大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理體系構(gòu)建探究

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用在檔案事業(yè)發(fā)展過程中扮演著較為重要的角色，并推動(dòng)著檔案管理由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、?shù)字化與智慧化管理，通過研發(fā)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理開發(fā)利用平臺(tái)，融合多種技術(shù)提升管理水平已成為大勢(shì)所趨。本文以“大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理體系構(gòu)建探究”為題，在思想建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)、體系建設(shè)和平臺(tái)建設(shè)等方面進(jìn)行深入研討，并提出切實(shí)可行的針對(duì)性、創(chuàng)新性的優(yōu)化措施，切實(shí)解決過去思想觀念落后、專業(yè)隊(duì)伍業(yè)余、管理體系薄弱、平臺(tái)建設(shè)落后、技術(shù)應(yīng)用不足及安全防護(hù)不夠的問題，從而實(shí)現(xiàn)管理高效化，應(yīng)用拓展化，為相關(guān)信息化建設(shè)提供理論依據(jù)和實(shí)踐支持。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案信息化；管理高效化

大數(shù)據(jù)是指規(guī)模巨大、復(fù)雜多樣的數(shù)據(jù)集合，利用相關(guān)信息化技術(shù)進(jìn)行深度價(jià)值挖掘，實(shí)現(xiàn)智能決策和信息的高效管理與廣泛應(yīng)用。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，各級(jí)檔案管理部門積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)發(fā)展理念，充分加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力創(chuàng)新新技術(shù)與新手段，開創(chuàng)新路徑，推動(dòng)檔案工作向電子化、信息化、智慧化轉(zhuǎn)變，使其成為社會(huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)增長的重要推動(dòng)力。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理體系構(gòu)建要素分析

1.1 檔案信息化建設(shè)概述與原則

1.1.1檔案信息化建設(shè)概述。檔案信息化是指在過去以紙質(zhì)檔案保存、人工手動(dòng)管理查詢與共享利用的模式為基礎(chǔ)進(jìn)行技術(shù)賦能的過程。其核心在于利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，通過各類智能化設(shè)備、軟件系統(tǒng)及平臺(tái)進(jìn)行檔案資料的采集整合、分類管理、開發(fā)利用等活動(dòng)，進(jìn)一步應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段優(yōu)化配置信息，整合內(nèi)外資源，實(shí)現(xiàn)海量檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、高效化管理與廣泛化共享利用。從而服務(wù)于單位自身發(fā)展與政府相關(guān)決策，為社會(huì)廣大用工提供有價(jià)值的檔案信息，充分發(fā)揮其“存史資政育人”的作用[1]。

1.1.2檔案信息化建設(shè)需要遵循的原則。一是安全性。安全是檔案管理的關(guān)鍵原則，在大數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)過程中要通過安全硬件與安全技術(shù)的深度應(yīng)用，最大限度地保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性與有效性，并且在發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露、信息被篡改或文件丟失等安全事件時(shí)能夠通過備份恢復(fù)機(jī)制迅速找回，切實(shí)保障檔案存儲(chǔ)安全。二是便捷性。檔案信息化的主要目的是實(shí)現(xiàn)管理者對(duì)龐大檔案信息資源的高效管理，這就需要相關(guān)部門單位通過建設(shè)先進(jìn)管理平臺(tái)，通過互聯(lián)網(wǎng)的途徑實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線歸檔、集中管理、智能分類與廣泛共享，將線下的工作轉(zhuǎn)移至線上，從而提高工作效率。三是創(chuàng)新性。在過去檔案信息化的基礎(chǔ)上，為管理人員提供較大的創(chuàng)新空間，通過引入新技術(shù)、新理念最大程度地彰顯檔案潛在的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化建設(shè)的必要性及意義

1.2.1符合時(shí)代發(fā)展需求。2021年國家出臺(tái)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要進(jìn)一步加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，大力推進(jìn)“增量電子化”，持續(xù)做好“存量數(shù)字化”，加快推進(jìn)檔案開放，提高檔案利用服務(wù)的能力。2023年出臺(tái)的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》中也提出要進(jìn)一步夯實(shí)數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎(chǔ)”，為檔案信息化建設(shè)提供了良好的發(fā)展環(huán)境。

