精益管理理念在醫院檔案流程優化中的路徑探索

精益管理是一種源自日本的管理理念，最初由豐田公司在制造業中發展起來。精益管理旨在通過減少浪費、提高效率和質量來優化流程，并為企業創造更大的價值1。檔案是醫院改革發展和患者治療康復過程的全景式記錄，處于服務人民群眾健康的最前沿，將精益理念與檔案管理有機融合，有利于提高檔案的服務效能，降低管理成本，使患者在檔案利用中增強獲得感與幸福感。為深入貫徹檔案事業十四五發展規劃，推進醫院檔案治理能力和治理體系現代化，必須以精益理念為方法論指導，推動檔案改革目標更加明確、規范和具體，提高檔案數據資源的流動性和安全性，要切實加強制度建設、基礎設施建設、信息化建設、管理隊伍建設，全面提高軟硬件水平，確保檔案工作規范化。

1醫院精益管理理論實踐過程中存在的問題

1.1 檔案歸檔與整理問題

規范化缺失是醫院精細化管理面臨的最大問題，其中檔案收集與整理不規范是重中之重。在治理過程中，由于缺乏統一的標準和規范，檔案資源收集存在錯誤、混亂和遺漏問題。由于部門和醫生在病案檔案的內容、格式和存儲形式存在較大差異，導致檔案數據結構化和非結構化形式交織，數據交匯共享難度加大；檔案存儲與保管條件不達標，實體檔案存儲雜亂無章，查找利用率較低，不利于珍貴檔案資源的保護，易造成不可逆轉的損失。檔案整理精細化程度不夠，有的醫院“三合一”制度落實存在差距，歸檔材料連續性不強，整理前把關審核不夠，無法確保檔案的系統性，不利于數字化工作的開展。

1.2數據整合與利用問題

電子檔案數據顆粒度不夠，踐行精細理論不到位，未能將其貫穿檔案工作始終，制約著醫院信息化建設轉型步伐，主要表現在：數據來源分散，不同部門之間的數據采集和管理方式不一致，導致難以進行有效整合和分析；數據質量參差不齊，由于數據來源分散，數據采集存在一定的誤差和不確定性，給數據整合帶來困難；未建立統一的檔案數據采集和管理標準，采集質量不可控2；未搭建檔案數據共享機制和交流平臺，難以實現共享和信息互通。比如，病案檔案數據格式不統一，非結構化數據共享平臺不兼容，患者利用時只能在線查詢部分數據，不利于高效利用效率提升。

1.3安全治理與保密問題

一方面，檔案保管期限與保密要求不明確，在檔案保管和分級管理上存在不規范性。比如，對醫療系統專業檔案保存期限并沒有統一標準，或者醫院內部也缺乏一致性認識，管理人員在進行保管期限設置時基于保密要求，將多數檔案列入永久保存，既增加管理難度，又不利于檔案的開發利用。另一方面，檔案數據資源在歸檔過程中，由于安全管理措施精細化較低、網絡防護能力不足、訪問控制分級管理不到位等原因，造成隱私被泄露、數據丟失等問題頻發。隨著《數據安全法》《個人信息保護法》等上位法的頒布實施，國家對于數據安全保障體系的整體規劃布局、安全法規政策體系也愈發清晰明確，但是醫院在這方面暫未出臺相應的落地基礎制度，缺乏相關的數據安全精細化管理規范。

1.4制度建設與人員問題

對精細理念認識不到位是影響醫院管理效能的關鍵因素。一是領導認知不到位。對精細理念對檔案收、管、用環節的準入要求較低，信息化標準執行有偏差，對檔案價值認識沒有上升到應有高度。保守觀念占主流，過于強調檔案的私有性，對檔案互聯互通持保守態度，數據流通渠道狹窄。二是檔案參與者認知不到位。受固有觀念影響，檔案工作長期處于說起來重要、干起來不重要的狀態，缺乏求真務實、精益求精的品質，規范執行不到位，醫院檔案標準化程度低。三是人才隊伍建設差距較大。綜合素養和職業能力還有較大提升空間，與信息化條件下檔案工作要求還有差距。有的醫院管理者出身于臨床醫學專業，缺乏系統化的檔案職業訓練，隊伍老齡化嚴重，影響了精細理念與檔案工作的有機融合。

