人力資源外包的風險控制策略

摘要：隨著我國經濟社會的快速發展，人力資源在服務社會、推動地方經濟發展中的作用日益凸顯。然而，在人力資源配置方面，由于機構的限制，普遍面臨著人才短缺、結構不合理、管理效率低下等問題。為了解決這些問題，越來越多的用人單位開始嘗試人力資源外包，即通過將部分或全部人力資源管理工作委托給專業的人力資源服務公司來實施。人力資源外包作為一種新興的人力資源管理模式，具有降低成本、提高效率、專業化服務等優勢。然而，與此同時，人力資源外包也產生了如信息泄露、服務質量不穩定、合同執行風險等一系列風險。這些風險的存在，使得一些單位在實施人力資源外包時必須謹慎對待，因此探討人力資源外包風險防控具有重要的現實意義。

關鍵詞：人力資源；外包；風險；挑戰

用人單位人力資源外包具有一定的必要性、優勢和挑戰。在實際操作中，用人單位應充分評估自身需求，選擇合適的外包服務商，并建立有效的溝通協作機制，確保外包能夠真正發揮提高效率、降低成本、提升服務質量的作用。同時，單位還需關注信息安全、過度依賴等問題，確保人力資源外包的順利進行。

一、人力資源外包的模式

人力資源外包是指將一些非核心的人事管理職能委托給外部專業機構或個人來完成，以提高工作效率和降低成本。人力資源外包的模式主要有以下幾種。

1. 勞務派遣。勞務派遣，是指用人單位與勞務派遣公司簽訂合同，由勞務派遣公司向用人單位提供所需勞動力。根據派遣期限的不同，勞務派遣可分為短期派遣、長期派遣和項目派遣。短期派遣適用于臨時性、季節性的人力需求；長期派遣適用于穩定性人力資源需求；項目派遣則適用于特定項目的人力資源需求。用人單位在遇到臨時性、季節性的人力需求時，通過勞務派遣公司迅速補充相關人員，確保單位正常運轉。例如，某基層醫院在高峰期需要增加醫護人員，可通過與勞務派遣公司合作，按需派遣相應人員。

2. 人事代理。用人單位人事代理是一種常見的人力資源管理模式，它是指用人單位與勞務派遣公司或人力資源服務公司簽訂合同，由后者負責管理和處理前者的人力資源相關事務。人事代理，作為一種人力資源外包模式，主要分為全面代理、部分代理和短期代理等。全面代理指勞務派遣公司或人力資源服務公司承擔用人單位全部的人力資源管理職能；部分代理則是指僅代理某些特定的人力資源管理事務，如招聘、薪酬管理、福利管理等；短期代理則是指在特定時間段內，代理單位的人力資源管理事務。用人單位在招聘員工時，可通過人事代理公司進行招聘流程的優化和管理。例如，發布招聘信息、篩選簡歷、組織面試等工作，尤其在學校和高校中得到了廣泛應用。

3. 人員聘用。用人單位人員聘用制是一種人力資源管理方式，它是指用人單位與員工之間通過簽訂聘用合同來建立勞動關系。在這種制度下，用人單位與員工之間的關系是基于合同的，雙方的權利和義務都由合同來規定。聘用合同是用人單位與員工之間建立勞動關系的法律依據，雙方的行為都受到合同的約束。合同中明確了員工的崗位職責、工作條件、薪酬福利、合同期限等內容。聘用制允許用人單位根據工作需要和員工的能力，靈活調整員工的工作崗位和職責。同時，員工也有權利在合同期內選擇是否續約或離職。聘用制員工享有國家規定的社會保險和福利待遇，包括養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和生育保險等。

二、用人單位人力資源外包的優勢

1. 降低運營成本。在現代社會，人力資源管理涉及多個方面，包括招聘、薪酬計算與發放、福利管理等。對于用人單位來說，如果這些工作全部由自己來處理，需要承擔相應的工資、社會保險和公積金等成本，這無疑會增加單位的財務負擔。以招聘為例，用人單位需要通過各種渠道發布招聘信息，組織面試，最終錄用合適的人才。這個過程需要消耗大量的人力和物力資源，而且招聘的成本在整體人力資源管理成本中占據很大的比重。如果將這些工作外包給專業的勞務派遣公司或人力資源服務公司，用人單位只需要根據實際需求支付服務費用，這樣通常比自養更為經濟。同樣，薪酬計算與發放、福利管理等工作也需要專業的人力資源管理知識和技術。如果用人單位自己處理這些工作，不僅需要投入大量的資金購買相關的軟件和設備，還需要聘請專業的管理人員。而通過外包，用人單位可以將這些工作的成本控制在合理的范圍內，從而降低整體的運營成本。

