醫(yī)院檔案信息化管理應(yīng)用研究

醫(yī)院檔案管理在實(shí)際開展工作中需要重視檔案信息的真實(shí)性和保密性，為醫(yī)院更好地發(fā)展進(jìn)步提供助益。為加強(qiáng)醫(yī)院檔案的保存與保護(hù)，需要注重檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)效與全面提升，以促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。本文從三個(gè)方面探究醫(yī)院檔案的信息化管理應(yīng)用，以最大化地發(fā)揮信息化管理價(jià)值，希望為醫(yī)院更好地發(fā)展進(jìn)步提供助益。

1醫(yī)院檔案管理概述

醫(yī)院檔案管理是指醫(yī)院對患者和醫(yī)療相關(guān)信息進(jìn)行整理、存儲、檢索和保密的系統(tǒng)化管理，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)行和發(fā)展的基礎(chǔ)，對于提高醫(yī)療服務(wù)效率和質(zhì)量具有重要意義]。

醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容：第一，醫(yī)療檔案管理。包括患者病歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄，這些檔案是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療質(zhì)量評估、處理醫(yī)療糾紛等的重要依據(jù)。第二，人事檔案管理。包括醫(yī)院職工的人職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書等，有助于醫(yī)院對職工進(jìn)行合理配置、考核和晉升管理。第三，科研檔案管理。包括論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料等，反映了醫(yī)院科研水平和學(xué)術(shù)地位，對醫(yī)院發(fā)展和人才引進(jìn)具有重要意義。第四，行政管理檔案管理。包括醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件、重要的會議紀(jì)要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議等，這些檔案能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考。第五，財(cái)務(wù)檔案管理。包括醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)登記證等，這些檔案有助于醫(yī)院進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和審計(jì)。第六，設(shè)備檔案管理。包括醫(yī)療設(shè)備購置、維修、報(bào)廢等相關(guān)資料，這些檔案對設(shè)備采購、維修和評估設(shè)備性能具有重要意義。第七，檔案利用與服務(wù)。通過對各類檔案進(jìn)行整理、編目、索引，為醫(yī)療、科研、管理等工作提供檔案支持和服務(wù)。第八，檔案安全與信息化管理。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，防止檔案損毀、泄露等事故發(fā)生；利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化等技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高檔案管理的效率和水平。

2醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必要性探究

2.1可提高醫(yī)院整體管理水平

相對于檔案信息化管理，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式有著較多缺陷，難以發(fā)揮各種資料數(shù)據(jù)的價(jià)值。因此，在實(shí)施醫(yī)院檔案信息化管理中注重信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠規(guī)避傳統(tǒng)管理模式中存在的諸多弊端，既能夠凸顯各類資料數(shù)據(jù)的價(jià)值，還能夠提高醫(yī)院整體管理水平，積極作用顯著2。檔案信息化建設(shè)，推動醫(yī)院檔案的查詢和利用變得更加便捷，為臨床、行政和管理決策提供支持。檔案信息化建設(shè)助力于醫(yī)院資源合理配置，實(shí)現(xiàn)各類檔案共享。

2.2滿足社會發(fā)展及群眾健康水平的客觀需求

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能滿足醫(yī)院在社會發(fā)展中日益增長的管理需求，提高醫(yī)院檔案工作的效率和質(zhì)量。隨著醫(yī)療體制改革的深入推進(jìn)，醫(yī)院之間的競爭日益激烈，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)有助于提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，保障患者信息的安全，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，信息化建設(shè)有助于規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部管理，提高工作效率，降低運(yùn)營成本，以應(yīng)對日益激烈的市場競爭3。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，在數(shù)據(jù)采集、存儲、傳輸和使用等方面達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，確保其準(zhǔn)確性和完整性；有助于推動智慧醫(yī)院建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)療大數(shù)據(jù)質(zhì)量的完善，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息互聯(lián)互通和共享；有助于醫(yī)院全面了解患者狀況及健康需求，為臨床研究和醫(yī)療決策提供更加準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)支持；有助于提高檔案檢索與利用效率，為臨床決策、科研教學(xué)等提供有力支持；可增強(qiáng)醫(yī)院競爭力，醫(yī)院展示綜合服務(wù)實(shí)力，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的醫(yī)療服務(wù)。