1.2.2提升檔案管理效率。在如今信息爆炸的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足信息存儲(chǔ)、檢索及利用的需求，通過數(shù)據(jù)挖掘、智能分析、區(qū)塊鏈等技術(shù)，可對(duì)大量檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化處理，提高了檔案管理利用服務(wù)的精準(zhǔn)度，為檔案管理部門提供更強(qiáng)的決策支撐和信息服務(wù)。

1.2.3發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)功能。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可優(yōu)化開放鑒定工作，通過自動(dòng)分析比對(duì)，可更加客觀地評(píng)價(jià)電子文件真實(shí)性和合法性，提高了鑒定的準(zhǔn)確性和可信度。能處理非結(jié)構(gòu)化文件，通過深度學(xué)習(xí)與模式識(shí)別，汲取有價(jià)值非結(jié)構(gòu)化的檔案信息，提高數(shù)據(jù)的可用性和可訪問性，從而更好地支持決策和創(chuàng)新[2]。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理體系構(gòu)建面臨困境及難題

2.1 基礎(chǔ)要素不完整，發(fā)展環(huán)境存在制約

一些發(fā)達(dá)地區(qū)或條件優(yōu)越的機(jī)構(gòu)已實(shí)現(xiàn)高水平的數(shù)字化，但仍存在檔案管理部門信息化進(jìn)程相對(duì)落后，整體呈現(xiàn)發(fā)展不平衡的問題。一方面是檔案管理理念落后，大多數(shù)機(jī)構(gòu)與管理者存在“紙質(zhì)檔案第一”的傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為只有最原始的文件才最具有效力，對(duì)現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用認(rèn)知不足，缺乏對(duì)信息化建設(shè)的正確引導(dǎo)和支持，沒有對(duì)信息化事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和整合協(xié)調(diào)，使得整體進(jìn)程受限。另一方面是硬件設(shè)施不夠到位。制約檔案信息化發(fā)展的重要因素是基礎(chǔ)設(shè)施問題，存在較多部門單位計(jì)算機(jī)設(shè)備老舊，服務(wù)器、存儲(chǔ)器數(shù)量及先進(jìn)程度不高，對(duì)于最為基礎(chǔ)性的檔案數(shù)字化工作開展力度不夠，仍是紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理的“雙套制”模式，使得信息化轉(zhuǎn)型難度較大。

2.2 專業(yè)隊(duì)伍不專業(yè)，創(chuàng)新動(dòng)力有待提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理需要高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。目前的檔案管理部門，專業(yè)人員較少，年齡較大、信息化知識(shí)理論薄弱、流動(dòng)性大成為干部隊(duì)伍的主要問題，使得數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)受阻。一方面，大多數(shù)工作人員習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式，對(duì)信息化技術(shù)的了解甚少，缺乏主動(dòng)參與信息化建設(shè)的積極性與動(dòng)力，加之現(xiàn)代技術(shù)更新?lián)Q代較快，使得其技能與發(fā)展嚴(yán)重不符。另一方面，所在部門單位缺少對(duì)人才的選拔，對(duì)外招聘往往停留在考試階段，沒有深層次的定向選拔專業(yè)人才，使得檔案管理領(lǐng)域高學(xué)歷、專業(yè)化人才較為匱乏。同時(shí)，部門單位開展的培訓(xùn)工作較少，培訓(xùn)機(jī)制不完善，使得干部隊(duì)伍水平難以提高，形成惡性循環(huán)，加大了檔案信息化管理工作的難度[3]。

2.3 平臺(tái)建設(shè)不全面，技術(shù)應(yīng)用有待深化

在檔案信息化發(fā)展階段中，部分部門單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的認(rèn)知，認(rèn)為檔案領(lǐng)域的信息化投資是一項(xiàng)“虧本買賣”，在系統(tǒng)建設(shè)初期沒有進(jìn)行深入的市場(chǎng)調(diào)研，沒有主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新趨勢(shì)，功能選擇與開發(fā)過程中沒有結(jié)合自身實(shí)際問題及未來發(fā)展需求，沒有充分引用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。使得所搭建的平臺(tái)僅是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，所實(shí)現(xiàn)的效果也僅僅是將過去的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊募芾砟Ｊ?，沒有實(shí)現(xiàn)在線歸檔、自動(dòng)分類、快速定位、高效檢索和廣泛利用等功能，在一定程度上造成了資源浪費(fèi)。