2 醫院精益管理理論實踐過程中存在問題的原因剖析

在實踐過程中出現的這些問題，既有思想認識層面的，又有制度安全與人員素質方面的，需要深人剖析，靶向施策，下大力氣解決好。

2.1資源建設階段

常見問題源于“三合一”制度劃定不規范、執行不夠嚴格。例如，專業檔案分析時未能進行準確、清晰的界定，可能引發歧義。缺乏對檔案資源重要性的認識，保管年限劃定不科學，能夠適度開放的資源劃定為永久，影響利用質量。同時，缺乏明確的區分標準，數字化建設中對字段字節描述的不明確也可能導致混亂，管理人員不清楚哪些檔案數據需要輸人，不利于專題數據庫建設。

2.2資源利用階段

常見問題源于對檔案利用思維方式的轉型不夠。從傳統上看，醫院檔案利用多集中在內部查詢和病案調閱，檔案工作的重心集中在“收集”層面，對開發利用不重視現象較為突出。檔案分級管理是信息化的基礎，但是醫院由于對利用風險隱患認識不到位，未開展數據分級分類，易造成個人信息被泄露。檔案資源建設以經驗性為主，慣性思維占主流，未分析檔案利用的數據，無法將患者的需要作為資源建設的導向，檔案利用效果無法達到預期。

2.3檔案安全階段

檔案安全治理的外部威脅持續升級、內部風險依然嚴峻，數據在廣泛流動釋放價值的同時，面臨著被竊取、泄露、篡改、破壞、濫用的巨大威脅，數據安全環境發生了深刻變革，但是管理者的風險意識依然較低，未能與時代發展同步。比如，國家總體安全觀梳理的不夠牢固，個人信息重要性認識不足，對外部風險認知過于樂觀，導致未建立高標準的檔案安全治理體系，失泄密事件時有發生，嚴重損害了患者的合法權益，需要及時轉變思想認識，壓實安全管理責任，提高安全防護水平。

2.4治理結構方面

醫院檔案管理效能偏低、組織結構松散是落實精益理念不足的根本原因。醫院檔案管理部門的影響力和號召力不足，對檔案工作不重視的觀念長期存在，致使檔案基礎設施建設落后、檔案人員配備不足等。如果上下貫通、協調一致的檔案領導小組未建立起來，就會導致工作中的問題反映渠道缺失，工作低效能現象得不到根本扭轉。檔案規章剛性不足，落實層面存在溫差，機制建設流于形式。

3精益管理理念在醫院檔案流程優化中的路徑分析

醫院應將精益管理放在高質量發展的高度加以認識，加強流程再造，提高數據管理能力，推動檔案工作高質量發展。

3.1主體責任落實精益化，提升跨部門合作制度化

隨著檔案信息化的提檔升級，檔案數據資源流動性增加需要加強部門協同，有效落實主體責任。一是明確職能定位和角色。要細化檔案管理環節，定期召開協調會議，明晰合作門類和管理責任，確定檔案數據資源的使用權、管理權和治理權。要建立清晰化的檔案分類體系，各科室要將職責與檔案建立有效聯系，確保資源建設與檔案服務的邏輯一致性。建立“統一存放、有序管理”的工作機制，創新建立檔案收、管、存、用、安全、保密等制度，規范檔案的收集、整理、立卷、歸檔環節，確保檔案管理工作有章可循、有據可依。二是建立合作交流機制。醫院要根據《檔案法》《檔案法實施條例》要求，加強內部各科室間參與合作的主動性，建立檔案歸檔范圍、保管期限等政策指南，切實解決標準規范不統一問題。探索建立有效的評估和監督機制，加強合規性審查力度，定期開展精益化評估，對檔案質量、齊全和完整性進行全面審視，探索建立第三方評估、內部審計等渠道的監督模式，及時糾正和發現潛在問題3。三是做好人才教育培養。明確對檔案管理相關崗位、職責以及人才能力的要求，引進培養專業化檔案管理隊伍。逐步設立職業化檔案管理專員，建立健全完善的人才培養模式。定期組織開展檔案專業化培訓，在實踐鍛煉中提升人才技能。四是做好資金配套服務。常態化地加強對檔案工作的投入，拿出專項資金，夯實軟硬件條件。把檔案管理融人全院信息化建設的重點，將精益化管理貫穿資金使用全過程，提高資源配置效能。

