大數據時代企業人力資源檔案管理創新思考

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

人力資源檔案管理是企業人力資源管理的重要組成部分，其質量直接影響企業人才選拔、培養、使用和評價等環節。大數據時代的到來，為企業人力資源檔案管理提供了新的技術手段和思維方式。受到各種因素的影響，企業檔案管理存在不同程度的問題，主要體現在信息化程度不高、數據利用率低以及檔案更新不及時等。因而想要牢固把握大數據時代帶來的機遇，應當在認清當前形勢的前提下，加快信息化建設與創新管理流程，完善管理制度和提升人員技能，推動檔案工作制度化、規范化開展。

一、大數據時代企業人力資源檔案管理現狀

1.檔案信息化程度不高

在大數據時代背景下，我國企業人力資源檔案管理現狀呈現出一些顯著特征，檔案信息化程度不高是一個突出問題。盡管近年來企業開始嘗試信息化管理，以期提高檔案管理效率，但在實際操作中，大部分企業仍然停留在傳統的紙質檔案管理階段。具體來說，檔案信息化程度不高體現在多個方面：一是企業對檔案信息化的重視程度不夠，導致投人不足，硬件設備設施和軟件系統建設滯后。二是企業檔案管理人員的素質參差不齊，對于信息技術的掌握和應用水平有限，難以充分發揮信息化手段的優勢。三是企業檔案管理信息化標準不統一，各類檔案信息資源難以共享，影響了檔案管理的整體效益。

2.檔案數據利用率低

數據被視為企業的重要資產，充分挖掘和利用檔案數據，能夠為企業決策提供有力支持。通常情況下，企業的檔案數據大多在人事變動以及職稱評定等較為固定的環節中得以使用，未能充分發揮其應有的價值，導致整體的利用率處于較低水平，在一定程度上限制了企業對人力資源信息的全面掌握和深度挖掘，不利于企業在人才管理和戰略決策方面做出更加科學、準確的判斷。

3.數據更新不及時

由于企業檔案數據更新滯后導致的信息延遲，企業往往無法獲取員工的技能升級、崗位變動及績效評估結果等關鍵信息，不僅削弱了人力資源部門對員工情況的實時掌握，還可能引發一系列連鎖反應。在競爭激烈的人才市場中，這種滯后性可能導致企業無法迅速響應市場變化，錯失吸引和保留優秀人才的良機，進而影響企業的競爭力和長期發展。此外，數據更新不及時還會增加企業的管理成本，過時的信息需要額外的人力和時間實行校正和更新，不僅消耗了人力資源部門的精力，還可能因為信息的不一致而引發內部溝通混亂，降低整體工作效率。

4.數據安全與隱私保護問題

隨著信息技術的飛速發展，人力資源信息系統的普及使用，使得員工的數據被集中存儲、處理和傳輸，包括員工的個人基本信息、工作表現、薪酬福利以及培訓記錄等敏感信息。正因如此，這些數據一旦被泄露、篡改或者非法訪問，不僅會損害員工的個人權益，還會對企業的形象和利益造成重大損失。除此之外，技術的快速發展也帶來了新的挑戰。例如，云計算和人工智能的應用使得數據的存儲和處理更加高效，但同時也增加了數據訪問的復雜性，企業需要確保數據在云端的安全，以及在使用人工智能處理數據時不會侵犯個人隱私。

二、大數據時代企業人力資源檔案管理創新路徑

1.加強檔案信息化建設

企業應當認識到信息化建設在人力資源檔案管理中的重要性，并相應地加大投入，以實現檔案管理的信息化與數字化，從而大幅提高檔案管理的效率。強大的硬件基礎是信息化建設的前提，可以確保數據存儲和處理的速度與安全性，企業需要升級硬件設備設施，購置高效的服務器、存儲設備和安全設施，以支撐檔案信息化建設的需求。企業應當采納先進的檔案管理軟件系統，這些系統應具備全面的檔案管理功能，如收集、整理、存儲、檢索、統計及分析等，使得人力資源檔案管理的全過程實現自動化和智能化。通過這些軟件，人力資源部門可以快速檢索任何員工的檔案資料，實行有效管理和合理利用。企業還需要對人力資源檔案展開數字化處理，這涉及將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，通過掃描、OCR識別等技術將紙質文檔轉換成電子文件，不僅減少了物理存儲空間的需求，還提升了檔案的可訪問性和可管理性。通過以上措施，企業能夠提高管理效率，優化人力資源服務，從而在激烈的市場競爭中保持優勢。

