新時期檔案信息資源利用的有效途徑

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

引言

新時期，隨著信息技術的廣泛應用和社會對信息需求的不斷增長，如何有效地利用檔案信息資源，更好地為社會經濟發展和人民群眾服務，成為檔案工作面臨的重要課題。在社會發展過程中，檔案信息資源為各領域提供了有力的支持。對于政府決策而言，檔案中的政策法規、統計數據和歷史經驗等，可以為政府部門制定科學合理的政策提供依據。政府部門可以通過查閱相關檔案，了解過去政策的實施效果，分析社會發展存在的問題，從而采取符合實際情況的政策措施。

加強檔案信息資源的利用，不僅可以提高檔案工作的社會價值，還可以為政府決策、企業發展和學術研究等提供有力的支持。新時期，我們應充分認識到檔案信息資源的重要性，積極探索有效的利用途徑，讓檔案信息資源更好地服務于社會經濟發展和人民群眾。各級檔案部門應加大對檔案信息資源的開發力度，提高檔案信息化水平，拓展檔案服務渠道，加強與其他部門的合作，共同推動檔案信息資源的有效利用。同時，社會各界也應加深對檔案信息資源的認識和重視，積極利用檔案信息資源，為自身的發展和社會進步作出貢獻。

一、檔案信息資源利用的現狀

當前檔案信息資源利用雖然取得一定的成效，但還存在一些問題。在信息時代的大背景下，檔案管理人員應充分認識到檔案信息資源的重要價值，提高對檔案信息資源的重視程度，轉變管理理念，創新管理方式，加強安全保障，提升服務質量，加大宣傳力度，以促進檔案信息資源的充分利用。只有這樣，檔案信息資源才能更好地服務于社會發展、歷史研究和個人需求，推動經濟社會的進步。

傳統檔案利用方式，如借閱、復制和證明，雖然基本滿足了用戶需求，但局限明顯，如服務范圍受限、效率較低，且難以滿足多樣化、即時化的信息獲取需求。隨著技術的發展，這些方式已不適應現代信息社會的快節奏和高要求。

1.時間和人員范圍受限

傳統檔案利用方式存在時間和人員雙重限制。從時間維度看，傳統檔案利用被局限在檔案管理機構的固定工作時間內，導致在非工作時段有緊急需求的用戶無法及時獲取所需資料，用戶可能會因此延誤重要工作；從人員層面看，檔案借閱制度設立了嚴格的準入門檻，其僅對具備特定權限的工作人員或專業研究人員開放，普通大眾無法直接使用這些信息資源。這種限制縮小了檔案信息的受眾范圍，阻礙了其廣泛傳播與價值實現，無法滿足社會多元化的信息需求。

2.檔案受限于特定格式和內容，檔案管理機構面臨壓力大

檔案證明的開具需遵循特定格式和內容，這種制度使得檔案管理機構難以滿足用戶日益多元化的需求。當用戶需要特殊形式的檔案證明時，現有體系往往無法有效滿足，服務效果不好。與此同時，檔案管理機構正面臨日益嚴峻的運營壓力。一方面，物理存儲空間不足；另一方面，有限的人力資源難以應對工作量的激增。隨著社會活動的不斷擴展，檔案數量呈幾何級增長，部分檔案機構陷入存放雜亂、分類不清的困境。這種情況直接影響了檔案查詢和利用的效率，用戶可能需要花費過多時間尋找所需資料，大幅削弱了檔案資源的使用價值。

3.信息獲取不便

用戶需要親自到檔案館查詢所需信息，耗時費力。對于距離檔案館較遠的用戶來說，其需要付出的交通和時間成本很高。例如，一位居住在偏遠地區的歷史研究者，為了查閱一份特定時期的檔案資料，可能需要花費數小時甚至數天的時間往返于居住地和檔案館之間。在大城市，交通擁堵也會給用戶帶來不便。

4.利用效率低

傳統檔案利用方式的信息檢索手段落后，用戶難以快速、準確地找到所需信息。傳統的檔案檢索主要依靠人工目錄和卡片，這種方式不僅效率低，還容易出現錯誤。用戶需要花費大量的時間在檔案目錄中查找需要的信息，找到的信息還不一定準確和完整。有的時候，用戶找到了檔案，但是由于檔案整理得不規范或標注不清晰而難以理解其中的內容。

5.服務范圍有限

傳統檔案利用方式主要服務于本地用戶，難以滿足遠程用戶的需求。對于身處外地的用戶來說，他們要想獲取檔案信息就非常困難。即使有些檔案館提供了郵寄服務，但這種服務存在時間長、費用高和安全性低等問題。

