科研檔案開放共享策略探究

隨著以云計算、大數據和人工智能等為代表的科學技術在各行業的廣泛應用，人們對科技信息和數據的開放有著更深的理解和更多的需求，科研檔案開放共享標志著近代發展的進步，是人們在社會文明發展中認知和信仰進步的體現，也是全人類在未知領域共攀高峰的夙愿。科研檔案是國家科技資源財富中重要的組成部分，全面記載了科技活動的進展和結果，是國家科技實力和國民經濟持續發展的保障。加快科研檔案開放共享的步伐，拓展檔案共享利用的途徑，充分發揮科研檔案的價值，提升服務質量是當前行業急需解決的問題。

一、科研檔案開放共享的意義

1.檔案工作的本質目標，促進科研檔案價值的實現

科研檔案的有效利用是檔案工作的出發點和目標。在檔案日常在工作中，為了滿足不同利用者的需求，檔案管理人員通過各種途徑和手段開發挖掘不同載體的科研資料，在豐富科研檔案資源的同時，為科研檔案利用提供基礎。為了能夠快速、準確地提供檔案數據，檔案工作者前期會對科研資料進行加工處理，使之形成有條理和成體系的科研檔案。國家檔案局、科技部聯合印發《科學技術研究檔案管理規定》，其制定的根本目的是有效利用科研檔案，為科研檔案共享提供指導依據。

2.檔案信息工作的利用需求，順應時代發展形勢

隨著各個領域與信息技術深度融合，檔案事業的發展也遇到了瓶頸期，機遇和挑戰同時并存，基于檔案事業長足的發展，滿足不同用戶群體對檔案利用的訴求，提升服務質量已是當下工作的重點。《科學技術研究檔案管理規定》主要基于有效保護和利用科研檔案資源提出一系列要求，為科研檔案信息共享提供指導意見，并鼓勵科研檔案共享。利用是科研檔案工作的主要內容，基于利用者迫切渴望學習前人的科學技術，如果能站在巨人的肩膀上可以看得更遠，那么科研檔案資源開放共享有著更深遠的影響和意義。

3.促進科技創新，推動科研項目高質量發展

科研檔案有效利用是檔案工作的宗旨，是科研檔案資源價值的體現和存在的意義，也是利用者對學習前輩研究成果的迫切需求和渴望，當利用者在某個時間節點，對正在研究的問題深人推進和突破而遇到困難時，希望通過借鑒前人的科研成果和基礎數據，推動人類科技事業快速進步和飛躍。同時，也能有效縮短研究周期，節省研究成本，實現科技成果創新，加速科技成果轉化為生產力，推動社會發展，提高經濟效益。

4.利于檔案資源共享，適應網絡時代發展需求

檔案是科研單位發展中極為重要的信息資源，既包含了單位內部資料，也有與外單位開展交流與協作提供的技術資料，是單位發展必不可少的資源。以信息化、數字化和自動化來創新檔案管理是單位順應網絡時代發展的趨勢，對檔案管理的價值實現最大化有積極的推動作用。同時，利用數字技術創新檔案管理還能實現檔案信息與原始載體的有效分離，實現資源共享，確保工作人員能隨時隨地獲取所需資源，提高對檔案信息的利用率。隨著大數據等信息技術的進一步應用，對檔案管理的要求也越來越高，相關工作人員需要加強信息管理技術的學習，提高管理水平，適應信息化檔案管理趨勢，更新管理理念，并以發展的眼光看待檔案管理創新，與時俱進，促進其可持續發展。

5.利于發揮檔案信息資源優勢，提升檔案管理的安全性

信息化檔案管理出現很多新的發展特點，不但更加高效和全面，而且信息管控更加及時。單位在全面優化和創新檔案管理之時，會對現有信息資源進行整合重組，讓所有檔案資源在確保安全的情況下得到有效管控，提高其運用率和服務效率。同時，隨著信息多樣化的影響，單位獲取的信息數量越來越多，為更好地提取信息資源，充分利用其價值，單位需要不斷優化、創新檔案管理工作，只有服務網絡化、管理信息化，才能體驗更多的數據應用價值，發揮數據資源的充足優勢，提升科研人員在方案決策上的準確性，及時更新與獲取信息資源，有效處理歸檔，最終形成可供查閱、分析和參考的檔案資源。同時，將信息安全技術引入檔案管理中，對提升數字化檔案管理的安全性有著重要作用在以往的檔案管理工作中加密手段存在缺陷，檔案安全控制存在隱患，易出現失泄密風險，對涉密檔案的管理除了傳統保密管理措施外，還可以通過數字加密手段，引入密碼技術和防火墻等信息安全技術，將電腦接人檔案管理專網，引入專業加密、數字化備份和添加水印等手段，最大限度地保護檔案資料的安全，提高檔案管理的保密性與安全性。

