一、引言
隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)在企業(yè)管理中快速普及,業(yè)務流程高度自動化,財務與業(yè)務數(shù)據(jù)集中于云端(金源等,2024),審計證據(jù)逐漸由紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)變,帶來全面審計的可能(謝志華等,2023)。2020年國際內(nèi)部審計師協(xié)會(IIA)更新的審計能力框架提出4個支柱:專業(yè)精神、績效、環(huán)境和領(lǐng)導、溝通,其中審計溝通貫穿審計始終,是保證審計效率與質(zhì)量的基礎(鄭軍東等,2018)。但在聚焦審計技術(shù)迭代的同時,數(shù)字化環(huán)境下的內(nèi)部審計溝通常被忽視。在數(shù)字化背景下,通過有效的內(nèi)部審計溝通,各利益相關(guān)方可及時掌握審計進展并識別風險,實現(xiàn)跨部門與跨層級的高效協(xié)作,為企業(yè)構(gòu)建更具韌性的風險防控體系、保障信息質(zhì)量與合規(guī)性提供關(guān)鍵支持。
二、數(shù)字化背景下內(nèi)部審計溝通的范式與挑戰(zhàn)
(一)數(shù)字化背景下內(nèi)部審計溝通的范式
在數(shù)字化背景下,內(nèi)部審計溝通的范式已從傳統(tǒng)人際交互的單一維度轉(zhuǎn)向信息傳遞與數(shù)據(jù)流的復合維度。香農(nóng)一韋弗傳播模型將信息傳遞描述為一種直線性的單向過程,包括信息源、編碼器、信道、解碼器、接收者以及噪聲等因素。基于香農(nóng)一韋弗框架,傳統(tǒng)的審計溝通表現(xiàn)為審計人員通過面對面、紙質(zhì)報告等媒介進行多向溝通,其信息編碼主要依賴自然語言與紙質(zhì)記錄,信道容量受時空限制且易受語義噪聲干擾。而數(shù)字化轉(zhuǎn)型重構(gòu)了這一過程:其一,人們?nèi)粘5慕涣饕呀?jīng)不再局限于面對面或電話溝通,還可以通過即時通訊軟件、共享文檔、視頻會議等數(shù)字編碼方式,實現(xiàn)了信息傳遞的時空解耦與痕跡固化;其二,信息源不再僅限于人工錄入的數(shù)據(jù),還可以通過企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)、財務信息系統(tǒng)和審計信息系統(tǒng)等自動生成并存儲。信息系統(tǒng)充當了信息源的角色,將數(shù)據(jù)從一個部門或系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到另一個部門或系統(tǒng),確保審計人員能夠及時獲取并分析數(shù)據(jù)。信道不再是傳統(tǒng)的報告或會議,而是各信息系統(tǒng)、工作軟件之間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。不過,盡管信息系統(tǒng)提高了數(shù)據(jù)傳輸?shù)男剩诩夹g(shù)語言隔閡、解讀錯誤或數(shù)據(jù)字段不統(tǒng)一等噪聲因素干擾下,審計溝通的效率仍可能受到影響。
(二)數(shù)字化背景下內(nèi)部審計溝通的挑戰(zhàn)
1.技術(shù)語言隔閡。
在數(shù)字化背景下,信息技術(shù)的高速迭代與專業(yè)術(shù)語的指數(shù)級增長,使內(nèi)部審計溝通面臨技術(shù)語言壁壘,審計人員與企業(yè)內(nèi)外部溝通時呈現(xiàn)出技術(shù)概念的認知遲滯、專業(yè)術(shù)語的轉(zhuǎn)化損耗、決策信息的衰減等結(jié)構(gòu)性矛盾。
