醫(yī)院人事檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與信息化探討

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

相較于企事業(yè)單位的人事檔案，醫(yī)院人事檔案具有一定的復雜性與特殊性特點，明確要求醫(yī)院檔案管理部門將各類人事檔案實施單獨存放管理，并交由專業(yè)人員處理。在以往醫(yī)院所實行的傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，部分醫(yī)院尚未采取信息技術(shù)手段，在一定程度上降低了人事檔案的參考與利用價值。在信息時代背景下，醫(yī)院及時在人事檔案管理工作中引入信息技術(shù)，可以借助信息系統(tǒng)大容量的特點，為大量人事檔案精細化存儲管理提供支持，提高醫(yī)院人事檔案資料收集與傳遞效率。基于此，醫(yī)院管理層及檔案管理部門應(yīng)該充分認識人事檔案信息化建設(shè)的必要性，并積極推進人事檔案管理信息化建設(shè)工作，完善管理模式，真正提高醫(yī)院人事檔案管理水平與效率。

一、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理效率低，開發(fā)利用率不足

從國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理情況可知，其采用的人事檔案管理方式較為傳統(tǒng)，主要依賴人工記錄。隨著醫(yī)院產(chǎn)業(yè)規(guī)模擴張及業(yè)務(wù)服務(wù)范圍的拓展，人事檔案的數(shù)量也隨之增長，加大了人事檔案管理難度。再加上一些醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)進程緩慢、檔案管理人員的專業(yè)能力與信息技能不足等因素影響，導致醫(yī)院人事檔案管理效率低下。此外，由于醫(yī)院人事檔案管理工作具有較強的專業(yè)性、機密性等特點，關(guān)乎醫(yī)院職工升職加薪等個人利益問題。因而醫(yī)院人事檔案管理工作必須高度真實。但是，現(xiàn)階段各醫(yī)院的人事檔案管理較為隨意，甚至并未健全相應(yīng)的管理制度。例如，部分醫(yī)院所制定的管理制度更多地側(cè)重于對業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的約束與管理，對檔案管理部門及人事檔案管理工作所制定的管理內(nèi)容較為籠統(tǒng)，無法為醫(yī)院人事檔案管理工作的順利開展提供有效指導，導致醫(yī)院人事檔案信息不完善、實際開發(fā)利用率低等問題。

2.醫(yī)院人事檔案管理方法落后，信息化水平低

近年來，伴隨著我國公共醫(yī)療體制的深化改革與創(chuàng)新發(fā)展，各醫(yī)院的人事檔案信息數(shù)量及種類日益豐富，以往傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)無法滿足龐大的人事檔案管理需求，不僅人事檔案管理工作效率低下，工作質(zhì)量無從保障，還給醫(yī)院的人力資源管理工作帶來不利影響。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，各醫(yī)院應(yīng)當主動利用現(xiàn)代化信息技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理模式。但是，現(xiàn)階段很少有醫(yī)院認識到創(chuàng)新人事檔案管理方式的必要性與重要性，即便少數(shù)醫(yī)院在人事檔案管理工作中引進了信息技術(shù)，也僅表現(xiàn)為借助計算機完成人事資料的收集與存儲工作，并未專門設(shè)計人事檔案管理系統(tǒng)、人事檔案管理平臺或軟件等。具體表現(xiàn)為：多數(shù)醫(yī)院由于長期受到傳統(tǒng)管理理念及日趨激烈的市場競爭影響，將工作重點放在如何提高醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平與服務(wù)質(zhì)量上，忽視了人事檔案信息化建設(shè)的必要性，在一定程度上導致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)資金不足、各類硬件設(shè)備設(shè)施及軟件系統(tǒng)落后等問題，制約了醫(yī)院人事檔案的有效利用。此外，一些醫(yī)院所采用的人事檔案管理方式較為單一，僅從檔案資料收集、調(diào)閱和存儲管理等角度開展工作，極大程度上限制人事檔案開發(fā)利用價值的充分發(fā)揮，嚴重影響醫(yī)院人事檔案管理工作效率與管理成效，給醫(yī)院人事改革帶來了阻礙。對此，相關(guān)醫(yī)院應(yīng)當加快人事檔案管理方式改革創(chuàng)新。

3.人事檔案安全保障不足

醫(yī)院人事檔案中涉及職工的個人身份信息、工作經(jīng)歷、受教育水平和家庭住址等，一旦發(fā)生篡改或泄露等風險，勢必會威脅廣大醫(yī)院職工的個人隱私安全。再加上信息時代互聯(lián)網(wǎng)的高度開放性與復雜性，醫(yī)院在利用信息技術(shù)開展人事檔案管理過程中還會面臨黑客攻擊、電腦病毒等干預，影響醫(yī)院人事檔案的安全性與完整性，需要醫(yī)院進一步加強人事檔案的安全管理。但是，當前很少有醫(yī)院注重對檔案的安全管理，甚至部分醫(yī)院領(lǐng)導認為只要嚴格按照流程辦事，就不會發(fā)生安全隱患，給不法分子、網(wǎng)絡(luò)病毒有機可乘，威脅醫(yī)院職工的隱私安全，同時也影響了醫(yī)院人力資源的管理成效。