綜上所述，在新時期，應積極探索新的檔案信息資源利用方式，以提高檔案信息資源的利用效率和服務水平。

二、檔案信息資源利用存在的問題

檔案信息資源作為社會記憶與文化傳承的重要載體，其價值不可估量，但在實際利用檔案信息資源的過程中仍存在一些問題。

1.社會公眾對檔案信息資源的認知不足

社會公眾對檔案信息資源價值的認知存在不足。一部分人對檔案蘊含的歷史、文化和實用價值缺乏了解，對這些記錄歷史與現實的重要載體知之甚少。公眾不清楚檔案能為個人研究、工作和生活提供何種支持，更不了解獲取和使用這些檔案資源的途徑與方法。這種認知斷層導致檔案資源的潛在使用需求被嚴重抑制，使得檔案部門的服務對象局限于少數專業人士，大量珍貴的檔案信息資源的社會價值遠未得到充分釋放。這一現象不僅影響了檔案信息資源的利用效率，還影響了檔案部門在社會服務體系中應有作用的發揮，使檔案工作陷入“價值高但認可度低”的尷尬境地。

2.數字檔案質量參差不齊，檔案信息防護體系不完善

數字檔案質量參差不齊的問題日益凸顯。在檔案數字化進程中，技術標準的不統一和操作規范的缺失，使得數字檔案的質量大打折扣。圖像模糊、文字識別等錯誤頻頻出現，嚴重影響了檔案信息的可讀性和實際使用價值。同時，隨著檔案信息資源的網絡化發展，信息安全風險也隨之加劇。黑客攻擊、病毒侵襲和數據被泄露等威脅層出不窮，而檔案部門在信息安全防護上的技術手段和管理措施尚不完善，難以全面有效地保障檔案信息的安全，相關防護體系建設還不完善。

3.檔案管理制度不完善

部分檔案部門缺乏科學、系統的檔案管理流程與規范，管理工作呈現隨意性與碎片化特征，檔案管理制度不完善。檔案工作全鏈條存在一些問題，如檔案收集存在選擇性偏差，檔案材料不全面；檔案整理缺乏統一的標準，分類混亂、索引不清；保管和防護檔案的措施不夠，存在檔案材料被損毀和丟失的風險。這些管理漏洞嚴重影響了檔案信息資源的完整性、準確性和可用性。用戶在使用過程中可能面臨信息片段化、資料不全或無法找到所需檔案的困境。即使找到所需檔案，因檔案被整理得不規范，用戶也難以高效利用其中信息，影響檔案資源實際服務價值的發揮。

4.資源整合力度不大

檔案信息資源的整合力度不大，存在信息孤島。各部門缺乏有效的溝通渠道與整合機制，不利于檔案信息的整理和利用。用戶需要在多個平臺之間切換，重復登錄、檢索和驗證，才能獲取完整的信息，不僅加大了查詢難度，還增加了獲取信息的時間，嚴重影響了檔案資源的實用價值和用戶體驗。

5.績效評估機制不健全

檔案部門沒有利用科學的評估指標和方法評價檔案信息資源利用的效果，檔案部門在衡量自身服務質量和工作成效時面臨困難。由于沒有明確的標準，檔案部門難以確定檔案信息資源是否真正滿足了用戶的需求，這種不健全的績效評估機制，也不利于激勵檔案工作人員。

三、新時期檔案信息資源利用的有效途徑

面對檔案信息資源利用存在的問題，應以問題為導向，積極尋求解決方法，更好地滿足用戶多元化、多層次的信息需求。同時，加強檔案資源的數字化與信息化建設，實現高效利用檔案信息資源的目標。通過加強宣傳教育，提高公眾認知度；推進信息化建設，提高檔案利用效率；提升檔案工作人員素質，提高檔案工作人員服務水平；拓展檔案服務渠道，滿足用戶多樣化需求以及加強檔案資源整合與共享，提高利用效益等多方面的努力，能夠打破傳統檔案利用方式的局限，充分發揮檔案信息資源的價值，讓檔案成為推動社會發展、助力科學研究以及服務民生需求的有力工具，為新時代的各項事業發展提供堅實的信息支撐和歷史借鑒。

1.加強宣傳教育，提高公眾認知度

（1）開展多樣化的宣傳活動

為了提升公眾對檔案信息資源的認知與興趣，檔案館應積極組織多樣化的宣傳活動。通過舉辦檔案展覽、專題講座及研討會等形式，向社會公眾生動展示檔案的歷史價值與現實作用。精心策劃歷史檔案展覽，圍繞某個地區的發展歷程、重大歷史事件等，以圖文并茂、實物展示的方式展覽歷史檔案，讓公眾近距離了解和感受檔案所承載的歷史記憶與文化底蘊，從而激發他們對檔案資源的探索熱情與珍視態度。

