信息化管理視角下高校會計檔案影像化的困難與對策

摘要：因傳統紙質會計檔案的特殊性和局限性，高校正在基于信息化管理視角逐步推行會計檔案影像化，以便在未來實現全面電子化。然而，根據工作實踐經驗，會計檔案實行影像化仍然面臨傳統會計思想根深蒂固、設備設施更新跟不上工作需要、系統管理功能不完善等諸多困難，為此建議各級財務管理部門思想上真正重視會計檔案影像化工作，制定會計檔案影像化工作標準，配備功能齊全的設施設備，加強人才引進與業務培訓，以期為高校會計檔案影像化實踐工作提供參考，最終順利實現財務信息化管理。

關鍵詞：信息化管理；會計檔案；影像化；高校

0 引言

黨的十八屆三中全會提出“財政是國家治理的基礎和重要支柱”，那么高校財政也是高校管理與發展的基礎和支柱。高校財務管理是高校校務管理的重要組成部分，關系到高校的有效運營與順利發展。而高校財務會計檔案管理又是高校財務管理不可或缺的重要環節，良好而科學的會計檔案管理可以提高高校財務管理的有效性，避免風險，為高校發展戰略目標的實現提供可靠保障。在互聯網技術快速發展大背景下，傳統紙質會計檔案管理方式已不能滿足財務信息化管理及高校快速發展需要，高校會計檔案管理電子化、信息化勢在必行。當前不少高校財務報賬仍然實行紙質形式，高校會計檔案影像化成為財務信息化管理最基本的步驟[1-4]。因此，針對目前Y高校會計檔案影像化實踐工作中存在的問題提出相應對策，具有現實意義。

1 傳統紙質會計檔案影像化的必要性與價值

根據《會計檔案管理辦法》的定義，會計檔案是指“單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”[5]。也就是說，會計檔案既包括傳統意義上的紙質會計檔案，又包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。財務檔案管理人員在一個會計年度完成后，把會計資料按序整理裝訂歸檔，以備其在生命周期內被調用。從信息化管理視角看，傳統紙質會計檔案的保管與使用具有局限性。

1.1 紙質會計檔案保管期限延長，導致管理難度加大

每個會計檔案都承載著一個財務業務活動過程，財務業務活動的真實性、完整性、規范性、合法性與否，集中體現在以一個個會計憑證為具體形式的會計檔案之中，必須對其進行妥善保存，以便以后因賬目清理、財務審計等方面的需要而隨時查閱。

針對會計檔案的特殊性，自2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限由原來的3年、5年、10年、15年、25年5類改為10年和30年兩類，而會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊和會計檔案鑒定意見書則永久保存[5]。會計檔案保管期限相應延長，對于紙質會計檔案而言，顯然加大了管理難度和風險。

1.2 紙質會計檔案保管環境要求高

多年來，高校招生規模呈現擴大之勢，師生和其他員工人數相應逐年增加，涉及的財務支出報賬、收入核算、支出核算、績效預算等事項紛繁而復雜，導致財務業務量日增月長，會計憑證量也猛增。

隨著紙質會計憑證的逐年增多，會計檔案室面臨較大的存儲壓力。紙質會計檔案保管所需的物理空間持續擴大，已成為高校急需解決的難題。尤為重要的是，財務會計檔案保管對環境的要求近乎嚴苛。其一，室內要通風、透氣又不能透光；其二，要做到“七防”，即防火、防盜、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防病菌病毒。

