信息化時代檔案保密工作面臨的挑戰及其對策研究

［摘 要］隨著信息化建設的加速，檔案保密工作面臨著嚴峻挑戰。信息化環境下，信息泄露和數據竄改問題頻發，對相關組織、部門和個人權益構成威脅。文章首先分析信息化時代檔案保密工作的特點，包括技術驅動的實時監控、具有靈活的訪問控制體系及防護范疇進一步拓展；其次，指出信息化時代檔案保密工作面臨的挑戰，如信息化環境復雜性增加、技術更新趨勢與現有管理機制不匹配、檔案保密意識不足等；最后，為應對這些挑戰，提出強化信息安全技術應用與基礎設施建設、制定與執行全面的數據治理策略、建立跨部門信息安全協作機制等對策，旨在提升檔案的安全性，推動檔案信息化建設。

［關鍵詞］信息化時代；檔案保密工作；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.08.053

［中圖分類號］G270.7；G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）08-0-03

0" " "引 言

近年來，信息化技術迅猛發展，各類信息系統得以廣泛應用，極大地提高了檔案管理效率和服務水平。然而，隨著信息化建設的深入推進，檔案信息安全事件屢見不鮮，信息泄露、數據被竄改等問題時有發生。對此，國家陸續出臺相關法律法規和管理政策，要求加強檔案保密工作，確保信息安全。檔案保密工作直接關系到個人的隱私和機構的聲譽［1］。一旦發生檔案泄露事件，不僅會對個人造成不可估量的損害，還可能導致檔案管理部門面臨法律風險和社會信任危機。同時，有些檔案中還包含大量的重要管理信息和科研數據，這些信息泄露或被非法利用，會對機構的運營和科研工作造成嚴重影響。因此，如何在信息化時代有效保護檔案的安全性和機密性，成為管理者亟待解決的問題。

1" " "信息化時代檔案保密工作的特點

1.1" "以技術為驅動的實時監控

在信息化時代，檔案保密工作經歷了從傳統人工巡檢到技術驅動實時監控的深刻變革。傳統的人工巡檢方式雖然能夠在一定程度上確保檔案的物理安全，但面對日益復雜的信息化環境和不斷增長的數據量，其局限性日益凸顯。人工巡檢不僅耗時耗力，而且難以實現對檔案信息的全面、實時監控，更無法有效應對來自網絡的威脅。相比之下，技術驅動的實時監控給檔案保密工作帶來了新的機遇。通過部署先進的監控系統和安全設備，可以實現對檔案信息的7×24小時不間斷監控［2］。這些系統能夠自動檢測、分析和響應潛在的安全威脅，如非法訪問、數據泄露等，從而在第一時間發現并阻止安全事件發生。同時，借助機器學習和人工智能等先進技術，監控系統還能夠不斷增強檢測能力，以更好地適應不斷變化的威脅環境。此外，技術驅動的實時監控還提供了豐富的日志記錄，通過對檔案系統的訪問日志進行實時監控和記錄，能夠追溯所有對檔案的訪問和操作行為，從而為事后分析和追責提供有力的證據支持。這不僅增強了對檔案信息的控制能力，還極大地提高了檔案保密工作的效率和準確性。

1.2" "具有更為靈活的訪問控制體系

在傳統的檔案保密工作中，訪問控制往往采用單一的權限分配模式，即用戶被賦予固定的訪問權限，這種“一刀切”的方式難以適應復雜多變的業務環境和不斷增長的檔案信息應用需求。隨著信息化時代的到來，檔案保密工作亟須一種更加精細、靈活的權限管理機制，以確保檔案信息的機密性和完整性。多層次權限體系應運而生，它替代了傳統的單一訪問控制模式，給檔案保密工作帶來了變化。這一體系通過細粒度的權限劃分，實現了對檔案信息的精準訪問控制［3］。不同級別的用戶被賦予不同的訪問權限，限定他們只能訪問與其工作職責相關的檔案信息，有效防范了信息泄露和非法訪問的風險。同時，多層次權限體系還支持基于角色的訪問控制和基于屬性的訪問控制等先進機制。基于角色的訪問控制是根據用戶的角色和職責來分配訪問權限，實現了權限的動態管理和靈活調整。而基于屬性的訪問控制則進一步細化了訪問控制的粒度，根據用戶的屬性（如部門、職位、工作性質等）和檔案信息的屬性（如密級、類型、內容等）來綜合判斷用戶是否有權訪問特定的檔案信息，從而提供了更強的訪問控制能力。