一是從審計人員與信息技術(shù)部門的溝通來看,審計人員并非都具備深厚的技術(shù)背景,因背景知識的不足以及對其背后技術(shù)原理和實際應用缺乏深入理解,審計人員在使用詢問法或控制測試所接收的一些特定的技術(shù)術(shù)語時,可能會忽視一些技術(shù)細節(jié)或誤解技術(shù)的實際意義,從而影響審計證據(jù)與結(jié)果的準確性與完整性。
二是在與企業(yè)內(nèi)外的溝通中,審計人員往往需要依賴數(shù)字化專業(yè)術(shù)語來闡明審計事項、解析數(shù)據(jù)異常、傳遞審計發(fā)現(xiàn)等。如果審計人員在溝通中忽略了對技術(shù)背景的適當解釋,單純依賴術(shù)語和行業(yè)慣用詞,便會導致溝通對象難以理解信息的核心意義,在企業(yè)內(nèi)部引起對審計理解和執(zhí)行的偏差;在與監(jiān)管機構(gòu)、客戶等外部部門的溝通中,則容易引起合規(guī)認定偏差、報告透明度下降等問題。特別是在與高層的溝通中,如果審計人員使用大量專業(yè)術(shù)語卻省略必要背景信息,高層可能需要花費額外時間與技術(shù)部門及外部專家進行討論。
2.溝通中的溫度缺失。
在面對面交流中,非語言因素對信息傳遞的影響遠超文字本身,當溝通渠道從會議室轉(zhuǎn)移到即時通信APP、OA平臺或郵件,溝通媒介剝離了語調(diào)、表情和肢體語言等非語言線索,審計人員便難以傳達信息的情緒和力度。在發(fā)送電子消息時,審計人員傾向于使用客觀、中立的表述以保持專業(yè)性,卻可能因此讓接收者感到語氣冷淡;電子消息的異步性加劇了“溫度缺失”的影響,發(fā)送消息后回復時間往往不確定,審計人員難以及時獲知對方真實反應和態(tài)度;電子消息對語境的依賴也較強,不同受眾對同一段文字的解讀可能不一致,容易產(chǎn)生理解偏差(毛江華等,2023)。
相較于電子消息,視頻會議雖增加了語音和部分視覺線索,溝通的互動性有所提升。然而,與線下會議相比仍存在明顯局限。一方面,屏幕中的交流缺乏現(xiàn)場氛圍和肢體語言的輔助,即肢體動作全貌和面對面的能量傳遞。另一方面,遠程會議容易受到環(huán)境干擾和多任務影響,導致溝通“溫度”進一步降低。在遠程審計溝通會議上,管理層或被審計單位代表可能一邊開會,一邊處理其他事務,注意力并不完全集中,這在現(xiàn)場會議中是極少發(fā)生的。如果線上參會者走神,審計人員很難察覺并及時將其拉回討論重點。當注意力被分散時,審計信息的傳遞效果和情感共鳴都會打折扣,嚴重時會影響審計結(jié)論在會上得到充分討論和及時認可。
3.信息過載與溝通碎片化。
在數(shù)字化審計環(huán)境中,企業(yè)面臨來自多個業(yè)務系統(tǒng)、外部平臺甚至云服務的海量數(shù)據(jù)輸入,且這些數(shù)據(jù)不僅數(shù)量龐大,類型也更加多樣。
審計人員在與高層溝通時,隨著實時推送和跟蹤審計等機制的普及,大量紛繁復雜的審計信息被源源不斷地推送至高層桌面,關(guān)鍵風險與重要結(jié)論在海量數(shù)據(jù)中極易被淹沒,因此,高層需要花費額外精力對各個來源的信息進行整合與甄別,易導致延誤決策或錯失關(guān)鍵風險點。
在與被審計部門的溝通中,為了獲取補充數(shù)據(jù)或解決疑問,審計人員可能同時通過即時通信APP、OA平臺或郵件等多種渠道頻繁溝通,被審計部門在面對眾多并且零散的溝通請求時,既要應對日常運營壓力,又要逐條查看、篩選審計團隊的各種需求,往往難以及時回應,進而影響審計進度并降低合作意愿。
在審計小組內(nèi)部,團隊成員在獲取審計證據(jù)時會面對來自不同部門和系統(tǒng)的多樣化信息輸入,資料格式不統(tǒng)一,信息高度分散。因此,審計人員往往需要投入大量時間來整理、整合這些零散的資料(王雯婷等,2016)。如果沒有明確的溝通重點和有效的信息分類與管理機制,審計人員就很容易陷入應付瑣碎信息的狀態(tài),重要審計發(fā)現(xiàn)也可能“散落”在個人筆記、本地文件或聊天記錄中,從而忽略了真正需要關(guān)注的高風險領(lǐng)域。