2. 提高工作效率。提高工作效率是用人單位選擇人力資源外包的另一個重要原因。專業的人力資源外包公司擁有更為成熟的管理體系和技術平臺，能夠更高效地完成人力資源相關的各項任務。以招聘為例，人力資源外包公司通常擁有豐富的招聘經驗和專業的招聘團隊，他們熟悉各種招聘渠道和招聘策略，能夠快速地找到合適的人才。他們通過專業的招聘流程，對外包公司能更快地篩選合適的人才，提高招聘效率。相比用人單位自己組織招聘，外包公司的招聘速度和效率都更勝一籌。此外，人力資源外包公司還擁有先進的技術平臺，能夠更快速、準確地完成薪酬計算與發放、福利管理等工作。他們通過高效的信息系統，能夠及時地處理員工的薪酬和福利問題，大大提高了工作效率。除了招聘和薪酬管理，人力資源外包公司還能夠提供員工培訓和發展、績效管理、員工關系管理等服務。他們憑借專業的知識和經驗，能夠為用人單位提供全方位的人力資源解決方案，幫助用人單位提高工作效率和質量。

3. 減少法律風險。人力資源管理確實涉及眾多法律法規，如《中華人民共和國勞動法》《勞動合同法》《社會保險法》等，處理不當可能會引發勞動糾紛，給用人單位帶來法律風險。外包公司作為專業機構，專注于人力資源管理，熟悉相關法律法規，能更好地規避風險。他們在處理員工的招聘、薪酬、福利、培訓等方面，都會嚴格按照法律法規進行，確保不觸犯法律紅線。同時，外包公司還會定期對法律法規進行更新和學習，以保證其服務的合法性和合規性。一旦發生爭議，外包公司也能提供專業的法律支持。他們通常擁有豐富的法律資源和經驗，能夠為用人單位提供專業的法律咨詢和代理服務，幫助用人單位妥善解決勞動爭議，降低法律風險。此外，外包公司還能幫助用人單位建立健全人力資源管理制度，確保其人力資源管理工作的合法性和合規性。他們可以根據用人單位的實際情況，為其制定合適的人力資源管理制度，并提供相應的培訓和指導，幫助用人單位提高人力資源管理水平，降低法律風險。

4. 增強靈活性。用人單位面臨著日益復雜多變的工作環境，它們往往需要應對各種外包項目、季節性用工以及臨時性任務，而這些需求往往難以通過固定的內部人力資源來滿足。當用人單位遇到項目外包或季節性用工需求時，它們可以通過外包的方式迅速聚集所需人才。外包服務商通常擁有現成的人才庫，能夠快速響應需求，提供合適的人力資源支持。外包允許用人單位根據實際工作需求靈活調整人員結構。在項目高峰期，可以通過增加外包人員來應對工作量的增加；在項目結束后，可以減少外包人員，避免固定成本的浪費。外包服務商提供的多樣化服務方案，使用人單位能夠接觸到最新的管理理念、技術和工具，從而不斷提升人力資源管理的服務質量和效率。

三、用人單位人力資源外包風險

1. 信息安全風險。外包人員在處理用人單位的業務時，可能會接觸到大量的敏感信息，這些信息包括但不限于員工的個人信息、財務數據、工作表現評估等。這些信息對于單位的運營和員工的隱私都至關重要，因此需要得到妥善保護。如果外包人員對信息的保護意識不足，或者在道德上存在風險，比如出于個人利益驅動而泄露信息，可能會導致嚴重的后果。例如，某用人單位將人事檔案管理外包給一家公司，如果該公司的員工未能嚴格遵守信息保護規定，或者公司本身的信息安全措施不健全，就可能導致員工檔案信息泄露。這種泄露不僅會對員工個人造成不良影響，比如身份盜用、隱私侵犯等問題，還可能對用人單位的聲譽和法律地位產生負面影響，甚至引發訴訟風險。

