新形勢下高校檔案管理工作發展策略探討

天津城建大學 張瑤

習近平總書記曾指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。由此可見，檔案具有不可估量的價值。高校檔案室作為高等學校內部的一個重要機構，保存了大量珍貴的原始文字、圖表、聲像資料等，既承擔著高校檔案收集、保管職能，又要履行檔案信息資源開發與利用職能，是高校教學、科研和管理等各項工作開展的基礎。然而，新形勢下，隨著中國高等教育改革的不斷深化，對高校檔案工作提出了新的挑戰。傳統的高校檔案的管理與利用方式已經難以滿足新形勢下的需求，本文在分析了高校檔案工作建設現狀的基礎上，總結高校檔案發展中存在的主要問題，并據此探討新形勢下高校檔案管理工作的開展策略。

一、高校檔案管理工作現狀

高校檔案工作是高校各項工作的縮影，記錄著高校發展的歷史進程，在高校改革和發展中發揮著重要作用。隨著高校整體辦學水平的提升，檔案工作已經有了大幅度提升并取得了一些成績，但就實際情況而言，不可否認的是目前高校檔案館（室）的發展仍然受限，以至于發展緩慢，在人力、物力、財力等方面無法滿足新形勢下高校檔案信息需求。

具體問題如下：

（一）檔案工作服務形式相對被動

目前，高校檔案工作仍以被動服務為主，缺乏主動性、創新性和系統性。雖然，“創新服務”一直掛在人們嘴邊，但是實際行動起來卻步履維艱，有些高校針對大眾需求開展了遠程查詢服務，但是大部分檔案資料還是需要現場手工翻閱，基本還是傳統的人工“查、借”模式，等著人們上門尋求服務，而不是主動提供服務。還有檔案編研等主動修史編志服務開展較少，大量有利用價值的檔案資源無法利用，造成檔案信息資源的浪費。

（二）檔案信息化、數字化推進速度緩慢

隨著科技的進步和信息時代的來臨，高校檔案也在依靠現代化技術和設備進行數字化改革，但仍面臨基礎設施薄弱、信息資源建設滯后、工作人員技術開發能力不足、缺少相關標準規范等問題。例如，筆者所在高校目前僅能實現檔案電子目錄檢索，人工調閱紙質檔案，檔案的全文數字化工作啟動困難，紙質文件、電子文件同步歸檔無法實現等。

（三）人員不足，隊伍結構有待優化

高校檔案工作是高校基礎工作的重要一環，但是由于高校管理層比較重視教學管理和其他管理問題，對檔案工作缺乏相應的考慮，在人員安排上不足。由于人員限制，工作重點只能放在日常管理和服務上，在檔案編研等開發利用方面無法過多投入。同時，檔案管理人員多不具備計算機技術知識，另外，受制于體制編制、職業發展瓶頸等多方面因素的影響，也難以引進檔案數字化建設人才，影響了信息化建設等工作。因此，培養一支高效優秀的檔案工作隊伍很有必要。

（四）檔案利用方式與內容單一

目前，很多高校檔案利用的方式還是翻閱紙質材料等傳統手段，然而隨著信息技術的快速發展，新興媒體例如微信、微博、抖音等已經逐漸成為人們日常獲取信息的主要載體，這樣對比來看，檔案信息利用方式有些跟不上時代發展。

雖然有些高校檔案館（室）有門戶網站，但也只是提供一些服務指南、通知信息等簡單辦事流程，缺乏豐富的利用方式，有很大的局限性和弊端，影響高校檔案的利用效率。

高校檔案工作出現這些問題原因是多方面的，一是，高校管理層對檔案工作的重要性認識不到位，綜合投入相對不夠。相對于其他工作而言，檔案工作無論是工作人員編制，還是經費投入，都略顯不足。二是高校檔案管理工作人員自身服務意識不強，信息技術能力欠缺。由于檔案管理人員職業生涯規劃不明確，發展空間小，導致從事檔案管理工作缺乏一定動力和活力。同時，檔案管理人員大多是圖書、情報或者檔案學等專業，缺乏必要的計算機能力，一定程度上影響了高校檔案工作的發展。三是，國家有關檔案、教育主管部門對高校檔案工作進行的有針對性的具體指導不夠，導致一些工作沒有具體的標準與制度支撐。

二、新形勢下高校檔案管理工作發展的建議

高校檔案工作要適應新形勢下的發展要求，廣泛引進信息技術，推動檔案工作的轉型和變革，緊緊抓住新時代檔案工作發展的契機，打開高校檔案工作新局面，使得高校檔案工作可以持續發展。筆者結合工作實踐，提出幾點建議。

