數字化轉型背景下人事檔案管理模式變革探索

事業單位人員作為公共事務的中堅力量，其人事檔案管理涵蓋了員工的基本信息、職業履歷、業績評價等核心數據，直接影響事業單位的人力資源配置、決策形成以及服務社會的能力。在國家大力推動政務數字化與信息化建設的大背景下，《國務院關于加強數字政府建設的指導意見》等政策文件明確指出，借助數字技術提升行政服務效率與治理水平，促使事業單位人員的人事檔案管理走向數字化轉型勢在必行。傳統的檔案管理模式以紙質檔案為主，存在存儲不便、檢索速度慢、易損毀遺失以及信息流通受限等問題，難以適應現代事業單位高效運行與服務的需要。因此，事業單位應積極探索人事檔案管理模式的創新，以順利實現數字化轉型的目標。

一、數字化轉型背景下人事檔案管理工作特點

在數字化轉型的背景下，事業單位人員人事檔案管理呈現出新的特點：一是管理效率大幅提升。借助數字化技術，檔案錄入、歸類與檢索操作更加高效便捷，能夠從龐大的數據庫中準確快速地鎖定所需信息，大幅縮減了查詢時間;二是數據安全性和保密性得到加強。通過采用加密算法、設定嚴格的用戶權限以及定期實施數據備份與恢復策略，有效地防范了數據泄露和丟失；三是檔案的共享性和協同性得以實現，消除了部門間的壁壘。不同部門之間在授權范圍內實現了檔案資料的即時共享，促進了人力資源管理、崗位調整、績效評價等工作環節的協同運行，優化了事業單位人員的管理流程；2四是促進了檔案管理的標準化與規范化。通過統一的電子格式和分類標準，保證了檔案內容的一致性和完整性，便于長期保存和使用，為事業單位的人才發展戰略和決策支持奠定了堅實的信息基礎。

二、數字化轉型背景下人事檔案管理存在的問題

一是管理理念相對滯后。數字化時代，某些事業單位的檔案管理人員依然固守于傳統的人事檔案管理方式，對于人事檔案數字化轉型能夠提高管理效率、優化人才資源配置以及為決策提供有力支持的重要性及緊迫性認識不夠充分，缺乏主動推動數字化轉型的熱情；3二是技術應用能力有限。工作人員在檔案數字化軟件的應用上多限于基礎操作，未能深入掌握高級功能以提升工作效率。對于硬件設施，如高速掃描設備及大容量存儲裝置的維護知識不足，一旦設備發生故障，就會導致數字化工作進程中斷；4三是信息安全風險凸顯。事業單位人事檔案管理中如果出現信息泄露或篡改的情況，將會對職工的合法權益構成重大侵害，甚至會擾亂單位的正常運轉。隨著數字化轉型的推進，部分單位因缺乏健全的信息安全保護機制，加之對加密技術運用不足，使得檔案數據在流通與存儲中容易面臨竊取或破解的風險。此外，事業單位在人事檔案管理中還存在訪問權限設定不合理的現象，既會出現權限過寬導致非授權人員任意訪問敏感信息的情況，也會出現實際需要利用檔案資料的工作人員難以獲取所需信息的情況。[5]

三、數字化轉型背景下人事檔案管理創新的路徑

（一）更新管理理念

事業單位人事檔案管理人員要加強培訓與宣傳工作，定期舉辦專門的培訓研討活動，邀請業界權威人士及數字化轉型成功單位的管理人員分享經驗，深度分析人事檔案數字化轉型的戰略價值、發展趨勢及對單位管理與人才培養的積極影響。事業單位人事檔案管理部門要借助內部傳播平臺，包括公告板、單位官網、工作群組等，發布數字化轉型的相關政策解讀、技術指南和優秀案例，營造濃厚的數字化轉型文化氛圍。鼓勵檔案管理人員積極參與數字化管理的學習，通過在線課程培訓、線下交流學習等形式，提升其對數字技術在人事檔案管理領域應用的理解與實踐能力。在單位內部建立激勵機制，對主動投身數字化轉型項目、成績突出的檔案管理人員予以表彰及獎勵，以激發其積極性和創造性。

