|數字檔案|基于網絡系統平臺的工程檔案單套制管理策略研究

工程檔案是各類工程項目推進的重要環節，是記錄工程從立項到驗收全流程原始信息的各類文件材料，不僅具有憑證和依據作用，還在日常維護、項目運營、未來發展等方面起到決策參考作用，實際意義較大。隨著信息時代的不斷發展，越來越多的電子文件成為工程建設過程中生成信息的主要來源，依托電子檔案管理平臺實現檔案的在線征集、集中管理、科學分類、共享利用已成為主流方向，過去檔案“雙套制”管理的模式不足之處越發明顯。但在實踐過程中仍出現較多思想傳統、系統開發單一、干部隊伍業余、安全風險大等問題，需要相關人員推動檔案數字化改革，借助信息化技術手段，在真正意義上促進檔案管理實現“單套制”，從而更好地發揮其價值意義。

1新時期工程檔案單套制管理要點綜述

1.1檔案單套制管理的概念與管理現狀

電子檔案的“單套制”是指在檔案管理過程中，只采取電子文件的方式收管存用，不再采用紙質檔案的文件形式。2015年，上海市檔案局結合上海自貿試驗區實踐，在自貿區率先探索電子檔案“單套制”管理，率先開展“單套制”試點工作，期間通過研發電子檔案管理原型系統、完善電子文檔一體化管理流程，制定電子檔案“單套制”的管理配套制度、落實數字簽名和電子簽章等技術措施，保證了電子檔案管理的可控、可溯和可靠。2016年，國家檔案局提出“單套制”的運行模式，號召逐步推廣使用，直到2021年中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，為全國各地實現檔案“單套制”管理指明了方向，提供了政策依據。2024年8月，國家數據局印發的《數字中國建設2024年工作要點清單》提出充分發揮數據要素潛力，健全完善的數字政府服務體系，促進數字文化豐富多元發展，為推動電子檔案“單套制”管理提供良好的發展環境1。

“單套制”的特征有以下幾個方面：一是數字軌，即電子檔案是具備單軌特征的數字形式。二是可同步操作，將檔案管理與日常辦公相結合，通過數字簽章、權限控制、訪問識別等安全措施及互聯網應用環境，實現相關業務在線即時辦理。三是存儲空間大，通過存儲器存儲或者實現云存儲，讓檔案文件管理告別了庫房時代。四是系統維護，單套制的管理重點主要在于電子檔案管理利用系統平臺的正常運行與安全維護。

1.2無紙化辦公環境下電子文件單套制管理的意義

一是提高工作效率。在傳統的檔案管理模式下，大多是紙質文件通過人工管理的方式進行整合利用，不僅工作單一、繁重復雜，而且極易因風化、潮濕、蟲蛀等自然因素與人為因素對檔案原始文件造成破壞。通過實現檔案的“單套制”管理，可將檔案的收集管理、分類整合、共享利用等環節由線下轉移至線上，所有業務工作均可由工作人員通過系統平臺及計算機網絡在線辦理。尤其對于工程檔案這種涉及部門單位多、內容種類復雜、文件數量龐大、覆蓋面廣的專業檔案，實現“單套制”管理無疑降低了管理成本。二是實現高效檢索。工程檔案的利用率較高，在過去少量的文件管理中，檢索較為輕松，但隨著經濟水平的提高，工程項目數量增加，工程內容復雜，生成了大量的非結構化數據，其中包括聲像、照片等類型文件資料，在日常的查詢利用、檢索共享中，難度極大且容易出錯，實現單套制管理后，可通過數據挖掘、機器學習、關鍵詞定位等方式優化搜索引擎技術，確保日常檢索迅速化、高效化，定位精準化、明確化，在一定程度上提高了利用率及利用價值。三是促進共建共享。在大數據信息化時代，檔案的“單套制”管理與網絡系統平臺的利用，較為關鍵的意義在于破除過去“各自為政”的局面，實現多部門、多地域、多行業的檔案文件共建共享，各部門單位可通過互聯網實現工程檔案的在線歸檔、在線審批與在線流轉，從而強化了資源利用2。

