社會治理視角下醫院檔案公共服務存在的問題與對策探析

摘 要：醫院檔案公共服務不僅要建立起來，還應該實現現代化的發展，這也是基層社會治理現代化建設的重要內容和要求。在這一過程中，需要以制度化建設為基礎，以信息化建設為要求，在加強醫院檔案管理人員和醫院各部門各科室專門人員的公共服務意識的同時，拓展醫院檔案公共服務的途徑，更好地為實現國家治理體系和治理能力的現代化作貢獻。

關鍵詞：醫院檔案；公共服務；社會治理

黨的二十大報告在“過去五年的工作和新時代十年的偉大變革”中指出，“國家治理體系和治理能力現代化水平明顯提高”；在“新時代新征程中國共產黨的使命任務”亦提出，到2035年“基本實現國家治理體系和治理能力現代化”，并強調未來五年“國家治理體系和治理能力現代化深入推進”。社會和諧、人民幸福、家庭和睦，人們過上美好幸福生活是社會治理是否切實有效的檢驗標準。實現社會治理，需要政府的努力，也需要其他公共部門以及公共組織的協同配合。公共服務包括文化、教育、衛生、科技和體育等公共事業的服務。因此，能否提供符合人民群眾需要的公共服務，是檢驗基層社會治理效能的重要標準。

醫院作為為社會提供公共服務的一部分，醫院檔案的公共服務至關重要。醫院檔案主要包括三類。一是記錄醫院的黨政建設、工作活動的文件材料及文書檔案。醫院在黨的建設、紀檢監察、組織、宣傳、統戰和工會等黨群部門工作與活動過程中形成的檔案，以及行政、審計、后勤和保衛等工作與活動中形成的檔案。這些檔案反映著醫院運行的基本面貌及其發展的歷程，并從中可以把握醫院發展的基本規律，探究其工作模式的形成過程，為醫院的未來發展提供得失經驗[1]。二是病歷類檔案。這類檔案是醫院在醫療工作中按照相關的法律法規、制度等要求形成的文字、圖形等材料，是與患者密切相關的檔案材料，涉及患者報銷所需的相關材料，而這類材料亦是能夠研判病人的治療過程和治療方案。特別是在現代醫患糾紛日益增多的情況下，這些檔案資料是調解醫患糾紛的重要依據。三是財務、科技類檔案。是工作過程中涉及的基本材料的檔案。這類檔案包括醫院所用的設備采購合同、基礎建設所需的各類資料、會計的原始憑證和報表、職工的履歷材料和個人歸檔資料、科研創新的成果等檔案材料。這些檔案材料涉及醫院工作的整體及個人發展的各個方面，對醫院工作發展和員工個人職業前途具有較為重要的意義。目前醫院檔案的建設存在制度不健全、服務意識淡漠、技術水平和效率低等問題，這些都對公共衛生服務職能的實現造成了一定的阻礙。加強醫院檔案管理建設，創新思維，解決問題，增強其公共服務職能，是實現社會治理體系和治理能力現代化建設的應有之義。

1 加強醫院檔案制度建設，是適應新時代基層社會治理的基本要求

1.1 加強醫院檔案制度建設，是醫院檔案做好公共服務的前提

檔案制度建設的目的是實現醫院檔案管理的規范化。目前，醫院檔案管理普遍存在工作內容不明確、工作權責不清晰、工作程序不規范和工作監督不完善等諸多問題，缺乏一套科學化的管理制度。特別是隨著社會的發展，人工智能的運用，創建一套符合時代要求、滿足公共服務基本要求的檔案管理和服務制度，是醫院檔案建設的當務之急。

1.2 加強醫院檔案制度建設，必須建立和完善基本的檔案管理制度

首先，必須制定符合醫院檔案管理規律的章程。這一章程要對醫院檔案管理的要求、組織機構、功能定位和辦事程序等進行明確的規定，能夠使檔案工作者明確其職責，保證醫院檔案室或者檔案館做到有制可依、有章可循。其次，創建合理的檔案管理員制度。建立和完善醫院檔案管理制度是醫院統籌管理、各個部門都需要參與重視的工作。因此，這就需要各個部門指定專門的檔案收集和整理的檔案管理員，確保責任到人，實現檔案收集的專人化。最后，建立檔案學習和培訓制度。各醫院的檔案管理者普遍存在檔案管理專業人員少，專業素質低，工作不到位，甚至對檔案的分類都不了解的情況。因此，需要加強對醫院檔案工作人員和各部門管理員的培訓學習，特別是開展《檔案法》的學習，并開展相關專業課程的學習，提高檔案管理者的專業化水平。