（2）利用新媒體宣傳檔案價值

利用新媒體平臺，擴大檔案宣傳的范圍。檔案館要積極借助微博、微信和抖音等媒體平臺，發布豐富的檔案知識、引人人勝的檔案故事及實用的檔案利用案例，吸引群眾的關注。通過這些平臺的展示，公眾可以深入了解檔案的價值。此外，檔案館還可以通過在線互動和問答的形式，及時解答公眾利用檔案的疑問，進一步增強公眾對檔案資源的認知與了解，讓檔案文化在廣闊的范圍得到傳承與弘揚。

2.推進信息化建設，提高檔案利用效率

檔案館推進信息化建設是時代發展的必然要求，是提升檔案服務能力、促進文化繁榮、服務經濟和社會民生、維護檔案信息安全的系統性、基礎性工程。通過信息化建設，檔案館能夠從傳統的“保管基地”轉變為現代化的“信息中心”和“知識服務中心”，使檔案在新時代煥發新的生機與活力。

（1）加快檔案數字化進程

加快檔案數字化進程是提高檔案利用效率的重要舉措。檔案館需要加大檔案數字化建設的投入力度，采用先進的數字化技術和設備，全面、系統地數字化處理館藏檔案，提高檔案的數字化水平。在檔案數字化過程中，檔案館需要注重檔案數字化質量，確保數字檔案信息準確無誤、內容完整和高度可讀，為后續的檔案利用工作奠定基礎。

（2）建立檔案信息管理系統

為了全面提高檔案信息的管理效率和服務質量，檔案館需要建立功能全面且強大的檔案信息管理系統。該系統應涵蓋檔案信息的采集、存儲、檢索及利用等各環節，實現檔案信息的全生命周期管理。在采集環節，系統應能高效、準確地錄入檔案信息；在存儲環節，系統應能保證檔案信息的安全性與完整性，防止信息被泄露或丟失；在檢索環節，系統應能提供多種檢索方式，如關鍵詞搜索、分類瀏覽等，以滿足用戶多樣化的檢索需求；在利用環節，系統應能提供便捷的檔案利用功能，如在線預覽、下載打印等，以最大限度地方便用戶。通過應用完善的檔案信息管理系統，能夠為用戶提供優質、高效的檔案信息服務。

（3）加強檔案信息安全管理

加強檔案信息安全管理是保障檔案信息資源安全與完整的重要環節。因而檔案館需要建立健全檔案信息安全管理制度，明確各級管理人員和操作人員的安全職責，確保每一項檔案工作都有章可循、有據可查。同時，檔案館應采取有效的安全技術措施，如部署高性能的防火墻，隔離內外網，防止非法訪問和攻擊；實施數據加密技術，保障檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全；根據用戶的身份和權限，設置嚴格的訪問控制策略，實行細粒度的訪問授權。此外，檔案館還應加強對檔案工作人員的安全培訓，定期組織信息安全知識講座和實操演練，增強其安全意識和防范能力。通過組織培訓活動，工作人員可以了解常見的網絡攻擊手段、掌握基本的安全操作規范，能在日常工作中及時發現并應對潛在的安全風險，保障檔案信息的安全。

3.提升檔案工作人員素質，提高檔案工作人員服務水平

提升檔案人員素質，提高檔案工作人員服務水平是一項系統工程，檔案館需要從培訓機制、招聘機制和激勵機制方面入手。只有打造一支“懂專業、精技術、善服務”的復合型人才隊伍，才能推動檔案事業在新時期實現從“信息保管”到“價值創造”的跨越，為社會發展提供堅實的信息支撐與智力保障。

（1）加強檔案工作人員的培訓

加強檔案工作人員的培訓對于提高檔案管理水平和服務質量至關重要。因而檔案館應定期組織全面的業務培訓與信息技術培訓。培訓內容應涵蓋檔案管理的核心理論，確保檔案工作人員能夠深入理解管理原則和方法。同時，檔案館要積極引入和利用檔案數字化技術，如電子文件管理和數字檔案存儲備份等，以適應信息化需求，并加強檔案信息檢索技術培訓，以提高服務效率。此外，檔案館還要組織檔案服務創新培訓活動，激發檔案工作人員創新思維，探索新模式和新方法，以滿足用戶的多元化需求。通過組織這些培訓活動，檔案工作人員能夠更好地應對新時期檔案工作的挑戰，為檔案事業的發展貢獻力量。

（2）引進高素質的檔案專業人才

為了提高檔案管理與服務水平，檔案館應積極引進檔案學和計算機等相關專業的高素質人才，以充實檔案工作隊伍。這些人才具備扎實的專業知識基礎，能夠深入理解檔案管理的精髓。同時，他們還具備較強的創新能力，能夠不斷探索檔案工作的新思路、新方法，能夠高效、準確地為用戶提供檔案信息資源利用服務。這些專業人才的加入，將為檔案事業的蓬勃發展增添強勁動力。