防火，即嚴禁在會計檔案室抽煙，尤需嚴防人為縱火，必須在會計檔案室裝配消防設備，如滅火器等消防必備品；防盜，即嚴防人為偷盜、破壞會計檔案，有必要安裝監控攝像頭及防盜報警裝置；防潮，尤其在南方潮濕氣候地帶，需防止紙質會計檔案潮濕腐爛，所以會計檔案室一般設在樓上；防高溫，主要要求紙質會計檔案在常溫下保存，防止氣溫太高導致檔案紙張變質易碎，所以在熱帶地區，檔案室需安裝空調；防鼠，就是防止因老鼠嚙咬而使紙質會計檔案的完整性遭到破壞，所以應按放捕鼠裝置及滅鼠藥；防蟲，就是防止書蟲叮咬紙質會計檔案，需定期對紙質會計檔案噴灑殺蟲劑；防病菌病毒，就是防止紙質會計檔案沾染病菌病毒，導致檔案紙張變質發霉而難以被人發現，發現時紙張已完全碎化而無法查閱，因此需定期噴灑防病菌病毒藥品。

總之，紙質會計檔案的保存并不容易，需要多方面的物資投入。紙質會計檔案日益增加，其存儲所需要的物理空間越來越大，管理成本也越來越高，對會計檔案管理提出了更大挑戰。

1.3 紙質會計檔案借閱搬運勞力費時、使用效率低

紙質會計檔案歷來是財務憑證按一定的規律裝訂成本成冊歸檔，若要借閱必須以冊為單位，每冊即一本憑證。例如，當需要查閱100個會計憑證時，如果此100個會計憑證正好分布在100本憑證中，按照一本憑證重1～1.5kg計算，100本憑證的重量則達100～150kg。如此重的檔案從檔案架上搬下搬上實屬不易。另外，要在成千上萬本憑證中找出所需憑證，借出搬走，人工翻閱，拍照或復印，再歸還上架，勞力費時。

再舉一個工作上的實例，Y高校與一位外聘員工發生工資糾紛，并且上升到了法律層面。Y高校只有找到有力證據才有勝訴可能。于是，Y高校找來相關人員，要求其把有關這位外聘員工履職期間所發酬金憑證找出來，再把酬金憑證中有關這位員工的工資單復印出來。而歷年紙質會計檔案保管因其特殊性，一般已移交學校檔案館專設會計檔案保管室保存，要查找每年每月的酬金憑證，只能前往學校檔案館。因這位外聘員工工作的時間較長，涉及的檔案期間有十四五年，因此，檔案保管員只能加班加點查找相關會計憑證資料，用時近兩個月。由此可見，紙質會計檔案不僅不便于查找、使用，而且在借閱當中又存在破損、遺失風險。如此傳統的工作方式，與當下信息化管理的要求不相符，與高校高質量發展的要求不相融。

為深入貫徹黨中央、國務院關于加強財會監督決策的要求，進一步規范高校財務行為，落實管理要求，促進高校發展，高校財務每年都要進行常規審計、離任審計、經濟責任審計、項目結題審計等，高校的財務審計工作已成為重要的管理工作。審計工作要依靠歷年的會計檔案，教師、審計人員、財務人員不得不頻繁奔波于學校檔案館查找相關會計檔案。

有時存在這種情況：因審計工作需要，幾個部門同時需要查閱同一冊憑證，甚至同一個憑證，那就需按照先來后到的原則辦理。后到者則只能停下手中的會計檔案查閱工作，耐心、有序地等待先來者查閱完結歸檔，才能再查閱。所以，紙質會計檔案不能同時共享。

1.4 紙質會計檔案違背環保原則，保存信息質量隨時間延長而變差

從環保角度看，紙質會計檔案長期保存也是不可取的。隨著高校快速發展，財務業務量逐年增長，會計憑證量也持續擴容，每年的用紙量成噸增加，一般高校5萬個憑證用紙量在1.5t左右。根據經驗，Y高校會計憑證年產量達到50萬個，每年用紙量達到15t。放眼全國，所有高校的用紙量更不可計算了。另外，紙質會計檔案隨著時間的延長會存在墨跡變淡、紙張泛黃、字跡模糊等現象，導致其真實性、完整性、安全性、可用性難以得到保障。

綜上所述，傳統會計檔案管理模式已不能滿足高校快速發展的需要。《會計檔案管理方法》已將電子會計檔案納入會計檔案范圍。2021年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》第三十七條規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”[6]。針對目前的狀況，如何推動會計檔案信息化建設是高校財務管理亟待解決的問題。

