全過程管理視角下檔案解密與開放管理的問題及對策研究

［摘 要］檔案具有重要的開發利用價值，檔案解密與開放是社會文明的重要標志。涉密檔案的機密性和專業性較強，在被合法利用時有嚴格的管理要求。文章以檔案解密與開放管理為中心，將全過程管理分為前端、過程端、終端3個階段，概述全過程管理的內涵、檔案解密與開放的內涵和全過程管理的重要性，分析全過程管理視角下檔案解密與開放管理存在的問題，即評估工作不標準、解密流程不規范、監督機制不健全，最后針對全過程管理視角下檔案解密與開放管理提出建議，即前端把控，明確檔案前端的評估標準；過程嚴謹，規范檔案過程端流程；終端監督，健全檔案終端的監督機制。

［關鍵詞］全過程管理；檔案管理；檔案解密；檔案開放

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.08.057

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2025）08-0-03

0" " "引 言

隨著社會開放程度的不斷提高，人們對檔案開放的需求也逐漸增長，現有可供開放利用的檔案已難以滿足用戶的需求，檔案解密與開放管理有待優化。但是，檔案解密與開放并非易事，而是一項系統工程，任何一個環節出現問題，錯誤解密的檔案被別有用心的人濫用，都將引起連鎖反應，增大檔案遺失和檔案信息泄密的風險。為確保檔案的安全保密和合理利用，需要采取行之有效的管理措施，全過程管理應運而生。全過程管理對檔案解密與開放的整個過程和各個階段進行管理，力求從整體上保障檔案解密與開放的安全與質量，確保檔案解密與開放工作的全面性及各項工作的有序開展。全過程管理可以大致分為3個階段，即前端管理、過程端管理和終端管理。在檔案解密與開放管理中，應用全過程管理大有可為，現已成為檔案領域的重點研究方向。

1" " "全過程管理及檔案解密與開放概述

1.1" "全過程管理的內涵

全過程管理是一種全面管理工作的方法，強調從開始到結束各個環節和資源全方位的管理，有一套完整的系統和流程，注重工作流程的連貫性和協同性，管理過程貫穿整個項目或事務的生命周期，包括計劃、執行、監控和改進等。它著重強調工作流程的連貫性，促使各環節無縫對接，并深度挖掘不同階段、不同部門間協同合作的潛力，凝聚各方力量形成合力。憑借這種系統性、綜合性的管理模式，能精準契合現代管理動態演變、長期發展的多元需求，保障各項工作高效、穩健推進［1］。

1.2" "檔案解密與開放的內涵

檔案解密與開放這一過程較為嚴謹且復雜，涉及內容較多，對其需要秉持審慎態度。具體來說，須以國家法律法規為基本依據，綜合考量檔案性質、檔案內容、保密期限等多個因素，推進檔案解密與開放相關工作。從檔案解密的內涵來看，檔案解密是指將原本被列為秘密的檔案文件，按照法定程序解除其保密狀態，使其不再受保密法規的限制。解密的過程通常需要經過嚴格的審查和批準，確保信息的合法性和安全性［2］。檔案開放是指將原本封存、限制查閱的檔案文件或資料，經過法定程序向社會提供的活動。檔案解密與開放聯系密切，檔案開放以解密為前提，在解密基礎上向特定或廣泛用戶群體提供檔案，在檔案開放過程中需要遵循一定的原則和程序，確保檔案的安全和合法利用。

2" " "檔案解密與開放管理中應用全過程管理的重要性

檔案解密與開放管理中應用全過程管理至關重要，一是有利于保護國家安全與個人隱私。全過程管理對檔案解密與開放的每個環節均能嚴格把關，解密前可以對檔案解密與開放的效果進行評估，解密中規范檔案解密與開放流程，解密后對檔案利用情況進行監督與動態調整，通過全過程管理中嚴格的審查和批準流程防止不當解密，確保只有符合解密條件的檔案才能被開放，這對保護國家安全與個人隱私大有裨益。二是有利于提高檔案利用的效率與價值。全過程管理視角下，檔案解密與開放管理在檔案利用方面頗具意義，其明確了檔案解密與開放審核的職責和要求，合理地安排解密環節的解密順序。同時，通過建立開放標準，整個過程的規范化管理程度提高，可以充分挖掘檔案的價值。此外，檔案解密與開放環節按規定流程操作便于快速找到所需檔案，從而提高了檔案利用的效率與價值［3］。三是有利于提高檔案管理流程的透明度。全過程管理在檔案解密與開放管理中應用后，整個管理過程信息真實、嚴謹、規范、可追溯，保證了檔案解密與開放流程的公開、公正，提高了檔案解密與開放管理流程的透明度。

