音像檔案管理若干難題及解決分析

音像檔案（Audio-visualarchives），又叫聲像檔案或視聽檔案，是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。與其他專業檔案相比，音像檔案借助聲音與圖像來完成，直觀性較強l。目前，全國各級各類檔案館以及機關、企事業單位、社會團體、民間組織都保存著大量的音像檔案，據國家檔案局公布的數據顯示，截至2023年底，我國綜合檔案館館藏照片檔案2862萬張，錄音錄像磁帶、影片檔案112.3萬盤，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案3.0萬盤。音像檔案以其視聽直觀、感染力強的特點，越來越受到社會各界的歡迎2。隨著信息技術的廣泛應用，行業、政府、社會對音像資料檔案管理工作提出新的要求3，存儲介質、管理環境、技術應用等因素會直接影響音像檔案的安全及管理。因此，了解音像檔案的特點，把握音像檔案管理難點，有針對性地采取解決措施，不斷提升音像檔案管理現代化水平、發揮音像檔案“存史資政育人”價值等具有積極的現實意義。

1音像檔案類型及特點

1.1音像檔案類型

音像檔案的類型主要包括照片、錄音帶、錄像帶等。其中照片檔案包括底片、照片和說明三部分；錄像帶檔案包括電影、紀錄片、短片等影視內容的系統保管，由原始素材（如膠片、數字源文件）、成片、附屬資料（如劇本、分鏡腳本等）等組成；錄音帶檔案主要是錄音磁帶檔案，錄音帶屬于磁性載體，與照片、影片檔案不同，錄音錄像帶檔案利用專門設備，記錄聲音和圖像等具有保存價值的信息內容。音像檔案以膠片、磁性物質為載體，耐久性于載體物質本身理化性質密切相關，且高度依賴記錄、重現設備，屬于機讀檔案。隨著數字技術的發展及其在音像檔案中的深入應用，音像信息從模擬信號朝著數字信號轉變，并以mp3、wav、wma、realaudio等數字音像格式呈現，理論上數字信號復制不會產生任何衰減，有利于數字音像檔案管理的自動化、網絡化和智能化。

1.2音像檔案的特點

一是具體性、場景性。文字檔案、實物檔案呈現出靜態特征，音像檔案則以“活靈活現”的形式展現，音像檔案集“圖音像”于一體，更具立體感與畫面感與可視化特征，將具有保存價值的歷史事件、重要畫面以更具體、更生動的形式予以場景化記錄，這是傳統紙質檔案或者其他文書檔案無法實現的。二是生動性、形象性。文書檔案從通用文書轉化而來，以單一文字形式呈現，而與文書檔案相比，音像檔案更加直觀性、形象性，能夠十分生動地展現社會或活動的細節，音像檔案承載的信息傳達更為親切和直觀。三是時間感、空間感。一般載體的檔案作為相互交替信息的工具，在時間、空間上是有限的。音像檔案則能夠捕捉到珍貴的瞬間圖像、畫面和聲音，把特定時代、特殊時刻的重要歷史片段特征和氛圍記錄下來，具有很強的時間感、空間感。四是易理解性、易復制性。音像檔案通過視聽方式呈現，可以超越語言文字、語義文化本身的界限，使得不同背景的人都能夠理解和接受這些信息。隨著數字技術的應用，音像檔案將模擬信號轉換為二進制數據，以數字信號形式存儲、傳播，脫離了對傳統介質的依賴，無論是照片、磁帶還是磁盤、光盤，其記載的信息都更加容易復制。

2音像檔案管理的現實難題

2.1收集難

隨著計算機信息網絡技術的飛速發展，活動照片、業務視音頻檔案逐漸以數字形式為主存在，數碼照片、數字視音頻檔案在傳統音像檔案中的占比越來越大。數字音像檔案信息呈現出非結構化，且增速呈現指數級增長，大量數碼照片、電子文檔及數字視音頻等非結構化數據以數字化方式存儲于錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤，并以數字文件形式存在。這些數字音像資料散落于各個科室、不同計算機設備、辦公軟件之中。這種非實體化增加了數字音像檔案收集的難度。由于收集渠道和方式依然單一，主要以線下拷貝方式為主，在線實時自動歸檔進展緩慢，還沒有完全實現將音像檔案在線及時移交給檔案管理人員或歸檔系統?？傊?，數量大、非結構化、零散性、收集渠道單一等顯著增加了音像檔案收集的難度，影響音像檔案歸檔的及時性和完整性。

