數智賦能高校財務報銷服務水平提升研究

摘要：傳統財務報銷模式已難以滿足當下高校發展的需要。隨著數字技術的推廣與應用，構建數智化的高校財務報銷服務平臺，是提升財務服務水平的重要途徑。在分析制約高校財務報銷服務水平提升因素的基礎上，從財務報銷預約單智能申報、財務報銷預約單線上審批、財務報銷智能核驗與記賬、財務報銷智能結算支付到最后生成財務電子會計檔案，建立全生命周期的數智化財務綜合服務平臺，并完善相應保障措施，從而提升高校財務報銷服務水平。

關鍵詞：數智賦能；財務報銷；高校

0 引言

網上財務報賬系統的推行提高了財務報銷工作的效率，在一定程度上緩解了報銷難現象。但隨著教育經費和科研經費的不斷增加，財務核算工作量日益增大，審批流程煩瑣，財務退單率高，造成高校財務核銷人員面臨巨大壓力和挑戰[1]。目前，財務報銷難問題在各個高校普遍、客觀存在，而且運用網上報賬系統仍未能得到有效解決。隨著大數據、云計算、物聯網、移動互聯網等信息技術的應用，數智化財務綜合服務平臺建設為財務報銷工作帶來新的啟示和應用，有助于進一步提升財務報銷服務效率和質量。

1 高校財務報銷服務水平提升的制約因素

目前，制約高校財務報銷服務水平提升的關鍵因素有以下4個方面：

1.1 人員配備不齊

從財務人員角度看，專業結構的配備不夠齊全。高校財務人員大多來自財務會計相關專業，缺乏對信息技術的掌握與應用能力，僅能承擔財務處日常報銷和會計核算業務，當財務報賬系統運行出現故障時，通常無法有效解決問題。隨著數字技術的發展與應用，信息技術人員的配備顯得尤為重要[2]。只有綜合應用數字技術與財務知識，才能實現財務報銷平臺的數字化、智能化發展。當然，財務報銷能力的提升并不單純針對財務核銷人員，作為服務對象的廣大師生同樣應該具備財務報銷所需要的基本財務知識。從服務對象角度看，高校師生對財務報銷規章制度不了解、不熟悉，導致提交的原始報銷單據不規范、不合理，進一步加劇了財務報銷難現狀。

1.2 信息溝通不暢

從高校財務服務供給側和需求側看，供需雙方存在信息溝通不暢，甚至缺乏溝通的情況，導致財務報銷預約單差錯率較高。從供給側看，高校財務部門在出臺財務管理辦法、財務報銷規定等相關制度之前，并沒有進行充分的考察調研，沒有深入教學科研單位等財務制度執行部門了解服務對象的訴求，沒有在全校范圍內廣泛征求意見和建議；從需求側看，高校教師通常忙于教學與科研工作，很少積極、主動地了解相關財務報銷政策，在遇到報銷問題時，大多依賴同事間的報銷經驗或臨時咨詢財務核算人員，導致財務報銷預約單質量良莠不齊。供需雙方沒有進行有效的溝通和交流，長此以往，很多時候新出臺的財務報銷管理辦法已經施行，但是學校大部分師生卻對此一無所知，制約了財務報銷服務水平的提升。

1.3 財務意識淡薄

高校師生財務意識淡薄，對財務報銷工作不重視，甚至漠視，對財務規章制度的認知和遵守存在一定的抵觸心理，不能嚴格按照財務規定辦理財務報銷業務，導致財務核算面臨壓力與挑戰。增強全校師生的財務意識，不僅僅為了在應對財務報銷業務時得心應手，也與日常工作和生活息息相關。例如，高校教師的住宿費發票超標準等問題時有發生，就是缺乏財務意識的表現。高校師生增強財務意識，掌握基本的財務報銷知識，能避免財務報銷過程中因出現一些低級錯誤而被退單。