1.3 重視檔案各個環節制度的建立，實現各環節的有效鏈接

首先，加強檔案的整理與鑒定相關規定的建立。醫院檔案的數量、種類很多，醫院各部門收集整理大多雜亂無章。檔案管理員必須先做好檔案目錄，并對檔案的真偽、用途進行篩選、核查和鑒定。其次，建立檔案的開發和利用制度。檔案資料特別是醫患檔案對于患者來說是人命關天的大事。因此，檔案管理部門要在基礎檔案建立的基礎上，重視檔案的數字化、信息化建設[2]。再次，檔案保管是檔案管理的最基礎工作。在檔案的使用過程中，如果沒有詳細的借閱和歸檔要求，很有可能造成檔案歸檔不及時甚至是遺失情況等問題的出現。定時進行檢查是保證檔案完整的重要方法，通過檢查，確保檔案的完整性。最后，建立檔案定期清理制度。按照《檔案法》的要求，檔案在保存一定的年限后根據其用途進行定期清理，特別是有些無用檔案，占用了大量空間，會給檔案管理帶來不必要的負擔。檔案定期清理制度的建立，有利于提高檔案管理的效率。

2 破解傳統醫院檔案管理模式的難題，以信息化推動醫院檔案管理模式創新

2.1 醫院檔案信息化建設是破解傳統管理模式各類問題的關鍵

醫院檔案傳統管理模式存在管理簡單、程序煩瑣和檢索困難等問題，依靠的完全是管理人員的自主性，存在很多限制性問題。隨著網絡信息化的不斷發展，創新治理模式和提高治理能力是基層社會治理的重要發展方向。作為提供公共服務的重要機構，醫院檔案首先是要加強檔案管理的信息化建設。創新醫院檔案管理模式，加強醫院檔案管理信息化，提高檔案管理效率，有利于推動社會治理能力的提升，符合提高社會治理制度和治理能力現代化的要求。

2.2 醫院檔案管理模式創新需要改變原有的封閉狀態

醫院檔案的查檔利用大多還采用手工檢索目錄等方式，檔案管理人員浪費大量精力，工作效率不高。醫院已經逐步建立和運行的系統包括HMIS、OA、PACS等，但封閉、半封閉狀態仍然是檔案信息化建設的主要狀態。隨著數字化辦公的實現，電子文件越來越多，檔案管理信息化的缺少，不能保證檔案的完整性和安全性等，檔案的后期利用亦受到很大限制。目前檔案主要以實體形態存在，需要龐大的存儲空間，特別是隨著檔案規范化、完整化要求的實施，檔案數量更加龐大，需要的庫房容量也相應增大。實體檔案的入庫、出庫、整理和存儲都需要專門人員進行，很容易出現錯漏。時間耗費長、工作效率低成為檔案管理傳統方式的現狀。因此，改變醫院檔案管理原有的狀態是檔案規范化、完整化要求的重要舉措。

2.3 檔案數字化能夠提高檔案的利用效率

檔案數字化就是通過數字化將傳統檔案轉化為數字版本，并通過建立智能化的檔案系統提供檔案查詢、借閱和復制等服務。更為重要的是數字化的實現，可延長檔案資料及檔案信息的存儲時間，能夠有效解決實體檔案在借閱過程中產生的損壞、缺漏等問題，檔案的完整與安全得到了維護[3]。醫院OA系統的建立，使得文件信息收集開始借助于網絡平臺和數據共享，從而實現文件資料的整合和信息資源的電子化共享，這對于醫院實現醫療、研究和管理等發揮了重要作用。醫院檔案管理信息化建設的一個重要特點是無紙化辦公，有利于節約管理成本，并且電子文件的保管存儲運作等成本比紙質化辦公要低得多。計算機技術、網絡技術及媒體技術等新興技術屬于信息化建設的基本要求，對于檔案信息的利用、實現管理的專業化、工作效率的提高具有推動作用。

3 醫院檔案公共服務職能實現需要注意的幾個問題

3.1 確定提供公共服務醫院檔案的范圍

確定哪些檔案資源是廣大公眾所需要的，這是開展公共服務、提高服務質量的前提。以病歷檔案為例，醫院檔案最為龐大的部分是病歷檔案。病歷檔案是病人在住院期間一切診療活動的文字記載，這部分檔案與患者密切相關，是患者進行病情診斷及病后恢復的第一手資料。這部分檔案的管理和使用是醫院檔案公共服務的主要部分，屬于專業檔案。不能有效地做好病歷檔案的服務工作，醫療檔案公共服務就成了一句空話。因此，在檔案收集時，重點接收與整合這些與公眾密切相關的檔案，有意識、有針對性地開展檔案資源收集的公共服務傾向性整理。這些工作的開展，不僅有利于提高檔案工作者的公共服務意識，還有益于保證重要檔案的及時收集整理，從而能夠提升醫院檔案管理部門公共服務能力的基礎。

