大數據時代事業單位人事檔案管理的創新策略

各行各業對信息化應用的程度不斷提升，事業單位人事檔案管理工作也要順應這一趨勢，嘗試將人事檔案管理工作與大數據技術的應用結合起來。尤其是當傳統紙質檔案管理方式已經不能滿足信息化、數字化的需求時，必須使用更多的創新策略來適應大數據時代的種種新要求。

一、大數據時代事業單位人事檔案管理存在的主要問題

進入大數據時代，事業單位對人事檔案的管理工作可以借助對大數據技術的合理使用，達到創新的目的，通過分析得出相應的結論，為后續工作的開展方向提供指導。但是，在這一過程中，事業單位人事檔案管理工作還存在一定的問題，主要體現在以下幾個方面：

1.信息孤島問題之所以會出現“信息孤島”問題，主要原因在于事業單位內部各部門之間無法及時共享信息，由此不僅會增加內部交流和溝通的成本，也會帶來一定的風險、隱患甚至是損失。除此之外，其還會帶來這樣幾方面的影響：第一，人事檔案管理分散，間接導致數據和信息分散，容易發生外泄和流失，造成管理上的漏洞；第二，來源、呈現以及管理方式都不同的信息，不僅有可能帶來存儲和使用方面的繁瑣和困難，而且會造成后續管理和維護人員的工作壓力；第三，信息隔離造成跨部門之間的合作困難，影響組織內部協同工作效率；“信息孤島”的存在更導致人事檔案信息無法集中檢索，人員需要耗費大量時間和精力來查找所需信息。

2.數據安全隱患因為大量數據的存儲和傳輸可能存在泄露風險，事業單位人事檔案管理工作的開展很容易受到其影響，具體而言，表現在這樣幾個方面：第一，未經授權的人員或系統可能獲取到人事檔案信息，導致信息被惡意利用或泄露；系統漏洞、網絡攻擊、惡意代碼等技術因素可能導致人事檔案數據面臨安全威脅；第二，人事檔案數據備份不足或災難恢復計劃不完善可能導致數據丟失或無法及時恢復；數據在采集、存儲和傳輸過程中可能受到篡改或破壞，影響人事檔案信息的準確性和完整性。第三，人事檔案中包含敏感信息，如個人身份、工資、健康等隱私數據，一旦泄露可能導致個人信息被濫用。

3.檔案管理效率不高傳統的人事檔案管理方式效率低下，耗費大量時間和人力，而之所以出現這樣的結果，是因為：第一，傳統的手工記錄和整理方式效率低下，容易出現錯誤，耗費時間。因為缺乏先進的技術設備和軟件支持，影響數據處理和管理的效率。第二，大量數據被分散在不同系統或文件中，導致查找、整理和管理變得困難。在處理大數據時代涉及更多敏感信息，需要更高的安全措施，這會增加管理難度，影響管理效率。

二、大數據時代，事業單位人事檔案管理的創新思路

在全新的時代背景下，事業單位人事檔案管理工作具體可以從這樣幾個角度著手進行創新：

1.建立電子檔案系統，利用大數據解決“信息孤島”問題利用云計算等技術建立統一的電子檔案系統，實現信息共享。在這樣一種情況下，事業單位可以更好地適應大數據時代的各項需求，提高人事檔案管理的質量和效率，進而為組織的發展和人才管理提供更好的支持。

第一，推廣自助服務平臺。事業單位需要建立人事檔案管理的自助服務平臺，讓員工可以自主查詢和更新個人信息，減輕管理人員的工作壓力。

第二，加強信息安全管理意識，做好數據的預測和分析。事業單位需要定期進行信息安全培訓，加強員工對數據安全的重視，建立完善的安全管理制度和應急預案；利用大數據分析技術，對人事數據進行深度挖掘和分析，發現潛在的人才趨勢和問題，幫助做出更有針對性的人事決策。

第三，先進技術的使用。事業單位需要引入人工智能和機器學習技術，利用智能搜索、自動歸檔等功能來提高人事檔案管理的效率和精度；利用區塊鏈技術確保數據的安全性和不可篡改性，避免數據的篡改和泄露，并提高數據交換的透明度和可追溯性；整合不同來源的人事數據，包括員工信息、績效評估、培訓記錄等，建立一個全面的數據庫，為決策提供更豐富的信息支持。

2.保障大數據的使用安全采取加密、權限控制等措施加強數據安全保護，防止數據泄露。如此，事業單位可以加強對人事檔案數據的保護，保障數據安全性，避免數據泄露和濫用，提升整體數據安全水平。

第一，數據集成有效備份。事業單位需要結合檔案管理的實際所需，整合不同數據源，建立統一的管理平臺，便于訪問和更新數據；同時需要定期備份人事檔案數據，保證數據得到安全和完整的存儲，防止出現數據丟失。

第二，對數據進行加密，實時訪問控制。事業單位可以對存儲在數據庫中的人事檔案數據進行加密，確保數據在傳輸和存儲過程中受到保護；實施嚴格的訪問控制機制，限制員工只能訪問其需要的數據，防止未經授權的人員訪問敏感信息。