以Y高校為例，財務部門已搭建了財務信息平臺，實施了智能報賬，各種電子憑證、電子賬簿、電子報表、銀行電子回單、電子發票已規范使用。當下把紙質會計憑證進行影像化，就是把記賬憑證和原始憑證通過清晰度高的掃描儀或高拍儀進行數字化處理，形成電子化的影像文件，并通過一定格式存儲于計算機，再按年度存儲于移動硬盤，即可為會計檔案備份。紙質會計檔案萬一損壞，并不影響后續查找會計憑證。會計憑證影像化的實施使得會計資料基本實現電子化，推動了會計檔案信息化發展。這樣一來，已獲權限人員，只需一臺計算機、一個端口，一鍵輸入即可查找會計資料，并根據需要下載、傳輸、存儲、使用，省去了到憑證堆里尋找、下架、借閱、拍照、復印、歸還上架環節。會計憑證影像化后，會計資料隨時隨地可查，相關人員不用來回奔波于學校檔案館的會計檔案保管室。可以說，真正實現了“讓數據多跑路，讓群眾少跑路”，節省了工作人員的寶貴時間，提高了工作效率。會計憑證影像化后，可以實現“會計檔案共享”，教師不用按先來后到原則排隊等候查找憑證，同一憑證同時多人可查，即多人可共享同一本會計憑證；同時，電子化的會計憑證可長期高質量保存且不占物理空間，解決了高校檔案館空間不足難題，降低了管理成本；有利于會計檔案數據的深度開發和有效利用，為學校決策和管理提供更具參考價值的會計信息，同時也推動高校財務信息化管理發展進程。

2 高校會計檔案影像化存在的實際問題

高校紙質會計憑證影像化是會計檔案管理的一項重大舉措，會計檔案管理從此拉開信息化序幕。然而，以Y高校為例，會計憑證影像化工作目前仍然處在初始階段，各種條件不成熟，設施不完備，在實際操作過程中存在不少困難，直接關系到會計檔案影像化質量，在一定程度上反而加重了財務人員的工作負擔，阻礙了財務信息化管理的快速發展。下面以Y高校為例談一談會計檔案影像化的困難。

2.1 傳統會計思想根深蒂固

當下數字技術發展迅速，會計檔案完全可以數據化、電子化，但習慣于以紙質會計憑證報賬的教師，一時間并不愿以電子形式提交報賬憑證。所以，會計檔案之所以能以傳統載體形式存在并延續下去，與教師及財務管理人員思想認識息息相關。比如，當前項目結題報賬時，教師總會習慣性地提交紙質報賬憑證資料；審計時又不厭其煩地以紙質形式提交這些會計檔案材料。

如此，紙質會計檔案整整齊齊地擺在擁擠的財務處會計檔案室，占用了會計檔案室的有限空間；或者轉交學校檔案館會計檔案保管室，由其悉心保管，致使學校檔案館會計檔案保管室中的會計檔案成千上萬本，需要諸多人力與時間，才能做到編號登記、有序歸檔，耗費在紙質會計檔案的成本較大。工作需要時，相關人員又需根據編號與報賬時間翻閱大量會計檔案，查到一個個會計報賬憑證，此又不容易。所以，傳統會計思想根深蒂固，嚴重阻礙了會計檔案信息化發展進度。

2.2 設備設施更新跟不上工作需要

信息化時代在給會計檔案管理帶來機遇同時，也為其帶來了挑戰。會計憑證影像化是財務管理一次新的變革，其讓傳統會計檔案管理邁入信息化時代。然而，目前會計檔案影像化仍然處于初期實施階段，掃描儀、高拍儀等進行影像化的最重要設備，因在掃描成千上萬個會計憑證時超強度工作，往往提前老化，導致影視化工作時常出現意想不到的問題，如影像不清晰，圖像不完整，影像殘缺、漏掃，重復上傳圖像，上傳數據庫圖片不符等，增加了會計檔案影像化實施難度。

