基于信息化視角的企業(yè)內部控制體系構建研究

摘 要：隨著信息技術的發(fā)展與普及，內部控制發(fā)展面臨新的挑戰(zhàn)和機遇。本文基于信息化視角探討在信息化時代下內部控制工作的問題及具體策略，認為在信息化時代內部控制體系的要求發(fā)生巨大轉變。只有基于內部控制的相關要素改進各項管理流程，才能規(guī)范工作活動，以促進各環(huán)節(jié)工作得到合理控制。

關鍵詞：信息化;企業(yè);內部控制

引言

在當前信息化時代下，信息技術給企業(yè)運營管理帶來的影響日益凸顯。內部控制是保障企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展的基礎，信息化時代下內部控制工作要求發(fā)生巨大轉變，若內部控制體系未能與時俱進，將給企業(yè)發(fā)展帶來嚴重的負面影響。本文基于信息化視角出發(fā)，探討內部控制環(huán)節(jié)問題及具體策略，認為信息化時代下只有充分重視內部控制工作的價值，持續(xù)優(yōu)化不同流程的活動，才能促進企業(yè)信息化活動發(fā)揮應有的價值，為企業(yè)構建適應現(xiàn)代化發(fā)展的管理體系保駕護航。

一、相關概念

內部控制是指為促進企業(yè)實現(xiàn)標準化管理目標，以特定程序對企業(yè)工作流程中各類活動進行全方位控制的方法，能對企業(yè)各項工作進行規(guī)范化管理，讓企業(yè)各類活動都在預設范圍內執(zhí)行。內部控制的價值在于能幫助企業(yè)預防和控制潛在風險，減少錯誤、舞弊發(fā)生的可能性。通過內部控制保障財務報表真實、準確、完整，并優(yōu)化工作流程，減少不必要的開支，提高整體運營規(guī)范性，防控資產被盜用或濫用的風險，以科學的內部控制體系，保障各項業(yè)務盡可能規(guī)范、合理，促進企業(yè)做出更為準確的管理決策。信息化視角下的內部控制是指以信息技術為核心開展的內部控制活動，與傳統(tǒng)的內部控制相比，信息化視角的內部控制借助信息技術開展對各類工作的自動化處理，減少人為干預的可能性，并以信息化手段做到對各類信息的分析、控制和管理，讓企業(yè)對各類活動作出快速反饋，避免傳統(tǒng)手工操作導致的錯誤，確保數(shù)據(jù)準確、一致以及實現(xiàn)對各項工作監(jiān)測和預警。通過信息化的內部控制，讓各項工作得到靈活、科學管理，促進企業(yè)適應外部發(fā)展環(huán)境。

二、信息化視角的企業(yè)內部控制體系問題

（一）內部控制環(huán)境存在問題

內部控制環(huán)境是內部控制活動實施的基礎，能為內部控制活動中各流程的開展提供必要支持。但是當前部分企業(yè)的組織架構不科學、內部職責分工不清晰、信息傳遞不暢。例如在管理環(huán)節(jié)中設置過多層級決策鏈條，各類信息傳遞效率低下。在信息化環(huán)境下，部分企業(yè)員工在面臨各項工作時不具備系統(tǒng)操作知識，無法利用信息化工具對各類數(shù)據(jù)進行更新以及對風險進行控制。同時部分企業(yè)的內部控制理念缺失，員工對內部控制工作的認識不足，不主動參與到內部控制環(huán)節(jié)中。例如員工過于強調個人主義，對各項工作配合力度不足，影響內部控制工作的開展。

（二）信息化風險控制不力

信息化環(huán)境給企業(yè)帶來巨大便利，但也帶來潛在風險，大量敏感信息儲存在系統(tǒng)中，若數(shù)據(jù)泄漏很可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失，還可能導致客戶信譽度下降、市場聲譽受到影響等。若系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受攻擊，很可能導致業(yè)務中斷，影響企業(yè)的正常運營。同時員工在系統(tǒng)操作環(huán)節(jié)如果對系統(tǒng)操作不熟悉，操作不當，很可能引發(fā)重大失誤，甚至產生重大損失，包括項目混亂等問題，需要耗費大量時間和人力進行修正。此外，隨著企業(yè)管理要求不斷提高，企業(yè)要確保信息系統(tǒng)符合法律法規(guī)要求。部分企業(yè)尚未認識合規(guī)管理的作用，容易產生法律風險或罰款等方面的問題。

