“放管服”背景下高校差旅費報銷問題探析

［摘 要］差旅費報銷是高校重要的經濟業務事項。隨著我國高等教育的不斷發展，異地參會、學術交流、調研等差旅業務不斷增多，差旅費報銷中存在的問題日益突出。隨著“放管服”改革的推進，我國高校積極響應國家號召，加大力度解決“報銷繁”的問題。如何在“放管服”背景下解決差旅費報銷中存在的問題，成為高校面對的重要問題。基于此，文章主要分析目前高校差旅費報銷存在的問題，并從優化差旅費報銷流程、區分科研差旅費和行政差旅費、推廣智能差旅平臺、加強信息化建設等方面提出“放管服”背景下高校差旅費報銷問題的對策，以期幫助高校優化目前的差旅費報銷模式。

［關鍵詞］“放管服”；高校；差旅費；財務報銷；流程優化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.003

［中圖分類號］G475 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）04-00-03

0" " "引 言

差旅費報銷是高校財務工作中常見且矛盾相對突出的業務之一。隨著我國高等教育事業的發展，高校財政資金和自籌資金不斷增加，科研合作和學術交流項目日益增多，高校師生外出開會、培訓、調研等的機會也逐漸增多，同時差旅費報銷問題日益突出。隨著《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50號）等一系列促進科研經費“放管服”文件的出臺［1］，我國高校積極落實“放管服”改革要求，力圖解決“報銷繁”的問題。然而，差旅費報銷作為高校報銷業務的重要組成部分，仍然存在報銷手續煩瑣、審批流程多等問題。因此，本文將探討目前高校差旅費報銷存在的問題，并提出相應的解決辦法。

1" " "目前高校差旅費報銷存在的問題

1.1" "報銷手續較為煩瑣，師生報銷壓力大

目前，大多數高校差旅費報銷的步驟基本為“整理材料—填制網上預約或現場報銷單—項目負責人、單位領導審批—財務部門報銷”。這看似和日常報銷流程相差不大，但多數高校的師生認為報銷業務中差旅費報銷較難。在實際操作中，由于出差人數、天數較多，出差過程中又會出現各種突發情況，差旅費報銷時要提供城市間交通費、住宿費、會務費等費用的發票，以及會議通知、邀請函等多種材料。如果遇到特殊情況，如節假日出差、接待方負責部分費用、野外住宿、票據丟失等，要提供證明材料；自駕車租車審批表、票據丟失審批表等表格需要填寫，遇到較為復雜的出差情況時，報賬師生很難做到一次性準備齊全，往往要往返財務部門及所在單位補充材料、情況說明和領導簽批，需要花費較多的時間和精力。對于市內交通費和伙食補助的計算，由于存在接待方提供食宿、打車往返機場和火車站、野外長時間調研等情況，報銷人很難一次性填報正確，需要和財務人員溝通才能理解報銷規則。

審批方面，項目負責人出差時通常需要找單位或學院領導審批。目前，大部分高校還沒有實現線上審批，領導往往因業務繁忙而經常出差，面對面審批簽字難度較大，耽誤了報銷進度；節假日出差、租車自駕出差等特殊情況也需要領導審批，出差人還要對領導解釋種種特殊情況，領導簽字時也存在擔心責任風險的問題，導致審批不及時。這些問題都導致師生報銷壓力大。

1.2" "科研出差和行政出差標準相差不大

科研出差和行政出差本質上存在很大的區別，使用經費來源也不同。但是，目前大部分高校的差旅費報銷制度只是提高了部分具有高級職稱的科研人員乘坐交通工具的等級，區別并不大［2］。實際上，國家對行政出差所使用的國撥經費控制較嚴，高校應該嚴格執行國家標準。而科研出差往往使用縱向、橫向等競爭性取得的科研經費，且出差目的多為調研、野外勘查，此類出差時間不定，條件艱苦，難以取得正規的住宿、公共交通工具類發票。若科研出差與行政出差使用同一標準，需要提供特殊情況說明交由領導審批才可報銷，否則自行負擔部分無法提供報銷憑據的費用，這給科研人員增加了報銷壓力和出差負擔，使其無法全身心投入科研工作。