1.4 財務系統不完善

目前，在高校投入使用的財務報賬系統上，報銷經辦人可以在線填報財務報銷預約單，實現了從紙質填報到線上填報的方式轉變，但報銷預約單內容是否合適、經費預算額度是否合規等都需要財務核算人員審核確認，經常出現報銷預約單被退回而需重新預約的情況，無形中造成了時間成本和人員精力的浪費，加大了財務核銷人員的工作量。通常，財務報銷預約單需要具有相關審批權限的領導簽字，經費來源多種多樣導致項目負責人簽字涉及多個不同部門[3]。同時，財務報銷還涉及招標采購管理、固定資產監管、科研費用監督等職能，涉及招標采購辦公室、國有資產管理處、科技處等多個不同部門。由于當下財務預約報賬系統是單獨運行的，并沒有與財務核算系統、校園OA（辦公自動化）系統、科技平臺等連接，導致財務報銷業務并不能實現一網通辦。數字技術時代，僅提供在線填報服務的財務預約報賬系統已經不能滿足高校發展需要。只有形成從填報預約、簽字審批、會計核驗與記賬、結算支付到生成會計憑證全流程的數智化財務綜合服務平臺，才能有效提升財務服務質量。

2 數智賦能高校財務報銷服務水平提升路徑

隨著數字技術的發展與應用，傳統的預約叫號模式及投遞柜接單模式已經不能滿足高校日益增長的財務報銷需要。只有借鑒數字化知識和智能化技術，深度挖掘師生多元化需求，探索建立無紙化、數字化、智能化的財務綜合服務平臺，才能實現高校財務報銷服務水平的提升。

2.1 數智賦能高校財務報銷預約單智能申報

報銷經辦人通過OCR（光學字符識別）技術識別采集發票信息，并上傳至與財政部、國家稅務總局票據查驗平臺相關聯的財務報銷平臺，自動查驗發票真偽；與學校電子發票數據庫自動查重比對并反饋查驗結果。若發票查驗未通過，財務報銷平臺將提示經辦人重新采集發票內容；只有查驗通過后的發票，才會通過OCR技術被提取票面金額、日期、費用明細等內容，并被填錄到財務報銷平臺，形成初始的財務報銷預約單。OCR技術識別采集發票信息智能申報流程見圖1。OCR技術也能識別和采集合同、文字說明等非標準化信息，將其歸集為結構化數據并保存，作為附件資料隨發票信息一同錄入財務報銷平臺。經辦人在對初始財務報銷預約單的內容進行識別、判斷的基礎上，只需補充、完善相關不準確的信息即可。OCR技術將煩瑣的財務預約申報流程智能化，替代了傳統的手工操作錄入方式，大大提高了師生預約填報效率和準確率。

2.2 數智賦能高校財務報銷預約單線上審批

財務報銷預約單通過線上審批流程傳送至歸口部門負責人或對應的項目負責人在線審批，負責人可以利用手機App、微信小程序、PC端等隨時、隨地簽字審批，經辦人也能隨時查看審批流程。審批通過后的預約單被傳送至預約報銷平臺，等待財務核算人員在線提單；未通過審批的預約單被退回至上一環節，經辦人會收到平臺、App、小程序的反饋提示信息，及時修改存在的問題并再次提請審批。財務報銷預約單線上審批流程見圖2。將線上審批流程嵌入財務報銷平臺，打破了傳統財務報銷模式受時間、地點等因素限制的局面，提高了財務報銷預約單的傳遞速度，可助力財務報銷服務向數字化、智能化方向發展。

2.3 數智賦能高校財務報銷智能核驗與記賬

數智化的高校財務報銷平臺內嵌了財務報銷規定、校內預算額度、內部控制制度等各項規章制度和預警規則，并對提交的財務報銷預約單進行自動化核驗，節約了會計稽核時間，提高了單據核驗質量。財務報銷平臺通過API（應用程序接口）技術對票據的合規性、支出的合理性、招標采購的完備性、經費的匹配性、附件材料的完整性等進行全面核查。核驗通過后的預約單，自動生成會計記賬憑證；核驗存在問題或無法通過平臺核驗的非標準化信息，才需財務核算人員核驗。經復核無誤的預約單，自動生成記賬憑證；未通過復核的預約單，直接被退回至報銷經辦人節點，經辦人會收到反饋提示信息。API技術智能核驗與記賬流程見圖3。以智能核驗為主、以人工核驗為輔的財務報銷平臺降低了人為審核的誤差率，提高了高校師生的滿意度。

