醫院檔案管理信息化建設的重要性與實施路徑分析

醫院檔案是醫院人事、行政、財務、科研及醫務工作的真實記錄。隨著醫院每天醫治患者的增多，大量的檔案產生，進一步增加了檔案管理的難度。在信息化時代背景下，醫院檔案管理者及領導層要搶抓機遇期，以信息技術為載體，以制度化建設為保障，促進紙質檔案管理向信息化建設的轉型發展，提高檔案管理的規范化和信息化水平。醫院在信息化改革的背景下，不斷提升改革的力度，醫院各科室共同推動檔案管理工作的發展，既有效地提高服務大眾的水平，也提升了檔案工作的效能。

1醫院檔案管理信息化建設的重要意義

醫院檔案在信息化發展所作出的改革是破解檔案管理難題的重要支撐，是實現醫院良性發展的重要舉措。醫院檔案管理信息化建設既有利于促進醫院整體改革，又有利于促進醫院的良性和創新性發展。

1.1有益于提升檔案管理的效率

傳統的醫院檔案管理主要是以紙質檔案管理為主體，其程序和環節涉及檔案的收集、分類、整理、調閱等，所覆蓋的部門包括行政、科研、后勤、人事及各醫務科室，這就需要耗費大量的人力、物力及時間進行檔案管理。而醫院檔案的信息化建設主要采用信息技術、人工智能、大數據等賦能檔案管理，以信息化平臺為載體，將檔案管理所涉及的各個科室以虛擬空間形式鏈接起來。檔案管理工作依托信息化平臺的工作流程和指引導向，可以實現各部門/科室檔案的實時上傳，而依托信息化平臺的智能分類功能也可以實現自動分類及歸檔。同時，檔案管理工作人員在權限范圍內，可以通過信息化平臺進行檔案的調閱和轉遞。這種檔案管理的信息化建設，可以使檔案管理更加便捷高效，既能節約人力和物力，又能節省時間。

傳統的檔案管理依托超大的物理空間實現紙質檔案的存儲和管理，在借閱和使用過程中需要通過借閱手續才能實現檔案的閱覽，而這一過程需要耗費大量的時間，在一定程度上不利于檔案資源的二次開發和利用。這種傳統的管理方式也降低了檔案資源的價值。而檔案管理的信息化建設則使得檔案資源的轉遞和調閱更加便捷，各個科室的工作人員依托信息化平臺，結合個人的實際需求在權責范圍內，可以打破時間和空間的限制，實現檔案資源的參閱。這種信息化平臺可以打破科室數據資源壁壘，實現數據資源的流動和暢通，更有助于檔案資源的開發。此外，依托智能化平臺采用大數據技術，可以將需求性資源轉化為大數據模型，以更加直觀和智能化地分析，為科室工作提供數據性的參考和建議，進一步提升決策的科學性。

1.3有益于提升檔案管理的安全性

傳統檔案資源在檔案整理和借閱的過程中，容易出現檔案丟失和損壞的情況，而在借閱過程中容易出現檔案泄露與丟失情況，這對于醫院會造成更大的損失。而檔案管理的信息化建設，使得各科室能夠及時將檔案依托信息化平臺上傳網絡存儲空間，避免長時間擱置而造成檔案遺失，在一定程度上也有利于保障檔案的安全。同時，網絡信息化建設更加強調檔案安全，它采用人工智能的檔案分類方法，識別檔案資源的機密層級，進而設定秘密級和加密級等不同等級。檔案管理者采用雙層加密等不同形式，針對職責權限的差異性設定授權范圍，在雙重措施的支撐下更好地保障了檔案管理的安全性。進一步確保檔案資源合法合規的使用，避免信息泄露所帶來的損失。

2醫院檔案管理信息化建設的發展方向

醫院檔案管理信息化建設已經成為醫院改革的重要組成部分，而醫院檔案管理信息化建設的成功和可持續發展離不開技術性支撐和國家政策的支持。國家出臺的醫改政策導向和信息化的迅猛發展，為醫院檔案管理的信息化建設提供了機遇和支撐。

