新時期醫院文書檔案管理與開發利用工作的創新性研究

醫院文書檔案涉及不同時期醫院在行政管理、醫療業務等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表等材料。醫院文書檔案劃分為紙質和電子檔案兩類，其檔案管理水平一定程度上影響醫務工作的質量。傳統的文書檔案管理形式已經難以適應新時期醫務工作的需求。因此，加強醫院文書檔案的科學開發和利用具有十分重要的現實意義。

1新時期醫院文書檔案管理與開發利用的重要意義

1.1有益于賦能醫院醫務工作高質量開展

醫院文書檔案是對于醫院醫療、科研、人事等多元化工作內容的記錄和綜合反映，文書管理在醫院的整體運營和管理體系中具有著十分重要的地位。而針對傳統的醫院文書檔案管理路徑和措施的改革，有利于更加便捷高效地收集、整理、調閱和參閱醫務檔案。從醫務工作的規范化開展而言，醫院文書檔案能夠助力醫務制度的規范化制定和完善，為醫院工作開展提供標準化的遵循。從醫務科研角度而言，醫院文書檔案為醫務工作者的技術性突破和業務能力提升提供了工作的資源支撐，在醫務工作者的成長過程中具有不可忽視的輔助作用。從人事管理角度而言，醫院文書檔案也反映了人事制度發展的變革，這有利于醫院管理者立足歷史憑據推動人事制度的革新。因此，醫院文書檔案管理與開發利用有益于賦能醫院醫務工作高質量開展。

1.2有益于提升醫院服務醫務群體的效能

傳統的醫院文書檔案管理工作內容繁雜，工作流程煩瑣，工作服務對象的精準化不強，這在一定層面上嚴重影響了服務群體的體驗感。新時期醫院文書檔案管理與開發利用路徑的變革在一定層面簡化了工作流程。尤其在信息化賦能醫務檔案管理工作的背景下，醫院文書檔案管理的服務水平不斷提高，就醫務群體而言可以更加便捷地依托信息化平臺調閱文書檔案輔助病理研究，可以更加高效地歸還參閱文書，節約了醫務群體的寶貴時間。醫院文書檔案管理路徑的革新也實現服務對象的精準化對接，從收集整理科室文書檔案到服務內容的多元化對接，在這種規范化和精準化的服務模式下，醫務群體的滿意度和獲得感不斷提升。

1.3為醫院破解醫務難題提供參考依據

隨著人口老齡化程度的不斷加重，各色病患及多元化的病理也為醫院醫務工作提出新的難題。當前，醫患之間的矛盾也成了醫務工作的重災區，一定程度上制約了醫務工作的高效開展。而醫院文書檔案作為醫院日常工作的記錄載體，其中亦記載了大量的醫患矛盾解決和處理的內容，而部分典型的病患處理策略則有助于為化解此類問題提供重要的參考依據和解決路徑。此外，病理性問題也是影響醫患關系的重要因素，部分患者因為耗費大量的金錢而醫院又無法解決病灶進而和醫院之間劍拔弩張，而醫院文書檔案是病理記載的重要載體，對于破解醫療技術屏障解決病患痛苦亦具有重要的參考價值，一定程度上有助于破解醫務難題。

2新時期醫院文書檔案管理的基本原則

進入新時代，尤其是信息技術的迅猛發展下，為醫院文書檔案管理工作帶來便利的同時也存在一定的不足，為了進一步提升醫院文書檔案管理的質量，必須循序明確的醫院文書檔案管理原則。

2.1確保醫院文書檔案管理的保密性和安全性原則

傳統的醫院文書檔案管理以紙質管理為主體，因為時間因素長期保存也會造成一定的破損。而隨著信息技術及網絡化的發展，電子檔案的管理成為新的管理趨勢，這就要求電子檔案保管必須堅持保密性和安全性原則。無論是紙質檔案還是電子檔案因為其涉及醫院的運行管理流程及病患的隱私，所以在紙質檔案的收集和調閱過程中要時刻注意保密性。紙質版醫院文書的收集整理要堅持專人負責，精準對接，確保整個檔案存儲流程的規范化。而電子文書檔案的整理及上傳工作要進行加密和等級授權處理。“應當在電子形式醫院文書檔案存儲過程中運用各種先進的安全技術，提高醫院文書檔案的加密性，還要注重對各種與醫院文書檔案管理相關的電子設備等采取安全措施。”

