高校招標采購管理信息化對采購效率的影響分析

一、前言

信息技術的快速進步，特別是云計算、大數據和人工智能等前沿技術的應用，為高校采購管理帶來了革命性的變化。這些技術不僅提供了創新的解決方案，還顯著提高了采購管理的效率和精確度。高校通過電子招標系統、自動化合同管理和供應商績效評估系統等信息化工具，實現了采購信息的即時更新與共享，優化了資源配置，減少了人為失誤，并提高了決策的科學性和操作的規范性。此外，利用大數據分析，高校能夠準確掌握市場動態，有效預測和應對供應鏈風險，增強了整個采購流程的響應速度和靈活性。在此背景下，深入探討信息化對高校招標采購管理及其效率的具體影響，對于理解高校采購活動的未來趨勢和提出有效的改進措施具有重要的理論和實踐價值。

二、高校招標采購管理概述

（一）高校招標采購流程

高校招標采購流程包括意向公示、采購需求確認、編制采購實施計劃、編制招標文件、發布招標公告、投標、評標與定標、合同簽訂以及后續的合同執行和評價幾個階段。在采購意向公示階段，需求調研與論證是招標采購流程的起點，也是整個采購流程至關重要的環節。高校各部門根據實際需要，進行項目規劃并組織論證立項，明確所需采購的貨物、工程或服務。在此階段，高校需詳細規劃采購項目的性質、規模以及預算，確保采購需求的真實性與合理性。市場調研階段要求采購部門對采購標的代表性供應商進行全面而深入地調查研究，包括產業發展情況、市場供給情況、歷史成交信息等。栽進行采購計劃申報與審批時，采購計劃需經過學校相關部門的審核和批準，并上報市財政局或省教育廳等部門進行預算審核和批復。采購計劃批復完成后，編制招標文件，采購管理部門根據采購需求編制招標文件，包括招標公告、投標須知、合同條款、技術規格等。最后，發布招標公告、投標與開標、評標與定標、合同簽訂與履行。在眾多環節中，評標與定標階段尤為關鍵，需要專門的評標委員會根據既定的評標標準進行綜合評價，其公正性和透明性是衡量整個采購流程是否規范的重要標準。合同簽訂與執行也是采購流程中的關鍵節點，合同依據招標文書和投標文書簽訂后，中標供應商按照合同約定的內容和標準進行供貨或提供服務。高校組織相關部門對采購物品進行驗收，確保采購物品的質量和性能符合合同約定。嚴格按照合同執行到位，是保障采購效果得以實現的重要環節。

（二）高校招標采購組織職能

高校招標采購組織要負責進行采購策略的制定，具體包括需求分析、市場調研、供應商評估以及成本控制等。其中，需求分析旨在確保所購買的商品與服務最大限度地滿足教學與科研的需求，避免資源浪費。市場調研幫助高校掌握行業發展趨勢和價格波動信息，優化采購決策。供應商評估是對供應商的信譽、技術能力、交付效率和售后服務進行評估，以保障采購物品的質量與服務[1]。成本控制旨在確保經費使用效率最大化。高校招標采購組織除了負責制定采購策略，還要負責流程監管，即對招標文件、投標過程以及合同執行的情況進行嚴格監控。

（三）采購資源與物資分類

高校需要采購教育科研設備，包括實驗儀器、專業工具以及高端科研設施等，這些設備技術含量高、價格昂貴，直接關系學校的教學質量和科研水平。因此，高校在進行此類設備的采購時必須依據設備的專業性、技術參數和適用范圍進行分類，對于生物科學與工程技術領域所需的精密儀器和普通教學用的實驗設備應當分開采購，以確保專業需求得到精準滿足并優化資源配置。日常運營物資的采購則關系著高校的日常管理與服務，這類物資包括辦公用品、教學消耗品、清潔用品等。不同于科研設備的高端與專業性，日常運營物資更強調實用性與經濟性，因此，高校應當根據使用頻率與消耗速度來設定采購批次和規模。如果是高消耗率的文具和清潔用品，那么可以進行集中批量采購，以降低采購成本并提高采購效率。