2.4 數智賦能高校財務報銷智能結算支付

經復核確認的報銷預約單通過RPA（機器人流程自動化）技術接入國庫支付系統或銀校互聯系統，自動完成結算支付。高校借力RPA技術實現了財務報銷平臺付款信息的批量錄入和國庫項目的智能匹配，提高了支付流程的準確率，加快了付款流程和進度。在智能結算支付環節，高校財務報銷平臺根據已有的報銷記錄，生成用戶信用統計報告，并根據經辦人信用等級的不同進行差異化處理，優先支付信用等級高的用戶付款信息，而信用等級差的用戶付款信息被延后支付。RPA技術智能結算支付流程見圖4。財務報銷平臺會在每季度初根據上季度報銷情況及時更新用戶信用等級，以便保證信用等級信息的可靠性。信用等級制度能反向倒逼報銷經辦人增強財務意識，重視財務報銷工作，進一步促進財務報銷服務質量的提升。

2.5 數智賦能高校財務會計檔案電子化

隨著高校會計憑證等財務資料日益增多，不僅會計檔案保管成本越來越大，耗費的人力、物力和財力越來越多，而且也無法滿足高校師生便捷查閱的要求。構建基于信息采集、信息處理和傳輸、信息披露、結果反饋的全流程電子會計檔案信息化平臺，是提升財務服務水平的重要舉措。電子會計檔案信息化平臺從智能預約報賬系統、智能會計核算系統、智能結算支付系統獲取影像資料，并將其歸集生成電子會計檔案，同時經過嚴格的防火墻控制等安全加密措施，保障電子會計檔案的安全性。數智化的電子會計檔案平臺不僅滿足了師生隨時隨地申請查閱會計檔案的需求，而且加快了高校財務信息化建設進程。

3 數智賦能高校財務報銷服務水平提升措施

數字技術的發展與應用為構建財務綜合服務平臺提供了技術支撐。為實現高校財務報銷服務提升，還需要從優化財務組織建設、加強財務法規和政策宣講、保障財務平臺數據安全及完善內部控制制度等方面著手，實施相應保障措施。

3.1 優化財務組織建設

提高財務報銷效率、提升財務服務能力的關鍵在于財務組織建設。財務組織建設不僅僅是財務機構和財務人員的設置，還包括各學院等二級單位財務報銷經辦人員的配備[4]。隨著數智化財務綜合服務平臺的建設，“互聯網+財務”型信息技術人員可以提供財務預約報賬系統的后臺維護、升級等服務。在有條件的基礎上，高校可單獨設立信息科，為財務網上綜合服務平臺提供支持。同時，各學院或職能部門等單位應該設置財務秘書和科研助理崗位，專職做好財務報銷工作。財務秘書負責學院或職能部門的經費報銷工作，科研助理負責科研經費的報銷工作。財務處主要面向財務秘書和科研助理辦理業務。財務處負責針對二者進行財經法規、業務流程和注意事項等具體內容的專門培訓，隨時補充、更新財務知識和財務報銷管理辦法，充分發揮財務秘書和科研助理的橋梁和紐帶作用，不斷提升財務報銷效率。

