高速公路運營企業基于“精益生產”理論的智慧辦公系統集群構建與實施

為更好地履行社會責任，搶抓數字中國轉型發展機遇，滿足企業轉型發展需要，進一步引領行業智慧轉型發展，山東高速股份有限公司開展了基于“精益生產”理論的智慧辦公系統集群建設。山東高速股份有限公司從問題和需求出發，識別出5項亟待解決的問題，運用“精益生產”管理哲學，抓住“準時生產”“全員參與改進”兩大典型特點，加強一以貫之的頂層設計，明確集群建設目標、原則、計劃，強化人財物資源保障，布設5大底層平臺關鍵要素，自研14個涵蓋全業務條線的特色模塊，與10個外部系統深度融合、互聯互通，推進系統安全保障和全員參與迭代升級，建成了獨具高速公路運營企業特色的智慧辦公系統集群，賦予“流程”這個核心要素拉動經營活動準時組織的能力，推動企業經營效率不斷提升。通過基于“精益生產”理論的智慧辦公系統集群建設，識別的5項問題全部解決、預期的8大功能全部實現，逐步改變了全體員工的思想認識和日常辦公習慣，消除對線下紙質簽批的依賴，“準時生產”理念充分體現，企業運行效率顯著提升，進一步提升企業標準化等各方面管理水平，助推企業整體經營業績逐年攀升，成為山東高速集團有限公司OA系統最佳實踐，具有較好的示范推廣效益。

一、高速公路運營企業基于“精益生產”理論的智慧辦公系統集群構建與實施主要做法

（一）強化智慧辦公系統集群構建工作的一體化頂層設計

1.明確集群建設目標

從2017年12月起，運用先進的企業管理經驗理論，在安全可靠的基礎上利用1年的時間建設一個業內領先的可7*24小時“全天候”服務的智慧辦公系統集群，解決前期識別的5項問題，具備支持跨系統審批、擁有高效的移動端、企業文檔云端管理、文檔在線多人編輯、所見即所得的辦理界面、靈活的定制開發、多樣的流程管理、成為領導的決策支持保障8大功能，實現山東高速各條線、各層級一體化運作，提升經營管理水平和效率，推動企業高質量轉型發展。

2.加強專業團隊力量

一方面抓初期基礎。加強與開發單位溝通，在開發項目啟動之初配備的5名工程師基礎之上，協調增派技術人員至8人，并主動組織第三方平臺與系統集成對接構建集群，及時解決存在的阻礙和問題。另一方面抓后期維養。從上述人員中吸收3名主要工程師，為智慧辦公系統集群的持續完善，提供穩定的人才支持。設置信息化日常建設小組，由辦公室分管領導任組長，辦公室主任任副組長，負責有關分工具體事務的職員為組員，形成固定的提升力量和機制。

3.提供必要的政策資金支持

智慧辦公系統集群建設以項目化運作開發，山東高速成立項目領導小組，高層領導任項目負責領導，辦公室主任作為中層任項目直接負責領導，帶領包括項目經理在內的5名工程師組成項目組，具有一定的工作調度權限以及相對寬松的資金支持，工作進展直接向企業負責人匯報。

（二）完成智慧辦公系統底層平臺布設

山東高速為平臺底層架構設計了5大關鍵要素：

工作流引擎，是將智慧辦公系統轉化為線上Kanban以實現“流程”拉動日常生產經營管理活動準時組織的核心技術，是系統運轉的核心動力。

工作流引擎能夠對業務流程實施自動化管理和優化，直觀地描繪各種復雜的業務流程并展示流程圖，此過程結合山東高速制度辦法從運行邏輯、涉及人員、分級授權等維度進行拆解，使工作流引擎每個步驟嚴格遵循SOP；疊加運用流程定義語言和可視化流程設計工具，可實時展示工作流流轉進度，并在業務表單對每個節點經辦人員的審批時間點、辦理時長等留痕管理，形成了智慧辦公系統最基礎的信息流運轉。

自研定制工作流引擎使得智慧辦公平臺擁有除市面在售系統基本的收發文功能外，還支持更多樣化的業務需要、更復雜的業務流程：只要一項工作可以歸納為申請-審批-執行-回執，都可以實現多層審批、會簽、分發分閱、多分支流轉等復雜需求，大幅提高業務處理效率，減少人工干預導致的錯誤，具備靈活定制和快速適應業務復雜變化的能力。

引擎特別開發了與業務邏輯相結合、針對條件分支的邏輯處理能力：一是在同一業務流程中遇到不同條件時，引擎能夠智能地根據預設規則進行分支處理，從而實現更加靈活和精準的流程控制。二是支持流程中的事件綁定，在流程中嵌入業務事件觸發機制。三是支持業務處理模塊與流程節點綁定，當用戶辦理此類流程節點時，系統自動跳轉至業務處理頁面以便用戶完成業務辦理。