2.2堅持醫院文書檔案管理的規范化和標準化原則

新時期醫院文書檔案管理不僅需要進一步革新管理方式和措施，亦要堅持管理的規范化和標準化。醫院文書檔案的管理涉及紙質檔案和電子檔案的收集、整理、利用、開發及銷毀等環節，其管理水平的高低直接影響著醫院醫務公務的效能。國家檔案局實施《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）、《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），從規范化和標準化的角度為醫院檔案文書管理提供基本的遵循和指向。醫院文書檔案的收集應該堅持應收盡收，各醫務科室檔案要嚴格按照醫院文書檔案的規范化格式提交，嚴格落實醫務文書檔案標準化規定。此外，就醫院文書檔案的管理環節而言，醫務文書檔案負責人要嚴格落實文書檔案管理的標準化和流程化制度，定期開展文書檔案管理自查，審查檔案整理、電子檔案上傳及借閱等規范化的建設情況。

2.3確保醫院文書檔案管理的準確和完整性原則

醫院文書檔案管理工作在醫院管理體系中具有舉足輕重的地位，文書檔案管理水平也是衡量其管理效能的重要標準，而其文書檔案信息準確與否更是直接影響著文書檔案的二次開發和利用價值。就醫院文書檔案的精確性而言，是醫院文書檔案管理的重要支撐和基礎。因此，在文書檔案收集和整理階段，檔案管理人員要對標標準化流程重點排查易出現的錯、漏、丟等問題，進一步確保收集整理檔案的準確性。“從完整性層面看，應明確文書檔案管理是一項系統工程，一旦檔案信息不夠完整，存在信息失真或丟失的問題，必然影響醫院文書檔案高質量管理。”I2因此，要結合醫務工作的實際，定期針對醫院文書檔案信息完整性及缺失性等問題進行核對，將問題消滅在萌芽狀態，確保檔案的完整性，避免造成更大損失。

3醫院文書檔案管理與開發利用的現實問題

3.1醫院文書檔案管理的意識有待進一步增強

醫院文書檔案管理工作作為醫院運行體系中的重要環節，對于醫院醫務工作的高效開展及醫院建設具有重要的影響。然而部分醫院領導則忽視了醫院文書檔案管理的重要性，甚至認為這項工作屬于醫院的邊緣工作，屬于“養老”崗，這也造成了醫院文書檔案管理工作的低效和滯后。同時，部分醫院由于文書檔案管理工作意識不強，也使得這項工作缺少發展規劃和嚴格的督查機制，導致文書檔案的開發和利用價值大打折扣，降低了文書檔案的參閱功能。

3.2醫院文書檔案管理信息化建設不足

隨著信息技術的廣泛應用，不斷地推動了行業變革及發展，而在信息化賦能醫院文書檔案管理工作背景下也提升了文書檔案管理的活力。然而部分醫院文書檔案管理的信息化建設則止步不前，信息化建設凸顯較大的滯后性。主要表現為文書檔案信息化平臺的功能性開放不足，無法滿足醫務人員的現實需求，這也在一定層面上制約了文書檔案的開發價值。同時，資金的投人力度不夠，信息化設備無法支撐現有的醫務工作需求，導致文書檔案管理耗費大量的人力物力卻無法發揮其應有的價值。

3.3醫院文書檔案管理人員的綜合素質有待提升

醫院文書檔案管理人員的素質及其專業技能是影響文書檔案管理的重要因素，然而由于部分醫院對于文書檔案管理工作的忽視，導致檔案管理人員的素質參差不齊，有待進一步提升。當前文書檔案管理人員外出學習和培訓的機會相對有限，很難開拓眼界和提升個人專業技能，尤其是信息化技術操作和信息化應用能力不高，在一定程度上限制了醫院文書檔案管理的質量。此外，醫院邀請文書檔案管理方面的專家相對較少，舉行的講座有限，限制了檔案管理人員素質的提升。

3.4醫院文書檔案管理制度有待進一步完善

完善的醫院文書檔案制度化建設是提升文書檔案管理的重要支點，是做好檔案管理工作的重要遵循。然而部分醫院文書檔案管理制度較為滯后，革新較慢，無法滿足檔案管理的導向需求。此外，部分醫院文書檔案管理質量缺乏激勵性內容，這也導致部門檔案管理員工存在“躺平”現象，無法調動管理人員的積極性和主動性。