三、高校招標采購管理中的信息技術應用

（一）搭建高校招標采購管理平臺

黨的二十大明確指出，要“推動戰略性新興產業融合集群發展，構建新一代信息技術、人工智能、生物技術、新能源、新材料、高端裝備、綠色環保等一批新的增長引擎”。鑒于高校采購業務規模龐大且流程繁復，為確保精準無誤，每個流程節點均需施以嚴謹的決策監督措施。為此，高校借助采購信息化平臺，緊密結合自身采購需求，設計了一套全周期監管體系，實現了從采購需求、計劃、合同到執行的全鏈條統一管理。

具體而言，在采購籌備階段，通過需求申報機制，信息平臺能夠全面搜集并匯總各部門的采購需求，自動分類物品的數量與種類，并依據集中或分散采購方式預設審核路徑。進入訂單入庫與質檢環節，系統則負責記錄并復核采購訂單，細致核對商品種類、數量、支付條款及交貨期限等細節，并匯總質量檢測報告。至于供應商管理，信息平臺能自動分類供應商，并提供科學評價方案，確保供應商準入標準的合理性。這一系列舉措，依托全流程、全周期的線上監管，實現了采購活動的全程可追溯、實時對賬與信息互通，流程規范且控制嚴格，顯著提升了高校采購的效率，有效降低了人力成本[2]。

在構建全周期監管體系的同時，高校還需借助信息技術，建立線上采購評價機制，實時評估采購工作的監管成效與經濟效益，力求最大化采購的經濟效益。

（二）采購管理信息化平臺在采購決策中的作用

一是提升采購決策的科學性。高校采購管理信息化平臺通常具備強大的數據分析功能，可以對采購數據進行多維度、多角度的統計分析，生成直觀的報表和圖表。這些報表和圖表為采購決策提供了數據支撐，幫助學校優化采購策略，提高采購績效，實現精準采購。采購管理信息化平臺可與學校的財務系統實現信息共享和對接，確保采購預算數據的一致性。平臺可根據實際情況實時更新預算信息，根據項目支付情況實時計算結余資金，并對預算超支的項目發出警示信號，從而避免超支，確保采購決策符合學校的財務狀況。

二是提高采購決策的效率。通過數字化、自動化的采購流程，高校采購管理信息化平臺可以大幅縮短采購周期，提高采購效率。平臺支持在線審批、查詢、發布信息等移動辦公功能，使得采購決策過程更加迅速和便捷。平臺能夠實時記錄項目進展，并在關鍵節點自動提醒，從而幫助學校及時了解采購進度，掌握市場動態，及時做出采購決策。

三是增強采購決策的透明度。高校采購管理信息化平臺實現了采購信息的實時共享與更新，相關部門能夠隨時了解采購情況，有效避免了暗箱操作和權力尋租等問題。平臺對采購流程進行全面監控和管理，包括招標、投標、評標、合同簽訂等環節，確保采購過程在受控狀態下進行，提高了采購決策的透明度。

四、高校招標采購管理信息化對采購效率的影響

（一）對采購周期的影響

信息化管理系統的引入有效縮短了高校采購的前期準備時間。傳統的采購模式在前期準備中需要進行需求收集、市場調研、預算審核等多個方面的工作，不僅耗時較長，還容易受到人為因素的影響。而信息化管理系統通過集成化的數據處理和通信機制可以在短時間內完成需求分析和市場調查，大幅提升了前期準備工作的效率。信息化管理系統不僅改變了高校采購的前期準備流程，還極大提升了招標與評審的效率，主要表現為：電子招標平臺的建立使得高校可以實現招標信息的即時發布和廣泛傳播，吸引更多合格供應商參與競標，獲取更優質的資源和服務。在評審階段，信息化管理系統提供的數據分析和處理工具還可以幫助評審團隊快速準確地評估投標方案，減少人為錯誤和主觀臆斷的影響[3]。其中，電子評審系統支持多種評分模式和自動匯總功能，確保了評審結果的公正性和準確性，整個過程的透明化也減少了潛在不正當行為的發生，從而增強了招標過程的公信力。

（二）對成本控制的影響

應用信息化管理系統，高校招標采購流程中的所有成本數據均可實時收集與匯總，確保了數據的全面性與準確性。這一系統中的數據挖掘與分析工具可對歷史數據和實時數據進行分析并自動提示潛在的成本超支風險，從而使決策者能夠及時采取預防措施。這種透明度的提升一方面有效減少了人為操作的錯誤，另一方面還極大地提高了資金使用的效率和效果。此外，在高校自主采購范圍內，通過集成的電子采購平臺，高校可以實現需求與供應商資源的精準匹配。平臺的智能推薦系統能夠根據歷史采購數據和市場價格波動自動推薦性價比更高的產品和供應商，使得資源配置更加科學合理。電子采購系統還具有批量采購和集中采購功能，高校能夠利用市場議價能力來降低采購單價，可以實現低成本快速采購。