（3）建立激勵機制

建立健全激勵機制是充分激發檔案工作人員積極性與創造力的重要策略。在檔案信息資源開發利用過程中，對于表現優異的人員，檔案館要及時予以表彰和獎勵。同時，為保證激勵機制的公平性與實效性，檔案館要加強檔案工作人員的考核評價工作。檔案館要積極構建科學、全面且客觀的考核指標體系，該體系應能精準衡量檔案工作人員的日常表現與服務水平。檔案館要不斷激勵檔案工作人員，鼓勵他們持續增強自身專業能力，提高服務效率，鼓勵他們為檔案事業的蓬勃發展添磚加瓦，攜手共譜檔案工作的嶄新篇章。

4.拓展檔案服務渠道，滿足用戶多樣化需求

拓展檔案服務渠道的本質是重構檔案與社會的連接方式。當檔案服務從檔案館庫房延伸至政務大廳、社區終端、移動端屏幕，當跨界合作讓檔案信息融入文旅、教育、商業等多元場景，檔案的價值才能真正“活起來”。

（1）建立檔案信息服務平臺

檔案信息服務平臺旨在為用戶提供便捷、高效的檔案信息服務。該平臺支持在線查詢、利用和下載檔案信息，擁有友好的用戶界面，能夠方便用戶操作。該平臺配備強大的檢索功能，用戶能快速定位所需內容。同時，該平臺具備嚴格的訪問控制功能，可以保障檔案信息的安全。用戶可以隨時隨地獲取所需檔案信息。

（2）開展移動檔案服務

移動檔案服務代表了檔案利用的發展方向。通過開發專業的檔案移動客戶端應用，檔案館能為用戶提供隨時隨地的檔案信息查詢功能，實現檔案資源利用的便捷化，同時檔案館能夠根據用戶習慣和需求推送個性化的檔案信息服務。檔案館還可充分利用現有的社交媒體生態，如某信公眾號、小程序等，構建多元化的服務渠道網絡。這種全方位的移動檔案服務能夠顯著提升檔案服務的便捷性，擴大檔案資源的覆蓋范圍和影響力，真正實現“檔案信息觸手可及”，讓檔案資源走出館舍，融入公眾的日常生活。

（3）加強與其他部門的合作

檔案館應與圖書館、博物館和文化館等文化機構深度合作。建立跨部門的資源共享機制，打破傳統的機構邊界，形成文化資源的整合優勢，為社會提供更加全面、多元的檔案信息服務體系。同時，檔案館也要加強與文化企業和科研機構的合作。“產學研”結合的模式能夠促進檔案信息資源的深度開發和創新應用，使檔案資料煥發新的價值和活力。這些跨界合作不僅豐富了檔案服務的內涵，還為經濟社會發展注人了文化力量和知識動能。

5.加強檔案資源整合與共享，提高利用效益

（1）建立檔案資源整合機制

加強檔案資源的開發和利用，關鍵在于深入挖掘其內在價值。檔案館要積極開展檔案編研工作，系統整理與解讀檔案內容。檔案館要多舉辦檔案展覽，直觀展示檔案的歷史風貌。還要多開發檔案文化產品，創新檔案文化的傳播形式，為社會各界提供多樣化、高質量的檔案文化產品和服務。

（2）推進檔案信息資源共享

為了有效推進檔案信息資源共享，檔案館應著手搭建檔案信息資源共享平臺，并制定完善的共享標準和規范，以確保檔案信息能夠跨部門和跨地區共享，從而大幅提高其的利用效率。檔案館要加強檔案信息資源共享的管理和監督，保障共享的檔案信息在傳輸過程中的安全，確保檔案內容的準確和完整。

（3）加強檔案資源的開發利用

為了優化檔案信息服務，檔案館需要制定詳盡的檔案資源整合規劃，清晰界定整合的目標、任務及實施路徑。建立檔案資源目錄中心，形成統一的資源管理體系，并組織檔案數據交換活動，促進不同部門的檔案信息資源有效整合與共享。通過采取這一系列舉措，可以有效解決信息孤島難題，實現檔案信息資源的全面互通與高效利用，為社會各界提供優質的檔案信息服務。

四、結語

綜上所述，新時期檔案信息資源利用的有效途徑涵蓋豐富館藏資源、深化編研工作、推進信息化建設和創新服務模式等多個方面。這些途徑的協同實施，為檔案信息資源的利用注入了強大動力，能夠成功破除傳統檔案利用方式的局限與束縛，顯著提高檔案信息資源的利用效率與服務水平，為經濟社會的蓬勃發展提供信息支持。想要確保檔案信息資源利用的可持續發展，檔案館絕不能忽視檔案工作的法律法規建設、人才培養以及技術創新等環節，只有持續發力，不斷優化保障措施，才能有效促進檔案信息資源的開發和利用。

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