4.信息黑箱。
審計人員在實施審計過程中多依賴詢問和訪談的審計方法,但在面對自動化系統(tǒng)時則可能會遇到困難。審計人員通常通過詢問業(yè)務流程負責人來了解財務、投資和交易等事項,但當這些流程是自動化系統(tǒng)或復雜的算法時,經(jīng)常得不到明確的答案。這是由于許多自動化系統(tǒng)的內(nèi)部算法或決策過程對用戶來說是不可見的,被詢問人員往往只能回答“這是系統(tǒng)自動生成的”,而無法進一步解釋其背后的規(guī)則。理解復雜的自動生成算法和決策需要相關(guān)人員具備跨業(yè)務領(lǐng)域、統(tǒng)計、計算機科學等知識。如果缺乏對跨學科知識的了解,審計人員和審計對象便都難以解釋系統(tǒng)為何會產(chǎn)生特定輸出,審計溝通就會因此受阻。這種不透明性也直接降低了審計證據(jù)的可靠性,增加了審計的不確定性。
5.數(shù)據(jù)溝通障礙。
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)障礙成為內(nèi)部審計溝通中的一個重要問題。傳統(tǒng)審計主要依賴面對面溝通或通過單一財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)收集與驗證,數(shù)據(jù)溝通鏈路較為簡短且集中。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進,各部門根據(jù)自身業(yè)務目標和職能需求,選擇了與其流程最匹配的數(shù)據(jù)系統(tǒng)和平臺,導致數(shù)字信息環(huán)境的多元化和相對獨立。審計人員需要從被審計部門獲取大量底層數(shù)據(jù),若企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)彼此獨立、缺乏集成接口,審計人員便難以及時獲得完整數(shù)據(jù)。例如,不同部門將數(shù)據(jù)存儲在各自的服務器或云端,缺乏統(tǒng)一標準和標簽,導致審計提取數(shù)據(jù)時信息支離破碎。常見的數(shù)據(jù)溝通問題包括:數(shù)據(jù)不完整(某些關(guān)鍵字段缺失或遺漏)、數(shù)據(jù)滯后(數(shù)據(jù)未及時更新)以及格式不兼容(各系統(tǒng)導出的數(shù)據(jù)格式各異)等。因此,審計人員不得不花費大量時間向不同部門反復索取、核對數(shù)據(jù),而無法將精力集中于高價值的風險分析。此外,若被審計部門出于安全或合規(guī)考慮未及時給予數(shù)據(jù)訪問權(quán)限也會阻礙數(shù)據(jù)溝通的進程。
在企業(yè)外部,數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的障礙同樣顯著,主要表現(xiàn)在不同數(shù)據(jù)軟件之間的兼容性問題上。許多企業(yè)在與外部審計監(jiān)督機構(gòu)或其他第三方利益相關(guān)者進行數(shù)據(jù)共享時,由于使用的軟件系統(tǒng)不同,導致數(shù)據(jù)無法直接對接或轉(zhuǎn)換。這些軟件和平臺之間缺乏統(tǒng)一的標準,使信息接收者在處理企業(yè)提供的數(shù)據(jù)時,常常需要先進行格式轉(zhuǎn)換或數(shù)據(jù)清洗,進而影響數(shù)據(jù)溝通效率和審計工作的順利進行。
三、數(shù)字化背景下內(nèi)部審計溝通的提升路徑
(一)提升審計人員數(shù)字素養(yǎng),加強溝通能力