4.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)差，工作能力有限

在公共醫(yī)療體制改革進程中，多數(shù)醫(yī)院都將改革重點放在醫(yī)療技術(shù)研發(fā)、引進新型醫(yī)療設(shè)備以及提升服務(wù)質(zhì)量等方面，忽視了加強人事檔案管理隊伍建設(shè)的重要意義，表現(xiàn)為對醫(yī)院人事檔案管理人員的培訓不足、激勵措施不完善以及個人貢獻不重視等情況，打擊了檔案管理人員的工作熱情，醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量也隨之下降。還有醫(yī)院人事檔案管理人員對檔案工作重要性認知不足，甚至在工作中敷衍了事、隨遇而安，制約了醫(yī)院人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，嚴重時還會引發(fā)醫(yī)院人事檔案被泄露、丟失等風險，影響醫(yī)院人力資源管理質(zhì)效。除此之外，醫(yī)院人事檔案管理工作的專業(yè)性較強，要求檔案管理人員具備一定人力資源管理技能，能夠及時辨析各類人事資料的開發(fā)利用價值，從大量的人事資料中精準提煉有效價值的信息。但是，當前多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理人員還不符合這一要求，不僅專業(yè)能力不足，還無法靈活使用信息系統(tǒng)實施檔案管理。

二、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與管理的有效策略

1.建立健全監(jiān)督管理機制

醫(yī)院在開展人事檔案管理時，應(yīng)著重提升各項管理行為及其執(zhí)行流程的規(guī)范性，以確保取得最佳的人事檔案管理效果。基于此，醫(yī)院應(yīng)該在全面掌握現(xiàn)階段人事檔案管理工作情況的基礎(chǔ)上，制定與之相配套的管理制度，同時注重深化管理制度的針對性與實效性。具體而言，醫(yī)院可基于實際運營狀況，針對醫(yī)院發(fā)展對人事檔案提出的新需求，制定相應(yīng)的管理制度，并依據(jù)醫(yī)院的發(fā)展態(tài)勢，創(chuàng)新與改革人事檔案管理制度，待人事檔案管理配套制度制定完畢后，醫(yī)院還應(yīng)全面監(jiān)管該制度的執(zhí)行效果。

醫(yī)院應(yīng)定期對檔案管理人員開展考核工作，并將考核結(jié)果與績效工作、崗位晉升掛鉤，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性與主動性。與此同時，醫(yī)院還應(yīng)制定突發(fā)事件應(yīng)急處理方案，并確保所有檔案管理人員都可以熟練掌握各類應(yīng)急預案內(nèi)容，及時處理醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的各類問題。

針對醫(yī)院所處的不同發(fā)展階段制定不同的人事檔案管理制度，充分發(fā)揮管理制度對醫(yī)院檔案管理人員的有效約束力，確保醫(yī)院人事檔案管理工作規(guī)范開展。

2.加強醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)

充分利用各類現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。在信息時代背景下，及時推進信息化建設(shè)工程是一件較為復雜和長期的任務(wù)，不可急于求成。醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)階段人事檔案管理工作的需求，構(gòu)建一個科學完善的數(shù)據(jù)庫，進而將各類人事檔案展開全面收集與統(tǒng)一化管理。首先，醫(yī)院應(yīng)將現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案及時轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。可以借助掃描儀、拍照等方式系統(tǒng)錄入檔案信息；其次，借助云計算等現(xiàn)代化信息技術(shù)進一步提高人事檔案存儲與傳輸效率，切實滿足使用者的查閱需求，確保人事檔案可以最大化地發(fā)揮其參考與應(yīng)用價值。如此一來，醫(yī)院便可借助科學完善的數(shù)據(jù)庫形成人才資料儲備中心，為醫(yī)院人力資源管理工作提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

深化檔案管理及智慧醫(yī)院管理工作的融合，拓展其深度與廣度。在信息時代背景下，醫(yī)院要想提高人事檔案管理水平與質(zhì)量，需要專門打造人事檔案信息化管理平臺，并委派專業(yè)人員實施管理，加強人事檔案管理與智慧醫(yī)院管理的深度融合，切實實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的高效共享，提升人事檔案的參考和利用價值，為醫(yī)院各項工作的高質(zhì)高效開展奠定良好基礎(chǔ)。

搭建信息檢索平臺。醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)進一步加強信息化建設(shè)力度，其主要目的是切實提高醫(yī)院人事檔案的參考與利用價值。因而醫(yī)院在開展人事檔案管理工作中不僅應(yīng)注重提高人事檔案的利用率，還應(yīng)結(jié)合實際情況搭建信息檢索平臺。例如，醫(yī)院可以按照人事檔案類型為其設(shè)置不同的信息檢索人口或者檢索關(guān)鍵詞等，提高醫(yī)院人事檔案的利用效率，為醫(yī)院人才選拔與任用提供數(shù)據(jù)支撐。