2.3提高檔案管理實(shí)效的關(guān)鍵舉措

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地為患者、醫(yī)院工作人員和社會各界提供服務(wù)。醫(yī)院檔案記錄了患者的就診信息、病情變化、治療方案等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)對于保障醫(yī)療質(zhì)量和患者安全具有重要意義，通過信息化建設(shè)可以確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，為臨床決策提供有力支持。隨著醫(yī)改的深人推進(jìn)，監(jiān)管部門對醫(yī)院檔案管理要求越來越高，信息化建設(shè)可實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于監(jiān)管部門對醫(yī)院的考核和評價(jià)。因醫(yī)院病歷檔案涉及患者隱私，通過建立權(quán)限控制、人臉識別、數(shù)據(jù)加密等，信息化技術(shù)大大提高了檔案的安全性、合法訪問與利用。信息化建設(shè)提高了醫(yī)院檔案管理的效率，降低了管理成本，其中通過遠(yuǎn)程協(xié)作、無紙化辦公等手段可節(jié)約資源。

3醫(yī)院檔案信息化管理的應(yīng)用策略

3.1積極引入先進(jìn)的管理系統(tǒng)

根據(jù)《檔案法》和《中醫(yī)醫(yī)院信息與數(shù)字化建設(shè)規(guī)范（2024版）》的要求，膠州市中醫(yī)醫(yī)院以高質(zhì)量發(fā)展為導(dǎo)向，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為核心，以數(shù)據(jù)資源為關(guān)鍵要素，充分運(yùn)用新一代信息技術(shù)，統(tǒng)籌發(fā)展和安全，重塑檔案信息化管理與服務(wù)模式，推動醫(yī)院業(yè)務(wù)與信息技術(shù)深度融合，構(gòu)建中醫(yī)藥特色鮮明、服務(wù)管理規(guī)范、系統(tǒng)安全高效、信息互通共享的智慧中醫(yī)醫(yī)院。建立檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，將各類檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)電子化存儲和管理，提高檔案管理的效率，減少紙質(zhì)檔案的存儲和管理成本。建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息分類、整理和存儲，方便檢索和利用，確保數(shù)據(jù)庫的安全性和穩(wěn)定性。實(shí)時(shí)運(yùn)用臨床HIS信息管理系統(tǒng)、電子病歷EMR系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室LIS系統(tǒng)、PACS檢查系統(tǒng)、健康體檢管理系統(tǒng)、病案管理系統(tǒng)及各類醫(yī)學(xué)專業(yè)軟件等對病歷檔案50余萬份進(jìn)行數(shù)據(jù)化、信息化管理，并對保存年久的老病歷進(jìn)行掃描11萬余份總計(jì)200余萬張，加之遠(yuǎn)程醫(yī)療、遠(yuǎn)程教學(xué)等數(shù)字化管理，為科研教學(xué)、健康大數(shù)據(jù)分析等提供精準(zhǔn)服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。尤其是膠州市中醫(yī)醫(yī)院順利通過了四級電子病歷系統(tǒng)應(yīng)用水平分級評級，電子病歷評級是評價(jià)醫(yī)院醫(yī)療信息化建設(shè)和應(yīng)用水平的關(guān)鍵指標(biāo)，也是國家公立醫(yī)院績效考核、公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展評價(jià)的重要指標(biāo)之一。膠州市中醫(yī)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)病歷信息的數(shù)字化、結(jié)構(gòu)化存儲和共享，提高了醫(yī)療服務(wù)的準(zhǔn)確性和效率，在電子病歷系統(tǒng)應(yīng)用上達(dá)到了較高的水平，包括病歷信息的錄入、查詢、修改等功能的完善，以及與其他醫(yī)療系統(tǒng)的集成和交互，這不僅提升了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，而且為患者提供了更加優(yōu)質(zhì)、便捷、高效的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院充分發(fā)揮電子病歷的優(yōu)勢，加強(qiáng)醫(yī)療數(shù)據(jù)的分析和利用，為臨床決策提供更加科學(xué)的依據(jù)。同時(shí)，全面推進(jìn)“智慧醫(yī)療、智慧服務(wù)、智慧管理”三位一體的智慧醫(yī)院建設(shè)，提高醫(yī)院管理水平和效率。在信息化建設(shè)方面，加大投入引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和管理理念，提升電子病歷系統(tǒng)的應(yīng)用水平和信息安全性能。同時(shí)，還積極進(jìn)行電子病歷系統(tǒng)與人工智能（康復(fù)智能機(jī)器人等）、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的融合應(yīng)用，為醫(yī)療服務(wù)提供更加智能化、個(gè)性化的支持。還運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理軟件如采用電子檔案管理系統(tǒng)、光學(xué)字符識別技術(shù)（OCR）、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，提高檔案管理效率和質(zhì)量。另外，醫(yī)院優(yōu)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)自動化和智能化管理，通過電子簽章等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案文件自動審批和簽發(fā)。其中加強(qiáng)對檔案文件的監(jiān)管，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，確保其真實(shí)性、完整性和合法性。