提升審計人員數(shù)字化素養(yǎng)是確保內(nèi)部審計在數(shù)字化背景下保持專業(yè)性與前瞻性的關(guān)鍵所在。審計人員不僅需要在傳統(tǒng)的審計理論與財務準則上具備扎實根基,更需對不斷涌現(xiàn)的數(shù)字化技術(shù)有足夠深度的理解,并將其與業(yè)務流程、風險控制和合規(guī)要求相結(jié)合。在此過程中,企業(yè)應從系統(tǒng)化培訓和跨部門交流兩個層面展開努力:一方面,通過定期組織培訓與工作坊,讓審計人員對技術(shù)原理、應用場景以及潛在風險形成全局認識,并在逐步積累相關(guān)經(jīng)驗后,能夠在實際審計項目中靈活運用所學知識;另一方面,通過與技術(shù)部門或外部專家共同開展專題研討會和案例分享活動,使審計人員的知識積累不僅僅停留在理論層面,還能在真實情境中直觀感受新技術(shù)帶來的價值與挑戰(zhàn)。
2024年IIA發(fā)布的《全球內(nèi)部審計準則》中強調(diào),審計溝通需“準確、客觀、清晰、簡明、建設性、完整和及時”。在與非技術(shù)領(lǐng)域?qū)ο鬁贤〞r,審計人員應有意識地運用“翻譯”思維,即用通俗化的表述來說明專業(yè)術(shù)語的含義,并通過具體場景或案例幫助對方理解技術(shù)細節(jié)可能帶來的風險或成本。與高層進行溝通匯報時,溝通話術(shù)關(guān)鍵在于擺脫單純技術(shù)化或過度技術(shù)化的表達模式,轉(zhuǎn)而以風險為導向[JINGWEN (GRACE)WU,2018],充分展示問題與業(yè)務影響之間的關(guān)聯(lián)。當審計人員發(fā)現(xiàn)潛在的技術(shù)漏洞或風險點時,首先要將這些發(fā)現(xiàn)內(nèi)化為對業(yè)務流程、客戶體驗、合規(guī)需求以及財務損失等多重維度的分析,通過梳理和量化風險后果,闡明其對企業(yè)整體運營和戰(zhàn)略目標的威脅程度。
(二)提升數(shù)字化審計溝通的溫度
為增強審計溝通在數(shù)字化環(huán)境下的情感傳遞與互動效果,審計人員首先需在電子消息的表述中更注重語言的溫度與邏輯性,通過適度加入語氣助詞、簡短問候或關(guān)切表達來拉近與接收者的心理距離;在重大風險提示或異常報告中,應在標題處明確標注“緊急”或“高風險”或使用標紅、加粗等形式突出關(guān)鍵信息,既便于對方迅速了解風險等級,也避免因過度理性與冷靜的文字表述而使對方低估問題的嚴重性。針對電子消息的異步性和語境理解偏差,除了發(fā)送電子消息外,還應輔以電話、視頻會議甚至現(xiàn)場走訪,以傳遞更加真實的語氣和態(tài)度,借助非語言線索來體現(xiàn)對事項的重視和對對方的尊重。
在線上審計會議中,為減少環(huán)境干擾和“多任務”帶來的注意力分散,一方面可通過創(chuàng)造接近現(xiàn)場交流的氛圍,引導參會者積極回應;另一方面可鼓勵參會者在溝通前了解背景材料,在會議中多運用開放式討論或開設短暫的非正式交流環(huán)節(jié),幫助雙方建立更融洽的關(guān)系。唯有技術(shù)與人情并重,才能在數(shù)字時代持續(xù)提升內(nèi)部審計溝通的清晰度和影響力,確保審計發(fā)現(xiàn)和建議真正落地實施。
(三)加強信息管理和渠道整合
針對數(shù)字化背景下內(nèi)部審計溝通中“信息過載與溝通碎片化”的困境,需要通過加強信息管理和渠道整合來有效緩解海量數(shù)據(jù)及多渠道溝通帶來的挑戰(zhàn)。首先,審計人員應對審計相關(guān)信息進行分類分級,聚焦關(guān)鍵風險、重大事項和高優(yōu)先級任務,將其推送給相關(guān)高層,避免無關(guān)細節(jié)干擾。其次,企業(yè)應進行溝通渠道優(yōu)化與整合,精簡并明確各溝通渠道的用途或明確規(guī)定工作平臺,使用統(tǒng)一的辦公APP進行內(nèi)外交流,避免員工在各聊天工具之間切換,確保信息安全。最后,應培訓高效溝通習慣,培養(yǎng)審計團隊形成良好的溝通素養(yǎng),如使用協(xié)作平臺分享信息以替代低效的信息往來、控制會議的頻率和時長以提高溝通的質(zhì)量和效率等。