（三）管理流程不當

在信息化環(huán)境下，高效管理是確保各項業(yè)務活動有序運行的基礎。但是部分企業(yè)的流程設計不合理，存在冗余環(huán)節(jié)和低效流程，很多事項存在重復的問題，產生管理效率低下及成本增加的問題。同時部分企業(yè)在流程設計環(huán)節(jié)，員工對各項流程執(zhí)行不到位，權限設置不合理，部分事項未得到嚴格監(jiān)督和管理。此外信息化環(huán)境下對企業(yè)的業(yè)務流程要求進一步提高，企業(yè)要對流程進行持續(xù)優(yōu)化。但是部分企業(yè)的業(yè)務流程不合理，存在頻繁調整等問題，無法確保業(yè)務流程適應企業(yè)發(fā)展需要。

（四）數(shù)據(jù)信息管理不合理

數(shù)據(jù)信息管理作為企業(yè)管理活動的重點，部分企業(yè)的數(shù)據(jù)質量不高，沒有建立數(shù)據(jù)質量管理機制，數(shù)據(jù)存在質量問題頻發(fā)的風險。部分企業(yè)的數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)全面共享，信息孤島問題嚴重，各部門之間的數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)互聯(lián)互通。部分企業(yè)的數(shù)據(jù)安全性保護不足，未對信息形成嚴密的防護措施，數(shù)據(jù)泄露的風險增加。部分企業(yè)信息化水平較低，缺乏有效的數(shù)據(jù)分析工具，無法發(fā)揮數(shù)據(jù)管理活動的價值。

（五）內部審計環(huán)節(jié)不完善

內部審計作為內部控制的重要組成部分，能有效監(jiān)督和評價內部控制活動的效果。部分企業(yè)在實施內部審計時，內部審計未能覆蓋各項業(yè)務領域，高風險領域缺乏有效的監(jiān)督機制。例如部分企業(yè)未對審計部門進行關注，忽略對供應鏈和人力資源管理活動的審計。部分企業(yè)的內部審計方法相對較為滯后，依賴于傳統(tǒng)審計的方式，無法滿足信息化時代下內部審計工作的需要，內部審計環(huán)節(jié)仍然采用紙質文件審查等方式，導致工作效率低下。同時，企業(yè)在完成審計之后，審計結果報告周期相對較長，影響審計問題的實時反饋。此外，部分企業(yè)人員審計能力不足，審計工作質量受到影響，難以有效開展審計活動。

三、信息化視角的企業(yè)內部控制體系建議

（一）改進內部控制環(huán)境

第一，建立完善的組織架構。在信息化環(huán)境下，內部控制工作的要求進一步提升。企業(yè)要建立精簡、高效的組織架構，縮短中間管理層級和決策鏈條，提高信息傳遞效率。在精簡管理層級之后要對流程進行優(yōu)化，以此降低決策失誤概率，并引入跨部門協(xié)作機制，打破部門之間的溝通和協(xié)調壁壘，實現(xiàn)各部門之間信息資源的整合。

第二，營造重視內部控制的企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)各環(huán)節(jié)工作開展的重要依據(jù)，企業(yè)要以企業(yè)文化建設的方式向全員宣傳內部控制工作的價值，普及內部控制的重要性，鼓勵員工參與到內部控制的環(huán)節(jié)中。通過建立研討會和宣講會等方式，向員工宣傳內部控制工作要求，并借助在線課程等方式提高員工的薪酬管理水平，激發(fā)員工參與學習信息化知識的動力。