1.3" "防護范疇進一步拓展

在傳統的檔案保密工作中，防護的重點往往集中在實體檔案上，如檔案室的物理安全、檔案的存儲與保管等。而在信息化時代，檔案的形式發生了根本性的變化，電子檔案成為主流，這使得傳統的實體防護范疇無法滿足需求［4］。為了適應這一變化，檔案保密工作必須將數據保護與信息安全納入核心任務，實現對檔案信息的全面保護。數據保護與信息安全強調對電子檔案的加密、完整性校驗和訪問控制。通過采用先進的加密技術，確保電子檔案在存儲和傳輸過程中的機密性，防止未經授權的訪問。同時，完整性校驗機制能夠確保檔案信息在傳輸或存儲過程中未被竄改或損壞，保持其原始性和真實性［5］。除了技術手段的應用，還要建立完善的信息安全管理體系，如制定嚴格的信息安全管理策略、流程和規范，明確各級人員的職責和權限，以及建立應急響應機制，以應對可能發生的信息安全事件。通過這些措施，能夠構建一個全方位、多層次的信息安全防護體系，確保檔案信息的整體性、安全性。

2" " "信息化時代檔案保密工作面臨的挑戰

2.1" "信息化環境愈加復雜

隨著信息化程度的不斷提高，檔案的數據量呈現出急劇增長的態勢，數據交互也變得更加頻繁和復雜。這一變化不僅極大地增加了數據管理的難度，還給檔案保密工作帶來了前所未有的壓力和挑戰。在此背景下，需要處理的數據量空前龐大，涵蓋基本信息和各種類型的管理與業務記錄。這些數據的頻繁交互和共享，雖然為管理和業務工作提供了便利，但同時也為數據泄露和非法訪問打開了大門。一些機構在面對如此龐大的數據量時，往往難以做到全面、有效的管理和控制，導致數據存儲和訪問控制等方面出現疏漏。例如，在處理數據時，由于缺乏嚴格的數據分類和訪問權限管理，敏感信息被無權限人員獲取。同時，在數據存儲和傳輸過程中，缺乏有效的加密和防護措施，使得數據在傳輸過程中容易被非法截取或竄改。此外，在與外部機構進行數據共享時，未能充分評估安全風險，導致數據泄露事件頻發。這些數據泄露事件不僅給相關人員帶來了嚴重的隱私侵犯風險和財產損失，還給機構帶來了聲譽損害和法律風險。

2.2" "技術更新趨勢與現有管理機制不匹配

隨著信息化技術的迅猛發展，各類信息管理系統、遠程服務技術、大數據平臺等，雖然在提升服務效率和質量方面發揮了重要作用，但也對檔案保密工作提出了更高的要求。技術更新迅速意味著需要不斷投入資源，這種頻繁的更新換代往往導致原有的保密技術和措施迅速過時，新的技術難題和安全隱患隨之而來。例如，檔案管理部門在引入一套先進的數據處理系統后，發現該系統與原有的信息安全體系存在不兼容問題，導致在數據傳輸和存儲過程中出現了安全漏洞，給檔案保密工作帶來極大的壓力。由于缺乏規范統一的信息化標準體系，內部文書管理、檔案管理等系統各自為政，信息不能共享和交換，形成大量“信息煙囪”和“信息孤島”，難以實現資源共享和相互補充。

2.3" "檔案保密意識不足

檔案保密工作既需要有責任感，又需要有使命感，所以檔案管理人員必須堅定使命意識，才能織密檔案管理“安全網”。目前，部分檔案管理部門在檔案管理工作中，存在管理人員的思想觀念落后和保密意識不足，對檔案進行保密管理的責任感不強，使命感較弱等問題。在檔案保密工作中，保密意識不足是一個亟待解決的問題。從員工的角度來看，保密意識不足往往源于對檔案保密工作重要性的認知偏差。部分員工可能錯誤地認為檔案保密只是管理層或特定部門的責任，與自己無關。從管理層的角度來看，保密意識不足往往與對檔案保密工作的重視程度不夠密切相關。在一些檔案管理部門中，管理層可能更加注重業務水平的提升和經濟效益的提升，而將檔案保密工作視為次要或輔助性的工作。