2. 服務質量風險。隨著社會的發展和人民群眾需求的變化，對于一些單位提供的服務質量和效率有了更高的期待。然而，外包服務在某些情況下可能無法滿足這些期待，導致服務質量不佳。這可能是因為外包服務商在服務過程中缺乏專業性或者對業務不夠熟悉，無法提供符合用人單位要求的服務。此外，外包服務在提供過程中可能存在服務內容不全面、服務態度不佳等問題，導致人民群眾對服務的滿意度下降，甚至引發投訴和不滿。這種行為不僅導致服務質量下降，還會對人民群眾的生活和用人單位的聲譽造成負面影響。例如，某用人單位將環衛工作外包給一家公司，但該公司在環衛工作中存在工資發放不及時的問題，導致環衛工人工作積極性不高，環境衛生問題頻發，嚴重影響居民的生活質量。

3. 法律法規風險。外包過程中，外包公司作為服務提供方，有責任確保其提供的服務符合國家的法律法規。然而，在實際操作中，外包公司未能依法為外包人員繳納社會保險，或者未與外包人員簽訂正式的勞動合同，這種情況下，如果發生法律糾紛，用人單位會被卷入其中，面臨法律責任。此外，外包公司可能未能遵守相關的行業規定和標準，導致服務質量不佳，甚至存在違法行為，如侵犯公民個人信息等，這些行為都會導致用人單位面臨法律責任。

4. 人員穩定性風險。外包人員缺乏歸屬感和忠誠度，這主要是因為他們的合同關系和服務鏈通常是建立在第三方公司之上，而非直接與用人單位建立勞動關系。這種心理和合同上的距離可能導致外包人員產生人員流動性大的問題。頻繁的人員變動會給用人單位帶來不少困擾，尤其是在關鍵崗位上，缺乏足夠的人手會直接影響單位的正常運轉和業務連續性。例如，某用人單位將客服崗位外包給一家專業公司。外包人員經常變動導致客服團隊的穩定性不足，客服質量隨之受到影響，穩定性差。這種情況會導致客戶體驗不一致，影響單位的聲譽和客戶滿意度。在某些情況下，頻繁的人員變動甚至導致關鍵業務中斷，給單位帶來經濟損失。

四、用人單位人力資源外包的風險應對

1. 加強信息安全管理。隨著信息技術的不斷發展，用人單位在運營過程中會產生大量的敏感信息，如個人信息、財務數據等。這些信息的安全管理直接關系到單位的正常運營和員工的隱私權益。因此，用人單位在與外包服務提供商合作時，應采取一系列措施來加強信息安全管理。與外包服務提供商簽訂保密協議是確保信息安全的基石。保密協議應明確雙方在信息保護方面的責任和義務，包括信息的范圍、保密期限、泄露后的處理措施等。通過簽訂保密協議，可以確保外包服務提供商在處理單位信息時，嚴格遵守信息安全規定，防止信息泄露。定期對外包人員進行信息安全教育是提高信息安全防護能力的有效手段。單位可以通過組織培訓課程、研討會等形式，向外包人員傳授信息保護的基本知識和技能。同時，還可以結合實際案例，讓外包人員了解信息泄露的危害和后果，提高他們的信息保護意識。單位還應建立完善的信息安全管理制度，對信息處理的各個環節進行嚴格把控。例如，對外包服務提供商的信息處理設施進行定期檢查，確保其符合信息安全標準；對單位內部的信息訪問權限進行嚴格管理，防止未授權訪問和泄露；建立健全的信息安全應急預案，確保在信息泄露等緊急情況下能夠迅速應對。單位應與外包服務提供商保持密切溝通，及時了解其信息安全管理狀況。可以通過定期召開座談會、匯報會等方式，讓外包服務提供商匯報信息安全工作的進展和存在的問題。同時，單位還可以對外包服務提供商進行滿意度調查，了解其服務質量，以便在必要時采取改進措施。

2. 嚴格篩選外包服務提供商。外包服務提供商的選擇直接關系到單位的工作質量和效率，甚至影響到單位的形象和聲譽。因此，在選擇外包服務提供商時，用人單位應當綜合考慮多個因素，進行全面評估。資質是一個重要的評估指標。用人單位應檢查外包公司是否具備相應的業務資質，如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證等。此外，還需關注外包公司是否擁有相關的行業資質和專業技術資格，以確保其具備提供服務的能力。業績是衡量外包服務提供商實力的重要依據。用人單位可以通過查閱外包公司的歷史項目資料、客戶評價等信息，了解其過往的業績表現。同時，還可以關注外包公司在行業內的口碑和聲譽，以便更準確地判斷其業務能力。服務質量是用人單位關注的重點。單位應對外包公司的服務流程、服務態度、解決問題的能力等方面進行深入了解。可以通過實地考察、與現有客戶溝通等方式，了解外包公司的服務質量。此外，還需關注外包公司是否具備完善的服務體系和售后支持，以確保在合作過程中能夠得到及時有效的服務。除了以上幾個方面，用人單位還應關注外包公司的管理水平、員工素質、創新能力等方面。可以通過與企業負責人座談、查閱相關資料等方式，了解外包公司的整體實力。在篩選外包服務提供商時，用人單位可以采用招標等方式，廣泛征集符合條件的供應商。通過招標，單位可以更好地對比各個外包公司的綜合能力，選擇最適合自己的合作伙伴。在招標過程中，單位應明確招標要求，制定詳細的評分標準，確保評選過程公平、公正、公開。