權限管理，是維護平臺安全與合規的關鍵保障，核心在于對用戶進行平臺操作權限的精細控制。

通過定義不同的角色和權限屬性，為用戶分配相應的操作權限。滿足不同用戶對平臺功能的差異化需求，解決授權體系中權限等級不夠明晰的問題，保障平臺合規運行；有效防止未經授權的訪問和操作，保護平臺數據安全和隱私。

在線文檔庫管理，是促進知識共享和協同工作的重要組成部分，核心在于提供一個集中、便捷的文檔存儲和管理平臺。

用戶可以方便地上傳、下載、編輯和共享文檔，同時確保文檔的修改歷史可追溯，避免多人協作時的版本沖突，可極大地提高工作團隊協作效率，促進知識積累傳承。

配置管理，是平臺靈活性和可維護性的關鍵保障，核心在于集中管理平臺的各種配置參數。

使得平臺能夠便捷地修改配置而無需重復前述基礎步驟，快速適應不同運行環境和業務需求，降低維護成本的同時提高平臺的適應性。

緩存管理，是提升平臺性能的關鍵保障，核心在于通過臨時存儲頻繁訪問的數據，減少用戶對數據庫的重復查詢，提升用戶可感體驗。

大大縮短系統響應時間、增強用戶體驗，特別是高并發任務場景下可有效地減輕服務器壓力，保障平臺穩定運行。

（三）建立以多平臺互聯互通為核心的智慧辦公系統集群

開展與企業生產經營活動深度綁定的系統開發，并實現與外部平臺和特色功能的深度集成，建立起依托OA系統的多平臺互聯智慧辦公系統集群，搭建起14個涵蓋全業務條線的自研特色模塊級功能和10個互聯互通平臺的管理體系，真正做到“平臺外人找事、平臺內事找人”。

1.自研特色模塊推動與企業生產經營活動深度綁定

督辦重點工作突顯準時生產

重點工作督辦模塊將年初制定的重點工作任務全面納入數字化管理，實現任務在線分配、線上分解、執行追蹤和及時反饋，采取逐級任務分解和月度填報機制，確保每項重點工作在企業管理者的掌控下有條不紊地推進，提升整體工作效率和執行力。

重點工作督辦模塊將Kanban具象化為線上看板圖、警示色和提醒短信。模塊配備了直觀的看板圖，采用先進的數據可視化技術，以圖表、進度條等形式直觀呈現每項任務的進度和狀態，供各級管理人員快速查看每項任務在規定時間節點下的執行情況。配合督辦工作“紅黃綠”三色燈管理機制，推動管理人員針對性采取措施進行干預。當任務嚴重超出預期，將以短信形式提醒管理人員。

車輛管理系統實施車輛全局全面高效管理

車輛管理模塊分為車輛信息管理平臺、派車管理平臺和高速易管小程序，三個子平臺高度關聯、數據相通。

車輛信息管理平臺中，權屬單位層面可管理單位車輛基本信息，實現車輛使用費用和行駛里程的月度上報及統計分析；企業總部層面可實現車輛資源統管，合理調節費用分配、調配車輛使用，做出更加科學合理的決策。

派車管理平臺主要針對員工出行，員工在OA系統中提請用車申請，車輛管理員收到申請后跳轉至車輛信息管理平臺選擇可執行任務的車輛及駕駛員，系統在申請審批通過后將自動向用車人、駕駛員推送用車短信和任務短信。

高速易管小程序主要用于車輛安全管理，駕駛班車輛管理員每日錄入晨會教育培訓文字、影像資料，同時小程序關聯車輛信息管理平臺中車輛信息，內置車輛安全檢查提示信息，駕駛員每日檢查車輛指定部位安全狀態并錄入照片。

值班管理系統保障駕乘人員高品質出行

通過簡單快速地錄入全部值班人員姓名、聯系電話、值班日期等詳細內容建立基本信息庫，系統將自動生成值班安排，管理人員可通過電腦端和手機端隨時查看且便于調整更新值班表。

手機端設計日歷圖功能，有權限的用戶可以直觀看到某一天所有的值班人員列表，點擊日歷圖中的任一人員姓名可直接撥打對方電話，確保在緊急情況下能夠迅速聯絡到相關人員及時處理問題，顯著提升應急響應速度和溝通效率。

系統還支持多種搜索和篩選功能，管理人員可以根據不同條件（如單位名稱、日期、人員姓名）快速找到所需值班信息，確保系統在處理大量數據時保持高效、精準，滿足日常及應急處置管理調度。

