智慧政務背景下不動產檔案規范化管理策略研究

摘 要：隨著智慧政務的深入推進，不動產檔案管理逐步向數字化、智能化發展，在提高不動產檔案管理與登記效率、增強不動產檔案證據價值與社會公信力、響應建設服務型政府與優化營商環境的需要上發揮著重要作用，同時面臨信息歸集整合難、歷史檔案電子化進展緩慢、系統動態管理能力不足等問題。針對這些挑戰，從以下三個方面提出解決策略：一是加強不動產檔案信息標準化建設，通過統一數據格式和管理規范，提升多部門間的數據整合和共享效率；二是加快歷史檔案電子化進程，構建全面數字化檔案體系；三是優化檔案管理系統，提升動態管理和智能化水平。

關鍵詞：智慧政務；不動產檔案；規范化管理

智慧政務背景下，不動產檔案的管理逐步由數字化走向智慧化、動態化和專業化，不僅為檔案資源的存儲、查閱和利用帶來了極大便利，也極大地提升了檔案管理的效率和安全性。通過大數據技術、云計算和物聯網等現代信息技術手段，不動產檔案的管理流程得以優化，檔案信息的創建、管理過程實現了規范化，檔案資源的共享和利用效率得到了顯著提升[1]。目前，智慧政務背景下不動產檔案規范化管理仍面臨諸多挑戰，需要不斷完善與優化。因此，研究智慧政務背景下不動產檔案規范化管理策略，對于提升不動產檔案管理水平、推動智慧政務建設具有重要意義。

1 智慧政務背景下不動產檔案規范化管理的重要意義

1.1 提高不動產檔案管理與登記效率

不動產檔案作為記錄不動產權利歸屬、交易流轉和生產經營等重要信息的關鍵載體。在智慧政務背景下，不動產檔案管理的效率提升不僅是現代社會對高效、透明政務服務的必然要求，還是推進國家治理體系和治理能力現代化的重要組成部分。首先，通過數字化轉型，智慧政務環境下的不動產檔案逐步實現信息的統一管理與標準化登記。檔案信息由分散管理向集中化管理轉變，不動產登記流程得以精簡，降低了煩瑣的紙質文書操作，縮短了審批周期，大幅度提高了政務服務的便捷性。借助電子檔案與智能化系統，檔案的創建、歸檔和查閱等環節實現了高度自動化，檔案處理的響應速度顯著加快，從而有效解決了傳統模式下因人工操作造成的低效問題。其次，智慧政務技術的運用促進了不動產檔案跨部門協同能力的提升。在傳統的檔案管理模式中，不動產檔案信息的獲取往往受到部門壁壘和信息孤島的限制，導致各部門間的信息流通滯后，增加辦事群眾和政府工作人員的負擔。而在智慧政務的框架下，不動產檔案信息通過大數據平臺實現跨部門、跨區域的無縫對接，不同部門可以通過共享的數字平臺即時獲取相關的檔案信息，大幅提高了業務處理的協同性和透明度。例如，天津市規劃和自然資源局推行的“不動產登記一網通”改革，依托“互聯網 + 不動產抵押登記”服務，實現了不動產抵押登記業務“全城通辦、不見面審批” [2]。

1.2 增強不動產檔案證據價值與社會公信力

不動產檔案作為不動產權屬及其變動的核心憑證，其證據價值在不動產交易、法律糾紛及權利維護中具有不可替代的作用。在智慧政務背景下，智慧政務為不動產檔案的證據價值提供強有力的技術支持和政策保障。首先，智慧政務通過電子檔案與傳統檔案的并行管理，使得不動產檔案的證據效力進一步得到強化。2020年修訂的《檔案法》第三十七條明確規定：“電子檔案與傳統檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！辟x予電子檔案與紙質檔案同等的法律地位，標志電子檔案在法律事務中的證據效力得到法律保障。在不動產檔案管理中，電子檔案的應用極大地提高了檔案信息的可追溯性和完整性，確保不動產登記和檔案管理過程中檔案的真實性和有效性。其次，在智慧政務背景下，不動產登記和檔案管理的規范化要求進一步提升了社會對不動產檔案的信任度?！恫粍赢a登記暫行條例》第九條規定：“不動產登記簿應當采用電子介質，暫不具備條件的，可以采用紙質介質?！?[3]強調不動產登記的電子化發展方向，確保登記過程的高效性和透明度。通過電子介質的不動產登記簿，不僅簡化不動產登記的流程，也提高檔案的管理效率與安全性。電子登記簿的使用，有效降低了紙質檔案的存儲空間和管理成本，同時確保檔案信息的便捷存取和長期保存，為政府與社會公眾提供了更加便捷和可信的不動產信息服務。

