基于云計算的醫院檔案數字化管理實踐探索

摘 要：為優化醫院檔案管理存在的部分問題，本文提出采用基于云計算技術的數字化管理系統，通過完善檔案管理制度，如建立標準與規范、優化流程和推進數字化轉化來提高管理水平。開發多元化功能如全方位檔案管理門戶、高效的檢索系統以提高用戶體驗和服務效率。在完善功能、提高管理效率的同時，還應通過數據加密、病毒防控、訪問權限控制等技術來加強信息風險管控，確保系統安全穩定運行。探索策略的提出，旨在推動醫院檔案管理工作向現代化轉型，促進醫療服務質量和效率的全面提升。

關鍵詞：大數據；云計算；醫院檔案；數字化系統

基金項目：廣西壯族自治區檔案局第三批自治區級數字檔案室建設試點項目“玉林市第一人民醫院數字檔案室建設”。

醫院檔案作為記錄醫院發展歷程、管理決策及醫療活動的重要歷史資料，涵蓋從紙質文件到電子文檔等多種形式，但傳統的檔案管理模式已經難以滿足新時代醫院管理的需求。在數據量急劇增加、信息安全性要求提高以及服務效率亟待提升的背景下，基于云計算的醫院檔案數字化管理成為解決這些問題的有效途徑。通過云計算技術，不僅可以實現檔案信息的高效存儲與檢索，還能確保數據的安全性和隱私保護，從而為醫院提供更加科學、便捷的檔案管理方式。

1 醫院檔案概念及分類

醫院檔案是醫院在運作過程中形成、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。這些檔案包括紙質檔案、電子文檔、錄音錄像、圖表和影像視頻資料等[1]，真實地記錄了醫院的發展歷程、管理決策、醫療活動、科研成果等各個方面的信息。

按照常見的分類標準，醫院檔案可以分為業務檔案與非業務檔案兩大類。業務檔案主要與醫院的醫療衛生事業相關，涵蓋科研材料、病人病歷及醫療器械使用記錄等重要信息，這些檔案對保障醫院的業務水平具有十分重要的作用。非業務檔案則主要記錄醫院的發展歷程和管理決策，包括基建工程合同、醫院管理制度及行政文件等一般性檔案[2]。此外，醫院檔案也包括會計檔案，如會計憑證、會計賬簿和會計報表等專業材料，是記錄和反映醫院經濟業務活動、賬務收支情況及其結果的重要史料和證據。本文所探討的醫院檔案，主要針對業務檔案相關的數據信息。

2 醫院檔案管理中存在的問題

2.1 檔案保管不完善

一些醫院由于建院時間較長，房屋設施緊張，更多的用房被用來保障醫療使用，導致行政辦公用房簡陋，檔案存放場地不規范，使用面積達不到規定標準。設備陳舊，缺乏專用掃描儀、復印機等現代化管理工具，管理技術落后，檔案檢索仍然依賴手工操作，這些都限制了檔案管理工作的發展。檔案管理機制的不健全也是導致檔案保管不完善的重要原因。檔案管理分散，缺乏統一的管理標準和規定，各部門之間管理不規范，檔案的分類、整理、存儲、借閱等環節存在混亂現象，嚴重影響了檔案管理的效率和質量[3]。一些基層醫院甚至缺少完善的檔案管理機構，檔案管理人員的專業水平不高，做不到專人專崗。

2.2 檔案收集不充分

由于國內公立醫院的建設、資金規模擴大，許多醫院承擔的社會責任、醫療服務工作也愈發復雜，體現在醫院內部科室、人員、服務類型增多，這也導致“一院多區”的現象變得十分普遍，由此產生的檔案文件數量也在日益增多。這也引發了檔案管理方面的一系列問題：一方面，醫院檔案的收集工作往往依賴于各部門自發提交，缺乏統一、系統的收集機制和流程。由于各部門之間溝通不暢或工作繁忙，一些重要的檔案材料可能未能及時、完整地提交給檔案管理部門，導致檔案內容缺失，無法全面反映醫院的發展歷程和實際情況；另一方面，檔案管理部門在收集檔案時，對檔案材料的質量和標準缺乏嚴格把控，一些檔案材料可能存在格式不規范、內容不完整、信息不準確等問題，但檔案管理部門未能及時發現并糾正，導致這些不合格的檔案材料被納入檔案管理系統，影響檔案的整體質量和利用價值。

2.3 檔案利用率不高

醫院檔案管理中存在的另一個重要問題是檔案利用率不高，這主要源于檔案管理制度的封閉性、檔案信息化程度不足及檔案利用方式的單一性。一是傳統的檔案管理制度往往傾向于封閉管理，檔案的借閱和使用受到嚴格限制，這在一定程度上阻礙了檔案的流通和利用。二是檔案信息化程度不足也是導致檔案利用率不高的重要原因，盡管現代信息技術的發展為檔案管理提供了更多可能性，但一些醫院在檔案信息化建設方面進展緩慢，檔案數字化、網絡化程度不高，使得檔案檢索和利用過程煩瑣、效率低下。三是檔案利用方式的單一性也制約了檔案利用率的提升[4]。目前，許多醫院在檔案利用上仍停留在傳統的查閱和復印層面，缺乏創新性的利用方式和手段，導致檔案資源在科研、教學、管理等方面的應用受到限制，無法充分發揮其應有的價值和作用。