建立在日常辦公軟件上的內部移動宣傳站

過往的內部新聞宣傳主要依賴于內網網站或者線下刊物，在快速的工作節奏和宣傳需求下，受限于工作時間內無暇顧及、離開企業內網無法登入等原因，導致內部宣傳信息無法及時觸達員工。

OA系統結合移動端辦公軟件開發了一套更適合現代企業的新聞宣傳模式，采用主動推送方式，讓員工能夠第一時間收到通知并隨時通過手機查看，同時在OA系統的PC端開辟專門區域抓取展示新聞。

新模式下新聞通過OA系統內的稿件上報流程，逐級審核后進入新聞資源池，再由新聞管理員篩選并推送；新聞管理員擁有定制化新聞資源池界面，根據需要采取修改、打回、過濾等操作，篩選出最終要推送的新聞一站式推送。管理員權限逐級下放，權屬企業也可以向所在企業推送新聞。實現了新聞宣傳自由度與嚴肅性的有機統一管理，實現了內部宣傳信息的隨時隨地送達員工。

知識共享中心平臺沉淀企業資產并推動內部社交

為促進知識管理和信息共享開發的綜合性平臺，集存儲、查閱、管理、共享和交流于一體，為員工提供便捷高效的知識管理和交流環境，提升整體工作效率和創新能力，且具備一定的社交屬性。

知識共享中心模塊提供完善的文件管理功能及支持多種類型文件的批量操作，文件類型涵蓋管理制度、政策文件、創新成果、培訓資料、專題報告、會議紀要、案例分享、經驗交流、正版軟件和數據報表等。平臺通過上傳文件時手動選擇的方式對文件進行分類管理，支持文件在線共享給他人和討論，員工可以將自己的經驗、創新成果和優秀案例上傳到平臺與其他同事分享；系統還提供關鍵字、標簽、分類快速查找及全文搜索等搜索功能，通過文件權限管理功能確保信息安全性。

2.構建與OA系統互聯互通的智慧辦公系統集群

深度融合企業微信平臺

OA系統借助騰訊企業微信平臺打通了智慧辦公系統集群與個人辦公移動端，為企業用戶帶來了全新的移動辦公體驗。

利用企業微信單點登錄功能，將智慧辦公系統集群內與業務關聯度較高、使用頻率高的模塊系統通過“工作臺”集中掛載到企業微信，員工完成企業內部認證后，只需使用企業微信即可完成身份驗證并跳轉至其他模塊系統的工作界面，簡化用戶登錄的同時提升系統安全性。

利用企業微信消息推送機制，將待辦工作、分閱消息等重要信息以聊天會話形式推送到手機端。用戶在收到消息通知后，只需點擊消息即可進入對應工作辦理界面，結合OA系統自研消息推送引擎，做到移動端企業微信、手機短信同時提醒待辦以推動“準時生產”。

進一步基于手機、平板兩大主流移動端做全面適配，使用體驗和PC端保持完全一致，實現出差在外移動辦公，全部流程一條不落。

深度融合運營智慧大腦系統

智慧大腦系統是山東高速集團搭建的運營管理綜合性平臺，山東高速實現智慧大腦系統與OA系統的深度融合，集中體現在投訴管理這個企業直面客戶訴求的工作模塊上。

當96659熱線坐席收到客戶投訴后，智慧大腦系統會建立投訴工單數據，工單分辦到山東高速后將自動同步至OA系統，系統隨即根據投訴內容自動生成處理流程，智能關聯投訴內容與后續處理人員；處理人員通過OA系統實時查看投訴工單詳細信息，了解客戶投訴內容和處理要求，并在系統中直接提交處理結果和意見；投訴流程處理完成后，OA系統將處理結果和相關意見自動寫回至智慧大腦系統，并且能進行與熱線服務考核相掛鉤的數據分析排名，形成智能化流程管理和數據同步的全流程閉環管理。

整個流程涵蓋投訴接收、處理人員分配、問題解決及反饋等多個步驟，同時OA系統增加督辦提醒功能，若某個節點處理時間接近規定完成時間，平臺自動向該節點負責人員推送提醒短信和企業微信會話，確保每個環節都有明確的責任人和處理時限。

深度融合人力資源系統

山東高速在OA系統中內嵌自研了一套獨立的人力資源管理系統，并與OA系統深度集成。

工作人員可在OA系統中發起包括入職審批、離職手續、人員調動和退休安排等在內的員工全生命周期涉及的相關流程；上述流程在OA系統中經過審批通過后，會直接對人力系統中的數據產生影響。例如，人員調動流程在OA系統審批完成后，系統生成發送電子調令，人力資源系統會自動同步相關人員的調動信息。

