位各部門的信息網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，一站式可查詢，百姓可在家預約查詢，真正實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)進萬家。為百姓提供所需的查詢信息服務，通過有關科學技術完成檔案資源的同步，通過信息化轉型實現(xiàn)電子文件的真實、可靠，最終滿足了檔案資源共享和信息化創(chuàng)新路徑研究的完美組合。

4 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理的新方法、新模式

4.1 加大大數(shù)據(jù)時代科學技術的廣范應用

當今社會，檔案信息化工作是數(shù)據(jù)流量大、種類多、價值高并且容量大等特點的復雜數(shù)據(jù)的集合。《辦法》就進一步加強和規(guī)范電子檔案管理工作，確保電子檔案真實、完整、可用和安全，對電子檔案全過程管理提出規(guī)范要求。因此，在事業(yè)單位開展電子信息檔案管理工作時，要依據(jù)出臺的《辦法》，注重大數(shù)據(jù)技術的應用。作為人社部門要依托吉林省智慧人社集中式一體化信息系統(tǒng)，檔案錄入實現(xiàn)檔案信息資源共享，跨部門可查詢利用，做到數(shù)據(jù)存儲、傳遞和共享，向百姓提供線上辦理，異地查檔不受阻，盡可能讓群眾少跑路、有結果，真正感受到大數(shù)據(jù)帶來實惠。

4.2 積極改進檔案管理方式

受傳統(tǒng)管理理念的影響，在檔案管理過程中，許多事業(yè)單位采用分散管理模式，大大增加了電子信息檔案遺漏和丟失的風險。因此，改進檔案管理模式顯得尤為必要。為了更有效地提升檔案管理的質(zhì)量和水平，可以采用集中管理模式，依托實行先進的檔案信息化方式，既能有效地保留完整的檔案數(shù)據(jù)，又能夠依據(jù)信息化檔案完善對電子化數(shù)據(jù)的錄入、收集、整理及查找等工作，即提升了檔案管理人員的工作積極性。相對于原始的各自為戰(zhàn)的工作方式，統(tǒng)一管理方式對從事檔案工作人員的專業(yè)知識要求更多，能保證從本質(zhì)上記錄檔案電子信息數(shù)據(jù)的全面性和準確性。伴隨信息技術的持繼加強和網(wǎng)絡化運用水平的進一步升級，統(tǒng)一檔案管理方式的優(yōu)勢日漸顯露，繼續(xù)完善信息化檔案平臺的資源及時傳輸，高成本問題也逐漸得到解決，實現(xiàn)了社會效益和經(jīng)濟效益的雙贏。

4.3 創(chuàng)新管理模式，促進紙質(zhì)和電子檔案管理一體化

在傳統(tǒng)的電子信息檔案管理中，雖然也依靠計算機操作，但是整體信息化水平不高。在當前信息爆炸的時代，海量的信息采集、處理和存儲完全基于紙面已經(jīng)不可能，因而加強電子信息檔案的管理顯得尤為重要。2021年，中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要“加速數(shù)字檔案館（室）建設”，并對綜合檔案館、機關、事業(yè)單位的數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室建設進行部署。數(shù)字檔室建設也成為了事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展方向。因此，在實施電子信息檔案管理的過程中，要創(chuàng)新管理手段，充分利用計算機技術，推進紙質(zhì)和電子檔案的一體化，進行電子和紙質(zhì)的雙重備份。既保證了檔案資源的完整性，又可以提高管理的效率。

4.4 重視檔案資源的開發(fā)利用

在事業(yè)單位檔案由傳統(tǒng)向電子化轉型的過程中，應當重視檔案信息資源的開發(fā)。在檔案大數(shù)據(jù)時代發(fā)展過程中，必須基于大數(shù)據(jù)技術對各類檔案資料進行收集，尤其要注意與同行業(yè)單位的互動與信息共享，全面完整地完成相關行業(yè)數(shù)據(jù)信息的收集，為后續(xù)的分析和應用奠定基礎。運用科學的方法管理檔案，建立健全檔案管理制度，不斷完善檔案資源的種類，包括文字和數(shù)據(jù)以外的各類檔案資源，開發(fā)非結構化檔案數(shù)據(jù)庫，依靠專業(yè)機構進一步提高事業(yè)單位檔案管理的能力。

4.5 提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)

檔案管理隊伍的素質(zhì)是影響檔案管理效率和質(zhì)量提升的極為重要的因素。在大數(shù)據(jù)時代，要不斷提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，最大限度地發(fā)揮檔案管理方法、設備和流程的效能，這是當前電子信息檔案管理創(chuàng)新的重要途徑。在大數(shù)據(jù)背景下，對事業(yè)單位電子檔案的信息化管理提出了諸多要求，必須提高檔案管理隊伍的素質(zhì)來促進檔案管理水平的提升。《辦法》第十條明確規(guī)定：“按照國家規(guī)定，應當形成檔案的機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織應當履行好職責。”作為檔案管理部門可以從以下兩個方面入手：一是要建立健全人才引進和流動機制，大力引進具有檔案管理專業(yè)知識技術和信息技術的人才，不斷優(yōu)化檔案管理隊伍，提升檔案管理隊伍的信息化水平；二是事業(yè)單位要從檔案管理未來發(fā)展大局出發(fā)，開展繼續(xù)教育培訓工作，真正把檔案管理隊伍建設成為一支素質(zhì)過硬、專業(yè)技術強的綜合型人才隊伍。

結語

綜上所述，在當前大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的電子信息檔案管理方式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐。海量信息數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，對檔案管理工作的質(zhì)量和水平提出了更高要求。作為事業(yè)單位，要改變傳統(tǒng)的管理理念、模式和方法，不斷學習和探索新形勢下電子信息檔案管理的新路徑，提升電子信息檔案的管理水平，才能適應電子信息檔案管理不斷發(fā)展的需要。

參考文獻

[1]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應用及風險控制的措施[J].經(jīng)濟研究導刊，2018，（31）：195-196.

[2]劉鵬.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑[J].電子技術與軟件工程，2018（05）：159.

[3]高虹.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的問題與對策[J].黑河學院學報，2019，10（03）：205.

[4]胡選江.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新對策[J].科技創(chuàng)新導報，2018，15（08）：185.

[5]李霞.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討[J].中國管理信息化，2018，21（04）：161-162.

[6]申波，閔彥娟.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國市場，2018（32）：179-181.

[7]楊群.大數(shù)據(jù)背景下科研事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（01）：33-60.

[8]徐靈.探討電子信息技術在工程檔案管理應用中的優(yōu)勢[J].蘭臺內(nèi)外，2018（05）：13-14.

（作者單位：白城市職業(yè)技能鑒定指導中心）