3" " "全過程管理視角下檔案解密與開放管理的問題

3.1" "檔案解密與開放前端的評估工作不標準

全過程管理中檔案前端評估工作面臨諸多難題，評估工作不標準造成檔案解密與開放可能存在安全隱患。就目前而言，在對檔案內容、性質、涉密程度進行評估時，由于缺乏統一的標準細則，不同評估人員易產生分歧。尤其是對于一些涉及多領域交叉內容的檔案，內容復雜且信息多元，需要綜合考慮不同領域的保密規則，但因缺乏明確統一的標準，檔案解密與開放的難度較大。同時，檔案解密與開放前端的評估工作不標準還給檔案來源追溯帶來諸多困難，加之檔案解密中流轉環節復雜、標識缺失或模糊、來源渠道多樣等潛在的檔案管理風險，困擾著檔案解密與開放［4］。

3.2" "檔案解密與開放過程端的流程不規范

基于全過程管理的檔案解密與開放在過程端也存在問題，其中解密流程不規范是主要問題，檔案管理人員面對既有的檔案解密與開放流程標準和規則，在執行過程中存在漏洞，不能規范操作。目前，在檔案解密與開放管理中，由于管理流程不規范造成的人為疏忽或違規操作的現象時有發生，給個人和單位帶來嚴重損失［5］。同時，信息技術發展迅速也給檔案解密與開放帶來一些挑戰，檔案解密與開放流程中雖然應用了現代信息技術，但尚未與時俱進地升級信息技術，也未及時更新加密處理和訪問權限設置，由此帶來的技術安全隱患和問題容易導致檔案內容泄露。此外，檔案解密與開放環節的精細化管理不規范，也會損害檔案管理工作的整體質量。

3.3" "檔案解密與開放終端的監督機制不健全

現階段，檔案解密與開放在全過程管理的終端環節也存在一些問題。基于全過程管理的檔案解密與開放管理中，終端環節是最后一環，檔案解密與開放監督機制的監督范圍有限，意味著可能有部分用戶的不當操作處于監管盲區，有的用戶在監管盲區下會做出超出自身權限的訪問、下載高密級檔案的行為，更有甚者對檔案內容進行竄改、刪除等惡意操作，影響了檔案的安全性和完整性。不僅如此，檔案解密與開放的監督具有延續性，但實際應用中還存在無法動態調整檔案管理工作的問題，造成檔案資源的浪費［6］。

4" " "全過程管理視角下檔案解密與開放管理的建議

4.1" "前端把控，明確檔案前端的評估標準

4.1.1" "組建專業評估團隊

檔案解密與開放項目的啟動和規劃階段可作為前端階段，而專業評估團隊是前端把控的核心力量。在檔案解密與開放的過程中應組建專業的評估團隊，嚴格判定檔案能否解密開放。團隊成員的構成應采取多元化組合的方式，包含精通檔案管理的專家、熟悉檔案所涉領域的學者以及保密工作經驗豐富的專家等，使不同成員之間協同互補，精準考量檔案的性質、涉密程度、內容價值等。同時，檔案解密與開放的評估專員應對每份檔案展開全面且細致的審查，從歷史背景、形成過程到具體細節深入剖析檔案內容，全面審查整個過程中的涉密信息，不放過任何涉密要素［7］。此外，還應依據國家法規和最新形勢，對檔案的涉密等級進行綜合研判和重新評估，確定檔案的涉密等級，如絕密、機密、秘密等級別。對于保密期限也應予以明示，在此過程中嚴格按照相關法律和標準評估，確保評估標準明確，定級準確。

4.1.2" "規范檔案來源渠道

規范檔案來源渠道，是全過程管理的重要內容。在檔案解密與開放管理中，應建立嚴格且完善的檔案接收制度。檔案管理人員在接收檔案時需要對檔案來源單位或個人進行詳細登記，要求移交方提供內容翔實的檔案形成背景資料，規范記錄檔案產生的時間、地點、原因等信息。同時，詳細記錄檔案相關人員和事件的信息，包括人員身份、角色，事件的性質、經過等。對于那些來源不明或信息不完整的檔案，要進行特殊標記，避免問題檔案混入，并安排專門人員進一步核查，通過多種途徑追溯其來源，保證檔案來源可靠、信息完整。

4.2" "過程嚴謹，規范檔案過程端解密流程

4.2.1" "規范解密流程

檔案解密流程始于檔案保管部門發起申請。在申請過程中，保管部門需要認真梳理檔案信息，按照規定格式填寫申請表格，詳細闡述申請解密的原因和依據。同時，附上專業評估報告。這份報告需由專業評估團隊精心制作，內容涵蓋對檔案形成背景、涉密程度、價值及潛在風險等的深度剖析。上級保密部門在接到申請和報告后，應依據國家保密法規和相關政策對檔案進行嚴格審核。審核人員應仔細核對報告內容與檔案實際情況是否相符，評估解密可能帶來的影響。若在審核過程中遇到復雜情況，如檔案涉及多方利益、涉密內容與新技術發展相關等，必須組織專家團隊進行論證，在專家權威性的見解和多元視角下，專家團隊從不同專業角度出發，綜合分析解密的必要性和安全性，確保審核精準科學。最后，由主管領導根據前面環節的結果進行審批。整個過程中的每一個步驟都要詳細記錄在專門的檔案解密流程記錄冊中，記錄內容包括參與人員、操作時間、審核意見等，以便形成清晰、可追溯的解密路徑［8］。