（二）提升技術水平

為了提高人事檔案管理工作的質量，事業單位等人事檔案管理單位要加強對檔案數字化技術人才的引進與培養。在人才招聘過程中，單位需制定有吸引力的招聘政策，以吸引具備檔案學、計算機科學、信息管理等專業背景的專業人才。此外，單位還要重視內部人才的成長，采用多種培訓模式，包括內部講座、外部進修、實際崗位操作等，以提升現有檔案管理人員的技術實力。各檔案管理單位還要加強與專業技術企業的合作，引入先進的數字化系統與設備。在合作過程中，要求企業依據單位的具體需求，進行系統的個性化設計與優化，確保系統功能全面，能夠有效支持人事檔案管理的各項業務流程。同時，事業單位還要促進數字化系統與現有辦公平臺的整合，實現數據的實時共享與業務流程的無縫對接，以提高信息流轉效率，保證人事檔案數字化工作的順暢進行。

（三）強化信息安全保障

事業單位在人事檔案管理過程中應采用先進的加密技術，包括SSL/TLS加密協議和AES加密算法，在傳輸及存儲階段對檔案數據實施加密操作，確保數據的保密性和完整性。例如，在四川省事業單位人事管理信息系統中，上級部門管理人員可通過身份證號碼和手機號碼設定下級單位管理人員訪問系統的權限；事業單位管理人員通過電子社?？ǖ卿浵到y，被授予訪問本單位機構和人員檔案信息的權限；縣級人事綜合管理部門的管理人員則根據工作需要，被授予訪問全縣范圍內機構和人員檔案信息的權限。不同機構的管理人員被授予相應的訪問權限，有效保障了系統中機構和人員檔案信息的安全性。此外，還可以引入身份認證技術，如指紋識別、面部識別、動態密碼以及電子社?？ǖ卿浵到y等，強化對訪問者身份的驗證，確保信息安全。

四、數字化轉型背景下人事檔案管理模式案例

（一）案例背景

等事業單位人員的人事檔案同樣面臨傳統管理方式所帶來的多重挑戰。傳統的紙質檔案管理模式不僅耗費大量物理存儲資源，而且在檢索和調用時極為不便，同時，還存在檔案易損毀、遺失的風險。比如，隨著專業技術人員申報職稱人數的逐年攀升，每年新形成的職稱檔案數量呈遞增趨勢，全縣高中初級職稱申報人數從2021年的588人增長至2023年的842人，再到2024年的942人，原有的管理模式難以適應業務需求的不斷增長，推進數字化轉型已刻不容緩。

（二）人事檔案管理模式創新策略

一是建立數字化檔案管理系統。等事業單位人事檔案開啟了全面數字化進程，集檔案錄入、存儲、檢索及備份功能于一體。通過將紙質文件掃描并轉換成數字文檔，實現了檔案的電子化存儲。2020年，全縣檔案數字化項目啟動，至2021年，已成功完成全部現存事業人員人事檔案數字化錄入，累計錄入檔案約4100份。在錄入過程中，采用先進的圖像增強技術，以提升掃描文檔的清晰度和質量，確保電子檔案的可讀性。系統采用分布式存儲架構，將人事檔案數據分散存儲在多個節點上，以提高數據的可靠性和容錯性，防止因單點故障導致數據丟失。

二是制定標準化檔案分類體系。為了實現事業單位人事檔案管理的規范化與高效性，等事業單位的人事檔案管理應建立一套標準化的檔案分類體系，將人事檔案細分為基本信息類、工作經歷類、培訓學習類、獎懲記錄類等，通過統一的分類準則，確保檔案管理規范有序、易于檢索。以基本信息類為例，其內部又進一步細分出個人身份信息、人職信息等子類目，從而方便快速定位特定信息。遵循國家檔案分類標準與行業實踐指南，結合事業單位人員人事檔案管理的特點，每一類目都被進一步拆解為二級甚至三級子目，并為每項分類指派獨一無二的編碼。在檔案錄人階段，工作人員需嚴格遵循分類體系及編碼規則，以確保檔案數據的一致性與精確度。