第三，更新安全措施，尤其注重網絡安全。事業單位需要定期評估和更新安全措施，根據最新的威脅和技術發展，不斷改進數據安全保護措施；加強網絡安全防護，包括防火墻、人侵檢測系統和安全漏洞修復，阻止網絡攻擊者獲取敏感數據。

第四，定期培訓和意識提升，引導相關從業者嚴格恪守法規。事業單位有必要對相關人員進行數據安全意識培訓，加強他們對數據安全重要性的認識，降低內部人為疏忽造成的安全風險；遵守相關法規和政策，確保人事檔案管理符合法律規定，同時建立合規的數據保護措施。

第五，規避數據孤島，提高事業單位人事檔案管理的數據質量。事業單位通過制定統一的人事檔案管理標準，確保各個部門的人事檔案數據格式和內容一致；建立統一的人事檔案管理平臺，實現各個部門之間的數據集成和共享；采取有效的措施加強人事檔案數據的安全性，包括加密、訪問權限控制等措施；推動人事檔案數字化轉型，將紙質檔案數字化并存儲在電子系統中，方便管理和檢索。

第六，建立監控機制，持續地進行監控和審計，制定風險應急預案。事業單位通過配置監督控制系統，實現對人事檔案數據的動態監控，確保能夠及時發現異常、及時采取措施予以應對；建立數據訪問日志和監控系統，及時發現異常訪問行為，并進行審計以確定是否存在潛在的數據安全問題；建立健全的數據備份策略和災難恢復機制，以應對數據意外丟失或災難發生的情況。

3.利用大數據，提高人事檔案的管理效率一方面，應用大數據分析。通過對大數據分析工具的合理使用，事業單位可以深度挖掘人事檔案當中的有效信息，及時為高質量決策產出有價值的數據支持，有助于單位更好地管理人才、提高績效和員工滿意度。第一，優化招聘，對培訓效果進行評估。事業單位通過了解員工的背景和績效數據，可以優化招聘流程，確保招聘更適合崗位需求的候選人；分析員工的培訓記錄和績效數據，評估不同培訓方案的效果，并優化培訓計劃。第二，對員工流失情況進行預測，改善內部人才發展機制，提高績效管理水平。事業單位通過分析員工檔案數據，可以預測哪些員工更有可能離職，幫助單位提前采取留住人才的措施；通過分析員工的教育背景和晉升情況，制定更有效的人才發展計劃，提升組織內部晉升機會；根據員工績效數據，優化激勵機制或輔導計劃，提高整體績效水平。第三，建立清晰的應用步驟。通過整合各類人事檔案數據，包括員工基本信息、教育背景、工作經歷、培訓記錄等；處理數據質量問題，包括去重、填充缺失值、糾正錯誤數據等；建立數據倉庫或數據庫，確保數據安全性和易于訪問；利用大數據技術，例如數據挖掘、機器學習算法等，對人事檔案數據進行深入分析；根據分析結果生成可視化報告，以便決策者理解和制定相應策略。第四，建立健全人事檔案信息化管理機制。大數據時代，事業單位人事檔案管理創新需要構建科學完善的信息化管理機制，輔助提升人事檔案管理工作標準化以及科學化水平。首先，事業單位內部實際負責人事檔案管理的工作人員需要接受來自互聯網安全方面的培訓，提高大數據技術應用的規范性以及合理性，確保人事檔案信息以及數據使用的安全性；其次，事業單位需要優化頂層設計，針對大數據的使用生成相應的規范以及制度，同時結合人事檔案的需要以及特點，明確大數據的使用流程，為人事檔案管理工作的順利開啟以及高質量實現提供技術支持和保障；再次，建立健全與人事檔案管理相關聯的崗位責任機制，結合大數據技術應用的特殊性，完善信息化、數字化的人事檔案管理崗位設置，細化其工作內容、明確其崗位職責。同時需要加強對復合型檔案管理人才的引進和培養；最后，為了確保人事檔案的信息安全，有必要構建完善的數據管理和安全機制，確保大數據應用時能夠安全訪問相關信息和數據，單位系統本身就可以對信息進行安全處理和加密。

另一方面，推行智能化審批流程。引人人工智能技術優化審批流程，提高管理效率，如此，事業單位可以提升人事檔案管理效率和質量，減少人為錯誤，提高組織運轉效率。第一，實時監控和報告。事業單位需要建立實時監控機制，追蹤審批流程進展情況，并生成報告用于分析審批效率和改進流程設計。第二，自動化的流程設計與數據集成。事業單位需要使用工作流管理系統設計智能化的審批流程，將各個環節連接起來，實現自動化審批處理；將人事檔案管理系統與其他相關系統（如員工信息系統、財務系統等）進行數據集成，實現信息共享和自動數據傳遞。第三，智能化決策引擎、通知提醒設置、搜索與歸檔。事業單位有必要進一步整合智能決策引擎，根據設定的規則和條件自動進行審批決策，減少人工十預，提高審批效率；設置智能提醒和通知功能，及時提醒相關人員審批任務，避免因疏忽而延誤審批流程；引入智能搜索技術，便于查找和管理大量的審批文檔和記錄，同時實現數據歸檔和保留。

在大數據時代，事業單位人事檔案管理需要不斷創新，結合現代技術制定有效的策略，來應對各種挑戰。只有不斷學習和改進，才能更好地適應并引領新時代的發展。

（作者單位：青島海洋科技館）