目前，Y高校財務處的掃描儀等會計檔案影像化設備，因每天高強度作業，老化極快，更新頻繁，新的設備還沒有采購回來，舊的設備已難以工作。如此，不但影響會計檔案影像化質量，影像采集人員、質檢人員工作量也成倍增加，加重了工作人員的負擔，阻礙了高校財務信息化改革進程。

2.3 系統管理功能不完善

隨著高校財務信息化管理的不斷深入，在“大智移云”背景下，各高校實施會計檔案影像化，推動會計檔案電子化信息化發展。同時，會計檔案信息化發展對會計檔案管理系統提出更高的要求。理論上，會計檔案電子化應先分派掃描任務。在掃描任務內，會計憑證通過掃描儀或高拍儀，按記賬憑證上生成的一對一形式的二維碼，與掃描圖像信息關聯，再由相關人員將其上傳到服務器形成影像數據庫，存儲、加工之后以備使用。然而，目前會計檔案影像化建設處于初始起步階段，學校財務檔案管理系統功能不完善，系統對影像化圖像資料中的信息不能進行識別、提取和標記，檢索資源單一，下載、傳輸速度緩慢。如在查找會計檔案時，只能以會計憑證號或二維碼一一查找再單個下載，雖然可省去在憑證堆里翻閱查找會計憑證的麻煩，但還是沒有達到會計檔案真正信息化的理想效果。

另外，會計檔案與學校財務平臺等沒有安全搭建信息通道，會計檔案信息化資源未能按需共享，會計檔案不能發揮其效能，降低了使用效率，相應阻礙了會計檔案信息化改革進程。

2.4 學校重視不夠，人手配備不齊

Y高校歷來對教育教學、科研等工作很重視，但對財務管理工作，一般只關注財務指標完成程度、資金收支情況、績效預算管理等事項，并沒有意識到承載這些財務數據的載體——會計資料保管的重要性。Y高校只要求會計檔案管理人員把會計資料分類整理、裝訂保管，并兼顧“崗位不相容”原則即可（出納人員不可兼會計檔案管理員），人員配置一直缺編，造成會計檔案影像化工作往往人手不夠。

會計檔案影像化管理工作也對人員的綜合素質提出了更高要求，他們不僅要具備財務專業知識，而且要有計算機數據維護、升級、加密管理及檔案管理的專業知識。但目前高校會計檔案管理工作一般會安排臨近退休的財務老同志或因身體不好而需要照顧的財務人員來負責。如此人事安排，會計憑證影像化工作實在難以推進。

2.5 未制定工作標準和內部管控制度

目前，高校會計檔案影像化處于初步實施階段，沒有一套系統的內部管控制度，沒有明確、統一的影像化標準。工作人員也沒有經過培訓，工作職責不分明。若發現問題不能及時改正，問題就會一直存在。這些勢必影響會計檔案影像化工作的正常開展。

根據上級財務管理部門的要求，Y高校對會計檔案實行影像化，但是僅隨意安排1位臨近退休的老同志負責，也沒有任何工作要求。這位老同志沒有經過任何會計檔案影像化方面的工作培訓，對于掃描儀和高拍儀操作都存在困難。如此情況下，工作效率一直低下，導致待影像化的會計檔案堆積如山。

3 高校會計檔案影像化對策

根據實踐經驗，高校會計檔案影像化確實存在諸多困難，必須實施有效的對策。

3.1 解放思想，充分重視會計檔案影像化工作

財務信息化管理是財務管理發展的必然趨勢。會計憑證影像化是會計檔案走向信息化管理的重要一步。隨著政府對高校財務監控的抓緊，如加強審計工作，會計檔案利用率會越來越高，高校管理層應解放思想、轉變觀念，進一步重視會計檔案影像化工作。首先，在設備配置上，預留會計檔案管理預算專項資金，購買更為先進的掃描儀或高拍儀；其次，在條件允許的情況下，增設財務會計檔案管理科，加快會計檔案影像化建設步伐，高效發揮會計檔案在信息決策、管理中的作用；最后，在人員配置上，盡快引進信息化管理方面的專業人才，提高會計檔案影像化工作效率。