3 基于云計算的醫院檔案數字化管理實踐探索策略

隨著社會層面醫療服務需求日漸增多，醫院自身的檔案信息量快速增長，但由于管理機制的不完善導致數據分散在各部門，收集、應用效率低下，尤其在當前的信息化時代背景下，傳統的管理機制顯然難以適應當下醫院檔案的管理需要。為此，醫院方面需要及時轉變管理思路，尋找新的管理手段和工具，而大數據、云計算的出現則為醫院檔案管理工作提供了新的方向。

3.1 基于云計算特點，完善檔案管理制度

3.1.1檔案管理標準與規范。根據國家檔案局《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，在大數據和云計算的環境下，建立一套完善的醫院檔案管理標準與規范。明確哪些類型的醫療記錄需要長期保存，哪些可以定期清理。制定詳細的個人健康信息保護政策，確保所有操作符合國家關于個人信息安全的規定[5]。同時還應該考慮國際上的最佳實踐如ISO/IEC 27001信息安全管理體系認證等，以提高整體管理水平。一要做好數據分類，將不同敏感度級別的數據區分開來處理；二要根據不同類型的數據設置合理的保留期限；三要把控好訪問控制，實施嚴格的用戶身份驗證機制，并為每個角色分配恰當的數據訪問權限。

3.1.2檔案管理流程規范。為了保證檔案管理工作的高效性和準確性，在云平臺構建清晰的工作流程是非常必要的。這涉及從原始紙質文件到電子文檔轉換過程中的每一個環節（掃描錄入、質量檢查、索引編制等）。通過自動化工具和軟件的支持，可以大幅度減少人工干預所帶來的錯誤率。同時還需要建立一套健全的問題反饋及解決機制，以便及時發現并糾正流程中存在的問題，如明確標準化作業程序，制定詳細的操作指南，指導員工按照既定步驟執行任務。采用內部審核方式，定期對系統運行情況進行評估。

3.2 構建基于云計算的醫院檔案數字化管理系統

在構建數據平臺、優化檔案信息采集及利用工作時，應嚴格遵循國家衛生健康委員會發布的《醫療健康信息安全管理規范》《電子病歷應用管理規范（試行）》中對患者病歷、隱私和個人信息安全方面的規范要求。

3.2.1檔案采集。檔案采集是整個數字化管理流程的第一步，在云計算環境中，檔案采集可以通過多種方式完成，如掃描紙質文件、直接輸入電子記錄等，為了確保采集過程高效且準確，醫院應采取以下措施：一是引入先進的自動化工具，推薦利用OCR（光學字符識別）技術自動識別并轉換文本內容，減少人工錄入的工作量；二是為不同類型的醫療文檔、病歷書設計統一格式的電子模板，便于快速填寫和歸檔；三是設置數據校驗規則。比如，檢查必填項是否完整、日期格式是否正確等，保證所收集的信息準確無誤；四是對上傳的數據進行加密處理，并采用防火墻、入侵檢測系統等技術手段防止未經授權的訪問。

3.2.2檔案數據查詢與提取。一旦檔案被成功地轉化為數字形式并存儲于云端，接下來的關鍵就是如何方便快捷地對其進行檢索，檢索系統能夠幫助醫護人員快速準確地找到所需信息，從而提高診斷和治療的速度與準確性。為制定一個高效的查詢系統，應借助云計算技術進行如下優化。在檢索功能開發時，應重視多維度搜索與模糊匹配功能。具體來說，應支持用戶通過輸入關鍵詞進行全文搜索，如患者姓名、疾病名稱及藥物名稱等。提供多種過濾條件。例如，時間范圍（入院日期、出院日期）、科室和醫生等，以便更精確地定位特定記錄。即使用戶輸入的信息不完全準確或存在拼寫錯誤，系統也能通過模糊匹配算法找到最接近的結果。

3.2.3檔案借閱。目前越來越多的醫院開始采用電子病歷系統，傳統的物理借閱模式正在逐漸被淘汰。因此，醫院在數字化轉型中，應基于云平臺技術，開發虛擬借閱機制，可以更好地滿足患者和醫護人員的需求。具體建設措施為：一要建立一套簡便易用的線上申請系統。簡化借閱手續，同時設立嚴格的審核程序，確保只有符合條件的人才能獲取資料。二要建立動態監控機制。實時追蹤每份文件的狀態變化，如誰正在查看、何時歸還等信息，以便及時發現問題并采取相應措施。三要發揮日志記錄功能。詳細記錄每一次借閱活動的操作詳情，包括時間戳、IP地址等，為后續審計提供依據。四是確定隱私保護策略。實施匿名化處理或脫敏技術，去除個人標識符后再供他人查閱，從而降低隱私風險。