（二）規(guī)避信息化風險

第一，全面識別各類存在的風險。在信息化環(huán)境下，企業(yè)只有全面識別各類風險，做到對風險的系統(tǒng)性分析，才能有效掌握各類風險特點。企業(yè)要結合風險特征，落實具體的控制標準。首先，關注技術風險。企業(yè)要規(guī)避技術風險，就要采取完善的技術更新手段，確保信息系統(tǒng)安全、可靠、穩(wěn)定運行，并規(guī)避系統(tǒng)崩潰等問題帶來的風險[1]。其次，重視管理風險。在信息化建設環(huán)節(jié)如果管理不當，沒有明確職責分工及資源配置要求，都將帶來一定風險。企業(yè)要建立完善的內部協(xié)調機制，規(guī)避管理活動的問題。最后，防控法律風險。隨著法律體系不斷完善，企業(yè)在各環(huán)節(jié)都要落實法律法規(guī)的標準，規(guī)避出現(xiàn)糾紛問題。

第二，健全風險的日常控制流程。在信息化環(huán)境下要對各類風險建立日常的控制規(guī)則，以確保各環(huán)節(jié)風險得到全面管理。首先，形成完善的風險分析機制。企業(yè)要定期對技術風險、管理風險、法律風險等進行全面分析和評估，關注企業(yè)可能面臨的各類風險及各類風險給企業(yè)帶來的影響，并以內部審計和合規(guī)審查等方式，對業(yè)務流程的活動進行檢查，確保各項工作符合要求。其次，建立風險防控體系。企業(yè)在風險管理環(huán)節(jié)要建立風險防控計劃，明確各級人員的職責分工，并建立完善的風險管理機制。通過對各類風險進行監(jiān)督和有序管理的方式，確保企業(yè)能有序應對不同類別風險，保障系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運行。再次，提高員工的風險防范能力。企業(yè)要對員工開展風險防控能力方面的講解，讓員工通過在線參與課程，認識到各類風險的特點，落實相應的風險控制規(guī)則。最后，與外部機構合作。企業(yè)為提高風險防控能力，可以引入專業(yè)的機構，明確安全技術管理方案。同時引入法律顧問，確保企業(yè)的各項工作符合要求。

（三）優(yōu)化管理流程

第一，促進各類信息系統(tǒng)對流程進行優(yōu)化。傳統(tǒng)手工操作容易導致數(shù)據(jù)出錯。信息化環(huán)境下，企業(yè)的各項流程得到全方位改進。流程優(yōu)化要求企業(yè)重視自身管理效率的提升，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的流程依賴煩瑣的手工操作，不僅消耗人力，還可能出錯。在信息化環(huán)境下企業(yè)要對大量業(yè)務流程進行改進。例如通過ERP等系統(tǒng)讓各環(huán)節(jié)進行銜接，并基于信息技術建立標準化的管理規(guī)則，促進企業(yè)各項工作更加高效。企業(yè)通過借助ERP系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)等系統(tǒng)之間的銜接，讓企業(yè)從訂單生成、審批到執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的業(yè)務流程都通過系統(tǒng)進行控制，并讓財務能實時監(jiān)控業(yè)務環(huán)節(jié)中各維度活動開展的進度和狀態(tài)，以此促進企業(yè)及時調整運營規(guī)劃，避免產生存貨積壓等問題給企業(yè)管理活動帶來影響[2]。

第二，提升管理流程的規(guī)范性。在信息化環(huán)境下，企業(yè)的各項流程要通過信息系統(tǒng)得到高效控制，借助系統(tǒng)自動處理規(guī)則，提高數(shù)據(jù)處理效率，并通過系統(tǒng)自動監(jiān)控、預警功能，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)流程中存在的風險和隱患，促進各項流程得到高效管理。

第三，促進流程實現(xiàn)標準化。傳統(tǒng)流程存在標準不一致、操作不規(guī)范等問題，不僅影響工作效率，還可能產生管理混亂的問題。在信息化環(huán)境下，企業(yè)要借助信息系統(tǒng)實現(xiàn)對流程標準化、規(guī)范化的建設。例如通過ERP系統(tǒng)建立統(tǒng)一的業(yè)務流程標準，讓各環(huán)節(jié)操作都符合要求，促進內部各項工作協(xié)調，并以科學化、規(guī)范化的管理措施，讓各環(huán)節(jié)活動管理水平得到全面提升。

