信息化管理方式在公安檔案管理中的應(yīng)用

劉利娟

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成熟。本文簡單介紹了信息管理模式和檔案管理的應(yīng)用。

前言：

檔案是國家檔案館的重要組成部分，其儲(chǔ)存和使用對(duì)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要影響。在新時(shí)期，檔案信息化式的管理模式已成功應(yīng)用于檔案管理。案例研究證明，只有與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用信息化管理方式才能使文件管理更加安全便捷。如何適應(yīng)信息化管理模式，是我們檔案管理的方向。

一、信息化在公安檔案管理中的意義

（一）信息明確性

如今，很多人使用的信息管理方法實(shí)際上指的是在電腦上信息的輸入和存儲(chǔ)從而方便人們的查詢和管理。這同樣適用于公安檔案的管理。計(jì)算機(jī)信息管理方法之前，有紙質(zhì)文件管理的方式。而紙質(zhì)材料的局限性，在于紙質(zhì)檔案管理可能出現(xiàn)管理混亂，數(shù)據(jù)丟失，不方便查詢的問題等。因此，信息化管理方法可以使存儲(chǔ)信息清晰明確，消除數(shù)據(jù)混亂和不方便查詢的問題。

（二）信息查詢快捷性

公安局的檔案主要包括一些案件和人員信息，包括視頻和音頻數(shù)據(jù)。當(dāng)查詢這些信息時(shí)，需要快速提供準(zhǔn)確的信息，但是當(dāng)沒有信息文件管理時(shí)，很難這樣做。因此，檔案信息管理不僅是進(jìn)步的體現(xiàn)，也是標(biāo)準(zhǔn)化工作的體現(xiàn)。它具有大量存儲(chǔ)的信息，完整的檔案信息和快速查詢信息的優(yōu)點(diǎn)。

（三）信息儲(chǔ)存的可靠安全

既方便又能做到準(zhǔn)確并保證信息的可靠。信息化管理模式，在管理極為方便的同時(shí)，也能大大保證檔案信息的安全可靠。不僅為公安信息的安全增加了強(qiáng)大的保證，還可以起到保持國家安全的作用。

二、公安檔案管理信息化應(yīng)用

信息管理模式在檔案管理中的應(yīng)用，主要是體現(xiàn)在電子計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的使用，即包括記錄、存檔、查詢和信息安全保障與信息共享的特點(diǎn)。

（一）檔案建立

當(dāng)信息需要存檔時(shí)，首先要做的是建立檔案，在沒有信息化檔案管理之前，都是書面記錄，手寫檔案管理的分類不是很全面。在建檔時(shí)要注意的問題有以下幾點(diǎn)：第一，注意信息分類，明確什么是屬性信息，在哪里記錄一個(gè)類別，同時(shí)建立一個(gè)文件目錄，有利于查詢。第二，必須要完整而全面的信息。對(duì)于公安檔案來說，信息的全面性和完整性是非常必要的，因?yàn)樵跇?gòu)建文件時(shí)，信息越完善，以后可以查詢信息也會(huì)越廣泛。查詢信息目前都是匹配查詢，即在查詢信息的過程中，輸入關(guān)鍵屬性信息，然后查詢。所有信息管理系統(tǒng)會(huì)將數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行匹配和對(duì)比，如果有相關(guān)的信息匹配，將出現(xiàn)在查詢結(jié)果中。因此，必須要建立完整和全面的檔案。

（二）檔案存檔

信息化檔案存檔比紙質(zhì)存檔更快，更系統(tǒng)。信息建立后，總歸要涉及歸檔問題。許多人會(huì)認(rèn)為檔案可以直接保存，而很多的案列表面任何的存儲(chǔ)器都可能丟失信息或者損壞磁盤，所以隨時(shí)備份信息存檔是必要的，特別是在互聯(lián)網(wǎng)日益發(fā)展的時(shí)代。如果沒有特殊情況，有必要將公安檔案中存檔的文件上傳到每個(gè)國家單位的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。在此數(shù)據(jù)庫中，需要以使用者自己的名稱創(chuàng)建一個(gè)文件夾以進(jìn)行查詢。如果涉及共享的文件，則應(yīng)將其上傳到每個(gè)公安單位的局域網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，從而方便其他人查詢和傳播。

（三）檔案查詢

文件查詢也是如此。信息管理的應(yīng)用比紙質(zhì)查詢更直接、更快。在文件查詢過程中，盡可能準(zhǔn)確地輸入要查詢信息的屬性。例如，需要查詢的信息是“公安局2013年工作計(jì)劃”。此信息定義了創(chuàng)建查詢存檔的時(shí)間、查詢內(nèi)容等，相關(guān)的匹配信息就會(huì)顯示在查詢結(jié)果中，然后根據(jù)需要繼續(xù)篩選查詢。在這個(gè)例子中，我們可以看到在查詢過程中，很有必要清楚地定義信息的屬性和分類。否則，就會(huì)徒勞無功。信息越模糊，查詢的結(jié)果范圍越大;相反，信息相對(duì)清晰，匹配信息越少，結(jié)果范圍越窄，查詢的結(jié)果就越準(zhǔn)確。

（四）信息安全

對(duì)于任何一個(gè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)來說，信息安全是最重要最迫切需要關(guān)注和解決的問題。由于檔涉及國家機(jī)密，所以信息管理必須安全化和規(guī)范化。但是在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)黑客普遍存在的時(shí)代，我們更應(yīng)重視對(duì)檔案信息的安全保護(hù)。除了常規(guī)的軟件殺毒防毒外，經(jīng)常要做的是保證網(wǎng)絡(luò)安全、后臺(tái)數(shù)據(jù)保護(hù)、設(shè)置防火墻等工作，不要讓我們的網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理方式，成為其他人竊取國家機(jī)密和行業(yè)機(jī)密的工具。所以檔案數(shù)據(jù)的保密是必要的信息安全管理手段之一。設(shè)置管理信息和管理員登錄密鑰，建立檔案資源查詢機(jī)制，確保檔案資源的存取和使用的安全基礎(chǔ)。如果存在網(wǎng)絡(luò)攻擊現(xiàn)象，必須及時(shí)向網(wǎng)絡(luò)中心報(bào)告，讓計(jì)算機(jī)工程師對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行維護(hù)。

（五）信息互聯(lián)

信息互聯(lián)是當(dāng)今社會(huì)中最常見的檔案管理共享方式。多個(gè)地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，內(nèi)部溝通和信息交流和便捷查詢，不僅為國家節(jié)省了大量的人力，物力和財(cái)力，而且大大提高了文件管理共享的效率。對(duì)檔案信息公開也是有益的，特別是在跨地區(qū)搜索信息時(shí)，網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)起著非常重要的作用。由于信息互通，可以用互聯(lián)網(wǎng)直接查到自己想要的查詢檔案。只要不涉及機(jī)密文件的查詢，信息互聯(lián)工作可以說為國家工作人員帶來了極大的便利。

三、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化工作已滲透到我們工作的各個(gè)方面。信息化管理可以解決檔案管理中的一系列問題，因此信息管理越來越多地應(yīng)用于中國的公安檔案管理工作中。與此同時(shí)，信息檔案管理在國家檔案中的應(yīng)用變得越來越重要。因此，只有不斷完善、優(yōu)化和完善公安檔案信息管理方式，才能為人民的利益帶來更多便利。