二、科研檔案開放共享的現狀

新修訂的《科學技術研究檔案管理規定》（以下簡稱《規定》）對科研檔案有明確定義：科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價以及成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻以及視頻等形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。這一定義對科研檔案的形成過程和內容都做了精細的闡述。科研檔案貫穿整個科研活動，具有系統性的特征，每一個科研階段都會形成新的檔案內容，具有階段性特征。只有完整保存各階段的科研檔案，才能隨時為科研活動提供材料支持，幫助科研人員解決科研活動中遇到的問題，確保科研工作順利開展。

知古方能鑒今，科研檔案要發揮總結經驗、認識規律的“資政”作用，滿足科研創新與科研管理的工作需要。完整的科研檔案是全面、系統反映科研創新與科研管理所取得的成就和積累的寶貴歷史資料。作為保管市科技局科研檔案的單位，天津市科學技術發展戰略研究院2022年為市科技局、科研單位和科研人員提供利用60余人次，查閱檔案110余件。在科研項目監管、科研單位資格審查、編史修志、科研人員職稱評定以及職能部門偵查破案中發揮了有力的憑證作用。

科研檔案是科研信息的重要來源，在各科研機構，科研檔案工作“重保管，輕利用”，工作人員只負責收集與保管科研檔案，對職工并未開放共享，更談不上對社會開放，由此引發職工對科研檔案工作的質疑，不愿將科研檔案移交檔案部門集中管理，造成科研檔案資源浪費和科研檔案工作推進困難，也嚴重阻礙了科研檔案價值的發揮。

三、科研檔案開放共享存在的問題

1.缺乏制度支撐

我國各地區大部分科研企事業單位和機關等并沒有出臺科研檔案共享的規章制度，普遍是保管科研檔案，充當“保管員”的角色，大多科研檔案只是靜靜地躺在檔案柜里，就是擺設。究其原因，一是檔案工作者考慮科研檔案一旦開放共享，涉及知識產權、信息敏感和涉密等綜合因素，由此引發的一系列問題需要承擔相應的責任；二是《科學技術研究檔案管理規定》只是鼓勵科研檔案共享，并沒有明確科研檔案開放共享的具體細節，如知識產權具體指的是什么，沒有明確的界定。科研項目周期較長，每個階段產生不同的文件，重要性不一樣，哪些文件會涉及知識產權，哪些文件會涉及商業秘密等，就算基層單位想開放共享，但缺乏制度支撐。

2.未深度融合信息技術

信息技術已經涉及各領域、各行業，各類辦公系統廣泛應用，并且深入日常行政工作的各個環節，所有的工作流轉由線下轉為線上審批，已經主導日常工作的運轉。OA系統和檔案系統是獨立的兩套系統，在OA系統中直接產生了種類繁多、形式多樣、不同格式以及不同載體且具有保存價值的科研文件，包括前期審批文件、研究過程文件和數據、中期報告、結題報告及驗收文件等，每一個研究階段會涉及不同格式的文件，包含PPT、照片、錄像、錄音、視頻、源代碼壓縮包以及紙質文件等。檔案系統文件保管格式單一，基本是將各門類檔案的紙質件采用掃描數字化加工的形式生成PDF文件，系統間數據沒辦法深度對接融合，導致科研檔案資源匱乏，科研工作人員做重復的工作，工作量增加。

3.思維傳統化

目前，各地區科研企事業單位和機關的科研檔案管理水平有限，整體開發利用不足，大多是流于表面，并未深入工作實際，一直延續傳統的觀念，思維固化，不愿打破常規，工作內容只是機械式地負責保管。檔案開放利用只限于文書檔案和基建檔案等，科研檔案只是靜靜地躺在柜子里，如一文不值的廢紙。很多時候，即便是工作人員也不能查閱利用科研檔案，有的雖然可以開放利用，但也僅限微小范圍的人查閱，審批手續過嚴和煩瑣，種種因素導致科研檔案并沒有被充分利用，造成科研檔案資源浪費，失去價值，也失去了檔案工作的初心和意義。同時，由于檔案管理人員專業知識不足以及對現代信息技術掌握不夠，檔案管理人員難以在工作中發現問題、分析問題和解決問題，科研檔案管理工作難以提升到一個理想的高度。

4.開放共享渠道缺乏多樣化

科研檔案是重要的信息資源，蘊藏著豐富的科技信息和數據，但一直缺少有效的利用工具去挖掘有用的信息。用戶想通過科研檔案了解、學習和借鑒相關領域的科研項目成果，但在科研檔案庫，用戶只能通過項目關鍵詞檢索所需的項目，檢索條件單一、局限性較大，造成結果匹配度較低或準確度較低，呈現海量的檢索結果，需自己逐個查看，費時費力。