3.2 加強財務法規和政策宣講

加強財務法規和政策宣講，有助于提高廣大師生對財務報銷工作的了解和掌握程度，同時也是增強師生財務意識、實現信息溝通順暢的關鍵途徑。財務處可以及時推送報銷指南、報銷問題匯編及最新的財務制度等相關財務信息；充分利用微信群、QQ群等交流平臺，及時解答師生疑難問題，讓師生更多地了解財務報銷政策，確保隨查隨用[5]；不定期開展政策解讀報告，召開財務報銷新制度宣講會，與師生進行面對面交流和互動，增進雙方之間的信任；了解經辦人在實際報銷中遇到的問題，征集好的意見和建議，對存在的問題及可行性建議進行梳理并與領導協商，反饋給相關職能科室并爭取有效解決。后續的重點工作是要做好跟蹤指導，可將財務處工作人員分成若干小組，每個小組固定負責幾個學院或部門，上門服務，“走進學院”開展宣講，對口進行業務指導，為學院提供專業的財務報銷咨詢服務，減少經辦人無效往返次數，消除經辦人與財務工作人員之間的信息壁壘，最大限度地提高財務報銷效率。

3.3 保障財務平臺數據安全

數智化財務綜合服務平臺囊括了高校大量的財務信息、資產信息、科研信息等重要基礎資料，是關乎學校資源優化配置和發展規劃布局的關鍵信息供應平臺。如何保障綜合服務平臺順利運行，提升財務數據安全性能，是當前高校面臨的重要挑戰。首先，數智化財務綜合服務平臺應該設置嚴格的訪問登錄程序，在賬號、密碼登錄進入平臺首頁的基礎上，在進行財務報銷業務預約時還需要人臉識別認證，在平臺前端實現財務信息安全。其次，數智化財務綜合服務平臺應該配備完善的數據加密技術及信息防篡改功能，防止網絡不法分子入侵，保障平臺安全、穩定運行。最后，數智化財務綜合服務平臺的運營維護企業需及時更新安全保障程序，派駐技術人員現場維護指導，提高平臺的安全性能，實現高校財務信息化建設高質量發展與高水平安全相結合。

3.4 完善內部控制制度

數智化的財務綜合服務平臺徹底實現了高校財務報銷業務的線上流轉，打破了傳統紙質單據報銷的局限，加快了財務信息傳遞速度，在提高財務報銷服務質量的同時，也對內部控制制度提出了更高要求。高校應建立健全財務報銷內部控制制度，嚴格梳理從財務報銷預約單智能申報、線上審批、智能核驗與記賬、智能結算支付到最后生成財務電子會計檔案的全流程風險控制關鍵點，增強內部控制風險防范意識，加強內部控制風險警示教育。良好的內部控制環境是數智化財務綜合服務平臺運行的基礎保障。高校在完善內部控制制度的同時，還需定期開展內部控制風險評估，識別診斷出內部控制薄弱環節，彌補內部控制漏洞，采取有效措施規避財務風險，保障財務工作安全、平穩運行。

4 結語

面對紛繁復雜的世界格局，實現教育強國、科技強國的目標還任重道遠。科學技術的發展日新月異，把握數字技術發展機遇，促進數字技術與財務服務的深度融合，構建數智化的高校財務綜合服務平臺，是時代發展的必然選擇。隨著高校財務綜合服務平臺的逐漸成熟，高校財務信息化建設也日趨完善，實現了財務服務功能從信息處理向戰略決策、價值服務的轉變，為高校一流學科建設和內涵式發展貢獻了財務力量。

參考文獻

[1]張穎萍，高芳，趙敬予.關于推進高校財務報銷無紙化管理的探討[J].商業會計， 2023（16）：104-106.

[2]葉青松，姜良松，楊磊.新時代高校財務服務能力提升的實踐與思考[J].經濟研究導刊，2019（34）：130-135.

[3]湯家憶.高校財務無紙化報銷系統建設研究：以A高校為例 [J].中國總會計師， 2024（4）：102-104.

[4]趙敬蘭.基于RPA的財務共享服務中心費用報銷流程優化探究 [J].國際商務財會， 2024（4）：93-96.

[5]徐靜.嵌入RPA技術的高校財務報銷系統構建 [J].財會通訊， 2023（13）： 148-153.

收稿日期：2024-10-28

作者簡介：

尚婷婷，女，1992年生，碩士研究生，會計師、注冊會計師，主要研究方向：高校財務。