(四)加強交叉驗證,提高數(shù)據(jù)和模型的透明度
針對信息黑箱問題,審計人員應保持職業(yè)懷疑態(tài)度,并采用獨立方式驗證系統(tǒng)輸出。以自動化生成的投資組合為例,審計人員可通過抽樣選取投資組合并使用傳統(tǒng)方法進行復核,或借助另一種獨立的數(shù)據(jù)分析工具進行交叉核對。與此同時,可嘗試利用AI技術(shù),讓AI解釋每一種投資的選擇依據(jù),同時借助不同AI大模型對各自結(jié)果進行相互審計,以降低單一算法偏差帶來的影響。審計期間即便確認系統(tǒng)的可靠性,也仍需實施持續(xù)監(jiān)控和警報機制,確保在自動化工具出現(xiàn)異常時及時發(fā)現(xiàn)并應對。
為增強系統(tǒng)透明度與可解釋性,企業(yè)在選擇和使用自動化財務、投資和交易等系統(tǒng)時,應優(yōu)先考慮具備可解釋性并附有技術(shù)文檔的系統(tǒng)。例如,可要求系統(tǒng)提供決策依據(jù)(如關(guān)鍵特征權(quán)重或規(guī)則邏輯),以便審計人員審閱。當審計人員使用客戶端的自動化系統(tǒng)時,應與被審計部門溝通獲取相關(guān)系統(tǒng)文檔、流程說明與控制報告,深入了解系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程。通過打開黑箱并獲取系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)及日志,審計人員可追蹤數(shù)據(jù)處理與轉(zhuǎn)化的全過程,從而驗證輸出結(jié)果的合理性并降低不確定性。
(五)構(gòu)建高效的數(shù)據(jù)溝通體系
為消除各部門間的數(shù)據(jù)壁壘,企業(yè)應積極推行數(shù)據(jù)標準化策略,并在全公司范圍內(nèi)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)字段定義與格式,同時采用行業(yè)通用的數(shù)據(jù)標準(如美國注冊會計師協(xié)會的審計數(shù)據(jù)標準),以有效避免因數(shù)據(jù)不一致而產(chǎn)生的誤解。此外,企業(yè)還應建設數(shù)據(jù)集成平臺或數(shù)據(jù)倉庫,將財務、銷售、運營等各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行整合。通過數(shù)據(jù)集成和ETL流程(Extract-Transform-Load,“抽取—轉(zhuǎn)換—加載”),將原本分散的多源數(shù)據(jù)高效對接,使審計人員能夠從單一人口獲取完整的企業(yè)數(shù)據(jù)。還可通過此系統(tǒng)將關(guān)鍵交易與控制數(shù)據(jù)定期或?qū)崟r向?qū)徲嫴块T傳輸,實現(xiàn)實時跟蹤審計。
在與外部審計人員或監(jiān)管機構(gòu)進行數(shù)據(jù)傳遞時,企業(yè)可采用安全的審計門戶或協(xié)作平臺,由被審計單位通過該平臺上傳審計所需資料,并提供通用的格式與可重復的流程,以便外部人員發(fā)起數(shù)據(jù)請求并追蹤進度。此舉不僅能減少電子消息往返所引發(fā)的溝通負擔,還能提高數(shù)據(jù)交付的及時性與有序性。
(作者單位:南京審計大學,郵政編碼:211815,電子郵箱:cyj@nau.edu.cn)
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