3.2 做好醫療檔案的鑒定開放工作

醫療檔案的鑒定開放工作是醫院檔案資源開放式公共服務的要求。包括醫院檔案在內的各類檔案資源都屬于國家檔案資源的組成部分，必須能夠為國家的相關事業服務，為國家建設發展服務。醫院檔案的種類較多，大多是涉及患者隱私的檔案資料，這些檔案資料是否具備開放的條件，需要進行區分鑒定。另外，很多醫院檔案管理的滯后導致檔案提供利用的滯后，檔案積累于庫房多年，加上《檔案法》規定30年的開放限定，這些都需要進行甄別年限、挖掘資源，盡可能地將可以開放的資源投入社會，以供民眾利用。

3.3 充分挖掘檔案的公共服務信息

挖掘檔案的公共服務信息，能夠確保醫院檔案最大限度地實現公共服務。檔案資源的內容廣泛，種類繁多，一些看似與公共服務無關的檔案也隱藏著公共服務信息。公共性是醫療檔案公共服務的關鍵，我們需要運用大數據將孤立無序的信息匯集成信息索引庫等，成為能夠有效使用和查詢的資源，做到服務的便利化，從而有效提高醫院檔案公共服務的可行性、便利化和利用率。因此，檔案工作者需要盡可能帝挖掘檔案信息，才能使檔案的公共服務價值得以實現。

4 解決醫院檔案工作中存在的問題，提高公共服務的能力和水平，加強檔案公共服務意識的培養

4.1 在醫院各部門樹立檔案公共服務意識

檔案的傳統封閉管理模式來源于傳統的檔案管理思想，也就是為自身服務的思想，認為檔案的建設和管理是為了本部門、本單位做好資料備案和備查的需要，在這一思想的主導下，檔案管理形成了所謂的衙門作風及單位要地的思想意識。新時代以來，特別是2013年提出加強社會治理制度和治理能力建設，制定了國家治理體系和治理能力現代化的目標，作為社會治理重要內容的公共服務成為各級政府、各個機構一項的重要內容。但對于公共衛生服務的概念及要求普遍存在認識不清等問題。醫院檔案管理因其專門性和特殊性，對于公共服務意識尤其淡薄。什么是公共服務意識？公共服務意識就是要堅持以人為本，樹立以服務公眾、貼近公眾為基本要求的思想。醫院檔案管理者應提高公共服務意識，是實現醫院檔案基本職能轉變的前提。

4.2 培養醫院檔案管理公共服務意識，促進以提高公共服務為主題的醫院檔案文化建設

檔案文化是在管理和利用歷史資料過程中的活動及檔案所記載的歷史文化發展脈絡的總和。檔案文化建設是凝聚自身發展動力的重要手段。對于醫院來說，醫院檔案的管理和建設能夠推動醫院自身的發展進步，在一定程度上能夠促進醫療衛生事業的發展。公共服務職能作為新時代醫院檔案管理的新要求，需要加強并提高醫院檔案公共服務意識，以促進其公共服務職能的提高，為檔案文化建設提供了新的內容。通過開展以公共服務為主要內容的培訓、演講、競賽和專題研究等文化活動，促進公共服務融入醫院檔案文化建設，并成為其重要組成部分，這有利于營造檔案為公共服務的文化氛圍，提升醫院檔案工作者的工作熱情，增強檔案管理的公共服務意識。

4.3 提高醫院檔案公共服務意識需要醫院各部門及全員的共同努力

醫院檔案公共服務的實現是以檔案管理人員為主要執行者和推動者，但檔案材料收集和整理是醫院各部門及專門人員的基礎性工作。因此，需要強化各部門及專門人員公共服務的意識。加強對各醫院部門和科室專人的公共服務宣傳，培養公共服務意識，特別是以病人需求為本的核心意識，才能自覺形成公共服務理念和公共服務行為。這有利于保證歸檔材料的完整性，從根本上解決最初階段檔案材料缺失導致的公共服務需求無法滿足的問題。

衛生服務是公共服務的重要組成部分，醫院肩負著公共衛生服務建設的主要職責，剖析醫院檔案公共衛生服務中存在的問題，探析其解決問題的渠道，為醫院檔案更好地服務社會、治理現代化建設提供啟發和借鑒。

參考文獻

[1]郝曉晉，楊陽.數字人文融合型檔案數字化轉型升級策略探究——以大型醫院為例[J].檔案管理，2023（6）：120-122.

[2]高麗春.醫療檔案信息化規章制度研究與實踐——以福建省立醫院為例[J].黑龍江檔案，2023（6）：90-92.

[3]金培中，慈波.強化檔案數據資源治理，提升檔案公共服務效能——以嘉興市檔案館為例[J].浙江檔案，2023（12）：16-17+20.

作者簡介：程麗麗（1985— ），大學學歷，山東省陽信縣中醫醫院館員，研究方向：檔案管理。