2.1國家政策出臺為醫院檔案信息化建設提供導向

國家政策導向為醫院檔案管理信息化發展指明了方向，也為醫院檔案管理工作的改革提供的根本遵循。進入新時代，國家大力倡導信息化發展，積極推動醫院的信息化建設及改革，為醫院檔案管理工作的信息化建設提供了機遇和政策支撐。2022年4月，國家衛生健康委和國家中醫藥局組織制定《公立醫院運營管理信息化功能指引》，其中明確指出建立信息化集成平臺，引入大數據、人工智能及云計算等技術載體，提升醫院運行的效率?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業發展規劃》中重點指出，“要堅持改革創新，推動檔案工作與新技術深度融合，為檔案事業發展提供持久動力。有了國家政策制度的支持，為醫院檔案事業的發展指明方向、提供發展路徑、營造良好環境”[]。這些政策性導向為醫院檔案信息化建設提供了動力。

2.2信息技術的發展為醫院檔案信息化建設提供支撐點

醫院檔案的信息化建設人才是關鍵，技術是載體，高質量的信息技術為檔案信息化建設提供了有效支撐，更好地推動了檔案管理工作的變革。在信息技術迅猛發展的今天，大數據、物聯網、人工智能和區塊鏈等技術逐漸應用到各行業的發展中，也為醫院檔案信息化發展提供了支點。信息化平臺為醫院檔案管理人員提供了信息數據操作和交換的空間，提供了智能服務的平臺，有效地提升了服務的水平和服務質量2。大數據技術的應用使得信息化平臺拓寬了服務途徑，使得醫院檔案管理工作“錦上添花”，利用該技術可以使檔案數據圖像化，以更形象的方式服務醫務工作者。人工智能技術的應用可以使檔案管理工作更加人性化，能夠結合醫務工作者的實際需求提供更加個性化的服務。

2.3信息化人才的培養為醫院檔案信息化建設提供了人才保障

人才是醫院檔案信息化建設的關鍵，而信息化人才的培養則為醫院檔案信息化改革提供了人才保障[3。從國家政策而言，為了深人貫徹和落實中央關于人才工作會議的精神，工信部出臺了《關于加強和改進工業和信息化人才隊伍建設的實施意見》，為大力培育信息化人才提供了方向和指引，尤其是激勵和鼓勵各個科研院所和高校采取配套性措施加大信息化人才培養力度。這也為醫院檔案管理信息化改革提供了人才遴選的寬度。此外，根據《加快數字人才培育支撐數字經濟發展行動方案（2024—2026年）》中提出的每年培養8萬名數字人才，為醫院檔案信息化改革提供了人才選拔的空間。

3醫院檔案信息化建設的現存問題

3.1檔案管理信息化建設意識較為淡薄

檔案管理信息化建設的內在動力來自于醫院領導層和廣大檔案管理者的高度重視和積極作為，然而部分醫院檔案管理陳舊和建設意識淡薄。主要體現為檔案管理的部分領導者缺乏改革的魄力和勁頭，沒有積極主動學習檔案管理信息化建設的相關知識和理論，進而造成領導層墨守成規。部分醫院更沒有結合檔案管理工作發展的實際制定信息化建設發展規劃。因此，導致工作的被動和滯后。此外，檔案管理的一線管理者也缺乏主動求變求新意識，缺少檔案信息化建設的創新性和內在動力。

在醫院檔案信息化建設過程中離不開資金的保障，尤其是信息化檔案管理系統的購入和維護也需要大量的資金支持。然而在醫院檔案管理過程中部分醫院將其視為“悠閑崗”，在整體上處于邊緣化地位，甚至沒有設置專項資金以支持該項工作的開展。在部分醫院的年度預算中沒有為檔案管理的信息化建設預留資金，導致該項工作止步不前。此外，部分醫院也沒有構建信息化檔案管理平臺，僅有一些設備陳舊的檔案掃描裝置和打印裝置，而這些都難以適應現代醫務工作的發展需求。

3.3信息化檔案管理制度有待完善

科學而規范的信息化檔案管理制度是保障檔案管理信息化建設推進的重要因素，是保障該項工作取得良好效果的重要支撐。然而部分醫院缺乏檔案管理信息化建設的基本要求、規范操作流程和基本規范。此外，部分醫院更沒有針對檔案訪問工作制度規范化的機制，這也造成一定的檔案資源泄露。檔案存儲和歸檔的技術性規范有待進一步完善，這些影響了檔案信息化改革的進程。

3.4檔案管理者的信息化素養有待提升

高素質的檔案管理者是檔案信息化建設的重要支撐，是提升檔案管理質量的重要保障。為此，提升檔案管理者的信息化素養，夯實檔案管理者的專業技能是檔案管理工作的核心。然而部分醫院則忽視了檔案管理者素質的提升，造成“閉門造車”的情況出現。部分醫院缺少檔案管理者培訓和素養提升計劃，既沒有為檔案管理者提供外出培訓的機會，也沒有為檔案管理者拓寬學習交流的途徑。因此，不利于檔案管理者快速成長，也限制了檔案管理工作改革的步伐。