（一）制定高校檔案管理制度，規范檔案工作流程

認真學習國家和上級部門出臺的最新有關檔案工作的法律法規和政策文件，切實把思想和認識統一到黨和國家對檔案利用工作的部署要求上來，結合當前檔案工作實際，修訂檔案管理制度，盡快行文下發。同時，到各單位、部門調研，制定出符合高校實際的歸檔范圍和工作流程。

（二）管理層提高認識，增加綜合投入

高校比較重視科研和教學工作，但是檔案工作作為高校工作中不可或缺的一部分，也要重視起來。高校校長要肩負起領導責任，對檔案利用工作要給予大力支持和及時、有效地指導。高校檔案主管部門要肩負起工作責任，堅決依法依規組織推動好檔案利用工作，對于已公布的檔案要積極予以開發、利用，為他人查閱、研究提供便利。要堅持對檔案工作進行持續、穩定地投入，切實保證其必要的物質條件。

（三）優化內部組織結構，建立穩定的檔案工作隊伍

要根據學校“檔案數量和工作任務”確定檔案人員編制，在規范人員管理的基礎上，進一步健全、完善檔案工作人員職稱評定、評聘考核等工作制度。要織好檔案工作網絡，建立起以學校檔案保管機構為主體、各單位各部門為二級歸檔單位，專職檔案工作為主體、兼職檔案工作人員為補充的網絡體系，加大對各單位、部門兼職檔案工作人員加強業務指導、監督和檢查，定期開展培訓工作。例如，每年組織召開學校主管檔案工作會議，布置當年檔案重點工作任務和范圍，組織檔案管理系統培訓，建立學校專兼職檔案人員交流平臺，真正打造一支能力過硬的檔案隊伍。

（四）提高檔案管理人員業務能力和綜合素質

努力學習檔案專業理論知識及檔案管理系統，規范檔案歸檔，提高業務技能；通過館際互借、建立友好館等方式，積極開展與其他檔案管理機構，尤其是一些高校檔案材料的資源共享；積極向其他兄弟院校學習交流，不斷提高檔案管理水平；以檔案工作人員為主體，深入組織開展檔案利用工作專題研究，著力豐富工作內涵，提高實踐應用能力。

（五）打牢檔案數字化基礎，提供全面在線檢索服務

按照檔案材料數字化要求，在同步歸檔各類材料紙質版和電子版的基礎上，對檔案數字化率和工作進度提出明確時間表，并按期推動落實。統籌規劃館藏檔案數字化進度，根據檔案利用率和價值，對永久和長期保存的檔案分階段進行全文數字化（可外包實現），為學校云平臺建設打牢信息基礎。將檔案管理系統與學校OA、教務、財務、科研、國資等系統對接，實現真正意義上的電子檔案歸檔。依托學校自動化辦公系統開展交互式、智能式檔案利用服務，實現檔案“空中”查閱。在數字化基礎形成后，構建檔案智能查詢系統，為師生提供“足不出戶”的檔案檢索利用服務，要大力推進檔案利用的服務便捷化。

（六）打造智慧檔案館，使檔案工作充分發揮服務育人功能

隨著云計算、物聯網、大數據等新一代信息技術的不斷發展，智慧檔案館應運而生，智慧檔案館是以數字檔案館和實體檔案館為基礎，將檔案內容變成電腦可以任意檢索的數據，讓它進入大數據平臺，主動推送、深度挖掘，最大限度地發揮檔案的社會價值，產生社會效益。學校的教育檔案是民生檔案的重要組成部分，在學生畢業后，工作、生活中處處可用到這些檔案。我們可以對學生的教學檔案進行信息整合，為每個學生建立終身賬號，用于本人教育檔案信息的查詢利用。利用有限的空間，建設數字長廊，展出部分珍貴影像、實物藏品。建設智慧檔案館，全方位展示學校辦校歷史、辦學定位、辦學特色等具有學校身份明確的具體資料，向師生及社會進行宣傳。

三、結語

新形勢下，隨著高等教育的高速發展，對于檔案的利用需求日益增強，檔案作為學校重要的信息資源，在教學評估、憑證參考、宣傳教育、維護學校歷史真實面貌、接受上級檢查等方面提供了有力支撐，是高校發展的寶貴財富，高校檔案工作需要做的工作還很多，任務還很艱巨。高校檔案工作需要牢牢把握新動向，才能跟上高等教育發展潮流，才能為黨和國家提供有力支撐。高校要對照黨中央的要求，對檔案工作予以足夠的重視，以期完善解決高校檔案室發展困境，促進高校改革工作的順利進行，促進高等教育事業科學發展。