3.2.4檔案遠程查詢。考慮到移動互聯網的發展，人們越來越傾向于通過手機或其他便攜設備隨時隨地訪問所需信息。因此，開發一款支持跨平臺操作的遠程查詢應用也應該納入數字化系統搭建范疇內。比如，可以采用響應式網頁設計，確保閱讀者無論是在電腦還是智能手機上都能獲得良好的瀏覽體驗。加入身份認證技術，采用雙因素認證或多級驗證方法來確認使用者的身份，保障賬戶安全。開發離線緩存功能，對于經常需要參考的歷史記錄，可以讓用戶選擇下載到本地保存，在沒有網絡連接的情況下也能正常查看，如主治醫生和病人需要經常觀看的病歷資料就可提供離線緩存功能。

3.3 構建全方位檔案管理門戶

構建一個全方位的檔案管理門戶是提升用戶體驗、增強系統功能性和靈活性的必要途徑，這樣一個門戶不僅能夠提供便捷的數據訪問途徑，還能整合多種服務和工具，支持醫院內外部用戶的多樣化需求。

門戶搭建，一是應通過設計用戶友好界面，實現直觀導航與個性化設置的結合，確保不同需求的用戶能夠快速定位信息，并根據個人工作習慣調整界面布局和顏色主題，同時提供多語言支持以滿足更廣泛的需求。二是借助云計算的特點，將其作為一個綜合信息服務平臺，集成病歷記錄、檢查報告和治療方案等多種醫療文檔的一站式查詢入口，再利用大數據分析技術構建智能推薦系統，根據患者的健康狀況和歷史數據為其推送相關預防措施或后續治療建議，并通過實時更新通知確保醫護人員能及時獲取新上傳的影像資料和實驗室結果等重要信息。三是打造一個高效的協作與交流平臺，內置視頻會議功能支持遠程會診討論，創建共享工作空間便于專業人士協同作業，同時設立反饋與評價機制，既收集患者對服務質量的意見反饋，也為同行評審提供便利，持續推動服務質量的改進。這樣的全方位檔案管理門戶，不僅有助于提升醫院檔案管理的便捷性和效率，也能促進醫療服務的持續優化，保證患者的滿意度。

3.4 加強數字化檔案系統風險管控

基于云計算的醫院檔案數字化管理建設的探索中必須重視信息風險管控，這是確保醫院、病人數據安全、隱私保護以及系統穩定運行的關鍵，建設中要遵循《中華人民共和國網絡安全法》《醫療健康信息安全管理規范》等法律法規進行合規性審查，參考《GB/T 22239-2019信息安全技術網絡安全等級保護基本要求》等國家標準，建立完善的安全管理體系，包括但不限于物理安全、網絡安全、主機安全及應用安全等方面。一是要重視數據加密工作。數據傳輸應使用SSL/TLS協議對數據進行加密，確保數據在網絡傳輸過程中不被截獲或篡改。數據存儲采用AES（高級加密標準）等強加密算法對存儲的數據進行加密處理，即使數據被非法獲取也無法直接讀取內容。二是做好病毒防控工作。部署企業級防病毒軟件，定期更新病毒庫，實時監控系統文件和網絡流量，及時發現并清除惡意軟件，利用沙箱環境運行可疑文件，觀察其行為，判斷是否為惡意軟件，從而防止未知威脅對系統造成損害。三是優化訪問權限控制。應根據用戶的角色分配不同的訪問權限，確保每個用戶只能訪問與其職責相關的數據。結合密碼、生物特征（指紋、面部識別）和硬件令牌等多種方式驗證用戶身份，增加重要信息的安全性。

結語

綜上所述，建立完善的檔案管理制度、構建高效的數字化管理系統及開發多元化的系統功能，以及強調加強數據加密、病毒防控及訪問權限控制等風險管控措施的重要性等策略，構成一個全面而系統的建設方案，有助于推動醫院檔案管理工作向現代化轉型，進而促進整個醫療行業的信息化建設和服務質量的全面提升。

參考文獻

[1]劉小力，沈艷，張義丹，等.新時期大型公立醫院檔案精細化管理實踐探索[J].中國醫院，2024，28（07）：91-94.

[2]侯雯，劉盈盈，王紅，等.高校附屬醫院檔案服務能力提升的供給側問題探討[J].中國高校科技，2023（12）：12-15.

[3]張秀榮.醫院檔案管理工作的信息化建設探討——評《醫院檔案管理與實務》[J].應用化工，2024，53（03）：I0014-I0014.

[4]許杰.健康中國建設背景下醫院檔案工作現代化發展現狀與策略探討[J].檔案管理，2023（04）：16-18.

[5]高峰.以省示范創建為契機推進醫院檔案工作高質量發展[J].檔案與建設，2023（07）：81-82.

作者簡介：陳瓊（1983.07—），大學學歷，玉林市第一人民醫院館員，研究方向：數字轉型背景下醫院檔案管理研究。