2.4 共建共享不到位，開發(fā)利用有待加強(qiáng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的信息化管理更重要的是數(shù)據(jù)的開放共享，但受相關(guān)因素限制，一方面使得檔案的利用存在較大封閉性與孤立性，主要在于不同部門單位之間的系統(tǒng)平臺(tái)存在技術(shù)層面上的壁壘，硬件型號(hào)不同，軟件兼容性存在差異，缺少統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與共享機(jī)制，檔案文件傳輸過程存在阻礙。導(dǎo)致信息流通和協(xié)同管理不暢，使得共建共享工作難以推進(jìn)。另一方面在于檔案自身的安全隱私問題。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，存在部門單位對(duì)安全技術(shù)應(yīng)用的重視程度不夠問題，沒有在安全硬件與防護(hù)軟件配置上下功夫，加之相當(dāng)數(shù)量的檔案文件具有涉密性質(zhì)，如若上傳至互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不法分子或黑客可通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行惡意篡改或信息偷竊，對(duì)檔案的元數(shù)據(jù)造成不可逆的傷害，這也成為大多數(shù)部門單位無法在廣大區(qū)域內(nèi)共享而選擇單機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的重要原因。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理體系構(gòu)建的未來優(yōu)化路徑

3.1 轉(zhuǎn)變發(fā)展思想，多角度營造良好的發(fā)展環(huán)境

3.1.1樹立信息化發(fā)展思維。檔案的信息化建設(shè)，思想是第一位的，各部門領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要具備現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)基礎(chǔ)，具有前衛(wèi)的數(shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略思維，在日常工作中有針對(duì)性、有目的性地學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)及技術(shù)應(yīng)用典型案例，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中，同時(shí)強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，明確信息化建設(shè)的方向性和目的性，實(shí)現(xiàn)整體性的優(yōu)化與提升。

3.1.2提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各級(jí)檔案管理部門要以數(shù)字化技術(shù)為依托，投入充足的人力、物力、財(cái)力資源，及時(shí)替換舊設(shè)備，進(jìn)一步優(yōu)化信息化硬件設(shè)施與資源配置，建設(shè)先進(jìn)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，以確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行。

3.1.3開展檔案數(shù)字化工作。面向社會(huì)定向招標(biāo)具有涉密資質(zhì)、服務(wù)水平高且口碑良好的第三方數(shù)字化加工公司，同時(shí)成立工作專班對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面梳理，優(yōu)先掃描利用頻率高、價(jià)值大、難保存的檔案文件，以“存量數(shù)字化，增量電子化”為目標(biāo)，不斷提升本單位檔案數(shù)字化率，為后期開展信息化管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 提升專業(yè)水平，多方式打造優(yōu)秀干部隊(duì)伍

3.2.1做好人才引進(jìn)。一支專業(yè)隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的動(dòng)力，為此，相關(guān)部門單位要增加檔案信息化管理崗位的數(shù)量，面向社會(huì)人力資源中心、企業(yè)高校等智力聚集地，并通過提升薪酬待遇、改善職業(yè)發(fā)展前景等方式來開展人才引進(jìn)工作，同時(shí)也可在高校計(jì)算機(jī)專業(yè)、檔案專業(yè)開展訂單式培養(yǎng)，增加既懂得檔案管理技能，又熟知現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，從而為檔案信息化管理工作注入新鮮活力，有力地推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3.2.2做好人才培訓(xùn)。各部門單位要制定常態(tài)化檔案信息化管理人才培養(yǎng)方案，定期邀請(qǐng)高校教授、業(yè)內(nèi)專家、檔案主管部門業(yè)務(wù)骨干等專業(yè)人員舉辦人才培訓(xùn)班，深入講解檔案發(fā)展環(huán)境及政策落實(shí)情況，同時(shí)分享業(yè)內(nèi)檔案信息化管理典型案例與成功經(jīng)驗(yàn)，積極探索人才培養(yǎng)新模式，確保教學(xué)內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)也要定期帶領(lǐng)檔案管理工作人員外出調(diào)研、去兄弟單位進(jìn)修，加強(qiáng)與科研機(jī)構(gòu)的合作，引導(dǎo)其進(jìn)一步開闊視野、補(bǔ)齊短板，提升綜合實(shí)力，以適應(yīng)和引領(lǐng)檔案管理信息化的能力，為后期開展檔案工作奠定人才基礎(chǔ)。

3.2.3做好日?？己?。健全合理檔案管理績(jī)效考核體系，通過評(píng)估其工作狀況來制定獎(jiǎng)懲辦法，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，從而做到在工作中創(chuàng)新，提升檔案管理的有效性[4]。