2基于網絡系統平臺的工程檔案單套制管理面臨的困境

2.1人員隊伍不專業，發展理念滯后

在信息化時代，大多工程部門的檔案管理人員“重建設，輕管理”現象嚴重，檔案數字化轉型意識薄弱，認為檔案工作是簡單的文件資料收集，無需投入太多，只做好檔案文件的完整保存即可，對于其實現單套制管理的信任度不強，沒有深入學習當下檔案行業國家政策和信息化發展環境現狀，對未來發展方向的把握度不夠，使得相關工作往往處于應付檢查、紙上談兵的狀態。從干部隊伍建設來看，大多工程部門的科研人員、實施人員較多，檔案管理工作大多由社會公益崗、社會招聘人員或者新入職員工負責，基礎理論水平差、綜合素質較低且流動性較強，加之缺少后期定向培訓，使得在新形勢下無法基于網絡平臺處理工作，“單套制”管理模式停滯不前。

2.2組織架構不完善，制度存在漏洞

一是職能職責不清晰。與其他類型檔案不同的是，工程檔案往往不是一個單位的文件信息，而是多個單位部門的數據集合。城市建設工程包括住建、水利、交通、醫療等部門，在工程開展過程中產生的檔案涉及單位較多、內容較多、類別豐富并且數量較大，在實際的收集管理、利用共享中極易出現職能分散的問題，“各自為政”現象較為嚴重，無法真正實現“單套制”的統一性與精確性。二是制度標準不健全。大多工程建設部門對于檔案信息化管理的制度體系建設力度不夠，部分單位甚至仍在沿用過去的標準開展工作，無法科學地推動檔案信息化工作順利開展，使得相關電子文件資料在生成整合、分類管理、安全存儲、廣泛共享、深度利用等流程上無章可循，工作開展專業度不高，甚至會出現較多安全問題，影響后續檔案價值的發揮。

2.3技術應用不充分，要素供給不足

一是在基礎建設要素方面。受檔案工作“邊緣化”性質的影響，在網絡系統平臺的建設過程中，由于部分單位重視程度不夠，資金扶持較少，所采購的硬件及應用的技術與工程檔案“單套制”管理轉型升級的要求嚴重不符，所建成的系統僅停留在紙質檔案轉化為電子檔案的基礎層面，管理人員無法通過系統平臺高效開展工作，現代技術的優勢沒有得到充分發揮。二是在現代信息技術應用方面。在各地區工程檔案系統平臺建設初期，相關工作人員開展市場調研較少，沒有帶著問題與需求研究功能開發與技術應用工作，對于數據挖掘、人工智能等技術的應用不足，容易出現功能不完善、鏈接不通暢、檢索較緩慢、無法共享利用等問題，不僅落后于時代發展，還造成了資源浪費。

2.4開發審核不全面，治理水平較低

在大數據時代，檔案開發利用的前提是保證可開放檔案的安全性，但工程檔案的生成較為多元化，涉及部門較多，內容復雜，開放鑒定審核難度大，相關檔案的權屬關系、權責分配較為復雜，甚至部分歷史工程相關檔案的權屬單位由于機構改革而不存在了，無疑加大了開放審核工作的難度。同時工程項目檔案涉及較多敏感信息與個人數據，在管理開發利用的過程中極易因安全問題被外部不法分子、黑客竊取信息、破壞數據，造成不可逆的影響，制約了建設工程檔案的開放推進。

3基于網絡系統平臺的工程檔案單套制管理未來優化策略

3.1全面轉變發展思想，推動干部隊伍建設

一是加強思想引領。相關工程建設部門要定期帶領業務骨干前往沿海先進城市學習檔案管理經驗，進一步開拓視野、取長補短，重點是在思想上、在意識上接納檔案數字化轉型的意義及信息化管理的重要性，從而激發干部隊伍干事創業的激情動力。同時在內部要定期開展檔案管理專項會議，積極宣傳數字中國建設及檔案信息化的政策背景，深人學習大數據、云計算、人工智能等現代科學技術在海量信息管理中的應用實踐，從而讓新時代應用檔案管理新思想、新舉措成為推動工程建設事業高質量發展的根本動力。二是注重人才引育。一方面工程建設相關部門要結合實際需求，增加檔案信息化管理崗位的數量，并加強信息化人才與檔案管理技能人才的社會招聘力度，可面向科技企業、高等院校等知識集中區域進行訂單式培養，促進整體干部隊伍由單一型向復合型轉變，不斷為其注入新鮮活力。同時要制定檔案信息化管理人才繼續教育方案，邀請業內專家開展理論授課，組織人員進行技能比武，并通過工作坊、實踐項目等形式，從多個方面提升檔案管理人員的專業能力和綜合素質，從而促進整體檔案“單套制”管理的進度。