3.2重視信息化管理的優(yōu)化

為實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化目標(biāo)，需落實(shí)醫(yī)院檔案管理的全面性原則。膠州市中醫(yī)醫(yī)院檔案管理在覆蓋范圍、檔案分類、檔案存儲、檔案利用等方面做到全面、系統(tǒng)、有序。包括臨床診療、科研教學(xué)、行政后勤等方面的檔案。其中根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案內(nèi)容分為不同類別，如行政檔案、臨床檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，各類檔案應(yīng)分別管理，確保檔案分類的全面性。多年來，膠州市投入2000余萬元加強(qiáng)衛(wèi)生健康事業(yè)信息化建設(shè)，膠州市中醫(yī)醫(yī)院已整體納入膠州全市區(qū)域一體化信息化建設(shè)，推進(jìn)數(shù)字健康變革創(chuàng)新各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)了跨越式發(fā)展。在信息化管理優(yōu)化中，膠州市通過國家醫(yī)療健康信息互聯(lián)互通標(biāo)準(zhǔn)化成熟度四級甲等測評。膠州市“智慧健康”服務(wù)以全民健康信息平臺、居民健康信息服務(wù)子平臺、基層醫(yī)療公衛(wèi)一體化、綜合管理與決策支持平臺、智慧輔助診斷等系統(tǒng)為依托，建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng) + 健共體”。與“百名院士百億基金”聯(lián)盟輪值主席張勤院士科研團(tuán)隊(duì)合作，在國內(nèi)率先試點(diǎn)應(yīng)用DUCG（動態(tài)不確定因果圖）智能輔助診斷系統(tǒng)，累計(jì)輔助診斷病例數(shù)萬例，將CDSS臨床輔助決策系統(tǒng)推廣應(yīng)用于區(qū)域慢病管理，為慢病患者提供風(fēng)險(xiǎn)評估和用藥健康指導(dǎo)服務(wù)。整合全市影像、心電和專家資源，實(shí)施膠州市遠(yuǎn)程醫(yī)學(xué)中心、區(qū)域心電、區(qū)域影像和視頻會診平臺，實(shí)現(xiàn)市民在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檢查，上級專家提供醫(yī)療服務(wù)，開展遠(yuǎn)程診療服務(wù)1萬余人次。開展“互聯(lián)網(wǎng) + 自助”服務(wù)，開通“健康膠州”某信服務(wù)號，實(shí)現(xiàn)在線客服、預(yù)約掛號、線上繳費(fèi)、健康檔案查詢、檢驗(yàn)檢查結(jié)果查詢、在線圖文和視頻問診等線上健康服務(wù)。膠州市中醫(yī)醫(yī)院強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全舉措，全面應(yīng)用膠州市統(tǒng)一部署的終端安全系統(tǒng)及病毒防護(hù)軟件，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，落實(shí)數(shù)字健康變革的相關(guān)舉措，以政策、業(yè)務(wù)、群眾三方需求為導(dǎo)向，加大信息化建設(shè)投入，提升衛(wèi)生健康服務(wù)質(zhì)量和便捷度，強(qiáng)化新技術(shù)在衛(wèi)生健康領(lǐng)域的應(yīng)用，探索新理念、新技術(shù)與衛(wèi)生健康服務(wù)的有機(jī)融合，助力醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