4新時期醫院文書檔案管理與開發利用的創新性路徑

傳統的醫院文書檔案管理難以適應現代醫務工作發展的需求，尤其是伴隨著醫患關系的緊張、人事制度的改革、復雜病例的增多等各種醫務文書檔案激增，由此促進醫院文書檔案管理與開發的創新性發展已經成為必然趨勢。

4.1發揮黨委把舵定向作用，強化檔案管理意識

醫院文書檔案管理在醫院的運行管理體系中往往被認為是邊緣工作，在整個醫院業務體系中往往被忽視，導致了醫院文書利用開發價值大打折扣，甚至無法為醫院運行提供重要參考。由此，醫院黨委領導班子應該高度重視醫院文書檔案的管理工作，發揮黨委把舵定向的作用，指派黨委班子成員主抓文書檔案管理，責成專人負責，落實領導責任制。同時，開展醫院文書檔案管理定期工作匯報，強化領導督查，針對醫院文書檔案管理中的漏洞和現實問題及時發現、處理及反饋，形成良性的督查檢查反饋機制，助力醫院文書檔案管理效能的提升。此外，黨委領導發揮牽頭作用，統籌協調和宏觀謀劃，針對醫院文書檔案管理工作制定中長期發展規劃和步驟，強抓嚴管，進一步提升檔案管理的水平和質量。

4.2加強信息化平臺建設，提高檔案管理的信息化水平

隨著互聯網及信息技術的應用，很大程度上推動了行業發展和變革，而傳統的醫院文書檔案管理工作也凸顯了一些現實性問題，在信息化賦能下，一定程度上增添了工作的動力。為此，醫院應該加強信息化平臺建設，提高醫院文書檔案的信息化水平。首先，建設集電子檔案收集、整理、調閱及歸還一體化的信息化平臺搭建。醫院部門加強與第三方平臺的溝通，協同推進信息化平臺建設，構建精準化服務目標，拓寬醫院文書檔案更大的開發途徑，賦予其更大的開發價值，進一步提高平臺服務醫務人員的水平。其次，加大醫院文書檔案信息化軟硬件建設的資金投入。醫院針對文書檔案管理工作設置專項資金，用于購買文書檔案的收集、整理及調閱等工作過程中必備的信息化設備，加強管理效能支撐，提升信息化建設質量。

4.3強化檔案管理人員的專業技術，提升檔案管理效能

醫務檔案管理人員是檔案管理工作的核心要素，其專業水平及管理技術扎實與否直接影響著文書檔案管理的效能，直接影響著醫院文書檔案管理的質量。而新時期醫院文書檔案管理工作的變革也對檔案管理人員的專業技術水平和綜合素質提出了更高要求，為此，醫院要進一步強化檔案管理人員的專業素養。其一，加強醫院文書檔案管理的信息化技術培訓。醫院為文書檔案管理人員提供更多學習和交流的機會及平臺，加強對當前文書檔案管理信息化發展趨勢及相關知識的學習，引導文書檔案管理人員夯實專業技能，拓寬信息化建設的眼界；其二，采取引進來和走出去相結合的策略，在鼓勵醫院文書檔案管理人員外出培訓的同時，邀請檔案管理行業發展的專家入院開展講座和培訓，提升文書檔案管理人員發展的內生動力。

4.4完善醫院文書檔案管理制度，提供檔案管理的基本遵循

醫院文書檔案管理制度是文書檔案管理的重要指向和基本遵循，作為檔案管理的制度性支撐，其內容的科學和完善與否直接影響著檔案管理的水平。為此，醫院檔案管理部門應該結合醫務工作的實際完善醫院文書檔案管理制度，制定更加科學高效的制度體系。其一，優化醫院文書管理制度內容，持續推動管理制度體系的迭代升級。針對醫院文書檔案管理的收集、整理、調閱及歸還等環節及現實問題，集中研討，集思廣益，探討問題的解決方式并進一步促進其制度化和規范化，提升文書管理制度的科學性，為檔案管理提供方向指引；其二，制定醫院文書檔案管理的激勵制度，增強檔案管理人員的發展內驅力。完善醫院文書檔案管理考核激勵制度，針對檔案管理過程中做出重要貢獻或取得優異成果的人員給予一定獎勵，進一步激發檔案管理人員的積極性和主動性4。此外，亦可以將獎勵制度和職稱評聘相關聯，探索職稱評聘背景下的檔案管理激勵制度。

參考文獻

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作者簡介：潘宜興（1988—），碩士研究生學歷，山東省臨沂市中醫醫院館員，研究方向：檔案管理。