1.3" "易發生虛報差旅費的情況

大部分高校的差旅費管理辦法規定師生出差前需要履行審批手續，即事前審批，即使是租車自駕出差等特殊情況也需要事先審批。但在實際操作中，大多流于形式，師生在出差后為了達到報銷手續要求而補填審批單的情況較為常見。師生所在學院辦公室對于出差的管理大多比較松懈，蓋章審批流程不夠規范。領導簽批時往往并不了解出差過程，簡單過目即簽字同意，這就給虛報差旅費提供了可乘之機。在具體報銷中，比較容易發生的虛報情況有以下幾種：私票公報、報銷無關人員的差旅費、延長出差時間辦私事、拆分行程一事多報、交通費和住宿費超出人員等級標準、接待方提供食宿卻重復報銷、收集學生假期返鄉車票套取補助等［3］。虛報差旅費的情況會造成經費浪費和流失，投機報銷的現象也會讓真正利用休息時間出差調研、野外勘探的出差人員感到不公。

1.4" "智能差旅平臺普及度不夠

隨著高校規模的擴大和經費的增加，異地調研、參會、科研合作情況不斷增多，差旅費報銷逐漸成為財務報銷工作的重頭業務。目前，大部分高校實現了差旅費網上預約報賬，相較于傳統的由師生手工填制報銷單方式，減輕了不少負擔。但在實際操作中，仍然存在只能選擇單個項目支出經費、多段行程難以填報、人員費用標準難以自行判斷、補助計算不清、預借差旅費大于實際金額而需要現金還款等必須現場報銷的情況。因此，需要引進更加智能化的差旅平臺，通過差旅平臺實現差旅費報銷中審批、訂票、整理報銷等一系列操作的精細化管理。但是，目前高校因差旅平臺合作費用較高、財務部門信息化設備陳舊、校內各部門平臺不共享、差旅平臺推廣難度大等，并未普及智能差旅平臺。

2" " "“放管服”背景下高校差旅費報銷問題的解決辦法

2.1" "優化差旅費報銷流程

首先，規章制度是業務執行的前提和保障，高校應制定詳盡且易懂的差旅費報銷規范，統一報銷口徑和標準，優化差旅費報銷流程。由于高校不斷跟隨國家相關政策修訂差旅費管理制度和報銷規定，在財務人員看來易懂的政策對于報銷師生來說往往需要詳細講解才能理解應用。因此，高校需要通過網站、郵件、財務部門微信公眾號、報銷指南、宣講會等渠道及時普及差旅費報銷規定和流程，幫助師生盡快掌握差旅費報銷要求，避免報銷過程中材料缺失導致的重復往返財務部門的問題。其次，應整合差旅費報銷中的特殊情況說明，避免師生一次報銷中填寫多個說明，給師生帶來很大負擔。具體而言，可以在報銷單上設置填寫節假日出差、行程不連貫、無住宿發票及其他特殊情況說明的條框，報銷人在報銷單上可以一次性填寫審批。最后，應盡快實現線上審批，除網頁版簽批，還應推廣手機端簽批，便于審批人員在出差、開會等情況下也能隨時簽批，避免師生面對面找領導審批的不便。差旅費報銷時會涉及同意出差審批、特殊情況審批等多種審批，其審批權限也涉及項目負責人、所在單位領導、科研部門領導等。線上審批應做到在報銷人提出審批申請后智能推送給審批人，并由系統對審批人作出審批權限解釋。這樣不僅可以減少報銷人往返審批簽字的時間，防止報銷人員因聯系不上領導而耽誤報銷進度，還可以控制偽造審批簽字的情況。以上流程優化措施對提升差旅費報銷效率，減輕報銷人負擔，規范化管理差旅費報銷具有十分重要的意義。