（四）堅持保障系統集群安全穩定運行

山東高速從服務器端和網頁端兩個方面入手，采取10大技術手段和管理措施，保障系統正常運作，保護企業及用戶隱私。

1.維護服務器端數據安全

依靠企業自有云：依托山東高速集團自主布設“高速云”，指派專門自有團隊維護，放置在自有資產大樓保存，具有較高安全性。

實施數據加密：使用強大的加密算法對存儲的數據進行加密，確保即使數據被非法獲取也無法被解讀。采用安全的密鑰管理系統生成、存儲和管理加密密鑰，防止密鑰泄露。

采用身份驗證：使用多因素身份驗證來增強用戶登錄的安全性，防止未經授權的訪問。基于角色的訪問控制和屬性基訪問控制，確保用戶只能訪問其權限范圍內的數據。

鞏固網絡安全：采用防火墻和入侵檢測系統，配置防火墻和IDS/IPS來監控和阻止惡意流量，防止網絡攻擊。

做到定期備份：對關鍵數據進行定期備份，存儲在異地安全的存儲設備上。制定并測試災難恢復計劃，確保數據丟失或破壞時能夠迅速恢復。

建立安全日志：記錄所有訪問和操作日志，進行實時監控和定期審計，發現并應對異常行為。

2.維護網頁端數據安全

采取內容安全策略：確保網頁內容安全。

會話管理：確保會話令牌的機密性和完整性，防止會話劫持。

輸入驗證：對用戶輸入的數據進行嚴格驗證，防止常見攻擊。

推行水印機制：嵌入帶有用戶信息的標識，防止網頁內容被非法復制和傳播。

加強安全意識培訓：定期對用戶進行數據安全教育，提升其安全意識和應對網絡攻擊的能力。

二、高速公路運營企業基于“精益生產”理論的智慧辦公系統集群構建與實施主要成效

（一）推動了企業日常經營活動管理轉型

智慧辦公系統集群推動山東高速日常生產經營活動管理由線下轉向線上，由非標準化轉向標準化，由傳統粗放管理轉向精細化管理，由各條線分散運作轉向協同一體化運作，生產經營活動由紙質簽批轉向辦公無紙化、綠色低碳化，由人工流轉轉向自動化、智能化。同時逐步改變了全體員工的思想認識和日常辦公習慣，使用及開發OA智慧辦公系統已經成為全體員工的第一意識，除特殊情況下允許的情形外，基本消除了傳統的線下紙質簽批現象；自系統上線以來流程數量以每年20-30%的幅度快速增長，其中業務類流程占全年流轉流程總量的60%以上。新開發系統平臺也優先參考現OA系統設計理念，充分考慮系統與生產經營活動的綁定拉動作用、與現有平臺集成應用情況等，極大地提升了新增系統平臺的可用性，降低了資金等資源浪費。

（二）加快了企業生產經營活動運轉效率

智慧辦公系統集群有效解決了前期識別的5項問題，預期的8個目標全部達成，使得山東高速單個業務流程平均辦理時長衡量標準實現量級跨越，從過去以“天”為單位變為當前以“小時”為單位，“準時生產”理念得到充分應用，流程流轉更加高效、辦公效率大大提高、企業運轉效率顯著提升。

自2018年系統上線以來，成功自研14個涵蓋全業務條線的特色模塊級功能，互聯互通平臺從“0”突破至10個，全年創建流程數量、模板數量等逐年上升，流程平均辦理時長逐年下降；截至2023年底，全年創建的流程數量22余萬個，平均辦理時長16.23小時、較上線之初下降23%。

（三）提升了山東高速整體經營管理水平

智慧辦公系統集群有力支撐了山東高速改革發展，助推企業整體經營管理水平再上新臺階；2023年實現營業收入265.46億元，利潤總額53.99億元，資產總額1517.2億元，實現連續24年國有資產保值增值，相較于2018年分別增長288.72%、33.26%、121.18%。同時，OA系統流程建立在制度之上，是企業制度的高度濃縮、精簡、拓展和提升，進一步反哺企業制度體系建設，山東高速每年依托“制度流程修訂月”活動結合線上流程對制度進行修訂完善，兩者相輔相成、相互促進，為推進企業標準化管理奠定了基礎；山東高速2023年獲評AAAA級標準化良好行為企業。

（四）展示出系統集群良好的示范效益

山東高速依托該創新成果取得了軟件著作權專利1項，并成為山東高速集團內部OA系統最佳實踐，相關建設經驗被山東高速集團采納，推廣應用至其旗下省內外100余家權屬企業。系統從開發至今吸引了業內外10余家企業單位交流學習，擴大了業內外品牌影響力和美譽度。一系列自研特色功能應用范圍不局限于高速公路運營企業，可根據具體企業特點和需求適配其余行業、企業，推廣價值較高。