5.科研檔案歸檔環節薄弱

一是科研單位歸檔環節薄弱。存在科研檔案工作并未與科研項目工作同部署、同實施和同檢查的情況。例如，當科研單位被通知結項、填報科技計劃項目管理系統時，找不到任務合同書；二是科研管理部門歸檔文件含金量不高。我院保管的科研檔案傾向于科研管理性文件，包括任務合同書、財務審查意見傳遞單、結項報告書、工作報告以及技術報告等項目成果材料。其中能夠充分體現科學研究活動過程的研究實施及過程管理階段的文件較少，歸檔文件含金量不高。

四、科研檔案開放共享的實現策略

1.加強科研檔案共享制度建設，實現有法可依

推進科研檔案開放共享，不能一概而論是采用開放或不開簡單的方式，應根據科研項目的不同類型、不同性質、重要程度和經費來源等建立開放共享分級劃控制度，明確每個級別的科研檔案開放共享的范圍，每個階段的科研文件可依據知識產權和商業秘密等進行有選擇性的開放共享，同時可根據項目重要程度設置在線審批流程。

科研項目按經費來源分為縱向和橫向兩類。縱向項目的知識產權歸屬國家所有，具有一定的指導性和權威性，在不涉及國家安全或重大利益的情況下，可以根據縱向項目的不同類型設定共享范圍，即公益項目、國家自然科學基金和青年基金等，這類項目可以向本單位職工開放共享，國家重點研發項目和重點專項項目等可通過審批流程向職工開放共享；橫向項目的經費來源由甲方公司撥款，研究內容更貼近社會需要，科研成果歸屬甲方所有，是否能開放共享可根據合同的保密條款執行。由于市場競爭激烈，項目組在參與橫向項目招投標時，需要證明本單位有過類似項目的業績，往往需要附上同類型項目的合同，在不損害甲方利益的情況下，橫向項目可根據用戶利用需求有選擇性地開放共享科研文件，明確利用者權限，如合同可以線上開放共享，禁止向他人公開合同相關內容，成果報告可線下開放共享，禁止復印與拍照，防止科研檔案信息外泄，在可控范圍內促進科研檔案價值的發揮。

2.加強科研檔案與信息技術深度融合，實現智能化共享

在海量數據背景下，由于用戶信息存在易變化和易遺失的特點，并且隨著網絡信息的日漸透明化，用戶的個人信息也會面臨被泄露的風險。因此，科研檔案資料信息安全存儲隱患是目前檔案工作人員急需處理的重要問題。科研檔案資料的安全性問題包括檔案資料的完整性和保密性。為了保證信息的完整性，可以采取分布式存儲、異地容災和實時備份等方法來保證存儲的安全性。為了保證檔案資料的保密性，可以采取身份驗證、密碼加密和設定檔案使用等措施，提升科研檔案資料存儲的安全性。首先，檔案工作人員應跨部門深人了解科研項目的工作流程及辦公系統數據格式等，同時結合科研檔案需求，統籌推進建立統一標準格式的科研信息數據庫，逐步實現兩套系統的無縫對接，豐富科研檔案資源，為科研檔案開放共享提供基礎保障，減少科研人員的工作量，讓科研人員有更多時間和精力集中在科學技術研究上面。

3.加強檔案人才隊伍建設，實現多元化

（1）提高專業知識水平。檔案管理人員不僅要關注檔案本身，還要系統認識地科研檔案的分類構成，了解各個研究階段文件的特點、形態及有機的聯系，有助于依據特性與規律對其展開科學管理。有助于從中挖掘內在顯性和隱性的數據，為檔案利用提供服務支撐，實現科研檔案的價值。有助于檔案工作者從檔案保管員的角色逐漸向知識管理者和知識服務者的角色轉變。同時，還需要熟悉所在科技領域或行業的科技檔案產生的規律和形成特點，制定合理的分類方案和組卷方法，科學地管理科研檔案，為檔案利用提供基礎保障，促進科研檔案的有效利用，充分發揮科研檔案的價值。

（2）提升管理人員的綜合素質。科研檔案管理人員的綜合素質直接影響科研檔案開放利用的服務質量，要不斷加強多領域的學習，開闊個人視野，發散個人思維模式，多角度地看問題、思考問題以及分析未來對科研檔案信息需求是什么。還要堅定個人的理想信念，加強個人責任感和使命感，摒棄“躺平”的工作態度，積極主動溝通，結合工作實際了解用戶需求，有針對性地提供更優質的服務。