3.2構建協同共贏環境，健全管理制度標準

一是強化協同管理。各級政府要以區域進行模塊劃分，成立工程檔案信息化管理領導小組，由主要分管領導為組長，主要負責部門領導為副組長，其他配合部門管理人員為組員，在宏觀上明確工作職責，細化任務分工，整合中堅力量，以“工作項目化、項目清單化、清單責任化”為基準，促進各部門電子檔案管理工作的協同推進。同時領導小組也要做好政策上傳下達、矛盾問題化解、日常監督管理、促進共贏發展的相關工作。二是規范制度體系。領導小組要會同各部門，集中學習《中華人民共和國檔案法》《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2014）《建筑工程資料管理規程》（DB11/T695—2017）等標準文件，結合現階段發展的需求及問題，制定科學化、精細化、規范化檔案管理的規章制度。例如，“工程檔案信息化管理制度”“工程項目電子檔案開發利用注意事項”檔案信息化管理應急預案”等。同時對于推進“單套制”而言，要注重歸檔流程電子檔案標準的統一，結合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《版式電子文件長期保存格式需求》的原則和相關行業標準，在歸檔過程中要求各部門按照OFD、PDF等格式上傳，在線生成或者經電子簽章簽批的電子文件可直接使用原生格式，經數字化掃描的文件應確保圖像清晰，最低分辨率不低于300dpi。照片類檔案要以TIFF、JPEG格式保存，光學分辨率不得小于1000萬有效像素，著錄信息要包括題名、拍攝內容、時間、地點等。

3.了開發科學專業平臺，加強現代技術應用

一是提供基礎保障。各地區政府要大力開展檔案信息化、共享化工作，以“互聯網 + 政務服務”“建立城市大數據湖”等工作背景優勢，積極推進工程建設方面檔案資源的“單套制”管理進程，在政策、資金、人員等方面設置常態化的扶持計劃，配備專業隊伍扎實開展工程部門檔案管理硬件采購、軟件開發、后期運維的指導工作，從而實現高效發展。

二是深度研發平臺。一方面要著力深度應用數據挖掘、機器學習、人工智能、區塊鏈等應用較為成熟的關鍵技術，提高網絡系統平臺的數據處理功能、快速檢索功能、廣泛覆蓋功能，使各部門單位可通過系統平臺在海量檔案數據中快速精準獲取有價值的信息數據，為相關決策與業務提供信息支持，同時也可利用云存儲、云計算等技術為龐大工程數據的管理提供靈活、可擴展的措施方案，滿足社會各方組織不同規模和復雜度的檔案管理需求，進一步推進區域內檔案數據的共享和協同管理工作。三是優化服務界面。信息化時代工程檔案的“單套制”管理關鍵要務在于發揮檔案潛在的利用價值，擴大開放共享的覆蓋面，這就要求在系統平臺開發過程中，要充分發揮UI技術的優勢，面向用戶開發個性化、親和化的服務界面，也可通過流程圖、視頻、全息影像展示檔案，“讓檔案活起來”“讓數據流動起來”，助力用戶能夠在最短時間內獲取檔案信息，不僅提高檔案的利用率，還擴大相關部門的社會影響力，形成良性循環[4]。

3.4優化開放鑒定策略，守牢檔案安全防線

一是統籌開放安全。工程項目相關單位要堅持國家安全觀，堅持開放與安全的原則，領導小組要組建專家團隊，以利用為導向，集中開展檔案的開放鑒定工作，厘清各利用群體的利用目的和需求，加強數據分級分類治理，進一步提高開放檔案的比例，對于檔案的在線接收要實施動態調整策略，精簡優化接收范圍，從根本上保證檔案的絕對安全。二是充分利用技術。要堅持協同共治、全程治理、風險可控原則，在日常管理與系統平臺開發過程中充分應用區塊鏈、電子簽章、加密傳輸、防篡改標簽等安全技術手段，構建科學健全的數據安全治理機制，確保檔案數據安全長期的保存，從而更加高效地發揮檔案利用的價值5。

綜上所述，無論是大發展環境還是檔案行業的技術應用現狀，實現工程檔案的“單套制”管理已成為提高檔案業務水平的主流方向，為此相關部門單位要把握時代優勢，破除發展難題，積極采用現代化技術促進檔案管理轉型升級，充分融合先進技術開發系統平臺，實現多元化、廣泛化的協同管理，以合作共贏促進檔案事業與工程建設事業高質量發展。

參考文獻

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[5]劉潔貞，丘哲.數字治理背景下建設工程檔案開放審核優化策略研究[J].蘭臺內外，2024（31）：13-16.

作者簡介：田羽（1985—），大學學歷，玉溪市紅塔區城建檔案館館員，研究方向為建設工程檔案管理。