2.2整理難

音像檔案內容分散于設備、辦公軟件、業務系統中，導致音像檔案內容收集難，內容存在斷層或缺失而不知曉。此外，數碼照片、錄音錄像載體差異大，數據存儲格式不統一，整理工作有著各自不同的規范標準，對檔案管理人員專業技術能力提出了更高要求。以磁性載體檔案（如錄音帶、錄像帶）為例，在檔案收集之后還要根據單位實際情況，做好磁性載體文件格式的轉換，采用演示或檢測等方式確保其可讀，要做到“同一項目同一類別磁性載體文件存儲于同種磁性載體上”，還要保證磁性載體文件運行軟硬件環境、版本號滿足完整、準確要求，判斷著錄信息是否合理、聲像內容是否合規，完成審核之后才能再進行后續整理。

2.3保存難

音像檔案的特殊存儲介質，使其保存安全性面臨著諸多非傳統因素的威脅。磁帶、錄像帶、膠片、光盤等存儲檔案信息的介質，在長期保存及使用過程中極易發生損壞，如膠片霉斑、光盤劃痕、磁性喪失等，尤其是在數字化應用背景下，特殊存儲介質設備損壞、網絡病毒攻擊、人為因素操作失誤等，傳統安全因素和非傳統安全因素都增加了音像檔案保存的安全風險。此外，由于安全風險意識及防范能力不足，數字音像檔案移交時未進行“四性”檢測以及整個系統的信息安全防護能力、系統的訪問控制安全以及檔案自身的安全（比如是否被修改、是否存在系統漏洞），以及音像檔案格式未采用不符合歸檔和長期保存的格式要求，導致音像檔案面臨著巨大安全風險隱患，增加了音像檔案保存的難度。

2.4利用難

音像檔案歸檔后的檢索利用與其他類型的檔案也存在較大差異。由于音像檔案內容、形態的特殊性，后期檢索利用往往只是其中某個音像內容的某一段，或者是某個視頻鏡頭的其中部分，這就給音像檔案檢索查詢增添了難度，無法以傳統的文書檔案輸入關鍵詞等方式進行高效檢索利用，只能通過人工審閱、瀏覽及觀看，檢索成本較高。音像檔案限于著錄一些簡單的主題、責任者、文件格式等條目信息，無法涵蓋音視頻檔案的核心要素，更不用說全部信息內容，后期利用信息檢索方式，僅能通過有限的著錄信息，但這種檢索利用方式速度慢，且檢索不精準、不全面，需要打開視音頻檔案逐一觀看、收聽，極大地影響了音像檔案價值的發揮。

3全生命周期視角下音像檔案管理的路徑

3.1收集

音像檔案收集是音像檔案生命周期的起點，涉及照片、錄音、錄像等各類音像文件資料的產生和積累。一是思想認識要轉變。要高度重視音像檔案管理工作，主要負責人、檔案管理人員及其他崗位人員，都要在思想上充分認識到音像檔案工作的重要性，把音像檔案管理納入重要議事日程，與其他業務同部署、同落實、同檢查、同考核，成立音像檔案管理領導小組，組建音像檔案管理專班，強化領導。二是收集范圍要明確。根據《檔案法》《檔案法實施條例》《數碼照片歸檔與管理規范》等法規規范，結合業務實際，進一步明確錄像檔案的收集范圍，將記錄單位履行主要職能的視音頻資料納入歸檔范疇，把開展重要活動、中心工作形成的各種視頻材料等應同步收集、歸檔。三是收集工作要規范。音像檔案資料收集要始終堅持規范化、制度化，嚴格按照已經頒布出臺的各項檔案管理規章制度規定的具體要求收集，還要將收集的音像檔案進行格式轉換，使其達到音像檔案管理標準的要求。如照片檔案要采用JEPG、TIFF等格式，錄音資料要轉換成WAV、WMA、MP3、AAC等格式，錄像資料要轉換成MPG、MP4、FLV、AVI等格式，視頻比特率要達到 ≥ 8Mbps等等。