3.3 著力開發(fā)平臺(tái)，多層次應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)

3.3.1完善系統(tǒng)建設(shè)前期工作。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，相關(guān)部門管理人員要扎實(shí)開展調(diào)研與自查工作，將自身存在問題清單化，并與第三方軟件公司開發(fā)人員深入溝通，尋求針對(duì)性強(qiáng)、可行性強(qiáng)的軟件系統(tǒng)建設(shè)方案，達(dá)到先進(jìn)、實(shí)用、可靠的目的。硬件選購上要采用使用年限長、性價(jià)比高、存儲(chǔ)容量合適的服務(wù)器、存儲(chǔ)器，在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)要保證功能的完善性、易用性和擴(kuò)展性，使其能夠滿足檔案管理綜合業(yè)務(wù)需求，促進(jìn)工作流程的優(yōu)化和規(guī)范化，提高檔案管理的科學(xué)化和智能化水平。

3.3.2加強(qiáng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)際應(yīng)用。要深度應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)海量信息的智能化處理分析。例如，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠全面分析檔案資源數(shù)據(jù)庫現(xiàn)有文件的數(shù)據(jù)，并發(fā)現(xiàn)提取潛在的信息價(jià)值與文件關(guān)聯(lián)，從而進(jìn)行局部整合，為檔案數(shù)據(jù)的多樣化管理提供了更加靈活和全面的方案。機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)結(jié)合人工智能可使檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用更加便捷，系統(tǒng)可通過搜索日志自動(dòng)分析用戶的需求偏好，快速定位獲取檔案信息，不僅提高了檔案的利用率及服務(wù)質(zhì)量，還最大限度地彰顯了檔案的潛在價(jià)值[5]。

3.4 擴(kuò)大利用范圍，多渠道地加大資源共享力度

3.4.1全力推進(jìn)共建共享落到實(shí)處。在各級(jí)部門單位建設(shè)檔案管理利用平臺(tái)時(shí)，要注重結(jié)合當(dāng)?shù)卣?wù)服務(wù)平臺(tái)，成立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)交換機(jī)制，在底層構(gòu)架與技術(shù)應(yīng)用上盡量與大多數(shù)部門單位相結(jié)合，當(dāng)?shù)卣獣?huì)同檔案主管部門對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)交換格式和接口進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，明確檔案信息共享的范圍、內(nèi)容、方式和權(quán)限，提高信息利用效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件的共享交換，確保信息共享的順暢和安全[6]。

3.4.2全力加強(qiáng)檔案資源信息的安全流轉(zhuǎn)。加強(qiáng)檔案資源的安全隱私保護(hù)是信息化建設(shè)的重中之重。一方面，在系統(tǒng)建設(shè)初期，責(zé)任部門要加大安全審計(jì)、漏洞掃描、網(wǎng)絡(luò)冗余設(shè)備的采購力度，在源頭保證服務(wù)器、存儲(chǔ)器的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。另一方面，要在管理開發(fā)共享利用中確保每一臺(tái)計(jì)算機(jī)終端安裝殺毒軟件，并定期更新病毒庫，同時(shí)應(yīng)用加密傳輸、數(shù)字簽章、訪問控制、人臉識(shí)別等安全防護(hù)技術(shù)，做到全流程監(jiān)測(cè)用戶查詢、利用和共享檔案文件，保證檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的完整性和保密性，有效防止管理者、共享者及服務(wù)者濫用權(quán)限和非法獲取檔案信息的行為。

3.4.3全力拓寬檔案資源應(yīng)用渠道。利用大數(shù)據(jù)時(shí)代融媒體平臺(tái)，建立線上數(shù)字檔案展覽，為社會(huì)公眾提供檔案信息查詢、在線閱覽等服務(wù)，拓展檔案信息的應(yīng)用范圍和價(jià)值。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理帶來了巨大的機(jī)遇，也讓檔案信息化管理、高效化檢索、智能化利用和創(chuàng)新化服務(wù)成為可能，但也隨之帶來了諸多問題，這就需要管理人員增強(qiáng)改革創(chuàng)新意識(shí)，緊跟技術(shù)發(fā)展步伐，加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展的整體規(guī)劃，提高檔案人員的管理水平，健全檔案信息安全保障體系，促進(jìn)檔案資源共享與跨平臺(tái)合作，以實(shí)際行動(dòng)促進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

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