4.2.2" "應用安全技術

在檔案解密期間，檔案管理部門應采用先進的加密技術對檔案實施臨時防護。這種加密技術要具備高度的安全性和可靠性，能夠基于復雜的算法生成加密密鑰，確保檔案內容在解密過程中不會被未授權訪問，僅授權人員憑特定解密密鑰方能訪問，且授權要經過多道身份驗證，層層把關。在進入檔案開放環節之后，依據涉密程度和重要性合理設置不同層級的訪問權限。

4.2.3" "明確開放范圍和方式

在檔案開放范圍方面，可以根據具體情況采取以下3種形式：一是社會全開放，開放的是與公眾利益相關、無涉密且有教育科普價值的歷史文化、公共衛生科普檔案。二是部分開放，如企業非核心經營數據、科研非關鍵環節檔案。三是特定群體開放，如軍事院校教學資料。在檔案開放方式方面，有線上數據庫查詢、線下閱覽室查閱等，特殊檔案應在用戶預約后按規查閱。

4.3" "終端監督，健全檔案終端的監督機制

4.3.1" "健全監督機制

在健全檔案終端的監督機制方面，應運用信息技術搭建監控系統，實時監測用戶與檔案系統交互行為，如在數據庫服務器端部署軟件來捕捉和分析操作指令，詳細記錄用戶訪問時間（精確到秒）、登錄與退出時間、訪問內容（標題、編號、內容板塊），對于下載或復制操作，記錄文件名稱、版本、格式和時間，形成操作日志。制定異常行為判定規則，對于短時間內頻繁訪問權限外高密級檔案或下載量超閾值的情況，系統檢測到異常立即觸發報警，通過彈窗、短信、郵件等方式向安全管理部門和技術人員報警，安全管理部門和技術人員收到報警后應啟動應急處理流程，如凍結賬號、限制可疑IP訪問，以防信息泄露和竄改［9］。

4.3.2" "動態調整優化

全過程管理視角下，檔案解密與開放管理相關人員應建立多樣化的用戶反饋收集渠道，定期發放在線調查問卷，調查內容力求廣泛，涵蓋查詢便捷性、內容完整性、開放范圍合理性等評價建議；在查詢系統界面設置反饋入口，在線下閱覽室設置意見箱。整理并分析反饋信息，以便及時發現需求和問題。同時，關注社會變化，專人跟蹤檔案管理和保密相關法律法規的更新，保密法修訂后檢查工作是否合規。此外，還要留意社會熱點問題對檔案需求的影響，對于歷史時期的研究成為熱點，應提高該時期檔案開放程度；當新興產業發展較快且對相關檔案需求增大時，應考慮適時調整產業早期研究檔案的開放范圍，通過動態調整優化措施，滿足社會發展對檔案解密與開放的需要。

5" " "結束語

全過程管理視角下檔案解密與開放管理任重道遠，不僅技術含量較高，而且涉及政治、法律、社會等多個因素。在檔案解密與開放管理的過程中，應從全過程管理視角出發，做好對檔案解密與開放的統籌規劃，通過嚴謹的前端把控、精細的過程管理和持續優化的終端監督，促進檔案解密與開放工作嚴謹且有序地開展，從而最大化發揮檔案的價值，提高檔案的可用性，確保檔案資源的安全、合法利用，推動檔案事業在新時代高質量發展。

主要參考文獻

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［4］陳青，葉海燕.基于共建共治共享的檔案治理現代化研究［J］.城建檔案，2021（4）：102-105.

［5］胡誠，王協舟，陳星.《機關檔案工作條例》修訂的原則思路與具體建議［J］.檔案學研究，2022（3）：21-27.

［6］王蛟洋.數據賦能視角下，基層政務檔案利用助推社會治理智能化［J］.蘭臺內外，2023（10）：82-84.

［7］曹宇，劉思思.利用人工智能進行檔案開放審核的流程分析［J］.檔案，2024（5）：4-10.

［8］韋芳芳.國家安全視角下涉密檔案安全管理體系構建［J］.山西檔案，2024（6）：47-50.

［9］肖秋會，王玉，張博聞.總體國家安全觀視域下檔案解密現實困境及對策［J］.檔案學通訊，2023（2）：31-38.

［收稿日期］2024-10-18

［作者簡介］熊紫辰（1990— ），女，湖南永州人，館員，主要研究方向：檔案管理。