2.2" "區分科研差旅費和行政差旅費，體現經費管理差異性

科研差旅費和行政差旅費在本質上存在很大的差別，應該分開管理，在從嚴控制行政差旅費的同時給予科研更大的自主權。科研出差經費主要為通過競爭性方式取得的縱向科研經費、橫向科研經費、科研發展基金、間接經費，以及科技成果轉化經費等科研差旅費，所以可以在國家差旅費標準上適度放寬，提高科研人員的積極性。在具體操作中，首先可以放寬科研出差的審批，項目負責人出差時不必由單位領導審批，改由項目組其他未同行成員審批即可，特殊情況說明也由項目負責人簽批，責任自負。其次，使用科研經費出差時，可適度提高交通費、住宿費標準，如副高職稱人員參照高級職稱人員標準、高級職稱人員標準上浮等。對于學生出差，也可視實際情況適度提高乘坐交通工具的等級。另外，科研出差經常涉及野外勘探、調研和農業實驗等，住宿條件艱苦時常住在當地農戶或小型招待所中，無法開具正規發票，難以報銷的同時還要自己負擔費用。為此，可以針對科研差旅費實行包干制，短時間出差的可以自由選擇包干或實報［4］。在補助方面，目前多數高校對于連續出差超過半個月或一個月的不發放或減半發放補助，節假日出差的也不予發放補助，這對真正利用節假日調研勘探的科研人員來說難免不公。對此，應該根據實際情況靈活發放出差補助，對于出差事由為時節性調研、連續性野外觀測或農業實驗等的科研差旅，按正常情況發放補助。

2.3" "推廣智能差旅平臺

目前，大型企業廣泛應用的智能差旅平臺主要在差旅服務、線上審批、智能報銷3個方面提供便利［5］。將智能差旅平臺具體應用在高校差旅費報銷中，應做到以下幾點：在差旅服務方面，出差人可以線上提出出差申請，直接在平臺上訂票、訂酒店，系統自動根據人員等級判定住宿標準，并基于標準享受優惠價格，同時避免出差人進行出差報銷時才發現超標準的情況，而且由學校和供應商統一結算款項，減少借款和個人墊資情況［6］；在線上審批方面，在報銷人提出審批申請后智能推送至審批人，審批人不受時間和地點限制，通過計算機或手機即可線上簽批，減少報銷人往返審批簽字的時間；在智能報銷方面，整理系統內的出差數據并自動填報，節省師生整理票據所用的時間，也減少財務工作人員的計算量，提高工作效率，系統建立的數據庫記錄同一出差人員出差日期和領取補助的情況，防范重復領取補助的風險。智能差旅平臺的推廣使用需要財務部門和其他部門共享信息，如人事部門、科研部門、各學院等，實現人員職稱等級、簽批流程等信息的共享。此外，財務部門應通過宣講會、報銷手冊、網絡平臺等渠道推廣智能差旅平臺的優勢和使用

方法。

2.4" "加強信息化建設，強化會計隊伍建設

智能差旅平臺、差旅費報銷系統的應用對財務部門信息化水平的要求較高［7］。因此，高校應該加強信息化建設，主要包括以下幾個方面：硬件方面，增強網絡穩定性，更新服務器等設備，避免師生無法在校外登錄；軟件方面，應推廣能滿足學校具體需求的差旅平臺，實現差旅平臺和財務報銷系統的對接等。同時，高校要加強會計隊伍建設，因為財務人員的業務能力和專業素養是提升高校差旅費報銷水平的關鍵，而且智能差旅平臺也要求財務人員具有較高的業務水平。具體而言，首先，優化財務崗位，招聘或培養高水平的財務人才，使財務人才能熟練使用智能化差旅報銷軟件［8］。目前，針對高校財務工作繁雜、人員不足的情況，可以在學院配備科研助理、財務秘書等人員來幫助科研人員報銷。由于財務秘書多為研究生和合同工，離職率較高，服務質量難以保障，學校需要對這類人員進行規范管理，加強培訓，保障其服務質量，將科研人員從財務報銷中解放出來，這樣也能減輕財務人員的工作壓力。其次，需要加強對財務人員的培訓，不斷提升財務人員的能力。高校可以組織財務人員參加財政部門、軟件公司等組織的培訓，便于財務人員隨政策更新業務知識，熟練使用系統，掌握工作的各項要求［9-10］。最后，需要加強各方面的溝通，使各方資源實現共享，如促進財務人員和財政部門的工作人員溝通與合作，使財務人員及時掌握政策變化。

3" " "結束語

“放管服”背景下，高校差旅費報銷存在諸多問題。針對現存問題，高校應利用信息化手段不斷優化差旅費報銷的流程，區分科研差旅費和行政差旅費，推廣智能差旅平臺，加強信息化建設和會計隊伍建設，以便師生報銷差旅費，同時節約資金，為高校發展作出貢獻。

主要參考文獻

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商業會計，2018（15）：85-87．

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［9］韓靜，陳霞.數智化下財務人員轉型問題及對策研究［J］.財會學習，2022（27）：31-33.

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