3.2整理

音像檔案整理是在收集之后，按照時間、內容、來源等標準分類，整理是音像檔案管理的核心，直接影響到后續管理和檢索質量與效果。一要明確音像檔案整理的標準。音像檔案整理要嚴格遵循《檔案分類標引規則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《照片檔案管理規范》《錄音錄像檔案管理規范》《數碼照片歸檔與管理規范》《檔案著錄規則》等，進一步明確疾控業務音像檔案分類標準、方法，確保音像檔案的一致性、有序性，做好每一份歸檔音像檔案編號、編目。二要嚴格音像檔案整理內容。隨著計算機信息技術的應用以及單套制的實施，電子音像檔案可直接在終端計算機存儲器（非系統盤）中整理。疾控業務音像檔案整理可按照“年度一保管期限”或“保管期限—年度”分類，逐級建立文件夾并命名。如。此外，還要進一步明確劃分音像檔案的保管期限，將相應文件集中存儲在最低一級文件夾中，如把2024年形成的、保管期限為永久的全部文件，應將其存儲在“永久”文件夾中，即。三要做好音像檔案的著錄工作。在整理音像檔案時，要按照檔案著錄要求及時開展音像檔案著錄工作，并將著錄條目上傳至檔案管理業務系統。目前，檔案管理業務系統能夠實現音像檔案全宗號、門類代碼、年度、時長、攝錄日期等自動著錄，但還需要檔案管理人員做好著錄數據的修正完善，將音像檔案中的著錄題名、責任者、活動名稱等相關元數據補充完善，使整個音像檔案更加完整。

整理完成之后，要按照規定和要求做好實時歸檔保存。一要嚴格歸檔時間。音像檔案及時歸檔能夠有效防正因歸檔不及時而發生丟失等安全問題。要始終堅持應歸盡歸檔，及時歸檔原則，其中音像電子文件通常自形成起應在3個月內移交，至遲不超過次年6月。移交時還要按照“四性”要求，做好音像電子文件的檢測。二要滿足歸檔要求。音像檔案歸檔要滿足相應的技術要求。例如，畫面完整性、曝光準確性、影像清晰度；數碼照片的分辨率、光盤介質的材質、照片的規格大小以及相應的附屬材料（如底片、目錄、文字說明）。檔案管理部門在接到業務部門移交的歸檔音像檔案后，要及時對其進行清點、鑒定，并做好擬歸檔音像檔案的整理、著錄成果等審核，確認無誤后，登記、填寫登記表，編制檔號，正式歸入電子檔案庫。三要嚴格歸檔標準。要始終堅持高標準、嚴要求地推進音像檔案的歸檔工作。根據在線、離線等不同方式，嚴把音像檔案歸檔入口關。如離線方式歸檔音像檔案，還要以手工方式輔助完成著錄，明確離線歸檔程序等。包括音像檔案全宗號著錄、攝錄日期、計算機文件名等。同時，要做好歸檔資料交接手續，確保安全保存。

3.4利用

音像檔案具有“存史資政育人”功能，發揮檔案價值離不開檢索利用。面對海量音像檔案，要積極引入人工智能技術，通過檢索利用模塊建立有效的檢索邏輯和工具，方便檔案利用者查詢、訪問所需的音像檔案。通過人臉信息檢索出符合該人臉特征的圖像、視頻幀，利用語音識別技術，自動識別音視頻文件內容并形成文字標注，根據音色、音調等聲紋特征，匹配文字內容與畫面，利用語音識別技術實現音像檔案快速檢索。此外，還要注重音像檔案利用的安全管理，嚴格執行《檔案法》《保密法》等有關網絡安全方面的法律法規，建立音像檔案管理系統網絡安全等級保護或分級保護機制，統籌實施電子檔案及其元數據備份，通過訪問權限設置，賦予不同群體檢索利用的權限，涉密音像檔案要履行審批。加強人員安全保密業務知識的培訓，從人防物防技防等全面織牢音像檔案利用的安全底線。

結語

音像檔案作為檔案重要的組成部分，有其自身特點和優勢。但在收集、整理、保存和利用方面也面臨著其他檔案難以遇到的管理難題和現實困境，如視音頻檔案收集時需要進行格式轉換，整理時需要遵守特別規定，保存時需要做好調整分辨率、曝光度以及檢索利用需要采用先進科技手段提升檢索精準性等。面對難題，要始終堅持問題導向，采取有效措施，堅持全生命周期理念，做好音像檔案各個方面、每個環節的管理，推動音像檔案管理實現高質量發展，以檔案工作高質量助力業務事業發展的高質量。

參考文獻

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作者簡介：商冠群（1987—），碩士學位，菏澤市疾病預防控制中心館員，主要從事聲像檔案管理及健康教育工作。