3.2檔案歸集流程精益化，規范數據標準執行力度

依托信息化技術規范電子檔案質量、確保歸檔流程與標準執行是精益化管理的關鍵環節。一是做好“三合一”制度編制工作。將實施好檔案“三合一”制度作為規范檔案基礎業務、優化檔案資源、提升檔案信息化建設質效的重要抓手，在編制各門類歸檔范圍和檔案保管期限表過程中，對照醫院“三定”方案，突出職能特點，列出清單，進一步細化內設機構職能職責，將每項職責分解成具體工作任務，確保檔案“三合一”制度編制更加科學精準，完整規范。二是嚴格執行元數據標準格式。《電子文件管理辦法》規定，電子文件要與元數據一并收集。醫院要立足國際標準，包含元數據實體及元數據描述方法、獲取方法、獲取過程、獲取質量控制、獲取安全控制等管理規范，制定醫院電子檔案元數據獲取規則，為醫院數據歸檔提供技術標準。在日常工作中要積極應用，統一規范數據格式和描述語言，為信息化系統建設奠定技術基礎。三是建好建強檔案管理系統。《檔案法實施條例》規定：加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理。醫院要以檔案管理標準化及智能化為核心建設方向，建成覆蓋檔案收、整、存、用全業務流程場景的智慧化管理系統，集成多業務系統，滿足新醫改數字化升級需求，助力打造新質生產力。在資源建設方面，滿足單份、多份及大批量文件收集需求，支持多種上傳方式。通過集成各類業務系統，讓公文、人事、項目、財務等業務系統產生的文件可自動歸檔到檔案系統，減少人力成本。

3.3檔案數據挖掘精益化，激活資源潛在的利用價值

伴隨著數字中國建設的推進，我國數字經濟邁向全面擴展期，數據成為新的生產要素。醫院檔案數據作為社會管理的重要方面，要在戰略規劃、核心場景應用、創新機制構建和服務生態完善等方面深人探索，實現數字化轉型發展。一是加強檔案資源的共享與匯聚。加快醫院檔案資源優化配置，推動建設醫院層面統籌的檔案數據服務平臺，推進檔案數據開放平臺的互聯互通和共享，形成“多源統一”的檔案數據資源庫。二是推進數據創新應用。優先實現病案檔案等民生利用率較高的檔案數據的審核利用。開展檔案數據創新應用治理體系建設，重點臨床科研、重點學科建設領域，打造一批應用場景和解決方案，形成一批具有創新性、可復制的檔案服務模式與規范。鼓勵第三方深化對醫院檔案數據的挖掘利用，比如智能推薦、個性化服務等，提高檔案數據資源開發利用水平。

3.4檔案安全治理精益化，踐行國家總體安全觀

隨著數據治理化、安全邊界模糊化等加速演進，檔案安全的外延不斷擴展。檔案資源在廣泛流動釋放價值的同時，面臨著被竊取、泄露、篡改、破壞、濫用的巨大威脅，特別是基于人工智能的新型攻擊凸顯。醫院要抓好流通端的安全建設，從保護個人隱私、商業秘密和保障國家安全的角度出發，充分利用數據加密、數字身份等技術手段，明確數據分類管理，根據不同職能和崗位分類設置不同的安全級別和訪問權限，建立和完善數據安全保障體系，為流通端提供堅強保障。將新安全技術與檔案管理深度融合，采取數據傳輸加密、存儲加密、脫敏、訪問控制、接口鑒權等技術措施，形成完備的識別、監測與防護的數據安全技術體系。建立數據安全監管機制，對敏感數據加密，定期進行數據備份并測試數據恢復。超前開展頂層設計，制定安全相關的配套政策，更好地服務醫院發展與人民群眾就醫等現實需求。在充分保護個人隱私、保障國家安全的前提下，制定檔案數據開放目錄，為就醫群眾提供更多更好的產品和服務。

精益管理，以消除浪費，創造價值為宗旨，這既符合醫院發展的根本利益，又適用于管理部門的優化。大數據智能化時代，醫院需要對精益理念的核心理念與內涵充分把握，一體化推進檔案資源、利用體系與安全體系建設，牢牢把握檔案工作“四個好”“兩個服務”的職責定位，運用好精益管理智慧，深入培育精益檔案文化，錘煉久久為功、精益求精的工作作風，將厲行勤儉節約、反對鋪張浪費貫穿檔案業務始終，提高檔案治理過程的效能與價值。要時刻關注新技術發展趨勢，釋放在培育醫院新質生產力、塑造發展新動能、推動高質量發展方面的作用。要及時加強相關規則制度建設，做好技術風險評估和安全管理，信息技術的發展和應用更好地促進了數字醫院建設，讓人民群眾更好地享受技術發展帶來的紅利。

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作者簡介：王立紅（1978—），大學學歷，山東省廣饒縣廣饒街道社區衛生服務中心館員，研究方向：檔案管理。