3" " "信息化時代檔案保密工作的對策

3.1" "強化信息安全技術應用與基礎設施建設

第一，搭建網絡防御系統。檔案管理部門應部署新一代防火墻，在提供傳統包過濾和端口防護功能的同時，能夠支持更深層次的應用識別、入侵預防功能及安全套接層（Secure Sockets Layer，SSL）檢查。在具體部署中，應先進行網絡環境的需求分析，選擇滿足網絡流量和復雜性需求的產品。安裝后，需要采取配套措施，如設定安全域、監控關鍵訪問點，并定期更新安全策略以適應新的威脅。同時，部署集成入侵檢測系統（Intrusion Detection Systems，IDS）和入侵防御系統（Intrusion Prevention System，IPS），以此監測和防御潛在攻擊，如自動隔離可疑流量和活動。另外，還要定期更新其簽名數據庫和軟件，以及持續監控其性能，確保它們能有效地識別和響應最新安全威脅。第二，實現數據全生命周期加密。在數據加密方面，應實施全生命周期加密策略，確保數據在創建、存儲、使用和傳輸的每一個階段都得到保護。具體而言，可選擇強大的加密算法（如AES-256）來加密存儲在服務器和備份設備上的數據。對于數據傳輸，可使用傳輸層安全協議（Transport Layer Security，TLS）等協議保護所有入站和出站數據，防止數據在傳輸過程中被竊取或竄改。此外，建立一個全面的密鑰管理系統，用于生成、存儲、分發、更換和撤銷加密密鑰。定期對加密實施和密鑰管理過程進行審核，以確保沒有安全漏洞。第三，建立強身份驗證和訪問控制機制。基于檔案保密工作的特點，部署多因素認證（Multi-Factor Authentication，MFA），結合使用密碼、生物識別技術（如指紋或面部識別）和安全令牌或手機App生成一次性代碼。同時，定期對訪問權限進行審查和調整，確保只有授權用戶在適當的監督下能夠訪問敏感數據，從而防止內部和外部數據被濫用或泄露。

3.2" "制定與執行全面的數據治理策略

第一，完善檔案信息分類標準。檔案管理部門需要建立一套全面的檔案信息分類標準，這不僅有助于保護敏感信息，還能提高信息檢索和利用效率。制定分類標準時，檔案管理部門應從數據敏感性和重要性的角度出發，區分不同層級的信息。例如，可以將數據分為高度敏感、敏感和非敏感三大類，每一類數據都要有對應的安全和訪問控制要求。在實際操作中，還應加強對檔案數據的評估，分析數據的內容、使用頻率、相關法律法規要求及潛在的風險等因素。完成分類后，需要在信息系統中進行部署和標記。考慮到信息技術更新迭代快的特性，對于使用率較高的數據還要加大后續的審查和更新力度。因此，應設立一個機制定期審查和調整分類標準。第二，提升檔案數據質量。高質量的數據能夠確保管理決策的準確性，并降低數據錯誤引發的安全風險。為此，檔案管理部門需要在數據錄入、存儲、處理和使用等各環節實施嚴格的質量控制措施。在數據錄入階段，應采用自動化工具，利用數據錄入模板和自動驗證軟件來確保輸入的數據符合格式要求并且邏輯一致。在數據存儲和處理階段，要對數據庫進行四性檢測。在數據的使用階段，應監督數據的查詢、報告生成和分析等活動。通過建立一套標準操作程序，增強數據的兼容性，從而最大限度發揮其價值，同時防止數據濫用和泄露。

3.3" "建立跨部門的信息安全協作機制

面對日益復雜的信息安全威脅，檔案管理部門必須認識到信息安全不是某個部門或某個人的責任，而是需要全體員工共同努力的系統工程。為此，要明確各部門的信息安全職責，并促進部門間的信息共享與協作。應從決策層設立專門的信息安全管理委員會，負責統籌協調全體的信息安全工作，制定統一的信息安全標準，并監督其實施。同時，各業務部門也需要設置信息安全專員，負責本部門日常的信息安全管理工作，并與信息安全管理委員會保持緊密溝通，共同應對信息安全事件。通過明確的職責劃分和緊密的協作機制，能夠形成一個統一、高效的信息安全防護體系。在建立跨部門協作機制的同時，還應注重增強全員的信息安全保密意識。檔案管理部門應定期開展信息安全培訓，使全員了解信息安全的重要性，掌握基本的信息安全知識和技能。培訓內容應涵蓋密碼管理、數據保護、網絡行為規范等方面，確保員工在日常工作中能夠自覺遵守信息安全規定。此外，還可以通過舉辦信息安全知識競賽、張貼信息安全宣傳海報等方式，營造全員關注信息安全的良好氛圍。通過這些措施，能夠逐步建立起一種“信息安全，人人有責”的文化，使每位員工都成為信息安全防護網的一環。

主要參考文獻

［1］陳秋香.信息化時代如何做好檔案的保密工作［J］.管理觀察，2019（17）：75-76.

［2］陳君.培養信息化風險意識與檔案保密意識探究［J］.黑龍江檔案，2023（6）：225-227.

［3］趙靜.信息化時代下檔案保密工作的思考［J］.石家莊鐵路職業技術學院學報，2023（4）：82-85.

［4］田欣.對信息化條件下檔案保密工作的思考［J］.陜西檔案，2014（3）：26-27.

［5］姜歐.信息化時代下做好醫院檔案工作的探索與思考［J］.辦公室業務，2014（5）：162.

［收稿日期］2024-09-19

［作者簡介］孫秀貞（1976— ），女，福建漳州人，館員，主要研究方向：檔案管理。