3.2 建立標準化制度

建立工作標準是會計檔案影像化工作的基礎，有了制度，才可能明確人員在會計檔案影像化中的職責，使其各司其職、各盡其才。會計憑證影像化工作流程包括憑證整理（以A4紙為標準，粘貼、修剪、整理）、批量掃描或單個高拍、影像質檢審核（真實性、完整性、可用性、安全性）、數據采集保存、數據共享服務等環節。只有為每個環節制定工作標準，形成標準化制度，會計檔案影像化工作才有章可循。

以Y高校為例，整個標準化制度構建流程由主管教師帶領數名學生助理完成，每個學生助理負責其中一個環節，進行流水式作業。由此，為每個環節制定工作標準，形成一整套制度，以保障影像化工作有序、準確、完整，實現會計檔案影像化質量達標。因此，為會計檔案影像化各個環節制定系統的內部管控制度，使每個環節皆有標準可依、有制度可控，能更有效地推進會計憑證影像化工作。

3.3 配備功能齊全的設施設備

高校會計檔案影像化是財務會計檔案管理的一個亮點，是會計檔案管理進入信息化時代的開端，而功能齊全的設施設備是會計憑證影像化的基石。在配置會計檔案影像化設備時，要考慮：高質量的影像圖，能使影像化后的會計資料真實、完整、清晰；穩定的存儲系統，確保影像資料長期存儲，安全可靠；盡量將OCR（光學字符識別）技術運用到掃描中，能對影像資料關鍵信息如金額、報銷內容摘要、報銷人、項目號、預約單號等進行識別、讀取、文字轉換，并對獲取的結果進行分類標記，建立索引，最終形成一個精準檢索的會計檔案數據庫。這樣在查閱會計檔案時可以輕松、準確，能全面檢索所需信息，并保存成Excel格式文件，以便對數據進行挖掘和統計利用。同時，確保影像化會計資料的安全性，不能篡改，不能刪除，設置嚴格、完善的分類別、分等級訪問權限。只有配備功能齊全、技術先進的影像化設備，會計檔案影像化工作才能真正有效推進。

總之，配備功能齊全的設施設備，給會計檔案影像化工作打下堅實的基礎，讓會計檔案的真實性、完整性、安全性、可用性落實到位，快速推進會計檔案影像化高質量發展。

3.4 加強人才引進與業務培訓

由于對會計檔案進行影像化需要操作現代電子設備，如掃描儀等，相應對從事此項工作的人員提出了更高的要求。會計檔案影像化工作人員不但需具備會計專業技能與知識，還要懂計算機操作技術、數據處理技能、網絡系統的維護技術、財務保密技術（含財務機密和國家機密）等。不能保證一人多技的情況下，高校可適當引進熟悉計算機操作的人員和數理統計專業人員。

同時，根據會計檔案影像工作的實踐需要，高校應定期對從事會計檔案影像化工作的相關人員進行業務培訓，使其更熟練地操作計算機，提升數據處理技能和熟練掌握圖像掃描的技能，提高會計憑證影像化工作效率，以實現會計檔案信息化、電子化改革之最終目的。

4 結語

事實上，從當前高校會計檔案管理改革的必要性出發，傳統紙質會計檔案的保管與使用具有其局限性，高校會計檔案影像化十分有必要。隨著現代計算機技術的發展，以及掃描和拍攝技術的進步，高校會計檔案影像化從技術層面看又是完全可實現的。從當下會計檔案影像化工作實踐看，目前高校會計檔案影像化仍然存在諸多困難，需通過充分重視會計檔案影像化工作、建立標準化制度、配備功能齊全的設施設備、加強人才引進與業務培訓等措施，進一步推動會計檔案管理信息化進程。

參考文獻

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收稿日期：2024-10-29

作者簡介：

易定華，女，1975年生，本科，會計師，主要研究方向：財務管理與會計。