3. 明確服務標準和質量要求。明確服務標準和質量要求是確保外包服務成功實施的關鍵。在簽訂外包合同時，用人單位應當詳細規定外包服務的標準和質量要求，這包括服務的時間、質量、效率等多個方面。如果外包的是客服崗位，那么合同中應詳細規定客服的響應時間、解決率、客戶滿意度等標準。這樣，用人單位就可以依據這些明確的標準來對外包服務進行監督和評估。同時，用人單位還應定期對外包服務進行審查，以確保服務質量符合合同規定。這種審查可以是定期的，也可以是突發情況下的即時審查，具體取決于服務的性質和單位的需求。審查的目的是確保外包服務商的服務質量始終保持在高標準上，一旦發現服務質量有所下降，單位可以及時采取措施，如與外包服務商溝通，要求其改進，或者在合同允許的范圍內采取其他補救措施。此外，為了確保外包服務提供商能夠持續滿足服務標準和質量要求，用人單位還可以建立一套完善的評價體系。這套體系不僅包括對服務質量的評價，還應該包括對外包服務商的服務態度、響應速度、創新能力等方面的評估。通過這樣的評價體系，單位可以全面了解外包服務商的表現，并根據評價結果對外包服務進行調整和優化。

4. 加強法律法規培訓和監督。為了確保外包服務提供商能夠遵循國家的法律法規，用人單位應當對外包服務商進行定期的法律法規培訓。通過培訓，使外包服務商充分了解我國的相關法律法規，以及其在提供服務過程中需要遵守的規范和標準。這樣可以有效降低外包服務提供商因不了解法律法規而產生的法律風險。同時，用人單位還應加強對外包服務的監督。監督的內容包括外包公司是否依法為外包人員繳納社會保險、是否與外包人員簽訂正式的勞動合同等。通過監督，確保外包服務提供商在提供服務過程中能夠嚴格遵守法律法規，避免因外包公司的違法行為而使單位面臨法律風險。用人單位還應建立健全的法律法規監督機制，定期對外包服務進行評估和檢查。對于發現的問題，應及時與外包服務商溝通，要求其進行整改。在嚴重的情況下，單位還可以依法終止與外包服務商的合同，以保障單位的合法權益。通過加強法律法規培訓和監督，用人單位可以有效降低外包服務中的法律法規風險，保障單位在提供服務過程中的合法合規。同時，這也有助于提升外包服務提供商的法律法規意識，促進其規范經營，提高服務質量。

5. 提高外包人員穩定性。用人單位為了降低因人員流動性帶來的風險，可以采取一系列措施來提高外包人員的穩定性。可以與外包服務提供商協商，要求其提供一定期限的穩定服務，這可以通過簽訂長期合作協議來實現，或者在外包合同中加入關于人員穩定性的條款，如規定在一定時間內不得頻繁更換外包人員。通過這種方式，可以減少因頻繁更換外包人員而導致的業務中斷和服務質量波動。用人單位應關注外包人員的工作環境和待遇。良好的工作環境能夠提升員工作滿意度和歸屬感，而合理的待遇則是吸引和留住人才的重要保障。要確保外包人員的工作場所安全、舒適，提供必要的工作設施和設備，以及良好的工作氛圍。與外包服務商協商，確保外包人員的薪酬水平與市場標準相當，并考慮提供一定的績效獎金或激勵措施。鼓勵外包服務商為員工提供職業培訓和發展機會，幫助員工提升技能，增強職業競爭力。

通過以上對策，用人單位可以在一定程度上降低人力資源外包的風險，確保外包服務能夠為單位的發展帶來實實在在的好處。同時，單位還應不斷關注外包領域的最新動態，及時調整和完善外包策略。

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（作者單位：東營市東營區勝利街道辦事處）