（三）對供應鏈協作的影響

一方面，通過建立一個綜合的供應商信息管理系統，高?？梢詫崿F對供應商資料的集中存儲和處理，教學和研究部門可以直接訪問系統了解設備供應商的技術支持和服務水平，從而在提出需求時做出合理的選擇。同時，信息共享還能夠增強供應鏈各方之間的透明度，提高供應商的響應速度和服務質量，從而提升整個供應鏈的協作效率。另一方面，信息化管理系統提供了一種有效的溝通和協作工具，使得高校與供應商之間的交流更為頻繁和直接。依托這一系統，雙方可以在采購前進行充分的需求討論和規劃，確保所提供的產品和服務最大限度地滿足教育和研究的需求。并且，高校還可以在這一系統上及時向供應商反饋產品使用情況和改進意見，供應商根據這些反饋調整生產和服務策略[4]。這種緊密合作關系不僅加強了供應商的忠誠度和責任感，也為高校帶來了更優質和個性化的服務。

（四）對風險管理的影響

利用信息技術建立的采購管理系統能夠自動識別潛在的供應鏈風險，并根據預設的風險指標向采購管理者發出預警。當供應商的財務報告顯示其現金流緊張時，系統可以及時提示采購部門注意潛在的供應中斷風險。同時，通過對歷史數據進行分析，系統還能預測市場價格波動趨勢，幫助決策者調整采購策略，以避免因價格突變造成的成本上升風險。隨著采購法規和政策的日益嚴格，高校也要確保其招標采購活動完全符合法律法規的要求。信息化采購系統可以自動檢查招標文件是否包含所有法律要求的元素，避免因疏忽導致的法律風險，并能對整個招標過程進行記錄和監控，確保所有決策和交易的透明度和可追溯性[5]。這不僅有助于內部審計，也方便外部監管機構的檢查和監督，極大地增強了高校采購活動的合規性和公正性。

五、未來趨勢與建議

（一）高校招標采購管理信息化的發展方向

隨著人工智能、大數據分析技術的不斷進步，高校采購系統的功能將不僅限于處理和記錄交易，還將能夠預測市場變化，自動提出采購建議。這種智能化的決策支持將極大提高高校采購管理的效率和精準性，有效降低采購成本和風險。與此同時，平臺生態系統集成也是高校招標采購管理信息化的另一重要發展方向。未來的高校采購管理信息系統將趨向于與更廣泛的教育管理系統和外部平臺進行集成，形成一個全面互聯的采購生態系統，從而整合財務管理、庫存控制、合同管理以及供應鏈管理等多個功能模塊，實現數據和流程的無縫對接。這種集成化的平臺生態系統不僅可以提升操作效率，還能增強數據的時效性和準確性，支持高校實現高效和透明的采購管理。

（二）對高校招標采購管理的建議

隨著信息化程度的不斷加深，高校采購信息系統中存儲了大量的敏感數據，這些數據的安全性直接關系到學校的財產安全以及學校聲譽。因此，高校應采用多層次的安全措施來保護采購信息系統，對數據中心的物理訪問進行嚴格控制，同時應用防火墻、入侵檢測系統和數據加密技術來防止未授權訪問和數據泄露。在此基礎上，高校還應定期評估系統的風險點并及時修復安全漏洞。此外，高校也應加強采購管理與信息技術的專業教育，將采購管理與信息技術融入相關教育培訓課程，以提升管理人員和相關工作人員的專業能力。高?？梢栽O立專門的課程，系統地教授最新的采購政策、法規知識、信息系統操作及數據分析技能[6]，并模擬采購項目，讓學習者能在實際操作中掌握如何使用信息系統進行高效采購，并增強對采購流程中潛在風險的識別和處理能力，進一步保障采購活動的合規性和透明度。通過這些措施，高?？梢杂行嵘袠瞬少徆芾淼恼w效能，保障教學和科研活動的順利進行。