4.加強科研檔案專題庫建設，轉變檔案利用方式

（1）建立專題庫。優化原有關鍵詞檢索工具，采用多種條件疊加的形式檢索。同時，建立科研檔案專題庫，引入網頁新聞的框架，并融合關鍵詞檢索功能，即所有科研檔案分門別類、有規則地直接展現在用戶面前，用戶即便不檢索也可以根據主題內容查看感興趣的科研項目。科研檔案專題庫帶領用戶走進了知識的海洋，引導用戶了解科研檔案工作人員幕后的故事。專題庫的建立，打破了常規檔案利用的認知，能更有效地提高科研檔案的利用率，促進科研檔案價值的實現。

（2）建立編研專題庫。立足用戶需求，整合科研檔案資源，加強科研檔案利用的深度挖掘工作，有針對性地從科研檔案中提取有用的信息數據，匯編成專題庫，有效提高利用率，同時還節約了用戶時間。比如，儀器設備采購合同，該合同包含了幾十臺儀器設備，檔案工作人員可以將該合同的儀器設備名稱提取出來，建立儀器設備專題庫，在該庫中用戶可以直接通過某個儀器設備名稱查看相對應的合同。

5.運用大數據技術辨別檔案資源共享價值

在大數據背景下，檔案的信息價值能夠被充分挖掘，給檔案管理工作帶來了新的發展空間。通過采用大數據分析技術，能夠提取和挖掘數據信息中有效的信息，發現隱藏的關聯和規律，給組織制定相應決策提供更多信息輔助。大數據分析技術不僅可以幫助理解檔案信息背后的趨勢和規律，還可以指導組織制定更全面、有效的戰略和政策。運用大數據技術辨別檔案資源共享價值要從大量的信息中篩選出具有較高價值的信息，提高科研檔案資料信息的價值。首先，科研檔案信息的整合。要求科研檔案人員對分散的資料展開搜集、分類、篩選以及排除冗雜信息。另外，還應將不同文件資料的信息標準化，以便于信息的挖掘與處理。同時，還可以創建專用的文件資料數據庫，以便檔案信息的統一保存和使用；其次，在科研檔案資料信息的處理上，要對檔案信息展開更深層次的發掘，查找各個信息間的可能關聯；最后，在檔案信息的解讀上，可以運用大數據技術對檔案信息進行分析和聯系，建立完整的科研檔案知識庫，能夠更好地將結果展示給客戶，有助于客戶更好地了解科研檔案信息。

科研檔案管理部門還要注重人才的引進和培養，引入具備較高數據敏感性的人才，提升科研檔案管理部門的社會價值。

6.科學、規范地開展科研電子文件歸檔工作

科學規范地開展科研電子文件歸檔工作，是確保科研資料完整性、真實性和可追溯性的重要環節。

（1）明確歸檔范圍與標準。首先，明確哪些文件屬于科研電子文件歸檔的范疇。通常包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的數字格式的文字、圖表、數據、圖像、音頻和視頻等信息記錄；其次，根據科研項目的特點和需求，確定哪些電子文件需要歸檔。以我公司的科研項目為例，包括立項階段、實施階段和結題階段；新產品開發項目包括準備階段、研發階段和研發結題均納入歸檔范圍。同時，制定統一的歸檔標準，包括文件命名、分類、存儲格式和元數據要求等，以確保歸檔文件的規范性和一致性。

（2）建立歸檔制度與流程。將電子文件歸檔工作納入科研管理制度體系，明確歸檔工作的責任部門、人員分工、工作流程和考核標準。同時，要設計科學合理的歸檔流程，包括電子文件的收集、整理、審核、歸檔、存儲、利用和銷毀等環節。確保每個環節都有明確的操作規范和責任人。在此基礎上，對于一些具有憑證作用和法律效力的文件，建議采取“雙軌制”歸檔，即同時保存紙質文件和電子文件，形成內容相同的兩套檔案。除此之外，引入先進的電子文檔管理系統，實現電子文件的集中存儲、分類管理、快速檢索和權限控制。同時，要建立定期備份和災難恢復機制，確保歸檔文件的安全性和可用性，并采用多種存儲介質和存儲方式，防止數據丟失或損壞。

五、結束語

隨著國際競爭的日趨激烈，科研工作的地位也逐漸凸顯，如何做好科研工作成為關系社會發展的重要變量。本研究以科研檔案作為研究視角，探究科研檔案共享建設的重要性和必要性，明確當前科研檔案管理工作存在的問題，并提出解決對策，以期為改進科研檔案共享管理工作、助推科研誠信與監督體系建設作出一些貢獻。

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