黑土地保護項目檔案管理標準化實施研究

Research on the Standardized Implementation of Archive Management for Black Soil Protection Projects

LI Xiao-wei1 FAN Jing-jun1 GAO Yang1 WANG Jian2 FANG Lei1 HEYao1

DENG He1 LIUTian-qi LIU Zheng-yu1 REN Zong-yue1 CHEN Yu-shu1

（1.ChangchunInstitute of Standards/Changchun WTO/TBT Consulting Center； 2.ChangchunAnimalHusbandry Station）

Abstract：Blacksoilprotection isrelatedtonationalfoodandecologicalsecurity，andhasrisen tothe nationalstrategy. The archivesof the black soil protection project objectivelyrecord thewholeprocess of the project implementation， anditsmanagement should be standardized.This articledescribes theissues that should be paid attention to inthe standardization of archives managementofblack soil protection projects，such as the responsibilities of relevant parties and document collction， toprovidereference for the implementationofarchivesstandardization of black soil protection projects by agricultural and archival departments in Jilin province.

Keywords： black soil protection， project， archive management， standardized implementation

0 引言

為強化黑土地保護和治理修復，長遠保障國家糧食安全，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第三十五次會議通過了《中華人民共和國黑土地保護法》，原農業部等6部委聯合印發編制《東北黑土地保護規劃綱要（2017—2030年）》，實施范圍為內蒙古東部和遼寧、吉林、黑龍江的黑土區，黑土地保護工作上升至國家戰略。習近平總書記視察吉林省時指出：“采取有效措施，切實把黑土地這一耕地中的大熊貓保護利用好，使之永遠造福人民?！睘樯钊素瀼芈鋵嵖倳浿v話精神，吉林省委、省政府頒布實施全國第一部黑土地保護地方性法規《吉林省黑土地保護條例》；為進一步加強典型黑土區耕地保護，持續提高糧食穩產增產能力，制定《吉林省黑土地保護工程實施方案（2021—2025年）》[2]

近幾年，吉林省重點發展的技術標準領域和重點標準方向中，黑土地保護與利用在農業領域中一直占據著重要地位。2022年11月30日最新修改的《吉林省黑土地保護條例》提出：“省人民政府標準化主管部門會同農業農村等部門加強黑土地保護利用地方標準建設，構建黑土地保護利用吉林標準體系?！痹诤谕恋乇Ｗo與利用標準體系中，黑土地保護項目檔案是重要組成部分，是黑土地保護項目從立項、實施到驗收全過程形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的原始記錄。黑土地保護項目檔案體現實踐活動的歷史記憶，其妥善管理是提高黑土地保護項目質量和工作效率的必要條件。吉林省黑土地保護項目檔案管理工作已經開始，但在對梨樹縣、公主嶺市、扶余市、榆樹市、舒蘭市等地調研中發現檔案管理情況良募不齊，存在不知道管什么、怎么管、由誰管等問題。如何全面、規范、科學地解決當前全省黑土地保護項目檔案管理的問題，使其達到規范、通用、實用的效果，是本文研究的自的和方向。

通過標準檢索，發現國際標準、國外標準、國家標準、行業標準中沒有黑土地保護項目檔案管理的標準?？梢圆糠謪⒖嫉臉藴视蠫B/T18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》、GB/T42107一2022《國家科技重大專項文件歸檔與檔案管理規范》、DA/T28—2018《建設項目檔案管理規范》等，但都對黑土地指向不明確，不全部適用于吉林省黑土地保護項目的檔案管理。吉林省地方標準DB22/T3394—2022《黑土地質量》、DB22/T3395—2022《黑土地質量分等定級技術規范》，沒有涉及到黑土地保護項自檔案管理的內容。在這樣的形勢和背景下，適用于吉林省內黑土地保護項目檔案管理的規范標準函待制定。

1 《黑土地保護項目檔案管理規范》批準發布

2022年，長春市標準化研究院、吉林省檔案學會、吉林省全程檔案事務所共同申請立項，通過了吉林省地方標準《黑土地保護項目檔案管理規范》（以下簡稱“標準”）項目。起草組經過前期去吉林省五市（縣）梨樹縣、公主嶺市、扶余市、榆樹市、舒蘭市充分調研，向高校、研究院、檔案部門、實施部門等社會各界廣泛征求意見，經行業專家（農業、標準化、檔案專業）審查后，于2023年9月28日發布標準DB22/T3534—2023。該標準規定了黑土地保護項目檔案的相關單位職責、歸檔文件收集、整理與歸檔、驗收與移交、保管與保護等內容。

該標準的制定，進一步完善了吉林省黑土地保護的標準體系；該標準的實施，即對吉林省黑土地保護項目檔案管理進行標準化的過程，對于改善吉林省黑土地保護項目檔案不完整、不規范、不系統的現象，對于規范管理、提高黑土地保護工作質量，促進黑土地產業健康、穩步、可持續發展，推動吉林省糧食安全，實現農業綠色高質量發展具有重要意義。本標準具備通用性、實用性、可操作性，填補了全國黑土地保護項目檔案管理標準的空白。

2 黑土地保護項目相關單位責任分工

項目相關單位包括上級主管部門、承擔單位和參建單位。

上級主管部門包括農業行管部門和檔案主管部門。農業行管部門是項目的業務主管部門，也是項目的主體，包括各級農業農村廳、局，檔案主管部門為各級檔案局。

承擔單位是項目建設的法人主體，對項目檔案工作負總責，業務上接受農業行管部門和檔案主管部門的監督和指導。

依據吉林省黑土地保護工作實際，將黑土地保護項目分為建設類項目和技術類項目。侵蝕溝治理、引水、排水等工程措施為建設類項目，參建單位一般是建設、施工、監理、勘測、設計、代理、審計等單位；深耕、秸稈還田、堆返肥等保護措施為技術類項目，參建單位一般是鄉鎮政府部門、村委會、市（縣）財政部門、實施單位等。建設類和技術類項目的參建單位不同，對應的職責也不同。參建單位均應由具有法人資格的單位承擔法人主體責任，從而明確職責，避免紛爭。