3.3提高醫(yī)院管理人員的專業(yè)性

為保障醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)效，膠州市中醫(yī)醫(yī)院建立和使用電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性，便于檔案查找、存儲和共享。整理歸檔各類檔案2170余卷、電子文件6100余份，病歷（住院、健康體檢等）50余萬份，并掃描保存年久的老病歷11萬余份總計(jì)200余萬張，涉及文書、會計(jì)、病歷、聲像、基建、實(shí)物等12個(gè)門類，全部達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，在全市衛(wèi)生健康系統(tǒng)年度檔案檢查中達(dá)到優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn)。膠州市中醫(yī)醫(yī)院注重管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，積極開展檔案教育培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究宣傳工作。舉辦院內(nèi)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、病歷檔案健康管理培訓(xùn)班、檔案新入職人員上崗培訓(xùn)等13期，培訓(xùn)1400余人次，組織檔案人員參加國家檔案局、山東省檔案館、膠州市檔案館開展的《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》培訓(xùn)、考核、知識競賽4期，參加人員達(dá)300余人次。同時(shí)，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確檔案工作的要求和流程，包括檔案分類、整理、存儲、檢索、銷毀等環(huán)節(jié)的規(guī)定，確保檔案管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性。此外，制定檔案的歸檔、借閱、保管、銷毀、利用等制度及操作規(guī)程，建立健全督導(dǎo)與考評機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行評價(jià)和獎懲并定期檢查。此外，為保障管理的有效性，為檔案管理人員提供必要的資源支持如檔案管理系統(tǒng)、設(shè)備和文獻(xiàn)資料等。建立檔案管理人員專業(yè)團(tuán)隊(duì)，提供技術(shù)指導(dǎo)和咨詢，確保檔案信息化管理的順利進(jìn)行，以推動醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展。

3.4注重檔案管理制度的完善

在實(shí)際的檔案管理中還需注重管理制度的完善優(yōu)化。膠州市中醫(yī)醫(yī)院建立健全“醫(yī)院檔案管理辦法”“立卷歸檔制度”“檔案歸檔范圍”“保管期限表”“檔案保管和借閱制度”“病案管理制度”等規(guī)章制度并印發(fā)執(zhí)行。成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案工作列人長期發(fā)展規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核目標(biāo)，完善了檔案綜合管理工作的三級網(wǎng)絡(luò)管理。建立檔案分類體系，便于檔案的檢索、利用和管理工作，明確各類檔案的歸檔時(shí)間、要求及程序，確保檔案歸檔的及時(shí)性和規(guī)范性。在檔案形成、整理、歸檔等環(huán)節(jié)設(shè)立審查與審批程序，制定檔案利用、保密、安全防護(hù)制度、備份制度等，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院高度重視強(qiáng)化檔案的收集和整理工作，加強(qiáng)對醫(yī)療、行政、科研等檔案的收集和整理，注重規(guī)范檔案整理流程，提高檔案整理的質(zhì)量和效率。此外，優(yōu)化檔案查詢和利用機(jī)制，建立便捷、高效的檔案查詢系統(tǒng)，簡化檔案借閱手續(xù)，提高檔案利用的便利性。除以上內(nèi)容外，管理中還加強(qiáng)對檔案實(shí)體和檔案信息的安全防護(hù)，確保檔案的保密、完整和可用，采取防火墻、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段預(yù)防檔案信息被泄露和篡改，確保檔案信息的安全。建立健全檔案管理監(jiān)督與評估機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并制定整改措施，由此推動醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)和發(fā)展。

結(jié)束語

總而言之，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)必要性顯著。因此，在醫(yī)院發(fā)展中應(yīng)重視信息技術(shù)的引入，以此為基礎(chǔ)優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，發(fā)揮各類檔案信息的價(jià)值，以此為醫(yī)院更好地發(fā)展進(jìn)步提供助益。

參考文獻(xiàn)

[1]王偉.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值分析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（34）：1-3.

[2]宋燕，趙.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（21）：59-61.

[3]李傳莉.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（19）：1-3.

[4李品.試論信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理質(zhì)量提高路徑[J].公關(guān)世界，2023（11）：83-85.

（作者單位：山東省膠州市中醫(yī)醫(yī)院）