2.構建大數據平臺

在大數據時代，企業人力資源管理正經歷著一場深刻的變革，構建大數據平臺成為提高人力資源檔案管理水平的關鍵路徑，這一創新舉措的核心在于積極整合企業內、外部數據資源，形成一個集數據收集、存儲、檢索與更新于一體的高效管理平臺，從而實現人力資源信息管理的全面升級。

首先，通過大數據平臺，企業能夠實現檔案數據的全面整合與統一管理，不僅包括企業內部各部門的員工信息，如人事、財務以及培訓等，還涵蓋了外部渠道的行業數據與市場動態等，確保信息的完整性和時效性。平臺的建立，使得檔案管理從零散、孤立的狀態，轉向系統化、集成化的模式，極大地提高了數據處理的效率和準確性。

其次，大數據平臺利用先進的數據分析技術，如機器學習、數據挖掘等，對海量的檔案數據展開深入分析。通過對員工的技能、績效和職業路徑等多維度的數據分析，企業能夠更精準地識別人才潛力，優化人才配置，制訂個性化的培訓計劃以及實施公平、合理的績效考核，這些基于數據的決策，不僅提升了人力資源管理的科學性，還增強了企業對市場變化的適應能力和競爭力。

最后，大數據平臺的建設，還促進了人力資源管理決策的透明化和民主化。通過數據分析，企業能夠更客觀地評估人才價值，減少主觀判斷的偏差，增強決策的公正性。同時，員工也能通過平臺了解自己的職業發展路徑，增強參與感和歸屬感，從而提高工作積極性和團隊凝聚力。

3.創新檔案管理流程

傳統的檔案管理流程已經無法滿足企業日益增長的需求，企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須積極創新檔案管理流程

首先，企業應該積極采用先進的技術手段和管理方法，如云計算、大數據以及人工智能等，實現檔案數據的實時更新。通過建立完善的檔案管理系統，實現檔案信息的自動化采集、整理和存儲，確保檔案信息始終保持最新狀態，當企業需要決策時，就可以獲得準確與及時的依據。

其次，建立智能化的檔案查詢系統。企業可以實現檔案的個性化查詢，提高查詢效率和質量，不僅可以節省大量的時間和人力成本，還能夠加快決策的進程。同時，智能化查詢系統還可以為企業提供更多的可能性，如利用自然語言處理技術實現關鍵詞自動搜索、智能推薦等功能，進一步提高了檔案查詢的便捷性和效率。此外，推進檔案管理的自動化處理，利用自動化軟件和設備，企業可以對檔案的收集、整理及存儲等環節實行自動化操作，減少人為錯誤，提高檔案管理的工作效率和質量。

最后，自動化處理還可以減輕工作人員的負擔，使他們有更多的時間和精力關注檔案管理的其他方面，如檔案內容的深度挖掘、檔案價值的深度開發等。積極創新檔案管理流程是企業在當今時代背景下取得成功的關鍵。通過全面優化檔案管理流程，企業可以更好地應對不斷變化的市場需求，提高自身的競爭力和應變能力。

三、大數據時代企業人力資源檔案管理創新策略

1.建立健全檔案管理制度

為了確保企業人力資源檔案的完整性和安全性，避免檔案的丟失、改動或不當使用，建立健全檔案管理制度顯得尤為重要，不僅能夠規范檔案管理流程，還能夠有效防范因人為因素導致的泄密和篡改行為，確保檔案信息的真實性和保密性。企業應建立完善的檔案管理工作制度，明確規定檔案的收集、歸檔、移交入庫以及日常保管、借閱和利用等流程，確保每一步操作都有章可循和有法可依。一旦發現檔案管理中出現違規行為，如檔案丟失、信息被泄露及不當改動等，必須嚴格依據責任追究制度，追責相關責任人，不僅包括直接責任人，還包括間接管理人員，確保每一份檔案的每一環節都有人負責，從而形成“人人有責、層層把關”的管理模式，有效預防和減少檔案管理中的失誤。通過設定明確的管理目標，如檔案完整率、更新及時率以及借閱規范率等指標，可以對檔案管理人員的工作績效實行量化考核，定期對這些指標展開檢查和評估，可以及時發現和糾正管理中的不足，激勵檔案管理人員遵守規章制度，提高工作責任心。同時，將檔案管理納入企業整體績效考核體系，可以增強檔案管理在企業中的重要性，促進檔案管理工作的持續改進和優化。通過上述措施，企業可以構建一套完整的檔案管理體系，不僅能夠有效防止檔案的丟失與改動，還能提升檔案管理的規范性和效率，為人力資源管理提供堅實的數據支持，助力企業提高核心競爭力。