3.做好信息安全保障工作

及時采用科學合理的信息安全保障技術(shù)。醫(yī)院在推進人事檔案管理工作中應(yīng)該將信息安全問題放在首要位置，規(guī)避員工個人隱私被泄露等的風險問題。雖然最近幾年醫(yī)院人事檔案管理工作在各類現(xiàn)代化信息技術(shù)支持下取得了一定成效，但是隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作所面臨的安全風險問題也愈發(fā)嚴峻。為了最大限度地確保檔案管理工作順利開展，醫(yī)院應(yīng)該采取多元化的安全保障技術(shù)，及時做好人事檔案安全管理工作。首先，做好物理安全保障工作，為醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)存的紙質(zhì)人事檔案打造一個專門的存儲管理室，并為其配備除濕器、滅火器等設(shè)備。其次，做好人事檔案內(nèi)部安全保障工作。為了提高醫(yī)院人事檔案內(nèi)容的精準度與真實性，醫(yī)院檔案管理人員可以借助云計算技術(shù)精準識別檔案內(nèi)容，提高新舊檔案管理系統(tǒng)之間的兼容性，加強文件傳輸結(jié)構(gòu)的安全把關(guān)力度，進一步完善安全技術(shù)。在人事檔案信息化管理平臺中，醫(yī)院需構(gòu)建分層訪問機制，并為各部門員工配備相應(yīng)的登錄賬號，保障醫(yī)院人事檔案安全。例如，為滿足工作人員查詢自身績效考核情況的需求，醫(yī)院可借助PMI系統(tǒng)進行授權(quán)管理。檔案管理人員在開展檔案數(shù)據(jù)信息維護工作時，需向上級管理部門提交申請，待申請獲批準后方可進入后臺展開相關(guān)工作。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)該進一步優(yōu)化硬件設(shè)備設(shè)施的運行環(huán)境，避免各類因硬件設(shè)備設(shè)施失靈所引發(fā)的檔案安全風險問題。

定期更新和維護醫(yī)院人事檔案。在我國各類現(xiàn)代化信息技術(shù)日趨成熟與創(chuàng)新發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案信息化管理平臺的各項功能也得到了優(yōu)化完善。在一定程度上要求醫(yī)院檔案管理人員及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，并在實踐工作中定期更新和維護醫(yī)院人事檔案，一旦醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)人事變動，檔案管理人員就需要及時對人事檔案相關(guān)內(nèi)容展開調(diào)整。與此同時，為了提高人事檔案的安全性與完整性，醫(yī)院還應(yīng)該引進最新的殺毒軟件定期對檔案管理系統(tǒng)展開殺毒。醫(yī)院檔案管理人員需要不斷強化自身的安全保密意識，在工作中加大對人事檔案內(nèi)容的保護力度。

4.加強醫(yī)院檔案管理隊伍建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理水平及最終管理成效在一定程度上會受到管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)高低的影響。基于此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該緊跟時代發(fā)展步伐，及時革新檔案管理理念與工作思維。

檔案管理人員應(yīng)該具備安全意識與保密意識，降低人事檔案被泄露的風險。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身的創(chuàng)新能力，加大人事檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)的融合力度，提高工作效率與質(zhì)量。

醫(yī)院應(yīng)該為在崗檔案管理人員提供專業(yè)化培訓機會，并借助激勵機制充分調(diào)動檔案管理人員的學習熱情，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)。檔案管理人員在培訓完畢之后，應(yīng)該明確自身的工作職責，主動將所學知識轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵺`工作行為，提高醫(yī)院人事檔案管理水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息時代背景下醫(yī)院組織開展人事檔案管理工作是十分必要且關(guān)鍵的，不僅是醫(yī)院順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，加強對內(nèi)改革的必然舉措，還是醫(yī)院加強工作隊伍建設(shè)、提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵一步。尤其是近幾年來各大醫(yī)院所面臨的市場競爭壓力與生存挑戰(zhàn)愈發(fā)嚴峻，為了進一步提高醫(yī)院的綜合實力，需要加大人才隊伍建設(shè)力度。具體而言，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的經(jīng)營狀況和發(fā)展需求，創(chuàng)新與改革當前的人事檔案工作，并加大其與各類現(xiàn)代化信息技術(shù)的融合力度。在實際開展人事檔案管理工作中，醫(yī)院還應(yīng)密切關(guān)注科技領(lǐng)域的最新發(fā)展動態(tài)，不斷優(yōu)化人事檔案工作模式，確保其更加規(guī)范化和合理化，為醫(yī)院人力資源管理和人才隊伍建設(shè)提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。

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作者單位：濱州市優(yōu)撫醫(yī)院