（四）強化數(shù)據(jù)信息管理

第一，重視對數(shù)據(jù)信息的應用。在信息化時代下，數(shù)據(jù)信息對企業(yè)的各項決策有著不可忽視的作用。企業(yè)只有高度關注數(shù)據(jù)信息的作用，并做到對各環(huán)節(jié)信息的全面分析和監(jiān)控，才能有效提高內部控制水平。企業(yè)的業(yè)務流程在產生各類數(shù)據(jù)信息之后，要對數(shù)據(jù)信息進行分析，獲得更加全面、準確的業(yè)務信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)提供更加合理的決策支持。例如通過對銷售數(shù)據(jù)進行分析，預測未來市場需求以及銷售狀態(tài)，借助數(shù)據(jù)挖掘技術分析市場機遇和風險點。

第二，構建標準的數(shù)據(jù)管理體系。企業(yè)要實現(xiàn)對各類數(shù)據(jù)信息的深度分析。通過構建標準的數(shù)據(jù)管理體系，掌握各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的管理規(guī)則，讓各類數(shù)據(jù)實現(xiàn)互聯(lián)互通和及時傳遞的同時，保障各項決策更有效率。例如，企業(yè)通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，明確系統(tǒng)不同類別數(shù)據(jù)的使用和管理標準，讓各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)信息處理更加高效。同時通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，讓企業(yè)不同部門的數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)集中管理，達到提高決策質量的目標。

第三，對數(shù)據(jù)開展深度分析。企業(yè)要利用大數(shù)據(jù)技術對數(shù)據(jù)信息進行深度分析，確保海量數(shù)據(jù)能被企業(yè)及時掌控，并提取有價值的信息。在利用大數(shù)據(jù)分析工具對各類信息進行分析之后，要關注風險點以及形成相應的管理決策。例如通過對企業(yè)銷售數(shù)據(jù)進行深度分析，挖掘潛在的市場機會及風險點，并將信息生成圖表或報告的方式，為管理層提供決策支持[3]。

第四，重視數(shù)據(jù)的安全隱私防護。企業(yè)要重視數(shù)據(jù)的安全隱私。在數(shù)據(jù)量不斷增加的背景下，形成完善的數(shù)據(jù)安全隱私防護體系，確保數(shù)據(jù)在儲存、傳遞等環(huán)節(jié)都得到安全、規(guī)范的管理。企業(yè)要通過加密技術、防火墻和入侵檢測等方式，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。同時要建立數(shù)據(jù)保護制度，確保數(shù)據(jù)管理各環(huán)節(jié)都符合要求。

（五）優(yōu)化內部審計

第一，重視審計計劃的編制。在信息化環(huán)境下內部控制工作要求進一步提升，企業(yè)在編制審計計劃時要根據(jù)信息技術的實際特點，明確各類數(shù)據(jù)檢查、分析和控制的標準，并合理確定審計目標、程序和時間安排，根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程規(guī)劃合理確定具體的審計計劃，讓審計計劃能實現(xiàn)對各環(huán)節(jié)內部控制流程的全方位、覆蓋式檢查。

第二，形成審計報告并予以跟進。企業(yè)在完成內部審計后要對審計環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)的各類問題編制詳細的審計報告，對各類問題進行總結，并向管理層匯報審計工作所發(fā)現(xiàn)的問題，對問題落實整改機制，確保各環(huán)節(jié)問題得到持續(xù)優(yōu)化和整改。

結語

本文通過對信息化視角下的內部控制工作要求進行分析，認為在信息化環(huán)境下內部控制的模式發(fā)生巨大轉變。企業(yè)只有適應信息技術發(fā)展的趨勢，構建基于信息化工具對各環(huán)節(jié)活動進行全面管理的工作模式，才能有效提高企業(yè)的管理水平。隨著企業(yè)的發(fā)展，未來內部控制工作要求也將進一步提升，企業(yè)要全面認識內部控制活動相關的各項工作標準，并持續(xù)完善企業(yè)的管理體系，從本質上提高企業(yè)的信息化管理水平，促進企業(yè)適應信息化時代的發(fā)展模式，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展的目標。

參考文獻：

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[3]王子坤.基于數(shù)字化轉型的企業(yè)信息化管理平臺建設探索[J].老字號品牌營銷，2024（14）：159-161.