2.加強人員培訓與技能提升

檔案管理工作是維護國家機密、保障信息安全的重要環節，尤其在人力資源管理領域，檔案管理工作更是不可或缺的一環。因而要大力提高檔案管理工作者的管理意識、工作責任心，并通過專業學習和培訓，使他們具備過硬的檔案管理理論和技能。強化檔案管理工作者的管理意識和工作責任心是首要方面，管理意識是指檔案管理者對檔案管理工作的重視程度和責任感。企業檔案管理者要明白，檔案管理工作不僅是一項普通的工作，還是關乎國家利益、企業發展和個人職業生涯的重要任務，只有具備強烈的管理意識，才能在檔案管理工作中做到嚴謹、細致和高效。責任心是衡量一個工作者是否稱職的重要標準，在檔案管理工作中，檔案管理者要對自己負責、對工作負責、對企業負責以及對國家負責，只有具備高度的責任心，才能在檔案管理工作中嚴守紀律，確保檔案安全。大數據時代，人力資源檔案管理工作需要更多的信息化手段和技術支持。因而要持續加強檔案管理人員的信息化技能培訓，讓他們掌握現代檔案管理軟件和工具的使用方法，提高他們的工作效率和準確性。開展檔案管理實踐，讓檔案管理者在實際工作中鍛煉能力，提高業務水平。同時，還需要注重培養他們的數據挖掘和分析能力，以便更好地挖掘人力資源檔案中的潛在價值。通過以上措施，有望培養出一支作風過硬的檔案管理專業人員隊伍，使人力資源檔案管理發揮出更高的價值，為人力資源管理的健康發展保駕護航。

3.強化數據安全與隱私保護

隨著信息技術的發展，人力資源檔案逐漸從傳統的紙質形式轉向數字化存儲，這種轉變雖然提高了檔案管理的效率，但也增加了數據被泄露的風險。因而企業必須高度重視數據安全與隱私保護，通過建立一套完整的數據安全管理制度，以此來保障人力資源檔案的安全。在權限管理方面，要對人力資源檔案的訪問權限實施極為嚴格的限制，這意味著只有那些經過特定授權的人員才能夠訪問其中的敏感數據，通過明確的權限劃分，能夠有效防止未經授權的人員隨意查看、篡改重要檔案信息。企業還需要定期對人力資源檔案展開備份，以確保在數據丟失或損壞的情況下能夠迅速恢復，備份可以采用多種方式，如本地備份、異地備份以及云備份等，通過多重備份策略，提高數據的安全性和可恢復性。同時，要制訂完善的備份計劃和恢復流程，確保在緊急情況下能夠快速有效地恢復數據。員工是數據安全與隱私保護的關鍵環節，企業應通過多種方式來提高員工的數據安全意識。一方面，定期組織數據安全與隱私保護的培訓。在培訓中，可以向員工詳細介紹數據安全的重要性、常見的數據安全風險以及應對方法，增強員工對數據安全的認識和理解，培訓內容包括如何正確使用密碼、如何識別釣魚郵件以及如何保護移動設備中的數據等。另一方面，通過內部通訊、海報等形式，加強對數據安全與隱私保護重要性的宣傳，在企業內部營造濃厚的數據安全氛圍，讓員工時刻牢記數據安全的重要性，自覺遵守數據安全管理制度。

四、結論

人力資源檔案管理對于企業的發展來說，不僅是一項基礎性的工作，還是保障企業競爭軟實力的前提條件。大數據時代給企業人力資源檔案管理帶來了新的機遇和挑戰，企業應抓住大數據技術發展的有利時機，創新檔案管理理念和方法，提高檔案管理的質量和效率，為企業的人力資源管理提供有力支持。

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作者單位：菏澤市殘疾人綜合服務中心