1.3 響應建設服務型政府與優化營商環境的需要

按照國務院辦公廳《關于壓縮不動產登記辦理時間的通知》要求，目前各地黨委政府圍繞便民利民、著力優化營商環境。服務型政府旨在為社會公眾和企業提供高效、便捷和透明的公共服務，而不動產檔案管理作為政府服務的重要組成部分，規范化管理能夠顯著提升企業辦理不動產相關事務的便捷性，為企業營造穩定、公正的營商環境[4]。首先，規范化的不動產檔案管理通過智慧政務的賦能，提升政府服務的響應速度和服務質量。各地政府通過創新服務手段，強化不動產登記窗口的職能，使不動產登記業務實現了便捷、高效和無障礙辦理，為建設服務型政府提供了良好示范。其次，規范化的不動產檔案管理有助于減少企業運營中的不確定性，為優化營商環境奠定基礎。不動產檔案管理的規范性直接關系到企業在辦理不動產交易、產權確認和資產抵押等業務時的效率和成本。通過智慧政務的實施，企業能夠更加便捷地獲取不動產檔案信息，并通過線上平臺實時查詢和辦理不動產登記事務，大大減少辦事過程中因信息不對稱帶來的風險。

2 智慧政務背景下不動產檔案規范化管理的現實困境

2.1 檔案種類繁多，信息歸集與整合難度大

不動產檔案來源多樣，生成時間跨度大，導致檔案管理體系龐雜，數據歸集與整合的難度顯著增加。在智慧政務背景下，不動產檔案信息的復雜性仍然給歸集和整合工作帶來諸多困擾。首先，檔案管理中涉及的多部門、多層級協調問題尤為突出。不動產登記涉及國土資源、住建、稅務和金融等多個部門，不同部門之間檔案管理的標準不統一，檔案信息的交互和共享效率較低[5]。其次，信息的跨區域整合也存在障礙。不動產登記和檔案管理具有地域性特征，由于各區域之間檔案管理標準和流程的差異，跨區域檔案信息整合難以實現順暢的銜接，造成信息獲取的效率低下。區域間的數據壁壘和管理制度的不統一，進一步加劇了信息歸集與整合的復雜性。

2.2 存量檔案電子化進程緩慢，影響數據更新效率

當前，大量不動產檔案依然以紙質形式保存，電子化程度較低，嚴重影響不動產檔案的信息更新效率。首先，存量檔案的電子化進程緩慢主要源于檔案體量巨大且缺乏統一標準。不動產歷史檔案通常涉及多個年代、多個部門的產權變更記錄，內容形式多樣且數量龐大。紙質檔案由于紙張老化、損壞或缺失，增加了電子化過程中的難度。此外，由于缺乏統一的電子化標準，紙質檔案在轉化過程中面臨數據錄入格式不統一、信息歸檔不完整等問題，影響電子化工作的推進速度。其次，存量檔案與現有電子檔案的整合困難。電子檔案的系統化管理能夠實現信息的實時更新，但由于存量檔案電子化進程緩慢，許多涉及歷史交易、變更的不動產信息未能及時錄入現行系統中，導致檔案信息出現斷層。電子化不足的檔案會成為整個流程中的“短板”，極大地影響了信息交互的效率。

2.3 不動產檔案動態管理需求增加，現有系統難以滿足

隨著社會經濟的快速發展和不動產市場的日益活躍，不動產檔案管理的動態性需求逐漸增強?，F有的檔案管理系統大多仍以靜態數據存儲為主，難以滿足快速變化的不動產檔案管理需求。首先，現有不動產檔案管理系統多以存儲和查詢為核心功能，缺乏動態更新能力。不動產檔案具有動態性特征，包括產權的變更、轉讓、抵押和拆遷等多種業務需要檔案信息的即時更新。傳統的檔案管理系統在面對頻繁的業務需求時，往往無法及時將最新信息反映到檔案中。這種滯后的信息更新導致檔案與實際權屬情況不符，增加了業務處理中的不確定性。其次，隨著不動產市場的不斷擴展，檔案數據量的快速增長給現有系統帶來了巨大的負荷?，F有的不動產檔案管理系統通?；陟o態存儲結構，面對不斷增長的檔案數據和頻繁的變更需求，系統處理速度和容量面臨瓶頸。在大規模的數據動態管理需求下，系統的運算能力、存儲容量和查詢效率受到考驗，導致檔案信息在更新過程中出現延遲，甚至可能造成系統宕機或數據丟失等風險。