三是加強數據安全保障措施。等各級單位應設定用戶權限等級，確保不同層次的管理人員僅能訪問相應的機構人員信息；定期進行數據備份操作，并將備份數據存儲于遠端服務器，以防止數據丟失或損壞；部署防火墻及加密軟件，以阻斷未經授權的訪問和數據篡改行為。在權限管理層面，不同機構層次的管理人員享有不同的信息訪問權限。比如，在四川省職稱評審信息系統中，設置不同層次機構的管理人員享有不同的訪問權限，以確保職稱申報和電子職稱證書生成等資料信息的安全性。同時，針對職稱申報和電子職稱證書生成等業務設置多崗審核，以保障職稱申報審核工作的公平公正，避免在職稱申報和電子職稱證書生成資料形成和業務辦理時弄虛作假，保障系統中職稱資料和電子職稱證書檔案資料的準確性和真實性。

四是業務系統與四川人社在線公共服務平臺進行接軌。四川省事業單位人事管理信息系統和四川省職稱評審信息系統完全與四川人社在線公共服務平臺接軌，管理人員采用電子社?？ǖ卿浵到y，通過互聯網即可查閱事業單位機構和人員的相關檔案信息資料，并辦理崗位聘用、年度考核和職稱申報等相關業務；隨著相關業務工作的辦理，系統同步完善并更新機構和人員的崗位聘用、年度考核和職稱等相關檔案信息，實現了事業人員和專業技術人員檔案資料的互聯互通，為廣大專業技術人員跨地域職稱互認提供了便利，大幅促進了人員跨地域流通進程，為國家和社會各項事業的高質量發展提供了保障。

（三）效果分析

一是檔案查詢效率大幅提升。通過數字化管理系統，檔案查詢時間從原來的平均每次30分鐘縮短至5分鐘以內，查詢效率提升了 83.3% 。補充查詢不同檔案類型（基本信息類、工作經歷類、培訓學習類、獎懲記錄類）的時間數據詳見表1。

二是業務協同能力增強。數字化檔案管理系統實現了與其他業務系統的對接，不同部門之間可以實時共享檔案信息，業務協同效率明顯提高。比如，通過與四川人社在線公共服務平臺接軌，四川省事業單位人事管理信息系統實現了事業人員管理相關業務與其他業務系統對接。不同部門之間可以同時獲取相關機構和人員的檔案信息，業務辦理周期明顯縮短。比如，事業人員崗位聘用業務平均縮短了15天，從原來的平均45天縮短至30天，不同業務協同場景下的協同效率提升數據詳見表2。

三是存儲空間有效節省。以一間面積為100平方米的檔案室為例，在傳統紙質檔案存儲方式下，最多可容納3萬份檔案。而采用數字化存儲后，相同面積的檔案室僅需放置少量必要的紙質檔案備份和服務器設備，存儲空間節省了約 70% O

四是檔案完整性和準確性大幅提高。數字化檔案管理有效降低了因人為因素引發的文件損壞及遺失概率，從而確保人事檔案的完整性得以顯著提升。借助系統內置的數據校驗機制，檔案信息的精確度實現了大幅增強，原先的錯誤發生率由 5% 顯著下降至 1% 以下。比如，四川省職稱評審信息系統與四川人社在線公共服務平臺接軌，辦理電子職稱證書生成業務時，系統會自動匹配專業技術人員的身份證號碼，大幅提升了系統中職稱檔案信息的準確性。

五是工作成效迅速提升。事業人員崗位聘用、年度考核和職稱申報等業務工作完全與四川人社在線公共服務平臺接軌，促進了相關業務檔案信息資料跨地域互聯互通。通過互聯網，完全能夠辦理事業人員崗位聘用、年度考核和職稱申報等相關業務工作，不僅減輕了群眾的辦事壓力，還更大幅提升了工作效率，得到了廣大人民群眾的一致好評。

五、結束語

數字化轉型為事業單位人事檔案管理帶來了顯著的變革和提升，通過建立數字化檔案管理系統、確立標準化的分類體系以及強化數據安全防護機制等創新手段，有效地克服了傳統管理方法的種種局限，確保了人事檔案管理工作的高效率、安全性與便利性。面向未來，事業單位等檔案管理單位應在人事檔案管理中更加深人地探索及應用人工智能、大數據分析等前沿技術，運用大數據分析挖掘檔案數據的潛在價值，從而為事業單位的人力資源管理與決策提供更加精準有效的支持。

參考文獻：

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