3 項目檔案形成及形成后的管理

3.1項目檔案管理標準化的主要內容

黑土地保護項目檔案管理標準化除了應明確責任分工外，還要規范檔案的形成過程及形成后的管理。檔案的形成通常要經過收集、整理（分類與組卷、排列）、歸檔等過程。收集解決了應該存什么的問題，整理解決了怎么存的問題，檔案形成后應按本標準要求進行保管與保護、驗收與移交。

3.2項目相關方文件收集

項目相關方收集文件時，要確定歸檔范圍和保管期限，也就是確定要存什么、存多久。標準起草組在對吉林省五市（縣）十余家承擔單位、建設單位和檔案管理服務第三方公司實地調研中獲取了建設法人單位和施工、監理法人單位的收集范圍及保管期限表。為了保證所有單位都對自己應該歸檔的文件清晰明了，避免不知道該存什么、由誰來存、文件缺項漏項的問題發生，起草組將多個單位的多個表格統一成為一個表格，并依據DA/T28—2018《建設項目檔案管理規范》和工作實際將多個表格統一成為一個表格，把所有文件按照項目階段、內容歸類進行列舉，把每個文件對應的歸檔單位進行了詳細劃分，這些文件基本涵蓋了項目應歸納的所有文件3。由于個別項目的特殊性，表中設置了“其他”。起草組在向多個使用方和行業專家征求意見后，最終完成了《建設類項目歸檔范圍和保管期限表》和《技術類項目歸檔范圍和保管期限表》。使用方和專家都表示，重新搭建的表格使承擔單位與參建單位對應歸檔的文件和保管期限一自了然，極具實用性。

在實地調研中，還收集了關于堆返肥、秸稈還田、保護性耕作等技術類項目的表格模板，這些表格是實際工作中不斷總結、完善而成的，但由于其不具有覆蓋全部技術項目的普遍使用性，最終沒有把它們納入到標準中。各單位可根據經驗總結、驗收單位要求等制作適合自己項目使用的表格模板。

3.3項目檔案的分類組卷、整理和歸檔

黑土地保護項目開展時間短，各地區尚在不斷探索和總結經驗，為實現各地區檔案的規范性、統一性，檔案的分類組卷、整理、歸檔在本標準中均給出了執行要求。

由于建設類項目和技術類項目檔案在整理、歸檔時的要求不同，我們將整理、歸檔時各類項目應執行的標準分別詳盡列舉。各單位檔案工作人員為了操作方便，可將具體內容從規范性引用的標準中摘出，按照檔案分類組卷、整理、歸檔的順序進行排列組合，形成通用的、直觀的、具有可操作性的工作手冊。

3.4項目檔案形成后的保管與保護、驗收與移交、利用與開發工作

黑土地保護項目檔案形成后的保管與保護、驗收與移交工作在標準中均做出了規定。經過規范管理的黑土地保護項目檔案能為項目實施部門提供技術參考，促進項目技術、管理水平提高；能明確項目主體責任，保護資金安全，為審計部門提供原始資料；為有關部門數據分析提供原始依據；為實現黑土地保護檔案信息化提供基礎；為后續項目的實施和峻工后的維護、維修提供依據。

4統籌協調和監督審查工作

4.1做好檔案管理的部門聯絡、溝通協調與人員分工

加強黑土地保護項自檔案各級部門工作聯系，建立并完善業務部門與職能部門檔案聯絡員制度，形成內部檔案組織網絡，檔案收集管理職能要明確到具體科室和個人，制定檔案管理制度，明確職責，穩定檔案管理人員隊伍，確保檔案工作的延續性、穩定性。加強檔案管理人員業務培訓，持續提高業務能力。

4.2加強監管，做好檔案管理的審查工作

黑土地保護項目檔案管理是涉及多部門多環節的綜合管理，項目承擔單位或委托監理單位應根據標準要求對項目檔案的質量進行審查。項目峻工驗收后，項目承擔單位宜及時向所在地檔案管理部門移交項目檔案，以供質量審查，保證檔案的準確性、完整性、系統性、規范性。

5結語

黑土地保護項目檔案管理標準化的實施需要農業行管部門、檔案部門按標準統籌、監管，承擔單位、參建單位按標準操作、各司其責，這對于標準落地、標準先行、實現吉林省農業高質量發展具有重要意義。

參考文獻

[1]第十三屆全國人民代表大會常務委員會.中華人民共和國黑土地保護法[Z].2022.

[2]吉林省第十三屆人民代表大會常務委員會第三十七次會議.吉林省人民代表大會常務委員會關于修改《吉林省黑土地保護條例gt;的決定[Z].2022.

[3]建設項目檔案管理規范：DA/T28—2018[S].2018

作者簡介

李曉微，工程師，主要從事標準化研究工作。

范敬軍，研究館員，主要從事檔案研究工作。

高洋，高級工程師，主要從事標準化研究工作。

王健，高級畜牧師，主要從事畜牧和農業標準化研究工作。

方雷，高級工程師，主要從事標準化研究工作。

何瑤，高級工程師，主要從事標準化研究工作。

鄧賀，工程師，主要從事標準化研究工作。

劉天琪，館員，主要從事檔案研究工作。

劉正宇，工程師，主要從事標準化研究工作。

任宗悅，助理工程師，主要從事標準化研究工作。

陳玉姝，高級工程師，主要從事標準化研究工作。

（責任編輯：張瑞洋）