3 智慧政務背景下不動產檔案規范化管理的策略探析

3.1 加強不動產檔案信息標準化建設，提升數據整合能力

為提升不動產檔案管理的規范化和效率，通過統一的標準體系，實現數據在多部門、多層級之間的高效整合與共享，提升不動產檔案管理水平。首先，制定全國統一的不動產檔案標準。通過國家政策引導和立法推動，明確各類檔案數據的統一要求，建立一個覆蓋全國的不動產檔案標準體系，涵蓋檔案數據的分類、編碼、格式和傳輸等多個方面，確保各地各部門在檔案錄入、維護和更新時遵循一致的標準，確保各地在檔案管理中的標準化實踐能夠落實到位。其次，構建跨部門的協同機制，促進數據整合與共享。為打破部門間的“信息孤島”現象，構建一個跨部門的不動產檔案信息共享平臺。通過該平臺，各部門能夠基于統一的標準體系，在一個集中的平臺上進行數據錄入、更新和查詢，減少因信息分散導致的重復勞動和數據不一致的問題。同時，平臺應具備高效的整合能力，能夠將來自不同部門的檔案數據自動歸集到一個統一的數據庫中，實現信息的集中管理和共享；最后，建立智能化數據校驗與在線審查機制。引入智能化的數據校驗與在線審查機制，各部門在上傳和更新檔案數據時能夠自動對接全國標準，確保錄入的數據符合規范。同時，系統應具備自動化校驗功能，通過智能化手段對不同來源的檔案數據進行比對和核查，及時發現并糾正數據中存在的差異和錯誤。

3.2 加快存量檔案電子化進程，構建全面數字化檔案體系

館藏存量檔案是記錄不動產權屬變更、交易和抵押等核心信息的重要組成部分，其電子化不僅可以提升管理效率，還能夠確保檔案的長期安全和有效使用。在智慧政務背景下，推動存量檔案的全面電子化將為后續的不動產管理和服務奠定堅實基礎。首先，優化存量檔案的數字化流程，提高電子化效率。為加快檔案電子化進程，必須優化現有的檔案數字化流程，確保掃描、存儲和數據轉換的準確性與效率。針對紙質檔案的老化和信息缺失問題，制定系統化的電子化步驟和技術規范，以保證歷史檔案數據在轉換為電子格式時完整、清晰，并符合當前數字化檔案的標準。其次，完善檔案的備份與安全存儲體系。存量檔案電子化后，必須建立完善的備份和安全存儲機制，確保檔案數據在長期存儲中免受損壞或丟失。通過采用異地備份、云存儲和數據加密等技術手段，確保檔案數據即使在面對突發事件時也能得到有效保護。此外，還應制定長期的數字化檔案保護策略，定期進行安全升級和數據備份，防止檔案數據因技術老化或硬件故障而失效。最后，強化檔案管理人員的技術培訓，提升電子化實施能力。應定期開展技術培訓，幫助檔案管理人員掌握最新的數字化技術和系統操作。培訓應覆蓋檔案數字化的各個環節，包括掃描技術、數據錄入與校驗和電子檔案系統操作等內容。

3.3 優化檔案管理系統，提升動態管理和智能化水平

為了應對不斷變化的業務場景和管理需求，要對現有檔案管理系統進行優化，增強其動態管理能力和智能化水平。首先，構建動態更新機制，實現檔案的實時管理。為此，需對現有系統進行升級，通過集成動態數據更新模塊，實現數據的自動化錄入與同步。每當發生不動產交易或變更行為時，相關部門可以通過該模塊立即將信息更新到檔案系統，避免了手動更新帶來的延遲和錯誤。系統還應當與其他業務系統，如交易、稅務和銀行系統實現互聯互通，確保檔案數據能夠從多個渠道自動同步，從而確保檔案信息的完整性與時效性。其次，運用人工智能技術，提升檔案管理的自動化水平。為了有效應對不動產檔案數據量的快速增長，應在系統中引入人工智能技術，提升檔案管理的自動化能力。例如，AI可以在錄入新檔案時自動識別產權變更、抵押信息等核心數據，自動匹配至相應的分類，提高數據錄入的準確性和效率。最后，增強系統的可擴展性與兼容性。具體而言，可以通過添加模塊來增強系統的存儲容量，或引入新的功能模塊以支持未來的業務需求。同時，系統還應具備良好的兼容性，能夠與其他政務平臺實現無縫對接，確保不同政務系統之間的數據共享與協同管理。例如，系統應能夠與市政服務平臺、金融服務平臺對接，使得檔案信息不僅能服務于不動產交易，還能夠為其他政府部門和企業提供有價值的數據支持。

參考文獻

[1]秦云艷.智慧政務背景下不動產檔案管理策略研究[J].蘭臺內外，2023（09）：65-67.

[2]牛鵬濤，周陽，喬文彬.建設工程檔案智能化創新路徑探索[J].北京檔案，2024（08）：47-50.

[3]藺江勇.數字化時代不動產登記中心檔案管理信息化建設探究[J].蘭臺內外，2024（14）：19-21.

[4]王一波.數智時代不動產檔案管理體系研究[J].山西檔案，2024（05）：146-148.

[5]閆石.大數據時代不動產檔案管理及利用思索[J].黑龍江檔案，2023（03）：79-81.

作者簡介：李青（1983—），大學學歷，臨沂市不動產登記交易中心檔案管理科科長、副研究館員，研究方向：檔案管理。