4醫院檔案管理信息化建設的現實路徑

如何結合實際破解檔案管理中的難題，采取有的放矢的解決措施是實現醫院可持續發展的關鍵。為此，醫院結合檔案管理工作的實際多措并舉地積極推動醫院檔案工作的革新。

4.1高度重視檔案管理，統籌謀劃推動檔案管理工作改革

醫院檔案管理層和檔案管理的一線工作者是檔案管理信息化建設的核心，檔案管理工作改革的成功與否受管理者的積極性影響。由此可知，工作者是否重視檔案管理信息建設是此項工作發展的關鍵。對領導層而言，作為醫院檔案管理的負責人要積極主動地學習信息技術和檔案信息化建設理念，主動學習“強抓穩推”。同時，領導層要把檔案管理信息化建設納入醫務工作的整體中去統籌謀劃，結合醫院發展的實際制定檔案管理工作信息化建設發展規劃，強化責任意識和監督意識。此外，醫院也要在內部強化檔案信息化建設的宣傳和推廣，尤其是引導檔案管理的一線工作者主動從思想上重視醫院檔案管理工作信息化建設。醫院尤其是要引導檔案管理者，深刻理解檔案信息化建設的重要意義及其對醫院良性發展的重要作用。

3.2資金投入有限，信息化檔案管理系統建設滯后 4.2加大資金投入，建設信息化檔案管理系統

醫院檔案信息化建設離不開醫院資金的投入，尤其是在建設信息化檔案管理系統的過程中更需要持續的資金支持。持續的資金投人是推動檔案信息化建設的重要支撐因素和推動力，為此醫院要結合信息化系統建設的實際，設置專項資金。醫院在設置年度預算時要設置專項發展資金，堅持?？顚Ｓ?，以確保充足的資金用于實現檔案信息管理系統不斷的迭代升級和功能性開發，以及后期的持續性維護。此外，信息化檔案管理系統是醫院檔案信息化建設發展的重點方向，醫院可以與第三方平臺開展合作，購人先進的檔案信息化管理系統，并加強該系統的功能性挖掘。在運行檔案信息化處理系統的過程中，重點開發電子檔案資源存儲和智能分類功能、大數據分析功能及檔案借閱功能，提升檔案信息化管理系統的使用效能。

4.3制定規范的信息化檔案管理制度，提升操作的導向性

科學規范的信息化檔案管理制度是推動檔案管理信息化建設的有利條件，也為檔案管理提升了操作的導向性。為此，醫院應該制定檔案管理信息化操作流程、基本要求、操作秩序，明確檔案管理者的分工。同時，制定嚴格的訪問機制，確保檔案資源只允許應該知悉范圍內的人員知悉，避免越級查閱。因為檔案資源涉及醫患的個人信息，所以醫院要制定規范化的訪問路徑。此外，“規定檔案數字化存儲、傳輸等方面的技術規范，從而確保檔案信息化的準確性、安全性以及完整性”4。由此，規范而科學的信息化檔案管理制度是醫院檔案管理工作良性發展的重要支撐和可靠保障。

4.4提高檔案管理人員的信息化水平，夯實專業技能

檔案管理人員是否具備較高的信息化素養是非常關鍵的，在一定程度上影響著檔案管理改革的進程。為此，醫院要針對現實性問題制定相應的策略，拓寬信息化知識，增強操作技能。“醫院針對檔案管理人員制定長期發展和培養規劃，對于檔案管理人員的學習實效進行考核”I5。同時，將檔案管理人員的學習及創新性業績作為職稱晉升的重要參考，以形成對檔案管理人員的激勵。此外，醫院可以采取“引進來”和“走出去”相結合的舉措，雙向并舉地促進檔案管理者不斷地自我提升。“引進來”即邀請醫院檔案管理信息化建設方面的專家和學者人院講座，并聘為客座教授，以夯實檔案管理者的理論素養，為其提供破解問題的渠道?！白叱鋈ァ奔礊闄n案管理者提供更多外出學習信息化知識的機會，以拓寬檔案管理者的視野，提升職業素養。

參考文獻

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作者簡介：吳寶明（1982—），大學學歷，廣東省中醫院海南醫院館員，研究方向：醫院檔案管理信息化。