1.構建采購信息化管理模式

隨著高校承擔的社會責任、教育使命及科研任務日益增加，高校采購工作展現出覆蓋領域廣、涉及資金量大、項目專業性強的顯著特點。為進一步提升當前高校采購管理的時效性，高校在完善采購制度的同時，需要明確采購管理系統的構建是一項綜合性的工程，需全面覆蓋預算申報、采購需求確定、開標評標流程、合同管理、驗收與支付環節以及檔案管理等多個方面。唯有精心規劃采購信息系統的頂層設計，實現有效整合與協調，方能打破“信息孤島”，真正推動采購信息化的全面實現。通過對本單位現行采購管理機制的分析，并借鑒其他高校采購管理的先進經驗，整合構建采購管理各核心模塊的模型，清晰界定各環節的職責及具體操作流程。緊密結合校內實際情況，充分利用信息技術手段，對采購的操作程序與工作流程進行全面梳理。根據采購金額、工作程序及辦理時間等因素，合理劃分業務流程，并明確各部門的職責范圍，以確保采購各個環節管理工作能夠精準到位，有效實施。

2.推進采購互聯網信息平臺建設

在完成方案設計后，高校要著手進行系統的初步構建。首先，對學?，F有軟硬件環境進行深入調研，以便確定適合的數據庫類型以匹配信息化管理系統的需求。其次，結合學校采購與合同信息化管理平臺以及預算管理一體化系統的開發語言和數據接口，明確技術路徑以及所需的輸入和輸出數據字段。高校采購管理體系應涵蓋預算管理、招投標流程、合同管理以及驗收等多個關鍵環節，要求財務、資產管理及采購等多個部門間的緊密協作。再次，鑒于當前高校內部存在的“信息孤島”現象，高校應積極響應國家政策，緊密圍繞“十四五”規劃中的數字化轉型目標，以數據為核心驅動力，利用“互聯網+”技術促進數據共享，通過流程優化、數據整合及物聯網可視化等措施，不斷深化采購信息化平臺建設。此舉不僅能統一數據接口與標準，實現與學校財務、資產系統的無縫對接與資源共享，促進采購信息的流通與資源的有效利用。更重要的是，它能推動高校采購工作的全面電子化進程，為教職員工減輕負擔，使其能更專注于教學與科研工作。

六、結語

綜上，本文主要探討了高校招標采購管理信息化對采購效率的影響。信息技術的飛速發展為高校招標采購管理帶來了深刻的變革，信息化手段在優化采購流程、提高采購效率、降低采購成本等方面發揮了重要作用。首先，信息化管理系統為高校提供了實時數據分析和處理功能，使得采購決策更加科學、精準。其次，借助大數據分析功能，高校能夠精準地掌握市場動態，預測和應對供應鏈風險，從而提高整體采購流程的響應速度和靈活性。最后，信息化管理系統提供了強有力的風險管理工具，使高校能夠及時識別和應對采購中的潛在風險。展望未來，隨著信息技術的不斷發展和創新，高校招標采購管理將面臨更多的機遇和挑戰。因此，高校應繼續加強信息化建設，不斷引入新技術和新方法，以進一步提升采購管理的科學性和效率。同時，高校還應注重培養采購管理人員的信息化素養和專業技能，以適應信息化時代對高校采購管理的新要求?？傊畔⒓夹g的應用為高校招標采購管理帶來了顯著的變化。未來，高校應繼續推進信息化發展，推動采購管理的持續優化和升級，為高校的教學和科研提供更加高效、優質的采購服務。

引用

[1]金雨桐.基于項目管理高職院校采購體系優化策略研究[J].市場周刊，2024，37（10）：17-20.

[2]李韋華.“互聯網+”背景下高校招標采購信息化建設探析[J].中國現代教育裝備，2024（01）：21-24+27.

[3]劉利艷.加強高校財務和招標采購管理，協同發揮內部控制作用[J].河南教育（教師教育），2023（12）：53-54.

[4]余于.信息平臺在高校招投標采購流程管理中的運用[J].中國招標，2023（10）：122-125.

[5]潘含岳，王焱.科研經費改革背景下高校科研服務類招標采購工作探析[J].中國現代教育裝備，2023（17）：4-6.

[6]陳杼暉.高校科研項目采購供應鏈的管理與創新研究[J].江西科技師范大學學報，2022（05）：65-70+94.

作者單位：西南政法大學

■ 責任編輯：韓 柏